电子版原始记录管理规定

原始记录管理制度1．总则原始记录是企业开展经济核算主要依据,是按照规定格式用数字和文字对企业经济活动中的具体事实所进行的最初记载,为可靠的第一手资料;原始记录的正确与否都直接影响企业管理工作的改进与提高;为了使全厂压力容器制造过程原始记录做到完整、统一、准确、及时,特制订本制度;2.记录的分类a：产品数量、品种、质量等方面的记录；b：劳动力和工时利用方面的记录；c：原材料和节约利用等方面的记录；d：设备运用和安全生产方面的记录；e：技术革新和合理化建议等方面的记录;3.业务分工原始记录实行统一管理,分工负责,全厂由技术部资料室负责生产管理方面和经营管理方面的原始记录,主要负责审核各归口业务拟定补充修改的原始记录,统一编号,建立原始记录目录,并负责对原始记录执行情况的检查和业务指导,保证原始记录的正确使用;各主要业务归口部门的分工如下：a、生产部负责：厂内计划及各种综合统计报表等方面的记录；产品Q/压力容器制造管理制度、作业指导书本章共4页第2页标题原始记录管理制度版次/修订：A/0修订日期：发布日期：质量,半成品,在制品,铸锻件,外协件等有关数量和质量,伤亡事故、劳动保护及安全教育方面的记录;b、经营部负责：产品供货合同及成品、备件入库,保管、发货等方面的记录;c、技术部负责：产品试验以及产品设计等方面的记录；产品工艺管理及材料定额等方面的记录;d、质检部负责：产品质量检查方面的记录；计量和金相试验及仪器计量工具修理等方面的记录;用户服务方面的记录;e、公司办公室负责：劳动力数量,工时利用、出勤、加班加点以及人员变动；工时定额和工票等方面的记录；职工教育方面的记录;f、设备处负责：设备的数量,使用,变动,事故以及电、气消耗等方面的记录；能源耗用,节约等方面的记录;g、物资供应部负责：物资的收发、领退、消耗、结存、节约等方面的记录; 4记录要求各单位应认真做好原始记录的管理工作,有关人员要明确责任严格按规定的路线传递,正确完整填报,不得弄虚作假,不得任意涂改撕毁;视情节轻重对有关人员及领导分别给予罚款或行政处分;各业务归口单位如需新增或变更原始凭证时,必须提出式样填制说明Q/压力容器制造管理制度、作业指导书本章共4页第3页标题原始记录管理制度版次/修订：A/0修订日期：发布日期：和传递路线,技术部审核,统一编号后方可印刷,未经批准编号的原始凭证,办分室不予批准印刷,所填报单位有权拒填;5记录的填写记录应用计算机输入或用钢笔、水笔填写,不得用圆珠笔、铅笔填写记录填写时书写应工整清晰,不得使用修正液修改或不符合规定的涂改记录填写发生错误时,应用双划线将错误的内容划去后,在其上、下、左、右位置便于填写处写上正确的内容,修改次数不得超过每页3处原始记录必须在检验现场填写,并且内容齐全真实、标识清楚尽可能地可复原检验时的情况,不得提前记录或事后补记,更不能伪造;记录上的相关人员签署处不得空白并应由本人签名,不得代签;记录内容必须填写齐全,因客观情况空缺的项目,应将该项目用单划线划去记录用词应规范；优先使用规范标准所采用的术语,除行业内约定俗成的简称外应用全称;记录上所有印章应是红色的检验工作相关记录的填写见相应的作业指导书;记录归档后任何人不得修改;Q/压力容器制造管理制度、作业指导书本章共4页第4页标题原始记录管理制度版次/修订：A/0修订日期：发布日期：6原始记录的保管各业务归口单位的原始记录,应按月年装订成册,指定专人妥善保管,保管期限一般为五年;属于全厂综合性的统计资料交厂文书档案室存档,财务会计方面的原始凭证的保管期限根据上级规定执行;。

原始记录管理规定一、目的为规范记录的填写，体现记录的原始性、准确性、可追溯性，特制订本要求。

二、原始记录的设计和编制意义1.记录的充分性和必要性：记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。

为此，既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。

2.记录的真实性和准确性：真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。

因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。

填写记录应实事求是、严肃认真。

3.记录的规范化和标准化：应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必须的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。

对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。

三、记录过程中常见问题1.盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

（例如：我们在填写质量报表时，本来该真实记录的而为了应付检查而进行更改）2.乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写，保管收集混乱，责任不清。

