工程项目合同档案归档明细

工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。

本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。

一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。

2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。

3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。

4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。

二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。

2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。

3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。

4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。

5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。

三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。

2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。

3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。

4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。

5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。

四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。

2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。

3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。

4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。

五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。

工程合同档案如何整理归档
要确保所有与工程合同相关的文件都是完整的。

这包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关通信记录、付款凭证、验收报告等。

每份文件都应仔细检查，确认没有遗漏任何关键信息。

对收集到的文件进行分类。

可以按照时间顺序，也可以根据合同类型或项目阶段来分类。

例如，可以将设计阶段的合同、施工阶段的合同以及后期维护的合同分别存放。

这样做有助于在需要时快速找到相关文件。

为每一份文件编制索引。

索引应当包含文件的基本信息，如文件名称、日期、涉及方、主要内容摘要等。

这不仅方便检索，也有助于了解每份文件的大致内容。

在电子文档管理方面，建议使用专业的文档管理系统。

将所有的文档扫描成电子版本，上传至系统，并确保每份文档都有清晰的标签和关键词，以便通过电子方式也能迅速检索到所需文件。

物理存档也同样重要。

所有的纸质文件应当存放在干燥、防潮的环境中，以保护文件不受损害。

可以使用文件夹、文件盒等工具来分门别类地存放文件，并在显眼位置标注文件的类别和日期，以便查找。

对于一些特别重要的文件，可以考虑制作副本。

这样即使原件不慎丢失或损坏，也能确保信息的完整性不受影响。

定期对档案进行审核和更新也是不可忽视的环节。

随着项目的进展，会有新的文件产生，旧的文件可能不再适用。

因此，定期清理无效文件，更新索引信息，是确保档案管理有效性的关键步骤。

工程档案编制、归档的规定工程档案资料编制归档的规定一、一般说明1、基本定义：（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。

即卷盒所包装的资料的全称。

（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。

A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。

然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。

B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。

原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。

C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。

（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。

设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。

按以下基本程序开展工作：⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。

①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。

档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。

②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。

⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。

⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。

苏州工业园区建设工程竣工档案的归档内容和排列顺序表可以根据具体情况进行调整，以下是一般建议的档案归档内容和排列顺序表：
1. 项目基本情况：
- 项目名称
- 建设单位信息
- 设计单位信息
- 施工单位信息
- 监理单位信息
- 建设地点
2. 建设初期资料：
- 项目立项批复文件
- 可行性研究报告
- 建设招标文件
- 合同书及变更合同
- 施工图纸及设计文件
- 土地及规划许可文件
- 施工许可文件
- 施工组织设计文件
- 安全、环境、质量管理文件
3. 施工过程资料：
- 施工日志、施工记录
- 工程质量验收资料
- 施工单位及分包单位资质证书- 施工进度及支付证明
- 现场照片、摄像资料
- 材料、设备验收记录
4. 竣工验收资料：
- 竣工验收报告
- 验收意见及会议记录
- 竣工图纸、竣工备案资料
- 竣工文件及证明材料
5. 工程质保资料：
- 工程质保文件
- 质量检测报告
- 维修保养方案及记录
- 质量事故处理记录
6. 管理和运维资料：
- 建设用地使用证明
- 管理规章制度、操作规程
- 设备使用说明书及维修记录
- 安全事故报告及处理记录
- 工程维修与保养资料
以上内容仅为参考，具体的归档内容和排列顺序应根据馆建设工程的实际情况、业务需求和相关法规进行调整。

