城建档案著录与检索基础知识
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档案检索利用与编研基础知识
档案检索语言的特性
１．单义性 ２．简洁性 ３．规范性 ４．专门性
档案著录与标引的含义
档案著录是档案馆（室）编制检索工 具时对档案的内容和外部特征进行分 析、选择和记录的过程。
档案标引是对文件或案卷进行主题分析， 把自然语言转换成规范化检索语言的过程， 即对主题分析的结果给予检索标识的过程。
档案著录与标引的作用
检索语言概况
检索语言也称为标引语言，是在文献标引和 检索过程中所使用的一种人工语言，它是根 据检索的需要而创立的一种专门语言。检索 语言是档案标引和检索的工具，是将档案主 题概念转换为检索标识的依据。
档案检索语言的作用
（一）对文献内容及某些外表特征给予准确 标引。
（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献 信息。
案卷目录
案卷目录是在档案实体整理过程中，对案卷 进行排列与编号以后，将案卷号、案卷题名 及其他特征进行系统登记的检索工具。其中， 案卷目录表是案卷目录的主体，案卷目录表 的基本项目包括：案卷号、案卷标题、案卷 起止日期、页数、保管期限和备注等。
全引目录
全引目录也称“卷内文件目录汇编 （集）”，它是将全宗或全宗内的某一部 分案卷目录和卷内文件目录合二而一，汇 编而成的一种目录，它是一种文件级检索 工具，它是完全利用原案卷目录和卷内文 件目录，前面为案卷目录，后面为该案卷 目录所包含的卷内文件目录，在案卷目录 的备注栏内，列出其卷内文件目录的所在 页号，在卷内文件目录的备注栏内填上案 卷号。
第二节 档案利用
一、档案利用工作的含义与作用 二、档案利用者对档案信息的需求的含义与
类型 三、档案利用的方式和途径 四、开放档案的含义及进行档案开放的意义 五、对档案利用者提供档案利用
档案利用的含义
档案检索及其工作内容
三、检索工具 机关单位主要的检索工具主要包括： 机关单位主要的检索工具主要包括： 1、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位， 、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位， 依次登记造册的目录。 依次登记造册的目录。 2、案卷目录；以案卷为单位依次登记造册的 、案卷目录； 目录。 目录。 3、全引目录：案卷目录+卷内文件目录。 、全引目录：案卷目录 卷内文件目录 卷内文件目录。（3）逻辑非关系（NOT）
表示否定关系，即检索目标不包括这方面的 内容，一般用符号“——”表示。如 干部——共产党员 共产党员 干部 表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用 排除法控制检索结果，有利于提高检准率。
五、档案提供利用
（一）档案提供利用的基本方式 1. 以档案原件提供利用 2. 以档案复制品提供利用 3. 综合档案内容编写书面资料提供利用
保存检索工具的装具（外观） 保存检索工具的装具（外观）
保存检索工具的装具（内部） 保存检索工具的装具（内部）
四、档案的计算机检索
在手工检索和计算机检索系统中都有需要制定和实 施检索策略，检索策略是指人们进行检索的方案和计划， 施检索策略，检索策略是指人们进行检索的方案和计划， 作为计算机检索的“行动方针” 作为计算机检索的“行动方针”。 编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检 索词之间的逻辑关系，检索策略的编制成果是检索表达式。 索词之间的逻辑关系，检索策略的编制成果是检索表达式。 检索表达式最常用的是逻辑表达式，主要有三种。 检索表达式最常用的是逻辑表达式，主要有三种。
（2）逻辑或关系（OR） ）逻辑或关系（ ）
表示两个词之间的任选关系，即满足其中之 一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。如 医生”表示检索有关教师或医生方面的档 “教师+医生 教师 医生 案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种 关系使用越多，表示选择的范围越大，因此在一 般情况下使用逻辑或关系有利于提高检全率。
城建档案通用知识
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二、建设工程文件
建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各 种形式的信息记录，简称为工程文件。 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T503282001）将建设工程文件按照建设程序划分为5部分： ①工程准备阶段文件 ②监理文件 ③施工文件 ④竣工图 ⑤竣工验收文件
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三、建设工程文件的归档整理
①城市建设的经验积累和技术储备 ②进行城市规划工作的基础 ③城市建设和管理的重要依据 ④建筑物维修、改建、扩建的依据 ⑤征用土地、房地产权产籍的法律系依据 ⑥城市防灾、抗灾、减灾和灾后恢复重建的重要依据 ⑦城市科学研究的重要资源
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四、城建档案管理工作
城建档案工作的基本原则 ①按照统一领导，分级管理 ②维护城建档案的完整与安全 ③便于城市建设及社会各方面工作的利用
城建档案的产生是社会和城市发展的客观需要
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随着城建档案的产生，人们在实践中的认识 不断加深，逐步形成了关于城建档案的概念。 1997年建设部颁布的《城市建设档案管理规定》 （建设部第61号令发出）对城建档案做了科学定义。
《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）
城乡建设档案的定义：在住房和城乡规划、建设 和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值 的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种 形式和载体的历史记录，建设工程文件的归档整理 四、建设工程档案的验收与移交 五、建设工程电子档案管理 六、建设工程项目报批程序
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一、建设程序
