物业服务中心档案资料管理规定

第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。

（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。

（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。

（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。

第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。

（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。

（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。

（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。

（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。

第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。

（二）物业设施设备的相关资料。

（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。

（四）物业管理服务合同、协议等。

（五）物业中心内部管理规章制度。

第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。

（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。

（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。

第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。

（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。

（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。

（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。

第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。

（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。

物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

1、档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档办理。

（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；6）每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。

4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。

4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。

第一章总则第一条为规范物业工程资料档案的管理工作，确保工程资料档案的完整、准确、安全，提高物业工程管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业工程项目资料档案的管理。

第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保工程资料档案的完整性，防止遗失、损坏。

2. 准确性原则：保证工程资料档案内容的准确性，确保工程管理的科学性。

3. 安全性原则：加强工程资料档案的安全管理，防止资料泄露和非法使用。

4. 规范性原则：按照国家相关法律法规和行业标准，建立健全工程资料档案管理制度。

第二章职责分工第四条工程资料档案管理工作由工程部负责，具体职责如下：1. 制定、修订和完善工程资料档案管理制度；2. 指导、监督各部门执行工程资料档案管理制度；3. 负责工程资料档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作；4. 定期对工程资料档案进行清理、分类、归档和更新；5. 配合有关部门对工程资料档案进行监督检查。

第五条各部门职责如下：1. 设计部门：负责工程图纸、设计变更等资料的编制、审核和提交；2. 施工部门：负责施工过程中产生的各类资料收集、整理和归档；3. 质量部门：负责工程质量检查、验收等资料的收集、整理和归档；4. 安全部门：负责工程安全检查、事故处理等资料的收集、整理和归档；5. 物业管理部门：负责工程竣工验收、移交等资料的收集、整理和归档。

第三章管理流程第六条工程资料档案的收集：1. 工程资料档案的收集应按照工程进度进行，确保资料档案的完整性和准确性；2. 各部门在工程实施过程中产生的资料应及时收集，并按类别、时间顺序整理归档。

第七条工程资料档案的整理：1. 工程资料档案的整理应按照国家相关标准和行业规范进行；2. 档案资料应分类、编目、标注，便于查阅和管理。

第八条工程资料档案的归档：1. 工程资料档案归档前，应进行审核、整理和编号；2. 归档的工程资料档案应按照类别、时间顺序存放，并建立档案目录。

第九条工程资料档案的保管：1. 工程资料档案的保管应按照档案室的要求进行，确保档案安全；2. 工程资料档案的保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。

一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。

2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。

3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。

四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。

2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。

（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。

（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。

五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。

2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。

（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。

（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。

（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。

六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。

2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。

（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。

（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案资料应分类明确，便于检索和利用。

三、档案的分类与归档1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

2. 各部门应定期将形成的文件、资料整理归档，并按照规定的时间移交至档案室。

四、档案的保管1. 档案室应配备必要的设施设备，确保档案的安全。

2. 档案应定期进行清点，发现遗失或损坏应及时报告并采取措施。

五、档案的利用1. 档案的查阅应有明确的审批流程，未经批准不得擅自查阅。

2. 查阅档案的人员应爱护档案，不得损坏、涂改或遗失。

六、档案的保密1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及业主隐私的档案资料，应严格按照相关法律法规进行管理。

七、档案的更新与销毁1. 档案资料应及时更新，确保信息的时效性。

2. 对于过时或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

八、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、保管和提供利用。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高业务能力。

九、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行检查，确保制度的执行。

2. 对违反档案管理制度的行为，应按规定进行处理。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 本制度如与国家相关法律法规相抵触，按照国家法律法规执行。

