事业单位文秘专业基础知识

事业单位文秘专业基础知识

秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中的辅助性。以下是第一模范网精心组织的事业单位文秘专业基础知识。

第一条

秘书工作的主要内容

1.起草和处理官方文件

起草公文，是指根据领导意图和领导小组的决定精神起草公文，或者在领导的领导和指导下起草领导讲话。

起草公文是秘书工作的传统职能。在现代社会，起草公文已经成为秘书工作中一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、传递信息、记录凭证等重要功能，所以起草公文是一项非常严肃的工作，秘书要以高度的责任感对待。

办理公文，简称运行公文，是围绕公文的形成、处理和管理所做的全部工作，反映了机关内部公文处理的全过程。

办理公文是秘书工作中最基本的工作内容之一，大致可分为发送公文和接收公文两种。其中，出版流程包括起草、签署、印刷、审核、发行、归档、归档等主要环节；接收文件的过程包括签署、分发、计划、批准、承诺、催促、注释、归档和归档。秘书人员在日常工作中收发公文的过程中，要按照党和政府颁布的公文处理条例、规定和标准进行处理，确保公文处理过程严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的作用创造条件。

2.组织会议 组织会议简称“跑会”，是指机关文秘部门或临时设立的会议秘书机构处理与会议有关的各种具体事务，旨在为领导提供会前、会中、会后全面的辅助服务。在会议运行过程中，主要做好以下工作：一是协调各方对会议议题的协调和安排，将会上讨论决定的事项预先整理成文件形式，然后将已确定议题的成熟文件交给主管领导决定是否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，即统筹安排会议的各个方面，如会议时间、地点、议程、参会人员、会场布置等；三是会议文件材料的发放、传递、退场、归档、归档；四、会议期间各项服务；五、会议善后工作，如整理会议纪要、编写简报和会议纪要、监督检查会议决定的执行情况等。

3.调查研究工作

调查研究是指围绕中心工作，针对当前领导关心和迫切需要解决的相关问题，调查了解相关情况，进行分析研究，撰写调查报告，提交领导机关或领导。这是充分发挥文秘工作的参谋和助手作用，直接为领导决策服务的一项重要工作。

每次调查研究都要分三个阶段完成：调查准备、调查实施、调查总结收尾。其中，准备阶段要根据领导工作的需要，确定调研题目，拟定提纲；在实施阶段，要注意选择研究对象，通过多种方式收集、认真整理和研究调查获得的材料；总结的最后阶段是对调查研究工作进行整体分析，在前一阶段工作的基础上写出调查报告。

4.信息处理工作

秘书信息处理是指按照党政领导机关的工作要求，收集和处理信息，为基层服务

开展信息处理工作，首先要建立和完善信息网络，这是做好信息处理的基础；其次，要建立一支德才兼备、思维开阔、反应迅速、观察问题、分析问题能力强的信息工作者队伍；最后，要实现信息处理手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理，要保证信息采集、处理、存储、输出、反馈等基本环节的质量。

5.沟通与协调

就秘书工作而言，沟通协调工作的内容非常广泛。根据协调对象，有向上协调(即领导与领导机关之间的协调)、向下协调、同行之间的协调、上下级之间的协调、同部门之间的协调、业务工作的协调，其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，协调有关领导决策和指导工作的事项，属于秘书工作的业务范围。在进行秘书协调时，我们可以使用电话协调、上门协调、上门协调、上门协调和会议协调。

6.信访接待工作

信访接待是处理群众来信和接待群众来访的总称，也是各级党政机关、企事业单位和社会团体秘书的一项经常性的重要工作。接到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好笔记，准确分配，按照分级负责、集中办理的原则妥善处理，或转交有关部门办理。当人们来访时，他们应该热情接待他们，认真倾听，妥善处理。

7.监督检查工作

监督检查工作的主要内容分为三个方面，即监督检查党的路线、方针、政策和党政机关工作安排的执行情况；监督检查经领导批准的活动的开展；监督和处理文件和会议事务。监督检查的具体做法主要包括督促检查、实地调查、日常调查和综合反馈等。其工作最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

8.官方联系

公务联系是指领导机关、平行单位、下属组织和本机关之间就公务事项进行的联系。这是党政机关、企事业单位、社会团体必不可少的一项工作，是机关作为窗口秘书工作的一项重要而经常性的工作内容，主要包括：承办和处理各机关或单位直接或通过电话与机关协商或联系的公文，协助联系公务，安排与领导的面谈，解答询问，落实承办人员，解决来访人员的食宿、交通等事宜。为了保证公务联系的顺利进行，秘书人员应忠于职守，认真执行交接班和请示汇报制度，并做好值班日记和电话记录。同时也要熟悉领导情况，与相关部门保持密切联系。另外，要善于处理人际关系。

除以上之外，秘书工作还包括管理日常事务、保密、文件归档、领导安排公务活动、领导临时任务等。秘书人员在日常工作中，要以认真负责的态度，保质保量，认真做好领导交办的各项工作和任务。