建设工程档案：在工程建设活动中直接形成 的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、 电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录， 简称工程档案。
《建设工程文件归档整理规范》归档范围 中确定的建设工程竣工图有两大类，一个是建 筑安装工程竣工图，一个是市政基础设施工程 竣工图
档案管理基础(第6章档案的检索)备用
专题目 是集中、系统地揭示档 录 案室（馆）有关某一专 门事物、专门内容档案 的检索工具。
人名索 是揭示档案中所涉及的 引 人物并指明出处的检索 工具。它是查找涉及人 物档案的有效途径。
地名索 是揭示档案中所涉及的 引 地名并指明出处的检索 工具。它可以为利用者 提供查询有关档案的途 径。
文号索 是揭示文号和档号之间 引 对应关系的检索工具， 它提供了按照文号查询 档案的途径。
稿本是文件的文稿、文本、版本的名称，依实际情况著录 为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝 图、原版、修订本、影印本等，其前加“ .—— ”。
文种是指文件种类的名称。文种依实际情况著录为命令、 决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、原始记录、 说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、 诰、敕、奏折等，其前加“ ：”号。
e. 对同一主题的标引是否前后一致。
审校的程序：分为自校、互校、总校。
a. 自校：标引人员对自己的标引结果进行校对，发现主 题分析有误、归类不当、前后不一致、符号错误等问题， 及时纠正。
b. 互校：标引人员对标引结果互相进行校对，纠正因个 人理解不同而引起的错误，保持不同人员标引的一致性。
c. 总校：在自校、互校后，进行总校，进一步消除标引 中的错误和误差，保证标引工作的整体优化。
查准率
检索出的有关档案 检索出的全部档种互逆关系，即如 果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就 会下降；反之亦然。
第二节 档案著录和标引
档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录， 以从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分，指出其 存放位置，为利用者提供查找档案的途径。
5.著录级别
按照《档案著录规则》，档案著录级别可以时单份文 件、一组文件、一个案卷或一组案卷。
档案检索利用与编研基础知识
档案编研工作的原则
1．存真性原则 2．实用性原则 3．可行性原则
大事记的编写
第一，观点正确，用材真实。 第二，大事突出，要事不漏，小事不要。 第三，系统条理，简明扼要。
组织沿革的编写
组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系 统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案 参考资料。组织沿革主要包括如下内容：地区、 专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变 更情况；机关成立、合并、撤销的时间、原因， 机关名称的变更，办公地点的迁移；机关的性质、 任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情 况；机关内部组织机构的设置及变化情况，职权 范围，机构负责人的姓名、任职情况；机关及内 部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。
专题目录
专题目录是指超越年度、全宗的界限， 按照一定题目，将涉及同一专题的档案 著录成卡片条目，集中组合而成的检索 工具。其针对性强，便于迅速查找专门 需求的档案材料。编制程序大致为：选 题、选材、制卡，按问题、部门、时间、 地域或其他特征设置类别体系，各类和 类内再依照一定顺序系统排列。
文号目录
检索语言概况
检索语言也称为标引语言，是在文献标引和 检索过程中所使用的一种人工语言，它是根 据检索的需要而创立的一种专门语言。检索 语言是档案标引和检索的工具，是将档案主 题概念转换为检索标识的依据。
档案检索语言的作用
（一）对文献内容及某些外表特征给予准确 标引。
（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献 信息。
著录与标引是建立档案检索系统的基础和前 提。档案经过著录标引才能形成条目和组 织检索工具，把具有检索意义的档案信息 存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。 其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和 查找功能，都必须依赖于著录项目的完备 和标引的准确与深度。档案著录标引的质 量对档案检索工具的质量和效率有着决定 性影响。
档案检索基础知识培训
▪ 8.3.1.2 档案著录原则 ▪ 1、客观性原则 ▪ 2、力求内容准确，形式一致，符合标准化
8.3.2 档案著录格式
▪ 有两种类型：表格式和段落式。根据《档案
著录规则》，主要采用段落式。段落符号式条 目格式式例：
分类号
档案馆代号
档号
电子文档号
缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号∕责任者+附件. －稿本：
▪ 3、副题名及说明题名文字*
▪ 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文 著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不 必著录。
▪ 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文 字，副题名及说明文字前加“：”。
▪ 4、文件编号*
▪ 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准 规范文件的统编号、图号等。除年度号用
文种. －密级：保管期限. －时间. －载体类型：数量及单位：规格. －附注
提要
主题词或关键词
8.3.3 著录项目
▪ 8.3.3.1 题名与责任说明项 ▪ 1、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。
几种情况： ▪ （1）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加