建议在归档过程中保持清晰的文件分类和标识，以便后续查阅和使用。

建设工程竣工档案的归档内容及排列顺序第一部分：准备阶段文件1、项目建议书、可行性研究报告、立项批复、会议纪要等文件2、基建计划（或有关批复）3、选址意见书、建设用地规划许可证及附件4、划拨用地文件、用地平面图、国有土地使用证（复印件）5、拆迁文件、拆迁范围图及补偿协议6、勘察、设计合同7、施工图设计文件的审批意见8、消防、环保、气象等审核意见9、建设工程规划许可证及规划放线、验线、验槽记录10、建筑安装工程承包合同11、工程类别鉴定书12、建设工程施工许可证13、建设、施工、监理机构名称及负责人14、工程地质勘察报告第二部分：监理文件1、监理委托合同2、监理规划、监理实施细那么3、监理月报、会议纪要中的有关质量问题4、工程开、复工审批表、暂停令5、质量事故报告及处理意见6、不合格项目通知7、工程结算审核意见书8、工程延期报告及审批9、合同变更材料10、监理工作总结第三部分：施工技术文件1、建筑与结构工程施工技术及质量验收资料2、桩基工程施工技术及质量验收资料3、钢结构工程施工技术及质量验收资料4、幕墙工程施工技术及质量验收资料5、建筑给排水及采暖工程施工技术及质量验收资料6、建筑电气工程施工技术及质量验收资料7、通风与空调工程施工技术及质量验收资料8、电梯工程施工技术及质量验收资料9、建筑检测试验第四部分：竣工图1、总平面布置图、地下管线综合图、小区（单位）规划2、建筑竣工图3、结构竣工图4、装饰装修竣工图5、给排水竣工图6、采暖竣工图7、电气竣工图8、通风竣工图9、空调竣工图第五部分：竣工验收文件一、竣工验收文件1、地基与基础工程质量验收报告2、地基与基础工程质量评（核）定表3、主体结构工程质量验收报告4、主体结构工程质量评（核）定表5、单位（子单位）工程质量竣工验收记录表6、建设工程质量检查报告（勘察单位）7、建设工程质量检查报告（设计单位）8、建设工程竣工报告（设计单位）9、建设工程质量评估报告（监理单位）10、竣工工程质量验收报告11、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告表12、建设工程质量监督报告13、规划验收合格证14、节能建筑认证书15、消防、环保、气象部门的认可文件或准许使用文件16、室内空气检测报告17、工程质量保修书、住宅质量保证书18、建设工程结算价登记备案书19、建设工程款支付情况证明表20、工程竣工验收备案表二、财务文件1、工程结算书、审查定案表、审计报告书2、交付使用财产总表和财产明细表三、声像档案（原址原貌、开竣工仪式、领导视察、施工中各阶段、竣工后各立面）1、照片、底片2、录象带（市级（含）以上重点工程、十层（含）以上建筑工程、群体工程）3、文字说明。

物业工程部合同归档
一、封面设计
每份合同应有一个统一的封面，上面标明“物业工程部合同文件”字样，并注明合同编号、签订日期、合同双方以及合同内容摘要等信息。

二、目录编制
合同文件应包含清晰的目录页，列出所有附件和相关文档，方便快速检索。

目录页应包括页码，以便于查找具体条款。

三、合同
是合同的核心部分，应当使用标准字体和字号打印，确保清晰可读。

内容包括：
- 合同双方的名称及注册信息
- 合同目的和范围
- 具体的服务内容或工程项目描述
- 合同金额及支付方式
- 工程期限、质量标准和验收标准
- 违约责任及解决争议的方式
- 其他特殊条款
四、签字盖章页
合同最后应有签字盖章页，双方代表在此页签字并加盖公章或合同专用章，以示认可和承诺履行合同内容。

