06 文件分类、编码及版本管理制度

管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。

二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。

三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。

2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。

3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。

4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。

四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。

2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。

3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。

4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。

五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。

2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。

3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。

4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。

六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。

2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。

3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。

七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。

编码管理制度1. 前言编码是企业软件开发过程中的关键环节，良好的编码管理能够提高代码质量、减少错误、提升开发效率。

为了规范编码行为，提高团队协作效率，特订立本编码管理制度。

2. 编码规范2.1 命名规范1.变量、函数、类命名应具有描述性，遵从驼峰命名法，尽量避开使用缩写和简写。

2.常量命名应全部大写，使用下划线分隔单词。

3.文件名应具有描述性，与文件内容相符，使用小写字母，单词间用下划线分隔。

2.2 注释规范1.每个函数和类都应有简要的注释，描述重要功能、参数说明和返回值。

2.注释应清楚明白，避开使用含糊不清的词语和多而杂的表达方式。

3.注释应与代码同步更新，保持准确性。

2.3 格式规范1.使用恰当的缩进，加添代码可读性。

2.行宽度不应超出80个字符，超出部分应换行。

3.使用空格来分隔运算符、关键字等，以提高代码可读性。

3. 版本掌控3.1 Git使用规范1.每个任务对应一个Git分支，分支名称应包含任务编号和描述。

2.遵从提交小而频繁的原则，每个提交应只包含一个有心义的更改。

3.提交信息应包含简要的描述和任务编号。

3.2 代码审查1.每个代码更改都应由至少一名开发人员进行审查。

2.审查人员应认真检查代码质量、命名规范、注释是否符合要求。

3.审查人员应供应明确的反馈和建议，并在代码仓库中记录审查看法。

4. 编码流程管理4.1 任务调配1.项目经理依据项目需求和团队成员本领调配任务。

2.每个任务应明确指定负责人和截止日期。

4.2 开发流程1.负责人应依据任务需求进行编码工作。

2.完成编码后，应提交代码至代码仓库，并进行自测。

3.负责人应将测试通过的代码发起审核，等待审查人员审核。

4.3 修复和迭代1.若代码审查中存在问题，负责人应及时修复。

2.修复完成后，负责人应再次提交代码进行审核。

3.若需求更改或bug修复，请依据实际情况进行相应的调整，及时更新代码和文档。

5. 员工培训和考核5.1 培训计划1.新员工入职后，应布置系统的培训计划，包含编码规范、版本掌控和编码流程管理等内容。

文件编码管理制度简称一、总则为规范文件编码管理工作，提高文件管理效率和质量，确保文件的安全性和可追溯性，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于单位内所有科室和人员使用的文件编码管理工作。