“〔〕”。 ▪ （2）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再
著录标引
编制
检索工具
存储
确定
查找内容
查找
查检
8.1.2 检索效率
▪ 8.1.2.1 含义 ▪ 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求
的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索 系统性能与质量的一个最基本指标。
▪ 8.1.2.2 指标设置 ▪ 检索效率通常采用查全率和查准率两个指标
来衡量。
检索基础知识
部分基础知识主要知识点第一节基本概念信息是无形的，它是客观事物的运动状态和特征的反映，是人们认识事物发展的基础。
事物是不断变化发展的，那么它的运动状态和特征也应随着不断变化而发展。
在人类已经进入信息社会的今天，信息被视为如同能源、空气和水一样重要。
信息资源被视为与自然资源同等重要的第二资源。
人们将一个国家信息化程度的高低作为衡量一个国家发展水平的标志。
一个国家科学技术发展水平、经济持续发展都与信息的开发和利用密切相关。
知识是人类对自然界、人类社会中各种现象、规律的信息反映进行思维分析，加工提炼，经过系统化、理论化的过程。
也就是人的大脑通过思维重新组合的系统化的信息集合。
因此，系统化、理论化的信息就称为知识。
信息是知识的源泉、材料，知识是信息的理论和结果。
情报是人们在一定的时间内为一定的目的而传递有使用价值的知识或信息。
这种情报具有保密性、时效性、传递性的特点。
情报的种类有多种。
按服务对象不同，可分为军事情报、科技情报、战略情报、战术情报等；按传递媒介分为文字情报、实物情报、声像情报；按传递范围分为大众情报和专门情报。
三者的关系是：信息是知识的源泉；知识是系统化、理论化的信息；情报是活化的知识和信息，能为人们所利用，其涵义关系是信息>知识>情报。
第二节文献的基本概念一、文献的定义和属性凡属于人类的知识，用文字、图形、符号、声频、视频等手段记录保存下来，并用以交流传播的一切物质形态的载体，都统称为文献。
知识是文献的实质内容，载体是文献的外在形式，而记录是联系知识与载体的手段。
部分基础知识二、科技文献的类型（一）根据加工层次划分1．一次文献：即原始文献，是作者根据自己的工作和研究成果而写成的文章，也可称原始论文。
其特点是内容有创新性，含有前所未有的发明创造，或者一些新的见解与理论，是科学技术有所前进的标志。
一次文献是对知识的第一次加工，是信息的基础，也叫信息源。
一次文献包括：期刊论文、研究报告、会议录、专利说明书、学位论文等。
城建档案著录与检索基础知识(ppt33张)
二、建设工程声像档案归档内容 （深圳）
第三节 城建声像档案管理（2）
三、建设工程声像档案拍摄工作要求
（1）声像档案应由声像制作人员跟踪拍摄，包括录像、 照相，并按照有关规范要求编制成声像档案。 （2）拍摄内容主要包括：开工前原貌、开工典礼、桩 基及基础部分施工、管线铺设复土前重要环节，重要 会议、重大技术改造及工程事故处理、工程竣工全貌、 工程竣工验收等。 （3）录像、照相应拍摄建筑物全景、中景、近景、特 写、正面、侧面、背面、以及工程结构细部。 （4）拍摄次数视工程具体情况而定，一般工程需到现 场拍摄3~5次，大型重点工程8~10次。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。 （1）书本式（簿册式） ； （2）卡片式 ； （3）地图式 。 此外，根据检索工具的检索深度不同可将它分为项目级目录、案 卷级目录与文件级目录三种；按检索广度不同把检索工具分为专 题目录和普检目录两种；按检索手段不同分为手工检索工具和机 械检索工具两种等。
第五节 城建档案计算机检索(5)
四、计算机检索方法
关键字检索 在日期范围中检索 模糊检索 全条件检索 全文检索
第五节 城建档案计算机检索(6)
五、计算机检索的基本流程
完整的计算机检索系统由存储（信息输入）、 检索（查找）、输出三个分系统组成。 (1)窗口查询； (2)触摸屏查询； (3)网上查询。
城建声像档案工作
第一节 声像档案概述
第2526课时项目四(档案检索)
项目四 第三部分 档案的检索
1.了解挡案计算机检索的特点。 2.了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义 与规则。 3.掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 4.知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法， 档案检索工具体系的构成。 5.掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对 文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。
1.档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为 导向，提供检索工具，构筑信息平台。 2.工具的价值在于改进服务；重要的是使用工具的智 慧。
知识点一 档案著录与标引 知识点二 档案检索工具 知识点三 档案的计算机检索
知识点一 档案著录与标引
平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。
——林肯
图9-10 文件的形成时间应注意的问题
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、 胶卷、磁带、磁盘、光盘等。 （2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计 单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加 “：”号。 （3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。
2-13-18-3 36-21
12-011-15
关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］ 16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部： 长期．—19981112.—4页：260mm×184mm
（提要略）
环境保护办法
文件级著录卡片
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
分类号
档案馆（）
代号
档号
缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者
