论档案管理信息化建设

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档案管理的信息化建设

作者：石岩

来源：《卷宗》2019年第03期

摘 要：档案管理是事业单位管理中的重要组成部分，其管理信息化程度关乎着事业单位发展的现代化程度。因此，加强档案管理的信息化建设，对事业单位各方面的发展都有重要的促进作用。本文首先概述了档案管理信息化建设，并针对性地提出了档案管理信息化建设的策略。

关键词：档案管理；信息化；建设

1 档案管理信息化建设概述

信息技术的发展推动了事业单位信息化的建设，档案管理信息化建设是指利用计算机网络手段，使得档案信息更好的被收集、归类、管理起来。档案管理信息化，参照以往的实体管理模式，并以其实体数据为依据，将其转变成数字化的档案信息化管理，这种信息化管理具有资料不易损坏、便于管理、和优化档案管理职能的特点。

1.1 档案不易损坏，易于保存

纸质档案容易受到天气和保存环境的影响。如环境潮湿，会导致档案容易发生霉变，难以长期保存；档案随着资料的增多会越来越多，而管理室空间有限，档案储存量有限；并且需要定期打扫管理室，优化环境，更新档案资料。而信息化档案管理可以对档案实施备份，数据不易丢失；电子磁盘储存量大，极大地节约了存储空间；并且更新迅速，省时省力，能最大限度地保障档案的完整性。

1.2 便于管理档案信息

档案信息资料数量和类别众多，传统的档案管理需要配备数名专员负责繁琐的档案分类和管理工作，浪费人力成本，程序复杂，多有不便。而实现了档案管理信息化建设，档案信息查阅可以通过在数据库中输入关键字的方法迅速查到所需信息，系统程序简单快捷，分门别类清晰，不需要配备过多人员，节省了人力成本，且管理不会受到其他档案影响。

1.3 优化档案管理职能

实现档案管理信息化建设，从本质上改变了档案管理的途径和方式，优化了档案的管理职能，使得档案信息化管理全面推动了事业单位的发展与建设。

浅谈档案信息化建设的意义

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。

一、档案管理的信息化、网络化对管理人员的意义

（一）档案管理不再费时费力

1.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

2.各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

（二）检索查询更为方便

1.传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

2.提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

3.提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

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档案管理的信息化建设

作者：苗桂平

来源：《现代企业文化·理论版》2016年第08期

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）04-000-01

摘要随着经济的不断发展，我国城市经济和国家经济发展十分迅速，传统的计划经济被市场经济所替代，因此传统的档案管理方式已经不能适应现代经济发展的需要。从实际情况分析来看，现代档案管理的方向，需要全面建设信息化，并将高新技术逐渐运用在档案管理中。笔者根据自身多年档案管理的工作经验，结合所查询的相应资料，对档案管理信息化建设中的问题进行了全面的分析，并提出了解决这些问题的策略和相应措施。

关键词档案管理信息化建设策略与措施

一、关于档案管理信息化建设的几个认识问题

（一）“档案管理信息化”不等同于“档案资料数字化”

对档案管理的信息化改革首先需要认清信息化的概念，所谓的信息化就是利用信息技术的广阔运用，使信息资源成为核心，并利用信息网络，通过对相应人才的使用和政策对照，实现对信息的全面综合分析和管理。对档案管理的信息化，可以实现对档案管理信息的全面分析和加强。但从目前我国的档案信息化管理情况来看，由于这种管理方式较为新颖，并没有绝对完整的管理理论，导致档案的信息化管理水平较差，甚至有的单位将档案管理信息化和档案资料数字化等同对待。

（二）档案管理信息化建设的效益问题

档案管理信息化建设需要考虑效益的问题，其中首先要考虑的就是这样的改革方式最终对带来多少的GDP增值。利用对档案管理的全面优化，实现长远的巨大经济利益，并全面提升社会的综合经济效益。另外还要将档案管理的信息化建设管理效益考虑在内，并以此节省政府的行政成本，并提高工作效率。在对档案资料进行日积月累整理的时候，要合理的选择合适的方法，最终实现档案管理的信息化，并全面提高对档案管理的规范控制，减少档案管理中的错误。

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事业单位档案管理的信息化建设

作者：刘永琴

来源：《求知导刊》2016年第14期

摘 要：随着信息技术的不断发展，其在各个领域的应用范围不断扩大。在这种背景下，事业单位的档案管理也逐步向信息化方向发展。本文主要对事业单位档案管理信息化建设的任务、存在的问题以及如何有效促进我国事业单位档案管理信息化建设的策略进行了分析。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271.6

文献标识码：A

一、我国事业单位档案管理信息化建设的任务

我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。

二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅

目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。

2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足

因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。