三、文件编码规定1. 文件编码格式（1）文件编码由数字、字母或符号组成，至少应包含单位名称、文件类型、文件日期等信息。

（2）编码格式统一，要求清晰、规范、易识别。

2. 文件编码原则（1）每份文件应有唯一的编码。

（2）编码应具有一定的连续性和排序性，方便查找和管理。

（3）文件编码应与文件内容相关联，便于快速定位文件。

四、文件编码管理责任1. 文件编码管理人员应负责文件编码的制定、监督和管理工作。

2. 各科室负责人应对本科室文件编码管理工作负责，并定期检查和评估文件编码管理情况。

3. 所有工作人员都应遵守文件编码管理制度，确保文件编码的正确性和完整性。

五、文件编码管理流程1. 新文件编码（1）新文件产生后，由制定文件的责任人确定文件编码格式和规则。

（2）按规定格式编写文件编码，确保准确无误。

（3）将文件编码记录在文件管理系统中，并存档备查。

2. 文件调整重编码（1）如果文件内容需要调整或修改，需要重新编码文件。

（2）重新编码的文件应在原文件编码基础上增加标识，并做好记录。

3. 文件存档管理（1）文件编码完毕后，应按规定存档管理，确保文件的安全性和保密性。

（2）存档文件应定期进行备份和归档，避免文件丢失或遗漏。

4. 文件借阅管理（1）借阅文件时，应填写借阅单，明确文件编码和借阅时间。

（2）借阅期限到期后，应及时归还文件，并在文件编码中标注借阅记录。

六、文件编码管理评估1. 定期对文件编码管理工作进行评估和监督，发现问题及时整改。

2. 对文件编码系统进行定期更新和优化，提高管理效率。

3. 建立文件编码管理档案，记录管理评估结果和整改情况。

七、附则1. 本制度经领导审批后执行，如有变动须重新审批。

2. 本制度由相关管理人员负责解释和执行。

文档编码管理制度
1、目的：
为了方便公司内部的文档整理、归档工作，确保公司文档管理的有效性，特制定本制度。

2、范围：
适用于本公司所有文件、文档的编码管理。

3、权责：
3.1.人力资源与行政部负责公司文档整体编码的制定、管理工作。

3.2.各部门按照本制度制定本部门的文档编码。

4、内容：
4.1.公司文档的分类：
4.1.1.公司各类通知、通告
4.1.2.公司各部门的会议记录
4.1.3.公司各种合同、协议
4.1.4.公司各类规章制度
4.2.编码级次：
4.2.1.公司文档编码以四段级次代码组成。

4.2.2.第一段为部门代码：
ZB：总裁办
YT：业务推广部
GC：工程部
KF：客户服务部
CW：财务部
RZ：人力资源部
XZ：行政管理部
PC：品牌管理部
SC：市场策划部
XK：信息科技部
4.2.3.第二段为文档性质编码：
A：各类通知、通告
B：公司各部门的会议记录
C：各种合同、协议
D：各类规章制度
4.2.4.第三段为日期：
以四位数字表示：两位年份、两位月份（yymm）
4.2.
5.第四段为序列号：
以三位数字表示：从001—999，按序排列
5、综合管理事项：
5.1.本制度未归入的文档类型，如需编码管理的，由人力资源与行政部门单独编制。

5.2.本制度经审核批准后，从xxxx年xx月xx日起执行。

文件分类、代码管理规程文件（记录）编制格式、分类、编码管理规程1．目的：规范文件（记录）编制格式、分类、编码，形成系统，方便查找。

2．适用范围：所有与药品生产质量管理有关的文件。

3．责任者：文件的制定者、文件管理者。

4．内容4.1 文件编排格式4.1.1 文件的文头统一用以下格式4.1.2 统一采用A4左订本，字体除数字外均用小四号“宋体”字，数字用“Times New Roman”小四号字体，标点符号均用空心，每一行均顶左格。

4.1.3文件每页均设页眉和页脚，页眉左方顶格处“钥匙”徽标；右方顶格处为文件编码，编码为五号“Times New Roman”字体，式样如本页页眉，编码根据《文件分类编码管理规程》（GMP-WJO002-03）进行编制；页脚归中为页码，格式为“第×页共×页”；题目栏填写文件的正式名称。

4.1.4 文件正文分为：1 目的：（简明扼要地说明制定该文件的目的是什么）2 适应范围：（该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围）3 责任者：（哪些部门、岗位或人员对该文件负责任）4 内容：内容下的章、条、目分4.1 4.1.1 4.1.1.1叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，与紧接后的第一个字符之间空一格，章、条、目之间不空行。

5 相关记录：相关记录附于该文件后，如无相关记录的，则应在相关记录后注明“相关记录无”。

4.1.5 行与行之间的行间距统一为1.5倍，字间距为标准格式，上下边距均为2.54㎝，左边距为3.17㎝，右边距为2.54㎝。

4.1.6 文件结尾用一横线表示文件终止。

终止线长度为分度尺6格；位置紧邻结束行的下一行，居中；粗细为 1.5磅。

4.2 文件的分类：4.2.1文件分为四类：管理规程、技术标准、操作规程和验证管理规程。

4.2.1.2 管理规程：文件管理、质量标准、设备管理、生产管理、物料管理、卫生管理、计量管理、人事管理、其他管理。

文件编码管理制度范文文件编码管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。

第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。

第二章文件编码的原则和要求第四条文件编码应当遵循以下原则：（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。