3.散：保存、管理分散，未作统一的规定。

4.松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。

5.空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性。

6.错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

7.假：数据记录填写不真实、随意编造数据。

雅安市环境监测站原始记录及出站汇报审核流转管理规定一制定目旳为贯彻本站“措施科学先进、数据精确可靠”之质量方针、加强环境监测工作全程质量控制与监督、规范原始记录与汇报流转, 健全原始记录与汇报审核工作内容, 特制定本规定。

二合用范围1 监测技术室现场采样原始记录（采样单）；2 监测技术室需根据室内测试浓度进行折（换）算旳监测原始记录；3 监测技术室使用现场监测仪器测定旳现场监测原始记录3 样品测试中心试验室测试分析原始记录；4 需加盖环境监测资质章、计量章和监测汇报专用章旳多种出站汇报。

三内容及程序（一）监测技术室原始记录1 现场监测原始记录类别现场监测原始记录包括原始采样记录、需根据室内测试浓度进行折（换）算旳监测原始记录及其他现场监测原始记录（如比对监测记录、现场监测仪器测试原始记录等）2 现场监测原始记录填写与审核（1）现场监测原始记录编制由监测技术室初步拟制、技术负责人审核同意、质量管理室归档、统一编码；现场监测原始记录尤其是采样原始记录需设置“采样人”“送样人”“收样人”““监督”“业主确认”五项签字栏。

（2）现场监测人员按照监测采样技术规范或规定如实填写现场监测原始记录或折算记录详细内容, 并在“采样”“送样”栏签字, 填写旳原则为“原始性（不能以第一次, 第二次表达, 要表达为原始旳采样详细时刻或时段）、复现性、规范性”。

（3）监测技术室主任对现场监测取样过程进行质量监督, 同步对现场监测人员填写旳原始记录进行审核, 并在“室主任”栏签字, 审核旳内容重要是监测取样过程旳代表性、科学性, 记录旳规范性、原始性等等。

（4）“监督”栏由属地环境保护行政单位监督人员负责填写。

（5）“接受”栏由样品管理员在对现场监测室采集旳样品进行验收确认后填写, 验收旳内容是确认样品状态与记录旳相符性（数量、性状、样品保留等）。

（6）“样品确认”由企业方代表或者投诉方签字确认, 目旳是要让有关方承认在某种状况下监测取旳样品。

建筑工程原始记录管理制度第一章总则第一条为规范建筑工程原始记录管理工作，确保施工过程中各类原始记录的准确、完整的记录与保存，做到及时、方便的查找、查询和利用，保证建筑工程施工的质量与安全，特制定此管理制度。

第二条本制度适用于建筑工程项目的施工单位，包括项目经理部、总包单位、分包单位等，管理人员、技术人员等均应遵守本制度的规定。

第三条原始记录主要包括但不限于合同、图纸设计文件、施工方案、报批文件、质量检验记录、档案资料、报告材料、现场监理记录等。

所有原始记录必须按照规定进行合理整理和保存。

第四条原始记录管理负责人应当认真履行管理职责，加强对原始记录的收集、整理、存档和保管等工作，做到准确、全面、及时。

第五条对违反本制度规定，管理不善导致的损失，责任人应当承担相应的法律责任。

第二章原始记录收集第六条各部门应对建筑工程项目的所有原始记录进行及时、准确的收集。

收集对象应该包括所有与工程项目相关的文件。

第七条收到新的原始记录文件时，应当及时进行归档，确保原始记录文件放置位置正确、整齐。

如遇有遗漏或遗失的情况，应当及时通知相关责任人。

第八条对于原始记录文件的收集应当进行登记，并妥善保管收据。

登记应当包括文件名称、日期、文件编号等信息。

第三章原始记录整理第九条对于收集到的原始记录文件，应当进行整理分类。

根据不同的文件内容，分门别类进行整理，保证文件的准确性和完整性。

第十条对于原始记录文件的整理应当按照文件的重要程度和使用频率进行安排进行。

对于重要的文件，应当放置在易于查找的地方。

第十一条原始记录文件整理完成后，应当进行盖章备存。

盖章应当包括文件编号、日期、相关部门负责人等。

第四章原始记录保管第十二条对于整理后的原始记录文件，应当进行安全保管。

保管位置应当保持干燥、通风。

第十三条对于设计文件等纸质文件，应当进行柜子保管，确保不受潮、变形等损坏。

第十四条对于电子文件，应当存放在网络服务器或云端，同时进行定期的备份。