中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书

中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书

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中国南方电网有限责任公司工作标准

基建项目档案管理业务指导书

-10-22 发布

-10-23 实施

1总则

中国南方电网有限责任公司 发 布

1

目 录

1 业务说明 3 2 适用范围 3 3 引用文件 3 4 术语和定义 4 5 管理要点 4 6 流程步骤及说明 6 7 附录 22 附录A电网建设档案过程管理用表 22 附录B基建工程并网资料报送清单 22 附录C运行单位档案移交清单表 22 附录D施工单位档案计划编制及管控表 22 附录E电网建设项目档案质量规范 22 附录F电网基建工程档案清单目录 22 附录G业务指导书基本信息表 23

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基建项目档案管理业务指导书

1 业务说明

本指导书承接《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》，进一步明确基建项目档案管理要求 为指导公司各级基建管理部门及业主项目部规范开展基建项目档案管理业务，明晰档案管理流程，明确档案管理要求，特制定本业务指导书 本业务管控策略为指导型 本业务统一规范策略为全网统一 2 适用范围

本业务指导书用于开展电网建设项目文件收集、整理、组卷、移交等管理业务适用于公司各级基建部门及业主项目部档案专责 其他基建项目参照执行 3 引用文件

《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国档案法实施办法》 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 《重大建设项目档案验收办法》 《建设项目 《电子文件归档与管理规范》 《照片档案管理规范》

《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》 《中国南方电网公司有限责任公司档案管理办法》

《中国南方电网公司有限责任公司营配信息集成规范之六：电子化移交规范》

3

4 术语和定义 项目文件

建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等 项目电子文件

记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件 项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理等单位在项目完成时向建设单位移交经整理的全部文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构 项目档案

指经过鉴定、整理并归档的电网建设项目文件 项目档案移交

项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案 项目电子文件移交 项目建设单位各部门及各参建单位通过内网、档案信息系统或其他脱机存储介质向建设单位档案部门移交经整理的项目电子文件电子文件由参建单位制作光盘随竣工文档同期移交至建设单位 5 管理要点

基建项目档案管理涵盖项目立项至竣工的全过程，主要分为项目规划与可研、初步设计与招标、建设准备、建设实施、启动投产与移交、项目收尾等阶段按照“谁主办、谁形成、谁归档”的原则，项目文件的形成、收集、整理、组卷必须与工程建设同步进行

在主网工程第一次工地例会时或配网工程按批次施工招标完成后，建设单位

4

档案管理部门负责或授权经培训合格的业主项目部人员，根据附录F，对档案收集、整理、组卷、完成时限等要求向参建单位进行交底，并填写《档案交底记录》

业主项目部组织设备材料到货验收时，必须将设备铭牌参数、出厂说明书、出厂试验报告等资料纳入验收内容，验收合格后交施工单位整理、组卷

业主项目部负责组织建设单位档案管理部门开展35kV级以上主网项目档案中间检查，检查次数不得少于2次，分别在变电站土建交安/线路基础完成/电缆管沟施工完成和建设完成后运行进场前开展中间检查完成后，由建设单位档案部门负责填写电网建设项目文件材料中间检查情况表和电网建设项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表，对检查中发现的问题限期进行闭环中间检查只针对输变电工程进行开展

工程启动投产前，业主项目部应按下列时间要求，提前向系统运行部门按附录B要求提交并网资料

(1) 高压直流、特高压、串补工程提前5个月； (2) 千伏及以上电网工程提前3个月；

(3) 35千伏电网工程提前2个月； (4) 配网工程提前2周；

(5) 电源工程参照同电压等级送出电网工程；

(6) 输电线路实测参数在首次并网计划时间前3个工作日报送

业主项目部应随工程启动预验收，同步开展移交生产运行部门资料的检查，并确保在工程启动验收前，向工程生产运行部门移交设备台账应按照公司设备台账规范执行，其余文件应形成电子文件，实现电子化移交信息系统上线运行前，应采用光盘、U盘等移动存储媒介实现线下的电子化移交

输变电工程投产后一个月内，业主项目部负责组织工程各参建单位审查工程竣工资料，审查通过后移交建设档案部门建设单位档案部门在收到资料后15个工作日内提出需要整改的问题，业主项目部负责督促参建单位，在收到整改问题后在15个工作日内整改完毕并移交