1.了解挡案计算机检索的特点。 2.了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义 与规则。 3.掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 4.知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法， 档案检索工具体系的构成。 5.掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对 文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。
1.档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为 导向，提供检索工具，构筑信息平台。 2.工具的价值在于改进服务；重要的是使用工具的智 慧。
知识点一 档案著录与标引 知识点二 档案检索工具 知识点三 档案的计算机检索
知识点一 档案著录与标引
平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。
——林肯
图9-10 文件的形成时间应注意的问题
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、 胶卷、磁带、磁盘、光盘等。 （2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计 单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加 “：”号。 （3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。
2-13-18-3 36-21
12-011-15
关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］ 16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部： 长期．—19981112.—4页：260mm×184mm
（提要略）
环境保护办法
文件级著录卡片
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
分类号
档案馆（）
代号
档号
缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者
城建档案的整理与收集
一、选择题（一）单选题1、城建档案的分类原则之一是（A）；A、以城建档案的内容为基础，正确选用分类标准；B、按照载体不同分类。
2、城建档案的分类原则之一是（A）；A、城建档案分类要符合城建档案形成单位及专业专业活动的性质和特点；B、分为市政工程和建筑安装工程。
3、城建档案的分类原则之一是(B ) ；A、分类方法可以反复运用；B、分类类目体系设置与排列具有逻辑性。
4、城建档案案卷封面移交单位，交城建档案馆(室)填写为(B)；A、施工单位；B、建设单位；C监理单位。
5、城建档案卷内目录的责任者应是( B)；A、城建档案员个人；B、该项文件形成的主要责任单位。
6、城建档案案卷封面编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、卷内城建文件形成的起止日期。
7、城建档案卷内目录的序号每卷应(B)；A、连续编号，例如第一卷1—12编序号，则第二卷应从13开始编序号；B、从1开始编序号。
8、城建档案卷内目录的起止页号应是(A)；A、每卷应独立从“1”开始编号；B、卷与卷之间应连续编写张页号。
9、城建档案卷内目录的编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、该项城建文件形成的起止日期。
10、城建档案卷内备考表的立卷人和审核人是指(B)；A、城建档案装订整理的档案员；B、城建档案员和该工程技术负责人。
（二）多选题1、工程档案分类的方法有( A、B、C、D、E )等。
A、按程序和阶段分类，B、按专业分类C、按载体分类D、按时间分类E、按责任者分类。
2、组成城建档案保管单位的要求有(A、B、D )；A、必须是一组有内在联系的文件材料所组成；B、不同保存价值和密级的各种城建文件材料，要在保持其固有内在联系的前提下，适当地分别组成的保管单位；C、照片单独组卷；D、保管单位内的城建文件材料有一定相对数量界限。
3、为了便于查阅利用和保管存放，每卷厚度为(B、D、E )；A 、光盘播放时间不超过30分钟；B、图纸卷不超过30mm；C、照片不超过40mm、D、文字材料立卷净厚度不宜超过20mm；E、文字和照片材料必须装订。
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3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成 一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编 写页码。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类第一节 建档案著录(2)一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
按载体形式划分 ：
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
（卡片式还使用段落符号式著录格式 ）
第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
城建档案著录与检索
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机 储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类第一节 建档案著录(2)一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
按载体形式划分 ：
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
（卡片式还使用段落符号式著录格式 ）
第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
城建档案著录与检索
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机 储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。