第2条

秘书工作的作用

在领导机关和机构的工作中，秘书只负责管理日常事务，没有决策权和指挥权。但是，由于其特殊的地位和重要的工作，它具有以下职能：

(a)拟议的工作人员作用 这个作用主要表现在领导决策过程中。首先，文秘人员需要做好决策准备阶段的调查研究工作，整理相关信息资料，为领导决策提供科学可靠的依据；其次，秘书人员在选择实施方案的过程中，可以根据自己掌握的信息和数据进行分析研究，凭借自己的经验为领导提供有参考价值的材料、建议或方案；最后，领导决策后，秘书还可以就如何执行决策以及如何处理决策执行中出现的一系列新情况、新问题提供参考意见或反馈信息。秘书除了要充分发挥为领导决策提供参谋的作用外，还需要充分利用自己的聪明才智，在起草文件、提供工作和会议计划、提供工作建议、综合处理信息等方面，充分发挥为领导提供参谋和参谋的作用。

(二)事务助理的作用

秘书作为事务助理的角色，更多的是指秘书协助领导做决策之外的具体事务，让领导有更多的时间和精力关注重大政策，做出科学决策。秘书工作的辅助作用主要体现在以下几个方面：一是做好日常文件处理、会议和档案管理工作；二是做好公文信息的处理和筛选工作；三是临时做好领导交办的工作；四是做好公务联系、信访接待和领导活动；第五，为领导做一些必要的生活服务工作。另外，文秘人员要充分发挥自己的主动性，积极做好各方面的服务，努力成为领导的得力助手。

(三)中心枢纽的作用

每个机关、团体、企业、事业单位都有一个指挥管理系统。文秘部门处于这个系统的中心位置，作为其他职能部门的中心枢纽，发挥着不可替代的作用。集体领导或个人领导的决定和指示，必须通过文秘工作传达给执行单位。所以秘书工作是否健全完善，工作是否运转自如，直接关系到办公室工作的正常运转。因此，要充分发挥秘书工作部门的中心作用，真正做到上下兼顾。

(4)整体协调作用

统筹协调是秘书工作的重要内容和职能，主要体现在三个方面：一是在领导决策中发挥协调作用。决策前，多数领导指示秘书组织或配合有关部门对拟决策的问题进行研究论证；决策后，文秘人员应配合相关部门做好信息反馈工作，调查相关实施单位决策的具体实施情况，保持工作的顺利进行。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，文秘人员要坚持领导思想，同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，秘书在日常办报、会务、办事过程中，一般要根据领导的指示，协调好与各方的关系，促进决策的落实。

(e)图像窗口的作用

在日常工作和各种接触中，秘书往往需要代表机关或领导出面。比如内外联系、商务谈判、群众来信来访、迎送等。需要秘书来完成。对外写作，组织会议，安排领导公务活动，都是秘书形象窗口在工作中作用的体现。因此，一个组织的形象，它的工作面貌，工作作风，领导形象，都与秘书工作的形象窗口功能息息相关。文秘人员在日常工作生活中要坚决抵制门难、脸丑、话难听、事难的官僚作风和习气。

秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是政府机关工作中各类信息的主要集散中心。因此，秘书工作成为领导和政府机构随时向领导提供信息咨询和服务的便捷信息库和数据库。因此，秘书往往需要主动开展调查研究工作，及时收集和记录各种有用的信息，为领导提供各种需要了解和掌握的动态信息，做好对领导的支持和服务。

第3条

秘书工作的性质

秘书工作是因为领导工作的需要而存在的，是政府机关工作的一部分。为了准确理解秘书工作的性质，我们需要在领导工作和代理工作领域进行观察和理解。

(一)辅助秘书工作

秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中的辅助性。秘书工作的出现是不可避免的，因为统治阶级和领导集团是为了满足自身的运作需要而产生的。这就决定了秘书人员在处理和解决任何问题时，都应该根据领导的意图和需要来做决定，而不是代替领导。即使文秘人员对一些问题提出了解决方案，这些方案也需要领导机关权衡确定后才能实施。秘书机构或秘书人员只能在辅助岗位上履行职能，既不能缺席也不能错位，更不能越位。秘书人员需要准确定位自己，努力发挥秘书工作在领导工作中的辅助作用。

(二)秘书工作的支点

秘书工作的枢纽性质意味着秘书工作在机关工作中起着举足轻重的作用。由于文秘工作部门是整个机关正常运转的必要条件和组织保障，只有文秘工作有序、优质、高效运转，才能实现整个机关的职能，做到上有情、下有情、左右协调、步调统一、带动职能部门同步运转。这个举足轻重的核心地位决定了秘书工作的重要性。

(三)秘书工作的保密

秘书工作是一项高度保密的工作，主要针对秘书工作的具体内容。中文的“secret”一词含有秘密的意思，而英文的“secret”一词中的词干“secret”也是秘密的意思。所以单从秘书这个词的字面意思就能反映出秘书工作的重要性。因为秘书工作是辅助领导工作的，各级领导中心是保密核心。秘书科是各级领导中心的综合办公室，秘书人员在领导身边工作时必须接触到各种秘密。尤其是重要部门领导的秘书，因为有更重要的信息，所以更保密。

(四)秘书工作的政治性

秘书工作的政治性质对于秘书人员本身来说尤其重要。这是因为文秘部门处于核心和关键部门，文秘人员在领导身边工作，在工作中会接触到很多机密的核心文件。这就要求秘书人员在选拔任用时格外谨慎，要求他们在政治上绝对忠实可靠，高度保密意识，严格遵守保密纪律，严格遵守各种保密规定。此外，我们党和国家还专门制定和颁布了关于选拔秘书的规定，其中，任职前的政治考试和任职后的保密教育都是出于秘书工作的客观现实需要。