5

6 流程步骤及说明

输变电工程档案流程步骤及说明 输变电工程档案管理流程图

6

输变电工程档案管理总体流程

建设单位

计划部门相关人员

档案部门相关人

员

基建部门相关人员

业主项目部相关人

员

设计单位相关人

员

参建单位

监理单位相关人员

施工单位相关人员

开始 接收输变电工程立项资

料

接收、审核、归档项目立项档案

收集、整理工程立项资料，并向档案、基建移

交

组建或调整业主项目部，并向业主项目部移交立项资料

审核、接收输变电工程立项资料

收集、整理工程招投标、合同文件

复核、接收、保存项目初步设计与招标相关文件资料

开展工程设计，并收集、整理、移交项目初步设计文件

第一次工地例会协调档案部门向参建单位开展档案交底并检查各单位档案完成情况

接收、归档项目工程前期档案

收集、整理、移交项目报建批文、征地拆迁等资料

收集、整理方案审批资料

编制工程档案收集计划

收集、整理方案、人员、机具报批资料

监控参建单位工程过程资料1

收集、整理工程设

计变更资料收集、整理施工过程监理文件

收集、整理施工、安装、调试文件及设备出厂试验报告、说明书、设备信息等资

料()

组织档案中间检查 移交施工过程监理文件

移交施工、安装、调试文件

审查接收项目准备、实施、启动验收及投产阶段

档案

收集、整理、移交工程结算审核、批复文件

组织档案归档审查

编制并移交竣工图文件资料

配合项目档案审查，按要求整改

接收、归档项目档案组织开展档案验收

收集水保、环保等专项验收资料并移交

完成档案整改，向档案部门移交项目档案提

出档案验收申请

结束

7

输变电工程档案管理流程说明

流程节点编号

流程节点名称

收集、整理工程

立项资料，并向档案、基建移交 接收、审核、归

档项目立项档

案

接收输变电工程立项资料 涉及部

门

计划部门

涉及角色/岗位

项目负责

人

工作指引

计划部门收集整理工程立项资料，向档案部门移交，并向基建部门移交立项资料电子版

风险点描

述 引用文件条

款 关键控制点

质量门管控

时间要求

可研核准后5

天内 可研核准

输入信

息 输出信息

信息记录

量化指标

- - - -

质量门管控表

- 档案部门 基建部门

档案专责

接受、审核、归档项目

立项档案

《基建项目

-

管理办法》 《基建项目

-

管理办法》 《基建项目

-

管理办法》 《基建项目

-

管理办法》 《基建项目

- 对照档案收集清单确保招投标资料完整准确

8

- 后5天内 可研核准后5天内 可研核准

- - - -

前期专责 接受工程立项资料

质量门管控

- -

质量门管控表

- 组建或调整业

主项目部，并向业主项目部移交立项资料

基建部门

综合专责

发文组建或调整业主项

目部

- 后30天内 可研核准

- - - -

前期专责

审核、接收输变

电工程立项资

料

向业主项目部移交立项

资料

按照档案清单要求，审核、接受输变电工程立

项资料

收集、整理工程招投标

- 后30天内 业主项目部组建或调整后5天内

- - - -

业主项目部

协调工程

师 管理办法》

质量门管控

- -

质量门管控表

-

收集、整理工程

招投标、合同文

件

基建部门

信息和合同文件，将原

技经专责

件移交至档案部门，并向业主项目部移交一份

复印件

《基建项目管理办法》

-

招标完成后3天内

- - - -

开展工程设计，

并收集、整理、设计单移交项目初步设计文件 复核、接收、保

存项目初步设计与招标相关文件资料

业主项目部

项目经理 位

设总

收集整理项目初步设计文件，并向建设单位移

交

收集整理项目施工图文件，并向建设单位移交 组织招投标负责人、设总等召开会议，复核、接收、保存项目设计和招标资料

1档案专责负责向档案部门申请开展档案交

业主项目部

项目经理 档案专责

底

2项目经理组织档案部门、基建部门档案专责等对项目产生的档案进

行审核

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- - -

《基建项目管理办法》

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初步设计完成时间节点前 施工图完成时间节点前 施工招标完成后5天内

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