技术文件管理程序-T【受控】
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《技术文件管理程序》-T【受控】
1.目的
为规范技术文件的编制、核准、更改、保存等的程序和要求，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制定本程序。
2.范围
2.1适用范围：公司总部各职能部门、各分厂。
3.名词解释
3.1技术文件：本程序所指的技术文件主要包括：工艺或技术管理制度、管理办法或管理规定；技术标准、工艺操作规程、设备操作规程、化验操作规程、作业指导书等。
4.主要责任单位、解释单位
4.1技术中心是技术文件的归口管理部门，负责组织进行公司技术文件的分类、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等各项管理工作。
4.2技术中心负责组织进行公司级技术文件的编制起草工作；负责对技术性文件的规范性、完备性进行审核；负责公司级技术文件的发布。
4.3各分厂负责工艺操作规程、设备操作规程、作业指导书等分厂级技术文件的编制起草与初步审核。
4.4 总监负责公司级技术文件的批准。
4.5各相关职能部门或分厂应指定人员负责本部门技术文件的收发、整理、保管等。
4.6技术中心是本程序的主要解释单位。
5.管理制度
5.1技术文件的编制格式
5.1.1编制原则
5.1.1.1文件的编写应符合国家及行业相关技术标准和规范的要求，并充分结合公司技术管理的实际情况和具体特点进行编写。
5.1.1.2文件的编写应格式统一，内容规范，术语准确，简洁易懂；文件之间应
接口清楚，协调一致，避免冲突与重复。
5.1.1.3文件应有系统性、可操作性强，并易于检查与考核。
5.1.2编号规则
5.1.2.1编号组成
5.1.2.1.1由企业标准代码、公司简写代码、技术文件识别码、部门代码、流水编号、版本状态组成。
5.1.2.2编号样式
Q/**-□□□□-□□-□□-□□
版本状态
流水编号
编制部门代码
文件小类缩写
文件大类缩写
公司名称简写
企业标准
5.1.2.3公司名称简写：“**”即重**公司的“**”拼音第一个字母。
5.1.2.4文件大类缩写：**
5.1.2.5文件小类缩写： BZ代表技术标准类；GT代表工艺图纸。
5.1.2.6编制部门缩写：部门代码。
5.1.2.7流水编号：是指同一类别文件从1开始的编号。
5.1.2.8版本状态：A表明此文件版本号是第A版；0表明此文件的修订状态是A 版时的初始状态；如A0→A1，A1→B0，B0→C0等。
5.1.3文件格式及内容
5.1.3.1文头：文头文字均采用黑体小五号字体。
5.1.3.2纸张：标准A4（210mm*297mm）。
5.1.3.3页边距：上2.54cm、下2.54 cm、左3.14 cm、右3.14 cm，正文和附件均须标明页码（【注】含总页码数、当前页码序号）。
5.1.3.4正文字体：全部为宋体小四号。
一级层次字体加粗（【注】需特别注明的可加粗），段落行距一般1.5倍行距。
5.1.3.5行文格式：制度排版统一使用西式编码（【注】便于引用），正文的层次序数为：第一层用“1”，第二层用“1.1”，第三层用“1.1.1”，以此类推，【注】一般最多划分为五层，具体可参照本制度设置。
5.1.3.6文件正文一般包括以下内容（【注】原则上应符合《制度管理规定》要求）：5.1.3.
6.1目的：说明编制目的、作用及达到的效果。
5.1.3.
6.2范围：指文件适用的有效范围。
5.1.3.
6.3名词解释：指对重要概念、术语及专有名词或专用术语进行解释说明（视情况使用）。
5.1.3.
6.4主要责任单位、解释单位：说明文件的编、审、批权限及制度监督检查与执行的责任。
5.1.3.
6.5文件内容：所规范的具体内容。
5.1.3.
6.6工作流程：与文件有关的流程（视情况使用）。
5.1.3.
6.7注意事项：强调、指导、说明性内容。
5.1.3.