请根据实际情况调整上述内容，以符合具体物业管理公司的需要。

物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。

3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

一、物业管理公司档案管理规定：1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作.2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用.3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录.4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案.5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任.6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用.7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理.8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分.9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利.二、物业管理公司管理保密规定：1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围.2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅.3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄.5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅须办理借阅手续,每次限时一周.实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印.6．发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回.7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告.8．员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任.三．物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案：1土建、设备安装竣工资料图纸、设备资料；2设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3机电设备保养合约；4公共区域设施设备验收记录管理公司；5公共区域设施设备移交记录发展商、承包商与管理公司；6单元验收及移交记录承包商、业主与管理公司；2、物业管理公司二次装修档案：1用户单元二次装修图则及审批手续；2二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料：1入伙情况记录；2业主租户情况登记包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等；4、物业管理公司管理文本：1管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；3物业管理公司各项管理分包合约；5、物业管理公司设备维修保养类：1各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录；3主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录；6、物业管理公司设施设备检测类：1变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；3生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明；4避雷系统要有定期检测报告；5应有定期沉降检测报告；6消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录；7其它设施设备检测记录资料；7、物业管理公司物业管理处运作类：1正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录；2物业管理公司管理费收缴情况3物业管理公司管理费财务报告4物业管理公司物业管理处运作报告；物业管理公司物业管理处会议记录包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议物业管理公司物业管理处值班记录保安值班记录设备值班与巡检记录管理工作计划与报告工程设备管理计划与报告物业管理公司物业管理处往来信函用户报修与投诉处理记录承包商维修或保养工作情况记录。

一、目的为了确保物业四星级服务的质量，提高物业服务管理水平，规范档案管理工作，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本小区物业四星级服务范围内的所有档案管理工作。

三、档案管理职责1. 物业服务中心负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

2. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全。

3. 业主、使用人、相关单位和个人应积极配合档案管理工作，提供必要的档案资料。

四、档案管理要求1. 档案收集（1）档案收集范围：物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘、光盘等材料。

（2）档案收集要求：档案收集应做到及时、准确、完整，确保档案的连续性和完整性。

2. 档案整理（1）档案整理要求：档案整理应按照国家档案管理法规和行业标准进行，做到分类科学、编目规范、检索方便。

（2）档案分类：根据档案的性质、内容、形式和用途，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。

3. 档案归档（1）档案归档要求：档案归档应按照归档文件目录进行，归档文件应完整、准确、系统，各种签证手续完备，字迹清晰。

（2）档案归档时间：归档文件应于归档材料形成之日起一个月内完成归档。

4. 档案保管（1）档案保管要求：档案保管应做到安全、完整、有序，防止档案损坏、丢失和失密。

（2）档案存放：档案存放应按照档案类别和保管期限进行分类存放，确保档案存放环境适宜。

5. 档案利用（1）档案利用要求：档案利用应按照档案保管期限和利用规定进行，确保档案的保密性和完整性。

（2）档案查阅：档案查阅应填写查阅申请，经档案管理人员审批后方可查阅。

五、档案管理制度1. 建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责、流程、要求等。

2. 加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

3. 定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。

4. 对档案损坏、丢失、失密等情况，及时报告上级主管部门，并采取相应措施。

物业服务中心物业档案管理作业规范一、引言物业档案是物业管理的重要组成部分，它包含了物业管理的相关信息和记录，对于物业管理的顺利进行具有重要意义。

为了规范物业档案管理工作，提高档案管理效率和质量，制定一套完善的档案管理作业规范势在必行。

二、档案分类与整理1.分类原则：按照物业管理的不同性质及用途进行分类，如行政管理档案、财务管理档案、设备设施档案等。

2.分类标准：根据档案内容和用途进行分类，确保档案的整理和检索方便快捷。

3.整理方法：采用文件夹或文件盒进行整理，确保档案的存放有序。

4.档案标识：每个档案文件夹或文件盒上应有明确的标识，包括档案名称、编码、责任人等信息，方便进行档案的查找和管理。

三、档案保管与借阅1.档案保管：档案应存放在专门的档案柜或档案室中，避免受潮、受热等情况，确保档案的安全性和完整性。

2.档案借阅：档案借阅需要填写借阅申请表，经批准后方可借出，并且应在借阅记录中详细登记借阅人、借阅时间等信息，还档案时要及时归还，并进行复核。

四、档案销毁与归档1.档案销毁：档案的定期销毁工作应在符合国家相关法律法规的前提下进行，由专门委员会进行审批，并记录档案销毁的时间和方式。

2.档案归档：档案归档是指将已经完成的档案移交到档案库进行保管，并进行备份和整理。

归档流程应有清晰的工作规范，确保每一份档案都能被妥善保管。

五、档案管理制度与培训1.档案管理制度：物业服务中心应制定相应的档案管理制度，明确各类档案的处理流程、权限和责任。

2.档案管理培训：物业服务中心应定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业能力和意识，确保档案管理工作的规范性和高效性。

