人事合同档案管理制度

人事档案管理制度

第一章 人事档案保管制度

一、目的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企

业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档

案材料的前提和保证。

二、人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材

料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

（1）材料归档制度

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

（2）检查核对制度

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

（3）转递制度

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位

人事档案管理制度

一、人事档案是全面、准确地反映人力资源状况的历史记录，人力资源部统一负责全公司人事档案的建立、利用、保存等管理工作。

二、人事档案实行以人立卷，所有员工从进入本公司之日起，即为其建立员工档案。

三、员工档案一般包括两个部分，一是员工进入本公司前已经形成的档案材料，二是员工在进入本公司后逐渐形成的档案材料。后者为管理的重点。

四、员工进入本公司后逐渐形成的档案材料主要包括：见工表、体检表、身份证、学历证明、特种作业操作证等证书的复印件（验原件）；劳动合同，续约合同，录用、转正、晋级、任免职务的命令或通知，工伤和大病鉴定及外理手续，年度考核材料，奖励、处分审批表，入党入团志愿书及材料等。

五、应当归入员工档案的材料，在其形成一个月内要进入本人的档案案卷。

六、员工档案的案卷要装订成册，案卷封面后首页为卷内目录，卷内目录记载、介绍卷内档案材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

七、员工档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。

八、除公司人力资源部工作人员外，借阅员工档案要经过人力资源部经理批准，并办理借阅手续。 九、员工离开本公司，其档案一般情况下继续保留一年，有特殊情况的继续保留五年。如果员工的新单位要求或同意调入其档案，也可以将该员工档案移交给该单位。员工档案不得退交本人。

十、失去保存价值的员工档案，经人力资源部经理批准予以销毁，销毁时做好记录。

第一章 总则

第一条 为加强和规范人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理工作。

第三条 人事档案管理工作应遵循以下原则：

1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改；

2. 准确性原则：确保人事档案内容的准确性，及时更新员工信息；

3. 安全性原则：确保人事档案的保密性和安全性，防止泄露或被非法利用；

4. 规范性原则：按照国家档案管理标准，规范人事档案的管理流程。

第二章 管理范围与职责

第四条 人事档案管理范围：

1. 员工的个人信息、学历、工作经历、奖惩、考核、培训等材料；

2. 员工的劳动合同、社会保险、公积金等证明材料；

3. 员工的党团组织关系、专业技术职务资格证书等材料；

4. 其他与员工相关的档案材料。

第五条 人事档案管理人员职责：

1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；

2. 负责档案的鉴定、整理、编目、检索、利用等工作；

3. 负责档案的保密、安全、防火、防盗等工作；

4. 负责档案的统计、分析、上报等工作。

第三章 管理流程

第六条 人事档案收集：

1. 员工入职时，人事部门负责收集员工的个人信息、学历、工作经历等材料； 2. 员工离职时，人事部门负责收集员工的离职证明、社会保险、公积金等证明材料。

第七条 人事档案整理：

1. 按照档案类别、时间顺序进行分类整理；

2. 对档案材料进行编号、编目、登记；

3. 对破损、褪色的档案材料进行修复、复制。

第八条 人事档案归档：

1. 按照档案类别、时间顺序进行归档；

2. 档案归档前，进行核对、鉴定、整理；

3. 归档后的档案，实行集中管理。

第九条 人事档案保管：

1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗；

2. 档案材料应按照类别、时间顺序排列整齐；

合同档案管理办法

[合同档案管理办法]

第一章 总则

第一条 为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。

第二条 公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。

第三条 建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。

第四条 所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。

第二章 建立合同档案管理制度

第五条 公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：

1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；

2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；

3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图； 4、档案管理的技术要求及保密工作。

第六条 合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。

第七条 各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。

第三章 合同档案的收集、整理、归档

第八条 公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。

第九条 公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。

第十条 合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。

第十一条 公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。

第四章 合同档案的查阅和利用

第十二条 公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。 第十三条 公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。

第十四条 所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。