订单处理表格格式集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
1目的
1.1建立标准的订单处理程序以便客户的要求能够得到及时评审和实施；1.2把公司的应收帐款控制在合理的水平以降低风险；
1.3提高订单及时交付率。
2范围
2.1本程序适用于所有和正裕工业公司签署正式销售合同或形式发票的所有
客户的订单；
2.2本程序适用于所有国内、国际销售的订单；
2.3本程序适用于所有已生产的产品订单和需要开发的新产品订单。
3定义
3.1没有确认的订单：没有确认的订单是指客户有从公司购买产品的愿望，
但需要进一步对交付期，产品的可供应性，客户的特殊要求等信息进行
进一步确认的订单或客户预付款没有到位的订单。
3.2确认的订单：确认的订单是指客户书面地对所有购买的产品规格和数量
等进行确认，购买的条款参见双方所签订的合同。
3.3订金：客户按照合同要求付给公司用于确认订单处理的一部分款项或保
证金，通常为订单总值的一定百分比。
3.4最小起订量：每个订单每个零件号的最小起订数量。
3.5订单反应时间：从订单确认和预付款满足合同要求之日起到产品装上船
的开船日期的时间间隔。
3.6订单销售额：客户按实际发货规格和数量支付的全部货款。只有当客户
100%支付货款后，该订单的销售才算结束。
3.7交付日期的起算日期：客户对订单的确认日期和/或客户按合同支付的
订金到公司帐户上的日期（如果有的话）或客户信用证到达日期，以最
晚的一个日期为准。
4涉及部门
4.1销售部
4.2计划部
4.3物流部
4.4研发部
4.5财务部
5一般原则
5.1公司按如下规则对客户订单进行编号，规定：
5.1.1XXS1
5.1.1.101：订单顺序号（从客户下第一个订单开始到第99单止，超过99单后
再从01开始;
5.1.1.208：客户订单确认的月份;
5.1.1.303：客户订单确认的年份;
5.1.1.4111：客户代码：从001开始，每一个客户有唯一代码;
5.1.1.5S：产品类型，S表示减振器，P表零部件，C表示CKD散件;
5.1.1.6X X：表示该订单的产品将去的国家或地区：
5.1.1.
6.1CN：中国
5.1.1.
6.2NA：北美
5.1.1.
6.3LA：中南美洲
5.1.1.
6.4EU：欧洲
5.1.1.
6.5SE：东南亚
5.1.1.
6.6AU：澳洲
5.1.1.
6.7ME：中东
5.1.1.
6.8AF：非洲
5.1.1.
6.9如果未知，用UN
6程序
6.1客户订单号和ADD内部订单号必须出现在每一张订单上，如果客户没有
分配其自己的订单号，可以使用ADD内部订单号。每一个客户都需要给
其分配一个客户代码，从001开始。
6.2对于签订了框架合同的客户的订单，则可以使用《报价和合同评审程
序》的附表《订单确认表》（）。在该订单确认表中，必须填写可参
照的合同号。
6.3对于每一个新客户，在给计划部下其第一个订单之前，必须填写《合同
/订单评审检查清单》（），只有当所有要求都清楚的情况下才能给计
划部下达订单，但为了不影响产品的生产，对于标签和包装印刷等的要
求可以先将订单附表下达给计划/物流部门后再对标签等内容进行确
认，但所有内容的确认必须在正式生产开始前十日结束。
6.4客户订单的处理原则是‘先确认，先处理’。
6.5紧急订单的处理：对于客户要求的紧急订单，在不影响公司正常生产的
情况，经计划/物流总监批准后可以实施，但必须完成正常的订单处理
手续。
6.6订单处理人员在给客户书面订单进行确认时必须检查合同中规定的最小
起订量和订单反应时间，以满足合同规定的要求。
6.7所有订单必须及时（当日或次日）登记在ORDER LOG中，如附件B所
示。ORDER LOG的内容必须填写完整。
6.8所有下给计划部的订单附表中的产品必须是公司已生产过或已开发过的
产品，订单附表中必须注明图纸号并包含ADD编号以及客户要求的编号
以及客户对包装，标签和运输的特殊要求。如果对包装和标签等要求还
需要进一步和客户澄清，则在下订单附表时必须注明大致的确认时间。
6.9将需要新开发的产品清单交研发部。由于新产品的开发周期和零件采购
周期较长，所以订单处理人员需要就该种订单的交付时间和客户沟通，
希望将这些新产品和已生产过的产品分批发运。
6.10如果在订单中发现新的产品号，这些新的产品号在给生产计划之前必须
进行有效的报价并且在客户接受报价之后才能将这些产品号加入到合同
附件清单。新产品号是指那些没有图纸的产品型号。
6.11没有确认的订单在客户确认和客户按有关合同条款付款之前，除非销售
经理批准，否则不能发给生产计划。
6.12对于信用证进行支付的订单，必须确定信用证到期的日期，计划发货的
日期必须安排在信用证到期之前至少一周。信用证到期日期由销售经理
和客户按合同规定的交货周期确定，信用证到期日期必须在ORDER LOG
中标明并在订单附表中注明。
6.13如果订单的状态有变化，包含所有订单的处理状态表（Order Log）必
须于当天或次日及时更新，并和其他有关人员分享。
6.14对于有月度预测（年度）的客户订单，必须提前和客户确认订单，以便
每月及时交付客户需要的型号和数量。