六、档案管理的流程与监督1.档案管理流程：物业服务中心应建立完善的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等环节。

每个环节都应有相应的流程和标准。

2.档案管理监督：物业服务中心应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的质量和流程进行监督和检查，及时发现和处理问题。

一、目的和意义为规范物业服务档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业服务管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业服务合同及相关协议；2. 物业服务项目验收资料；3. 业主（住户）档案；4. 物业管理规章制度；5. 财务档案；6. 设施设备档案；7. 工程维修档案；8. 保安、保洁、绿化等日常管理档案；9. 其他与物业服务相关的档案。

三、档案管理制度1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。

2. 档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。

3. 档案资料应按照国家档案管理的有关规定和标准进行分类、编目、归档。

4. 档案资料应实行集中管理，确保档案的完整性和安全性。

5. 档案资料的借阅、复制、外借等，需经档案管理员批准，并办理相关手续。

6. 档案资料应定期进行清点、整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。

7. 档案资料的保管期限根据国家档案管理的有关规定执行。

8. 档案资料的销毁，需经单位领导批准，并按照国家档案管理的有关规定执行。

9. 档案管理人员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平。

四、档案管理责任1. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，对档案的完整、准确、系统和安全负责。

2. 各部门负责人应加强对档案工作的领导，确保档案工作的顺利开展。

3. 业主（住户）应配合档案管理员做好档案资料的收集和整理工作。

4. 档案管理员对档案资料的安全负有直接责任，对因保管不当导致档案资料损坏、丢失或泄密等情况，将依法追究其责任。

五、附则1. 本制度由物业管理公司负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

物业管理公司年月日。

一、目的与意义为规范物业服务人员管理，提高物业服务水平，保障业主权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本公司所有物业服务人员，包括正式员工、临时工、实习生等。

三、档案内容1.基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、籍贯、婚姻状况、联系方式、政治面貌、学历、专业等。

2.入职信息：入职时间、劳动合同签订时间、劳动合同期限、岗位、入职培训情况等。

3.工作表现：工作考核、奖惩记录、岗位变动、绩效考核、培训记录等。

4.培训与进修：参加的培训课程、进修经历、取得的资格证书等。

5.离职信息：离职时间、离职原因、离职手续办理情况等。

6.其他：其他与物业服务人员相关的资料。

四、档案管理职责1.人力资源部负责物业服务人员档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2.各部门负责人应积极配合人力资源部做好物业服务人员档案的管理工作。

3.物业服务人员应配合人力资源部提供相关档案资料。

五、档案管理要求1.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。

2.档案资料应分类存放，便于查阅和利用。

3.档案资料应定期进行清理、整理和归档。

4.档案资料应采取保密措施，防止泄露。

六、档案查询与利用1.物业服务人员本人可查询、复制其本人档案资料。

2.其他部门或个人需查询、利用档案资料时，应经人力资源部批准。

3.查询、利用档案资料时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

七、档案保管与销毁1.档案资料应妥善保管，防止损坏、丢失。

2.档案资料保管期限根据档案性质和法律法规规定确定。

3.档案资料到期后，应按规定进行销毁。

八、附则1.本制度由人力资源部负责解释。

2.本制度自发布之日起实施。

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。

加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。

第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。

第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。

第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。

第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。

一、总则为了加强物业工程资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业工程管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业工程项目的规划、设计、施工、验收、保修等全过程的技术文件、图纸、报告、照片等资料。

2. 物业工程项目的合同、协议、会议纪要、验收报告、质量保证书、保修卡等法律文件。

3. 物业工程项目的设备、材料、构件的合格证明、检验报告、采购合同等。

4. 物业工程项目的各类验收记录、检查记录、维修记录、改造记录等。

5. 物业工程项目的各类技术标准、规范、规程等。

三、档案管理制度1. 档案资料应按照统一分类、统一编号、统一保管的原则进行管理。

2. 档案资料应当由专人负责收集、整理、归档和保管。

3. 档案资料的收集应当及时、准确、完整，确保档案资料的真实性和有效性。

4. 档案资料的整理应当分类清晰、编号规范、目录完整。

5. 档案资料的保管应当采取防潮、防尘、防虫、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全。

6. 档案资料的借阅应当经主管领导批准，并做好借阅记录。

7. 档案资料的销毁应当经主管领导批准，并按照规定程序进行。

四、档案资料管理职责1. 物业工程部门负责人负责档案资料管理的总体工作，确保档案资料的安全、完整、准确。

2. 档案资料管理员负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 物业工程部门其他人员应当积极配合档案资料管理工作，确保档案资料的收集和整理。

