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年会活动筹备分工明细及计划推进表年会活动筹备分工明细及计划推进表工作小组工作项目具体内容时间计划活动方案及执行计划敲定：11/24~11/26会务组名单确定，分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人。
确认主题内容和分工合作事宜：11/27筹备小组第一次讨论会。
活动通知拟定和下发通知拟定：11/28.拟定推进计划及工作分工明细表：11/29~11/30.启动会议活动方案告知、节目评选启动：12/1-12/3.每周一进行一次筹备进度会议：11/26~11/30.导演组：物资清单确定，主题确定。
物资清单初稿，明确年会方向，总体风格。
确定视频录制及拍摄、视频剪辑解决方案，供应商。
开场视频及节目的构思，与策划公司沟通。
制作。
确定领导致辞内容、流程，方案构思与执行。
确定现场拍摄单位：12/1-12/7.开场视频：12/15-1/27.领导致辞确定，神秘环节：2/1-2/7.主持人选定，主持人的确定及接洽沟通：12/15-1/20.主持稿确定，主持稿定稿、审核：12/1-12/7.确定抽奖方案，抽奖系统操作人员确定：12/16-2/7.抽奖奖券的发放，奖券的发放：1/1-1/18.年会嘉宾确定，奖项评选审核，节目审核，年会现场工作人员，年会整体流程审核，最终彩排。
节目构思，节目选拔，节目清单，节目试演。
确定嘉宾邀请清单，奖项评选清单的审核确定，节目清单确定，确定现场工作人员分工安排，确定年会整体流程。
主导表彰+文艺汇演整体流程彩排，节目格调、种类的确定。
内部节目申报选拔，外部节目邀约。
所有节目归类、列清单。
安排试演时间地点、评委。
构思节目视频方案，与视频剪辑人员沟通。
制作。
根据年会整体流程进行节目的流程编排。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台、视频。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台，视频，带服装。
成立小组，制定评选方案、标准、流程。
下发评选通知、启动奖项评选。
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核。
XX会议筹备工作安排
1
2
3
参会人员酒店代预订
XXX（领
导）
XXX（执
行）
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿情况
XXX（执
行）
会前2天完成
会议总负责人：XXX（领导）电话：
会务工作负责人：XXX 电话：
媒体负责人：电话：
国外代表接待负责人：电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
4。
会务管理常用表格
会务管理常见表格
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理, 确保会议召开的质量和效率, 特制定本细则。
一、会前准备
二、会中工作
三、会后工作
HH1 退房行政部
专人
部门
主管
1.会议结束当天12点前收齐钥匙
2.仔细检查一遍房间, 看是否遗漏物品
3.确认所有会议项目均以结束后, 结帐并开具发票
HH2 车辆安排行政部部门
经理
1.优先安排领导用车
2.会务组用车
3.与会人员用车
HH3 设备整理行政部
专人
部门
主管
1.送走所有参会人员后, 进行设备的收拾和整理工作
2.专人检查一遍, 看有否遗漏
3.归还设备
HH4 费用报销行政部常务
副总
经理
总经理
在会后三天内进行费用报销, 并附此次会议的费用清单
HH5 会务总结行政部部门
经理
常务副
总经理
会后三天内进行会务总结, 总结经验, 吸取教训
四、注意事项
会议所需仪器应有备份; 对所借用品应在出发前进行检测与调试。
会务人员要携带至少5份会务通知, 以备查询。
会务组房间应选择与会场距离较近的房间, 而每次会议的房间应较为固定。
会议期间如发生紧急情况, 会务人员要沉着冷静, 及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附表1: 会议计划申请表。
会务方案细化表(会前、会中、会后).xlsx这是一个会务方案细化表，我们会从会前、会中、会后的角度来详细解析该方案。
会前准备:1.确认会议主题和目标会议主题和目标至关重要，这是为了确保会议顺利举行和成功完成。
在会议筹备开始前，必须先定义好会议的主题，并确定会议目的，比如增进参会者之间的交流合作、分享新的技能和知识、商业合作等。
2.建立会议组织委员会会议委员会应该由具备不同背景和专业性的代表组成，以确保委员会能够拥有整体角度的视角。
委员会应包括会议策划人员、财务、宣传，和执行团队。
3.确定会议场地和时间落实会议场地和时间是会议策划的重要步骤。
不同的会议主题需要不同的会议场地，而且必须在会议开始之前提前预定会议场地和时间以确保该日程的顺利执行。
4.与赞助商和媒体合作如有社区、商户或其他相应的赞助商和媒体，您需要在开始策划会议之前联系他们，以便他们能了解会议内容，决定是否为您的会议提供赞助或推广该活动。
5.制定会议议程和议题议程和议题必须在会议开始之前制定。
会议的议程应包含会议的起止时间、主讲人、每个议题的主题、议程安排等。
会中执行:1.确认会议主持人会议主持人必须有良好的沟通技巧和领导力。
一个好的主持人应该能够在会议进行时引导各项议题、控制会场跑题、确保会议在规定时间内正常进行。
2.确保会议场地设备完整在会议之前，策划人员应该检查会议场地的音响设备、视频设备、投影仪等设备是否正常运作，以确保各项设备在会议进行期间正常使用。
3.提供适当的咖啡、饮料和突破性消费品在会议中，适当的休息时间是必须的。
策划人员应该确保会场有足够的饮料、咖啡和突破性消费品，以便参会者在休息时间留在会场内。
4.管理会议现场会议策划人员在会议进行期间应该确保会场秩序和参会人员之间的沟通，同时负责会议中食品和休息室的安排。
会后总结:1.按照议程和议题汇总会议笔记一次成功的会议应包含易于理解和执行的参考笔记。
因此，在会议结束之后应该由会议策划人员对议程和议题进行汇总，并向参会者分享相关笔记。
会务申请表委托工作委托议题表20-5 内部会务工作准备清单表20-6会务分工总表表20-7会务人员分工明细表表20-8经费预算表XXX有限公司注：“往返时间”栏由保卫科人员填写。
委托书：今委托同志前来贵所办理我公司车牌号为的机动车违反道路交通安全法规有关事宜，请予以方便。
谢谢！xxx有限公司法人代表：年月日表20-10住房登记表表20-11住房结算表表20-12车辆安排表表20-13会务车辆用车信息登记表表20-14会务任务进度跟踪表表20-15会务工作准备清单表20-16会务签到表表20-17来清晰明了地列出会务资料的详细情况表20-18费用管理表表20-19 会务费用接收清单会议记录（一）会议记录（二）年度会议实施计划表会议审核表邀集与会人员的选定标准：1.对于该项议题确实深有感触者。
2.对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者。
3.本次会议的结论将会对其有所影响者。
4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。
年度会议活动计划表提高会议效率的会议记录年月会议记录主持者：出席者时间: 年月日星期时分记录：缺席者：～时分黑板：理由：会议议案检查表主席的会议准备表时间：年月日时分时分出席者：地点：缺席者：主席：记录：主席的会议准备表会议进行检查表会议议事录时间：年月日时分时分出席者：地点：缺席者：会议决定事项确认表会议决定事项管理表表会议未决事项检讨表。
XX会议筹备工作安排
备注:
会议总负责人：XXX （领导）电话
会务工作负责人：XXX电话
媒体负责人：电话
国外代表接待负责人：电话
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1 个月或者
半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