五、附件材料
与合同相关的图纸、技术规范、报价单等附件应一并归档，并在目录页予以体现。

六、保密协议
如果合同涉及敏感信息或知识产权，应包含保密协议，明确双方对信息的保密义务。

七、变更记录
合同执行过程中如有变更，应及时记录变更内容、时间及双方确认签字，作为合同不可分割的一部分。

八、归档流程
完成合同签订后，应按照公司规定的流程进行归档。

通常包括电子版和纸质版的保存，确保数据安全和备份。

九、查阅与借阅
设立合理的合同查阅和借阅制度，确保相关人员在需要时能够便捷地获取合同信息，同时保护合同不被随意外泄。

十、定期检查
定期对归档的合同进行检查，确保所有文件的完整性和最新性，发现问题及时纠正。

做工程公司的合同怎么归档
合同归档的第一步是确保所有合同文件的完整性。

这包括合同、附件、补充协议以及相关的往来函件等。

每一份文件都应当按照时间顺序和重要性进行分类，以便在需要时能够迅速找到。

电子版的合同也应当备份至少两份，一份存储在公司内部服务器上，另一份则应在云端或其他安全的离线存储设备中保存。

对于纸质合同，应当使用专业的装订方法进行整理，并在封面上明确标注合同的名称、签订日期以及涉及的工程项目。

为了进一步保护这些文件，可以考虑将其存放在防火、防潮的文件柜中，并限制无关人员的访问权限。

在电子版合同的管理上，建议使用专门的文档管理系统。

这样的系统不仅能够提供搜索功能，还能对文件进行版本控制，确保每次查阅的都是最新版本。

同时，应当设置合理的访问权限，只有授权的员工才能查看或修改合同内容。

除了合同文件本身的管理，合同的执行情况也应当记录在案。

这包括合同的履行进度、变更事项、支付情况以及可能出现的任何争议。

这些记录应当定期更新，并与原合同文件一并归档，以便于未来的追溯和审计。

在实际操作中，还应注意合同的法律效应。

例如，对于变更或终止合同的情况，应当严格按照法律规定和合同约定的程序进行，并及时更新归档记录。

同时，保留好相关的书面证明，如双方的协商记录、变更协议签字页等，这些都是解决未来纠纷的重要依据。

为了提高合同归档工作的效率和质量，工程公司可以定期对归档流程进行审查和优化。

通过员工的反馈和案例分析，找出存在的问题并制定改进措施。

同时，加强对员工的培训，提高他们对合同管理重要性的认识，这也是提升整个公司管理水平的关键一环。

施工合同归档目录一、施工合同及变更文件1. 施工合同正本2. 施工合同副本3. 施工合同附件4. 施工合同补充协议5. 施工合同变更协议6. 施工合同解除协议二、招投标文件1. 招标公告2. 招标文件3. 投标须知4. 投标文件5. 评标报告6. 中标通知书三、施工图纸及设计文件1. 施工图纸2. 设计说明书3. 设计变更通知4. 设计交底会会议纪要5. 设计答疑记录四、施工组织设计及施工方案1. 施工组织设计2. 施工方案3. 施工进度计划4. 施工人员配置表5. 施工材料供应计划五、施工现场管理与协调文件1. 施工现场管理制度2. 施工现场管理手册3. 施工现场安全生产规章制度4. 施工现场环境保护措施5. 施工现场质量保证措施6. 施工现场进度控制措施7. 施工现场协调会议纪要六、工程质量与验收文件1. 工程质量保证书2. 工程质量验收标准3. 工程验收报告4. 工程质量问题处理记录5. 工程验收证书七、工程造价与支付文件1. 工程预算书2. 工程结算书3. 工程变更费用计算书4. 工程进度款支付申请表5. 工程尾款支付申请表6. 工程造价审核报告八、工程变更与索赔文件1. 工程变更申请2. 工程变更审批表3. 工程变更通知4. 工程索赔申请5. 工程索赔报告6. 工程索赔审批表九、工程保险与担保文件1. 工程保险合同2. 工程保险单3. 工程担保合同4. 工程担保函5. 工程保函十、工程竣工与交付文件1. 工程竣工报告2. 工程竣工验收证书3. 工程移交证书4. 工程保修书5. 工程竣工结算书6. 工程竣工决算书十一、其他相关文件1. 工程招投标现场考察记录2. 工程招投标答疑记录3. 工程合同谈判记录4. 工程合同签订会议纪要5. 工程设计交底记录6. 工程施工现场照片及视频资料7. 工程验收现场照片及视频资料8. 工程竣工验收现场照片及视频资料以上是施工合同归档目录的详细内容，各项文件均应按照相关法律法规和合同约定进行归档，并确保归档文件的完整、真实、有效。

施工合同归档内容一、前言为了保障工程建设项目的顺利进行，明确甲乙双方的权利和义务，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑法》等法律法规，双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方委托乙方进行施工建设的相关事宜，经充分协商，达成一致，签订本施工合同。