五、档案资料管理要求1. 档案资料应当按照规定的时间、内容、格式进行收集、整理、归档。

2. 档案资料应当实行电子化、数字化管理，提高档案资料的管理效率。

3. 档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作应当记录在案，便于查询。

4. 档案资料管理人员应当定期对档案资料进行清理、整理、更新，确保档案资料的准确性。

六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。

2. 对违反档案资料管理规定的个人和集体给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。

物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。

本规定制定。

第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。

第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。

第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。

第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。

第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。

第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。

第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。

第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。

档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。

第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。

应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。

第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。

到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。

第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。

第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。

物业管理公司客户服务中心档案管理制度一、总则1.1 为了加强物业管理公司客户服务中心档案管理工作，提高档案管理的规范性和效率，保障客户信息的准确性和安全性，特制定本制度。

1.2 本制度适用于物业管理公司客户服务中心的档案管理工作，包括客户档案、业务档案、合同档案、财务档案等。

1.3 客户服务中心档案管理工作由客户服务中心主任负责，并指定专人负责档案的日常管理工作。

二、档案分类与归档2.1 客户档案：包括业主个人信息、房屋信息、联系方式、服务记录等。

2.2 业务档案：包括物业管理服务合同、维修记录、投诉处理记录、社区活动记录等。

2.3 合同档案：包括物业服务合同、供应商合同、外包服务合同等。

2.4 财务档案：包括收费记录、财务报表、审计报告等。

2.5 档案的归档应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的完整性和准确性。

三、档案管理要求3.1 档案应存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和保密。

3.2 档案的保管应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的保存质量和使用效率。

3.3 档案的查阅应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

3.4 档案的销毁应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的合法性和合规性。

四、档案查阅与使用4.1 档案的查阅应由客户服务中心主任或指定专人进行审批，确保档案的准确性和完整性。

4.2 档案的使用应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

4.3 档案的复制应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。

五、档案管理责任5.1 客户服务中心主任负责档案管理工作的整体规划和管理。

5.2 档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制等。

5.3 所有员工都有责任遵守档案管理制度，确保档案的准确性和完整性。

六、档案管理制度实施与监督6.1 客户服务中心应定期对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理的规范性和效率。

物业档案管理标准
物业档案管理标准
一、档案收集与整理
1.1 收集范围：物业档案包括但不限于物业服务合同、维修记录、巡检记录、会议纪要、通知公告、业主档案等与物业管理相关的文件和资料。

1.2 收集方式：档案收集应采取定时、定点、定量方式，确保档案资料齐全、完整。

1.3 整理分类：所有档案资料应按照物业管理相关规定和标准进行分类整理，确保档案有序、规范。

二、档案分类与编号
2.1 分类原则：根据档案的性质和内容，可分为行政管理类、工程管理类、客户服务类、收费管理类、安全管理类等。

2.2 编号规则：为方便查询和管理，每份档案应进行唯一编号，编号应包括年份、类别、流水号等信息。

三、档案存储与保管
3.1 存储环境：档案存储环境应满足防潮、防尘、防火、防虫等要求，确保档案安全。

3.2 保管责任：每份档案应明确保管责任人，实行谁产生、谁负责、谁保管的原则。

3.3 定期检查：定期对档案进行检查，发现损坏或遗失应及时进行处理，确保档案资料完整。

四、档案利用与开发
4.1 利用方式：提供借阅、复印、咨询等利用方式，满足使用需求。

4.2 开发利用：通过对档案信息的分析、挖掘，为物业管理提供决策依据和建议。

五、档案销毁与更新
5.1 销毁范围：对于过期、无效或无保存价值的档案，可进行销毁处理。

5.2 销毁方式：制定销毁计划，经批准后按照计划进行销毁，销毁过程应确保不泄露机密信息。

5.3 更新补充：根据工作需要和实际情况，对档案进行更新和补充，确保档案的时效性和完整性。

一、总则为了规范物业管理部档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业管理部内部产生的各类文件、资料、图纸、照片等；2. 物业管理部与其他部门、单位、业主之间的往来文件、合同、协议等；3. 物业管理部各项业务活动、会议、培训、考察等产生的文件、资料、照片等；4. 物业管理部各类项目、工程、维修、保养等产生的文件、资料、图纸等。

