公司档案管理制度
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公司档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强公司档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和国家有关法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条 公司档案是公司重要的信息资源，是公司发展和运营的基础资料。档案管理应遵循统一领导、统一制度、统一标准、统一收集、统一整理、统一保管、统一利用的原则。
第三条 公司档案管理范围包括：公司成立以来形成的各类纸质档案、电子档案、照片、录音、录像等不同载体形式的档案。
第四条 公司档案管理部门负责公司档案的管理工作，并对公司所属单位的档案管理工作进行监督和指导。
第二章 档案管理机构与职责 第五条 公司设立档案管理部门，负责公司档案的管理工作。
第六条 档案管理部门的职责：
（一）制定公司档案管理制度，并监督实施；
（二）负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；
（三）负责公司档案的安全、保密工作；
（四）指导、监督公司所属单位的档案管理工作；
（五）负责公司档案工作人员的培训工作；
（六）完成公司领导交办的其他档案管理工作。
第七条 公司所属各单位应设立档案室（或档案管理员），负责本单位档案的管理工作。
第八条 档案室（或档案管理员）的职责：
（一）贯彻执行公司档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统和安全； （二）负责本单位形成的档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；
（三）负责本单位档案的安全、保密工作；
（四）定期向档案管理部门报告档案管理工作情况；
（五）完成档案管理部门交办的其他档案管理工作。
第三章 档案的收集与整理
第九条 公司档案的收集范围：
（一）公司成立以来形成的各类纸质档案、电子档案；
（二）公司所属各单位形成的各类纸质档案、电子档案；
（三）公司与其他单位签订的各类合同、协议、证明等文件；
（四）公司获得的荣誉证书、奖状、奖牌等；
（五）公司领导的重要讲话、报告、文章等； （六）其他具有保存价值的文件材料。
第十条 档案整理应遵循以下原则：
（一）保持档案的完整性和连续性；
（二）确保档案的真实性和准确性；
（三）便于档案的保管和利用；
（四）符合档案的保密要求。
第十一条 档案整理应按照以下程序进行：
（一）鉴定档案的价值，确定档案的保存期限；
（二）对档案进行分类、排列、编号、编目、装订等；
（三）对档案进行数字化处理，建立电子档案；
（四）编制档案索引，便于查询利用；
（五）对档案进行装盒、上架，确保档案的安全保管。
第四章 档案的保管与利用 第十二条 档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。
第十三条 档案保管应按照以下要求进行：
（一）档案室应保持干净、整洁，温度、湿度应适宜；
（二）档案应按照编号顺序摆放，严禁随意翻阅、抽取、损坏档案；
（三）档案应定期进行检查、清理、消毒、修复等工作；
（四）电子档案应存储在安全可靠的设备上，并定期进行备份；
（五）档案室应设置防盗、防火、防潮、防虫蛀、防霉烂等设施设备。
第十四条 档案利用应遵循以下原则：
（一）确保档案的真实性和准确性； （二）维护档案的完整性和安全性；
（三）便于档案的查询和利用；
（四）符合档案的保密要求。
第十五条 档案利用应按照以下程序进行：
（一）提交档案利用申请，说明利用目的和利用方式；
（二）档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准；
（三）利用者按照规定的程序查阅、复制、借阅档案；
（四）利用结束后，及时将档案归还档案管理部门。
第五章 档案的销毁
第十六条 档案销毁应按照以下程序进行：
（一）提出档案销毁申请，说明销毁理由和销毁方式； （二）档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准；
（三）档案销毁应在档案管理部门的监督下进行，确保档案不被非法利用；
（四）销毁档案时，应做好销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等。
第六章 档案工作人员
第十七条 档案工作人员应具备以下条件：
（一）遵纪守法，诚实守信，责任心强；
（二）具备一定的档案管理知识和业务能力；
（三）具备良好的沟通、协调、组织能力；
（四）具备一定的计算机操作能力。
第十八条 档案工作人员的职责：
（一）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作； （二）负责档案的安全、保密工作；
（三）负责档案管理信息化建设；
（四）负责档案统计和报告工作；
（五）完成领导交办的其他档案管理工作。
第七章 监督与检查
第十九条 公司应定期对档案管理工作进行监督与检查，确保档案管理制度的贯彻执行。
第二十条 档案管理部门应定期对所属单位的档案管理工作进行指导和检查，发现问题及时纠正。
第二十一条 档案工作人员应接受公司及档案管理部门的监督与检查，认真履行档案管理职责。
第八章 罚 则
第二十二条 违反本制度的，视情节轻重，给予相应的行政处分或经济处罚。 第二十三条 违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，依法承担相应的法律责任。
第九章 附 则
第二十四条 本制度自发布之日起实施。
第二十五条 本制度的解释权归公司档案管理部门。