为确保合同的履行，甲乙双方应将合同内容进行归档，以便日后查询和追溯。

二、工程范围1. 本合同范围内的工程包括：土建工程、安装工程、装饰工程、园林绿化工程、市政工程等。

2. 工程地点：____________________________________。

3. 工程规模：____________________________________。

4. 工程结构类型：________________________________。

三、建设工期1. 合同约定的工期为：自合同签订之日起至工程竣工交付之日止。

2. 工程竣工日期：__________________________________。

四、工程质量1. 工程质量标准：本工程质量应符合国家现行有关工程质量标准和要求，并达到设计文件和合同约定的质量等级。

2. 工程验收：工程竣工后，乙方应按照合同约定组织验收，甲方应参加验收。

验收合格的，视为工程合格。

五、工程造价1. 合同总价：人民币（大写）：_______________________元整（小写）：_____________________元。

2. 合同价款支付方式：按合同约定的进度支付。

3. 工程款结算：双方按照合同约定的结算方式进行工程款结算。

六、技术资料交付时间1. 乙方应按照合同约定的时间向甲方交付工程设计文件、施工图纸、技术说明书等资料。

2. 甲方应按照合同约定的时间向乙方提供施工所需的水、电、通信等基础设施。

七、材料和设备供应责任1. 乙方负责采购本合同范围内的建筑材料、构配件和设备，并保证材料和设备的质量。

2. 甲方负责提供本合同约定的设备、材料，并保证其质量。

施工合同整理归档文件一、合同封面合同编号：____________合同名称：____________施工合同签订日期：____________签订地点：____________甲方（发包方）：____________乙方（承包方）：____________二、合同正文第一条工程概况1. 工程名称：____________2. 工程地点：____________3. 工程承包方式：____________4. 工期：____________5. 合同价款：____________第二条材料供给1. 甲方负责供应的材料应为符合要求的合格产品，并应按时供应到现场，乙方应办理验收手续。

2. 甲方供应的材料抵现场后，经乙方验收，由乙方负责保管。

3. 甲方供应的装饰材料均应用于本工程，非经甲方同意不得挪作他用。

4. 乙方供应的材料如不符合质量要求或规格有差异，应禁止使用。

第三条工程质量及验收1. 本工程应严格执行国家相关施工规范和质量评定验收标准。

2. 乙方应保证工程质量，如出现质量问题，乙方应承担修复责任。

3. 工程验收合格后，乙方应向甲方提供完整的工程资料。

第四条合同价款及支付方式1. 合同价款为人民币____________元（大写：____________元整）。

2. 支付方式：____________第五条违约责任1. 甲方未按约定时间支付合同价款，应支付违约金。

2. 乙方未按约定时间完成工程，应支付违约金。

3. 乙方供应的材料不符合质量要求或规格有差异，乙方应承担相应责任。

第六条争议解决1. 双方在履行合同过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2. 如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

第七条其他约定1. 双方应遵守国家相关法律法规，不得违法施工。

2. 双方应承担因施工引起的税费和其他费用。

3. 双方应相互配合，共同完成工程。

三、附件1. 工程图纸2. 材料供应清单3. 施工方案4. 验收标准5. 其他相关文件四、合同签订日期及签字盖章1. 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

建筑工程档案归档目录一、项目基本信息1.1 项目名称1.2 项目位置1.3 建设单位1.4 设计单位1.5 建设单位联系人及联系方式1.6 监理单位1.7 施工单位1.8 工程概况二、项目立项阶段2.1 项目立项报告2.2 可行性研究报告2.3 投资决策会议纪要2.4 项目设计任务书2.5 设计合同及变更协议2.6 监理合同及变更协议2.7 施工合同及分包协议2.8 监理招标文件及评标结果2.9 施工招投标文件及评标结果2.10 预算、决算及变更文件2.11 各方许可证、证书及资质文件三、项目设计阶段3.1 概念设计文件3.2 基础设计文件3.3 施工图设计文件3.4 设计变更及审批文件3.5 技术研究报告及论文3.6 资料汇编及项目草稿3.7 勘察、设计、咨询单位资质证书3.8 环评、安评及验收资料四、项目施工阶段4.1 施工组织设计文件4.2 施工许可证复印件4.3 勘察、设计、咨询单位报告 4.4 施工现场检测与监督文件 4.5 施工计划及进度控制文件 4.6 安全生产及施工质量文件 4.7 施工变更及审核记录4.8 工程验收备案资料4.9 施工日志及巡检报告4.10 施工阶段质量报告五、项目竣工阶段5.1 竣工图纸及备案资料5.2 竣工验收报告5.3 各方移交、交接文件5.4 验收合格证明文件5.5 保修合同及文件5.6 项目竣工报告5.7 项目总结报告及经验总结六、其他文件6.1 工程规范、技术标准文件6.2 委托协议及委托文件6.3 索赔申请及处理文件6.4 纠纷仲裁、诉讼相关文件6.5 临时性文件及备忘录6.6 咨询、评估报告及意见书6.7 会议纪要及出席名单6.8 企业资质证书及经营许可证6.9 专利证书及知识产权文件以上为建筑工程档案的归档目录，根据不同阶段和文件的性质，将项目相关的文件进行了分类。

