重庆**有限公司行政制度2014年2月目录1.《会议管理制度》 (1)2.《公文管理制度》 (10)3.《督办工作制度》 (18)4.《信息报送工作制度》 (23)5.《档案管理制度》 (28)6.《合同授权审批制度》 (36)7.《印章管理制度》 (41)8.《出差管理制度》 (46)9.《重要管理事项审批程序制度》 (51)10.《董事会议事规则》 (55)11.《管理人员外出报告制度》 (63)12.《证照管理制度》 (66)重庆**有限公司会议管理制度为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
一、职责1.行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。
2.会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。
3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。
二、会议分类（一）工作例会1.时间：原则上每周五上午9:002.地点：公司会议室3.主持人：由公司总经理或总经理委托的副总经理主持4.参加人员：各部门负责人5.主要内容：各部门汇报本周重点工作完成情况、下周工作重点，提出需协调或解决的问题和困难（汇报顺序：行政部、人力资源部、财务部、企管部、后勤服务中心、食品营销中心、建设项目部、商务大厦管理中心）；各分管领导提出处理意见，安排近期工作；总经理或总经理委托的副总经理确定解决问题方案，布置近期重点工作。
6.会议组织及记录：行政部负责组织和记录，行政部经理审核后，由主持会议的领导签发。
（二）经营分析会1.时间：每季度一次（具体时间待定）2.地点：公司会议室3.主持人：由公司总经理或总经理委托的副总经理主持4.参加人员：各部门负责人5.主题：季度经营分析会6.主要内容：各部门通报季度工作情况（通报顺序及内容：行政部通报季度督办工作情况；人力资源部通报入、离职，保险缴纳、员工培训、劳动纪律等情况；财务部通报财务运行情况；商务大厦管理中心、食品营销中心、后勤服务中心通报经营情况；企管部通报业务拓展等情况）；各分管领导针对分析提出建议及解决办法、改进措施；总经理或总经理委托的副总经理通报重要事项，确定议定事项。
7.会议组织及记录：行政部负责组织和记录，行政部经理审核后，由主持会议的领导签发。
（三）总经理办公会1.时间：时间待定2.地点：具体地点待定3.主持人：由公司总经理或总经理委托的副总经理主持4.参加人员：班子成员和需列席的相关人员5.主要内容：研讨关于决策性的工作、人事工作及物资采购等工作；总经理或总经理委托的副总经理通报重要事项，确定议定事项。
6.会议组织及记录：行政部负责组织和记录，行政部经理审核后，由主持会议的领导签发。
（四）其他会议1.公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。
此项会议由行政部和人力资源部具体组织实施。
2.专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。
会议的内容主要是针对运营管理、安全管理、招商工作、企划工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、部署和总结。
3.员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。
由行政部门将会议纳入临时会议的范围，并由领导批准。
三、会议召开（一）会议安排1.凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理或副总经理批准后的会议通知单报行政部备档。
2.凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理或副总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
3.各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
4.会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理或分管副总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
（二）会议的准备和要求1.经领导批示需要提交总经理办公会审议的事项，请承办部门按要求提交会议材料电子或纸制（详见附件1）至行政部，并由行政部汇总所有议题；召开例会时请于每周四下午17：00将例会情况统计表（详见附件2），经部门负责人和分管领导签字确认后报行政部备档。
2.公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作。
3.会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品。
4.特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：（1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；（2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；（3）会议场所布置；（4）会议服务人员的安排；（5）会议签到；（6）会后事项安排。
（7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