三、档案管理职责1. 物业管理部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 各部门负责人对本部门产生的档案资料负有收集、整理、归档的责任；3. 全体员工应积极配合档案管理工作，遵守档案管理制度。

四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案资料时，应按照档案管理要求进行收集，并及时上报档案管理员；2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编目、整理，确保档案资料的完整性、准确性；3. 档案归档：整理好的档案资料按照档案分类标准进行归档，归档时应注明档案名称、编号、日期等信息；4. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行妥善保管，确保档案资料的安全；5. 档案借阅：需借阅档案资料的部门或个人，应向档案管理员提出书面申请，经批准后方可借阅；6. 档案销毁：档案资料达到销毁条件的，应按照档案销毁程序进行销毁。

五、档案管理要求1. 档案资料应按照国家档案标准进行分类、编目、整理，确保档案资料的条理清晰、易于检索；2. 档案管理员应定期对档案资料进行检查、整理，确保档案资料的完好；3. 档案资料应采用防潮、防霉、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全；4. 档案借阅时，应登记借阅人、借阅日期、归还日期等信息；5. 档案销毁时，应按照国家档案标准进行销毁，并做好销毁记录。

六、档案管理监督与考核1. 物业管理部应定期对档案管理工作进行检查、考核，对发现的问题及时整改；2. 档案管理员应接受业务培训，提高档案管理业务水平；3. 对违反档案管理制度的部门或个人，应予以批评教育，情节严重的，按规定予以处理。

物业客户档案资料管理制度第一章总则第一条为了规范物业客户档案资料的管理工作，树立客户信息保密意识，保护客户隐私和权益，提高物业管理水平，制定本制度。

第二条本制度适用于所有物业管理单位，包括物业管理公司、小区物业服务中心等。

第三条物业客户档案资料指的是物业管理单位对居民、业主等客户的个人信息、住房信息等相关资料，包括但不限于身份证、户口本、住房产权证等。

第四条物业客户档案资料管理应遵守相关法律法规，尊重客户隐私，保护客户权益。

第五条物业客户档案资料管理工作由物业管理单位的专职人员负责，全体员工均应遵守本制度。

第二章客户档案资料的收集和登记第六条物业管理单位收集客户档案资料应当经客户同意，不得强制要求客户提供不必要的个人信息。

第七条客户档案资料的登记应当真实、准确、完整，包括客户的姓名、身份证号码、联系方式、住房信息等。

第八条物业管理单位应当妥善保管客户档案资料，确保不外泄。

第九条客户档案资料如有变动，客户应当及时通知物业管理单位，物业管理单位应当及时更新客户档案资料。

第三章客户档案资料的使用和保护第十条物业管理单位仅在必要的情况下使用客户档案资料，且应当经客户同意或者法律法规规定。

第十一条物业管理单位不得将客户档案资料用于营利性目的。

第十二条物业管理单位应当妥善保护客户档案资料，采取必要的安全措施，防止客户档案资料丢失、泄露或被窃取。

第十三条物业管理单位应当限制员工对客户档案资料的查阅权限，客户档案资料仅限于有关工作的人员进行查阅使用。

第十四条物业管理单位在使用客户档案资料时，应当及时更新客户档案资料，保持其真实、准确、完整。

第四章客户档案资料的存储和销毁第十五条客户档案资料的存储应当采用安全可靠的方式，确保客户档案资料不受损坏、毁坏或丢失。

第十六条客户档案资料的存储地点应当符合相关的防火、防水、防盗等安全要求。

第十七条客户档案资料的销毁应当按照相关文件的规定进行，不得随意销毁客户档案资料。

第十八条客户档案资料经销毁后，应当备有相应的销毁记录，保留一定时期。