建筑工程档案的整理归档工作十分重要，可以帮助保留项目的全过程、全方位信息，便于后续的查找和利用。

建筑工程竣工档案归档内容及排列顺序一、工程准备阶段文件1、立项报批文件保管期限：永久密级：秘密1、立项报告及批复。

2、项目建议书。

3、项目建议书审批意见及前期工作通知书。

4、可行性研究报告及批复。

5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件。

6、建设项目列入年度计划的批准文件和年度计划项目表。

7、项目投资备案证。

8、选址申请和选址意见书。

9、用地申请报告和县级以上人民政府城乡建设用地批准书。

10、征地、拆迁的报告及批复文件。

11拆迁安置意见、协议、方案等。

12征地合同、协议。

13、宗地图、界址点、成果表。

14土地估价报告和土地估价报告备案表。

15国有土地使用权挂牌交易成交确认书。

16土地综合开发补偿费支付协议。

17国有土地使用权出让（转让）合同。

18征地批准通知书。

19土地使用变更通知书。

20国有土地使用证。

（复印件）21房屋评估报告。

22危房鉴定报告。

23旧房拆除协议、审批表。

24拆迁许可证（2011年以后工程已取消，并入市政府征收办，待征收办出台细则后确定）25建设用地规划许可证及附件。

26建设用地范围图。

27道路红线图。

28建设用地钉桩通知书。

29地形测量和拨地测量成果报告。

30建设工程规划许可证。

31规划设计条件通知书。

32规划红线图。

33消防审查批准文件。

34人防审查批准文件。

35环境影响评估报送书。

36环保审查批准文件。

37工程质量监督登记表、清册书。

38工程建设项目报建表。

39建设工程施工许可证。

40其它应归档的文件。

2、勘察、设计文件永久秘密1、勘测合同。

2、工程地质勘察报告书。

3、设计委托书、设计合同。

4、建设工程设计审查委托书。

5、建设工程施工图设计文件审查报告、备案表。

6、建设工程施工图设计文件审查回复意见。

7、施工图设计文件审查批准书。

8、其它应归档的文件。

二、监理文件长期秘密工程监理合同。

监理规划（含细则）。

会议纪要。

监理月报中的有关质量问题。

监理会议纪要中的有关质量问题。

工程项目合同如何归档一、合同归档的基本要求在进行工程项目合同的归档工作时，首先需要确保所有合同文件的完整性和准确性。

每份合同都应包括合同正本、附件以及与合同相关的所有补充协议和变更订单。

还需收集并保存双方当事人的营业执照复印件、授权委托书等相关证明文件。

二、合同归档的步骤1. 核对合同内容在归档前，应仔细核对合同的各项条款，确保合同内容的准确无误。

这包括但不限于合同的标的物、合同金额、履约期限、付款方式、违约责任等关键性条款。

2. 整理合同附件所有与合同有关的附件都应当按顺序排列，并与合同正本文本一并装订。

如果附件较多，可以制作附件目录，以便于查阅。

3. 编号和标记为了方便管理和检索，应对每份合同进行编号。

编号规则可以根据公司的实际情况设定，但必须保证唯一性和逻辑性。

同时，在合同封面上应标明项目名称、合同类型、签订日期等关键信息。

4. 建立电子档案随着信息化的发展，电子档案的管理变得尤为重要。

应将纸质合同扫描成电子版，按照统一的命名规则存储在公司的服务器或云端硬盘中。

同时，确保电子档案的备份和防病毒措施到位。

5. 归档存放完成上述步骤后，将所有的纸质合同放入专门的档案盒中，并存放在公司指定的档案室内。