（三）会议召开及传达1.应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2.参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3.与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。
每次开会中应该强调发言的时间要求。
4.重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5.与会人员必须做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。
6.公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。
其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7.会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。
公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在经营分析会中将各部门完成情况报公司领导。
（四）会议纪律1.请参会人员提前10分钟到会场，自备笔记本、笔，认真做好会议记录，遵守会场纪律，将手机调至静音或振动，禁止随意走动，保持会场安静。
2.按会议要求必须参加的人员，如因外出学习、出差及参加各级公司会议等特殊情况，必须向总经理或副总经理请假，征得同意后由部门其他人员（原则上由主任级以上管理人员）代会。
3.会议迟到罚款20元/次·人，无故缺席罚款50元/次·人；会议期间手机铃响罚款20元/次·人。
（由行政部填写处罚通知单，处罚人员自行到财务部交款）4.各部门要做好会议传达工作，确保员工的知情权；会上需保密的内容，未经同意，不得传达、扩散。
五、本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
六、本制度自2014年1月1日起执行。
附件：1.总经理办公会提案材料模板2.工作例会情况统计表已发文附件1重庆**有限公司总经理办公会议材料重庆**有限公司（X）总经理办公会议研究（讨论）议题（X年X月X日第X次会议）题目：汇报人：关于X X X的情况汇报各位领导：为/依据/根据/因……XXX（原由），建议XXXXXX（汇报事项）。
现将有关情况汇报如下，请予审定。
……………事项具体内容…………………。
汇报完毕20XX年X月X日年月第次例会情况统计表填报部门：填报时间：年月日类别序号工作事项完成情况责任人配合人（部门）备注本周工作重点1 2 3 4下周工作重点1 2 3 4相关协调事宜1部门确认分管领导审批附件2- 9 -重庆**有限公司公文管理制度（修订）为使公司公文管理规范化、制度化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据两江假日公司公文管理相关要求，特制订本制度。
一、公文种类公司的公文种类主要有：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、基本原则（一）坚持部门主要负责人把关的原则。
所有上报、下传的文件、材料等必须由部门主要负责人签署意见。
（二）坚持“谁拟稿、谁催办、谁校核”的原则。
由拟稿人负责文件的跟踪、催办、校对等。
（三）坚持时效原则。
公文处理必须做到高效率、高质量，保证在规定的工作时限内完成公文处理。
三、发文处理（一）发文流程1.文件（以公司名义上报，下发，外发的文件）拟稿→如实填写发文稿笺（表一）→拟搞人（签字）→部门负责人复稿填上意见，签字确认→行政部行政秘书核稿（如未按格式要求填报将予以退回重报）→行政部负责人签署送审意见→分管领导或相关部门会签（根据实际情况）→董事长或总经理签发→行政部行政秘书编号（根据“文件类型”编号）→生成电子公文（纸质公文）→分发或上报→文件归档→拟文部门跟进办理。
2.内部请示（用于公司内部各部门请示事项）相关责任部门拟稿（表二）→如实填写“内部文件流转单”（表三）→部门负责人签字确定→送行政部文员初审、登记→行政部负责人核稿，签署送审意见→相关领导或部门会签→领导审批→行政部文员存档、复印送拟文部门→拟文部门跟进办理。
（二）文件排版格式要求页面设置上、下、左、右分别为3.7cm、3.5cm、2.7cm、2.7cm；行距为30（内部请示可根据内容微调）；公文标题用方正小标宋_ GBK 2号字，一级标题用方正黑体_GBK 3号字（末尾不加标点），二级标题用方正楷体_GBK3号字，三级标题及正文内容用方正仿宋_GBK 3号字；一级标题序号为“一”，三号黑体，二级标题为（一），三级以下标题分别为“1.”，“（1）”（每级标题都应该提行空两格）。
（三）发文要求1.严格五级责任制：拟稿→部门负责人核稿→行政部审稿→校对（部门）→成文。
公文正文由拟稿人（校对人）负责，公文格式由行政部成文人负责。
2.需公司正式发文的，由承办部门拟稿后引入公文“正式文件”发文流程，行政部按照领导批示意见行文。
3.凡各部门向上级领导报送请示、报告类材料，须交行政部负责人审阅后方可报送。
4.领导最终审批签发完毕的公文不得进行修改，确需修改的，应按程序复审。
5.审批签发完毕的公文原则上在第二个工作日内付印（遇公休日和法定假日顺延），紧急公文当天付印。
6.注重公文质量。
草拟公文要符合各级公司的规章制度，观点正确，条理清楚，书写规范，一文一事，力求简练。
文件格式要统一规范。
7.综合性材料，一般由相关部门提供素材和资料，形成初稿，交行政部汇总、修改，经领导审核后再报送。