6.6附件：与文件有关的附件表格等。
5.2技术文件的编制、审核与批准
5.2.1技术中心根椐文件内容需要组织相关职能部门或分厂共同对技术文件进行汇签。
会审文本以纸质书面打印的为准，汇签时，相关职能部门或分厂在收到汇签文件后，应在24小时内完成汇签工作，并将会审意见填写在《技术文件修订单》（见附件8.1）或《技术文件审批单》（见附件8.2）上。
5.2.2文件编制部门汇总会审意见，并整体综合评议，形成文件初稿交总监审批，如汇签无异议，中直接将文件交与技术中心发放。
5.2.3文件初稿审核完成后，由编制部门根椐审批意见进行最后修订，并形成定稿交总监批准。
5.2.4经批准后的文件由技术中心在每页加盖“技术受控”印章、注明分发号后，由技术中心统一发布，文件领用人应在《文件发放/回收记录表》（见附件8.3）
上签收。
文件定稿的电子文档应在2个工作日内发送到技术中心存档。
5.2.5分厂级技术文件由分厂编制后加盖分厂受控印章下发执行，每月28号前将最新文件目录发送至技术中心存档。
5.3文件的更改
5.3.1文件应根据实际情况适时更改，以保持文件的有效性和文件管理的严肃性。
5.3.2工艺指标或参数的更改。
为满足生产工艺的实际需要，当文件在执行过程中发现个别工艺指标或工艺参数不能满足生产需要时的更改，以《技术文件修订单》（见附件8.1）形式进行更改。
公司级指标的更改须由技术中心下达，总监批准。
分厂级指标的更改由分厂分管技术的厂长批准。
5.3.3相关职能部门或分厂须适时跟踪文件的适宜性，须在第一时间提出更改申请，更改申请者应填写《技术文件修订单》（见附件8.1），交技术中心审核和总监批准后，由原编制部门进行更改。
小范围的更改可采用换页的方式进行，较大范围的更改采用换版的方式进行。
5.3.4提出更改的部门或分厂需注明替代文件编号，并及时交至技术中心进行作废处理。
5.3.5技术中心/分厂每年组织一次技术文件的适宜性评审工作；及时对不适宜的文件进行修订。
5.4技术文件的保管
5.4.1各技术文件管理人员在接收技术文件时须办理交接手续，并认真验收。
5.4.2每年须对存放的文件进行清理核对和质量检查工作，做到帐物相符；对破损或变质档案及时进行修补和复制。
5.4.3发放至公司各部门/分厂的技术文件，需保存完好；文件被丢失或严重破坏按50元/次进行处理；如是提供给其他单位或顾客等，需出具相关书面证明（【如】发文登记、收条等），如无相关书面证明将视为丢失；重新申领文件需由申请者填写《文件领用申请单》（见附件8.4），经部门主管复核，文件编制部门（或文件管理部门）主管批准后方可领用。
5.4.4对于下发新文件替代原文件，原文件需作废时，各部门及分厂在收到新文
件时立即根据实施时间取出原需作废文件，避免新旧文件混淆导致不良后果；各职能部门及龙凤分厂在2日内将作废文件交至发文部门或技术文件管理部门，东阳及瓶盖分厂可在5日内上交；如延期上交，需提前说明合理的原因，否则以每次罚扣20分积分的方式进行处理。
5.4.5各部门/分厂要不定期清理存放的技术文件，如发现时效已过的文件应及时取出交至发文部门或技术文件管理部门进行作废处理。
5.5技术文件的利用
5.5.1利用技术文件须按要求办理利用手续：技术文件原件原则上不准借出技术中心办公室，仅限就地查阅，并作好查阅查阅登记。
如确因工作需要必须借阅，必须办理借阅手续，时间不超过两周，因特殊情况需继续使用的，应办理续借手续。
5.5.2文件利用人不得任意摘抄或复制文件内容，如确有需要，必须经上级主管批准才能摘抄或复制；要爱护文件，保持整洁，不准在文件上写字、划线或作记号等；所借文件不准拆卷及任意抽、换卷内文件。
5.5.3借出和归还文件时，应办理清点手续，由内务员和借阅者当面核查清楚。
5.5.4所借文件不准转借他人，必须专人专用；拷贝的电子文档不得转发或泄露给他人。
5.5.5资料如有丢失，损坏或泄密，要立即报告，并追究有关人员责任。
5.6技术文件作废后的处置
5.6.1对于作废的公司级技术文件由技术中心按«技术文件发放及回收登记表»收回、做好记录，并在作废的技术文件上盖上“作废”的红色印章，作废文件底稿应该存档保留三年以上，从使用部门收回的作废文件每年进行清理后填写«技术文件销毁清单»（见附件8.5，经总监批准后进行销毁；分厂级技术文件由分厂参照5.6条要求进行作废销毁，将销毁清单交至技术中心存档。
5.6.2销毁时，由技术中心派一人监销，并在销毁清册上签字。
5.6.3销毁方式:烧毁或粉碎。
6.工作流程：（无）
7.注意事项：（无）
8.附件
8.1《技术文件修订表》
8.2《技术文件审批单》
8.3《文件发放回收记录表》8.4《文件领用申请单》
8.5《技术文件销毁清单》。