档案室的环境应保持干燥、通风，避免阳光直射和潮湿，以保证档案的安全和完整。

三、合同归档后的维护合同归档并不是一次性的工作，还需要定期对档案进行检查和维护。

这包括定期更新电子档案的备份，检查纸质档案是否有损坏或者丢失，并对档案的借阅情况进行记录。

四、注意事项在进行合同归档时，还应注意以下几点：- 遵守国家有关档案管理的法律法规，确保合同的合法性和有效性。

- 对于涉密合同，应采取额外的保密措施，限制访问权限。

- 合同的修改和变更应及时反映在归档资料中，确保档案的时效性。

- 在合同履行完毕后，应对整个合同的执行情况进行总结，作为今后类似项目的参考。

工程合同档案归档目录1. 合同基本信息- 合同编号- 合同名称- 甲方信息（全称、地址、联系方式）- 乙方信息（全称、地址、联系方式）- 合同签订日期- 合同生效日期- 合同结束日期2. 合同- 合同条款全文- 附件和附录- 变更记录- 补充协议3. 合同执行情况- 施工进度计划与实际完成情况- 质量检查报告- 安全检查报告- 环保检查报告- 成本控制报告- 付款记录- 索赔及争议解决文件4. 合同结算资料- 结算申请书- 结算审核报告- 最终结算协议书- 发票及收据复印件5. 合同变更与调整- 变更申请表- 变更审批文件- 变更实施记录- 调整协议书6. 合同验收资料- 竣工验收报告- 验收会议纪要- 验收证书- 移交文件7. 合同相关通信记录- 往来函电- 会议记录- 通知与指示- 电子邮件及微信等即时通讯记录8. 法律与合规文件- 相关法律法规摘要- 行业标准与规范- 许可证书与批文9. 风险管理文件- 风险评估报告- 风险应对措施记录- 保险文件10. 其他相关文件- 项目管理计划- 设计图纸与技术规范- 供应商和分包商资质文件- 用户手册和维护指南在整理工程合同档案时，应确保所有文件都是最新的，并且与合同执行情况保持一致。

所有的纸质文件应当数字化扫描，以备不时之需。

电子文档则应分类存储在可靠的电子管理系统中，确保数据的完整性和安全性。

需要注意的是，不同类型的工程项目可能会有不同的要求和特点，因此在实际归档过程中，应根据项目的具体情况对上述目录进行适当的调整和补充。

例如，对于涉及多个子合同的大型项目，可能需要对每个子合同都建立独立的档案目录。

工程合同怎么归档
一、封面
封面应包含工程项目的名称、合同编号、甲方乙方名称、签订日期等基本信息。

还应有“保密”或“机密”字样，以提示相关人员注意保管。

二、目录
目录列出合同中的各个章节标题和页码，便于快速查找相关内容。

三、合同
1. 引言部分
包括合同的前言、定义和解释、合同目的等内容，明确合同的基本框架和目标。

2. 双方信息
详细记录甲乙双方的全称、法定代表人、联系地址、联系电话等信息，确保双方能够准确无误地识别。

3. 工程项目概况
描述工程项目的基本情况，如工程名称、地点、规模、标准、投资额、工期等关键信息。

4. 合同条款
详细列出合同的主要条款，包括但不限于工程设计、施工、监理、验收、支付方式、违约责任、争议解决等内容。

5. 附加条款
根据项目特点和双方需求，增加的特殊约定或补充协议。

四、附件
附上与合同执行相关的图纸、技术规范、进度计划表等文件。

五、签字盖章页
甲乙双方的授权代表签字并加盖公章或合同专用章，表明双方对合同内容的认可和承诺。

六、存档记录
记录合同的存档情况，包括存档日期、存档人签字、存档地点等信息。

七、保密协议
如果合同涉及商业秘密或敏感信息，应有保密协议，规定双方对信息的保密义务。

八、其他相关文件
包括会议纪要、变更通知单、延期协议等相关文件，这些文件是合同执行过程中的重要记录。

结语。