（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。

（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。

（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。

（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。

第五条文件编码应当满足以下要求：（一）文件编号长度不得超过10位；（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。

第三章文件编码的管理机构和责任第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。

第七条文件编码管理机构的主要职责包括：（一）制定文件编码的标准和规范；（二）审核和颁发文件编码；（三）指导和监督文件编码的实施；（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；（五）定期评估和改进文件编码管理工作。

第八条文件编码管理机构应当明确责任，并配备专门的工作人员，负责具体的文件编码管理工作。

第四章文件编码的制定与发放第九条文件编码的制定应当按照以下步骤进行：（一）明确文件编码的标准和规范；（二）确定文件编码的生成规则和格式；（三）建立文件编码的数据库和管理系统；（四）制定文件编码的发放程序和要求。

第十条文件编码的发放应当遵循以下要求：（一）申请人应当提交《文件编码申请表》，注明文件的基本信息和要求；（二）文件编码管理机构应当及时审核申请表，并在3个工作日内予以答复；（三）申请通过后，文件编码管理机构应当将文件编号和编码确认书发放给申请人；（四）申请未通过后，文件编码管理机构应当给予明确的理由和解释。

文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。

为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。

下面是一些文件分类及编码规则的建议。

文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。

这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。

2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。

比如销售部门、研发部门、市场部门等。

这样可以方便各个部门管理自己的文件。

3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。

可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。

4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。

比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。

文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。

数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。

这样可以方便对文件进行排序和查找。

2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。

比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。

这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。

3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。

比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。

这样可以方便根据关键词查找文件。

4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。

比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。

这样可以方便追踪文件的修改历史。

总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。

在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。

通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。

文件分类和编号管理制度有限公司标准管理规程1 目的规范文件的分类和编号，便于文件管理的标准化。

2 适用范围本公司现有的文件。

3 责任者质量管理部。

4 内容4.1 本公司GMP文件系统包括标准和记录两部分，分类如下：岗位职责技术标准——工艺规程、批生产记录、质量标准、验证方案标准标准管理规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量标准操作规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量记录——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量、行政、财务4.2 每一文件必须有一个确定的编号和版本号。

文件的版本号用大写英文字母表示，新订文件的版本号为A，第一次修订则为B，照此类推。

4.3 标准类文件编号4.3.1 组成由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如_-Y-ZZZ表示，_为文件代码，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。

例如：SOP-MF-101表示生产类标准操作规程，编号为101。

具体的文件代码、类别代码列表如下：有限公司标准管理规程4.3.2 类别项下的编号分类4.3.2.1 岗位职责类文件（文件代码为RS），各部门流水编号均为001～999。

4.3.2.2 管理制度类文件（文件代码为SMP），各部门流水编号均为001～999。

4.3.2.3 标准操作规程类文件（文件代码为SOP），按以下分类：类别代码为QA、MM，流水编号均为001～999。

有限公司标准管理规程注：如增加产品，流水编号依次增加。

有限公司标准管理规程4.4 记录类文件的编号4.4.1 与标准类文件编号相同，由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如R-Y-ZZZ形式, R代表记录文件，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。

4.4.2 同一类别的文件所属的记录编号应连续。

例如：R-MF-001表示生产类（类别代码MF）的第一份记录表格。

4.4.3 记录文件的编号在表格的右下角标注。

文件体系编号管理制度一、引言文件管理是组织运作中的重要部分，而文件编号管理则是确保文件能够被准确追溯、快速查找的关键。

文件编号管理制度是组织内部管理文件的重要制度之一，旨在规范和统一文件的编号管理，提高工作效率和保障文件信息的安全和完整性。

本制度旨在建立一套完善的文件编号管理制度，为组织内部文件的管理提供指导。

二、管理范围本文件编号管理制度适用于组织内所有部门及人员，在组织内部的所有文件管理过程中均应遵守该制度。

三、文件编号的原则1. 顺序性原则：文件编号的设置应按照文件产生的先后顺序进行，确保文件的编号按照时间顺序排列；2. 分类原则：文件编号应根据文件内容的不同进行分类设置，以便于快速查找和管理；3. 唯一性原则：每个文件编号应当是唯一的，不得重复使用；4. 简洁明确原则：文件编号应简洁明了，便于理解和识别；5. 完整性原则：文件编号应包含所有必要的信息，能够准确表达文件的内容和特征。

四、文件编号的构成1. 组织机构代码：该部门或机构的统一代码，用于标识文件来自哪个部门或机构；2. 年份代码：指明文件产生的年份，便于按时间顺序查找和管理；3. 类别代码：根据文件内容的不同设置不同的分类代码，便于文件分类管理和检索；4. 顺序号：按时间先后顺序进行编号，确保文件编号的唯一性。

五、文件编号管理流程1. 文件产生：所有文件在产生时应当按照规定进行编号；2. 文件登记：文件编号应当记录在文件登记簿上，并建立档案；3. 文件传阅：传阅文件时应核查文件编号的正确性，并记录传阅记录；4. 文件归档：文件归档时应按照文件编号顺序进行整理，并建立档案；5. 文件检索：根据文件编号进行快速检索，找到需要的文件；6. 文件销毁：文件按照规定的销毁周期进行销毁管理，记录销毁信息。

六、文件编号管理的责任1. 组织领导：应当制定文件编号管理制度，并严格监督执行；2. 文件管理员：负责具体执行文件编号管理制度，做好文件的编号、登记、传阅、归档等工作；3. 部门负责人：应对本部门的文件编号管理工作负责，并指导下属人员做好文件管理工作；4. 员工：应按照规定的文件编号管理制度执行，做好文件管理工作。

文件分类编码标准管理规程1.目的：建立文件分类编码标准管理规程，便于文件的区分和管理。

2.范围：适用于所有的GMP文件。

3.职责：所有参与文件起草、审核、批准、修订的部门和人员。

4.内容：4.1文件形成后，每一文件应有文件名称，必须有系统的编码以便识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。

4.2文件编码要满足以下要求：4.2.1系统性：指定专人负责统一分类、编码，同时进行记录。

4.2.2准确性：文件应与编码——对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废，并不得再次启用。

4.2.3可追踪性，可任意调出文件，亦可随时查询文件变更历史。

4.2.4稳定性：文件系统编码一旦确定，一般情况下不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。

4.2.5相关一致性：文件一旦经过修订，必须给定新的编码，对其相关文件中出现的该文件编码同时进行修正。

4.3文件的分类与编码：431分类原则，按《药品生产质量管理规范》（1998年修订）的要求，结合公司的具体情况进行。

4.3.2文件分三大类十章，即标准管理规程、标准操作规程和标准记录表格，见附件1,其中每章代码选用英文缩写，每章代码所含文件内容不同时，可用序号的数码段予以区分。

4.3.2.1标准管理规程：是指由国家、地方或行政部颁发的有关法规、制度或规定等文件以及公司为了行使生产计划，指挥和控制等管理职能，使之标准化、规范化而制订的规章制度、规定、标准、办法等书面要求，如各种规章制度等。

4.3.2.2标准操作规程：是指公司内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考察所规定的标准、程序的书面要求。

如各种SOP等。

4.3.2.3标准记录表格：包括记录、凭证、报告，代码为英文缩写SRT①记录：如岗位操作记录、批生产记录、批包装记录、批档案、日报、月报、年报、批报、产品留样检验记录、各种台帐等。