酒店文件、档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。

第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。

第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。

第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。

第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。

1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。

第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。

第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。

第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。

第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。

第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。

第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。

第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。

第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。

酒店档案管理制度（精选5篇）第一篇：酒店档案管理制度酒店档案管理制度为健全完善宾馆的各项管理制度，加强对宾馆档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。

一、归档范围（一）宾馆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。

（二）上级机关发来的与本宾馆有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。

（三）宾馆对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（四）宾馆的请示、报告与上级机关的批复。

（五）宾馆反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。

（六）宾馆的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。

（七）宾馆的财务档案。

（八）宾馆与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（九）宾馆员工人力资源（人事）档案。

（十）本宾馆的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。

二、档案管理体制宾馆统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。

三、档案管理员的职责（一）有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。

（二）掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。

（三）科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。

（四）建立科学总目录、案卷目录。

科学分类，陈列有序。

（五）严防泄密事件发生。

查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。

查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。

严禁个人行为借阅、复制。

单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。

（六）指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。

（七）注意防潮、防火、防盗、防虫。

保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。

四、资料的收集与整理档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。

各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

（一）宾馆的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为宾馆档案资料归档期。

一、总则为了加强酒店档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 酒店成立以来的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 酒店各部门、各岗位在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料。

3. 酒店与其他单位、个人交往中形成的具有保存价值的文件、资料。

三、档案管理机构及职责1. 酒店设立档案管理部门，负责酒店档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。

2. 档案管理部门设档案管理员，负责档案的具体管理工作。

3. 各部门、各岗位负责人对本部门、本岗位的档案管理工作负责。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、各岗位应按照档案管理范围，及时收集、整理本部门、本岗位的档案资料。

2. 档案整理：档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号、立卷、装订。

3. 档案鉴定：对已收集的档案资料，应定期进行鉴定，剔除无保存价值的资料。

五、档案保管与安全1. 档案保管：档案资料应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防火、防虫蛀的专用档案室。

2. 档案安全：档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案安全。

3. 档案修复：对破损、褪色的档案资料，应及时进行修复。

六、档案利用与借阅1. 档案利用：酒店各部门、各岗位需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

2. 档案借阅：借阅档案时，应填写借阅单，注明借阅人、借阅目的、归还日期等。

3. 档案归还：借阅人应在规定日期内归还档案，如需续借，应提前向档案管理部门申请。

七、档案信息化管理1. 档案管理部门应积极推广档案信息化管理，实现档案资料的数字化、网络化。

2. 档案信息化系统应具备档案收集、整理、保管、查询、统计、备份等功能。

八、档案管理考核与奖惩1. 档案管理部门应定期对各部门、各岗位的档案管理工作进行检查、考核。

2. 对档案管理工作表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，给予批评教育或处分。

第一章总则第一条为确保酒店文件及档案的完整、安全、高效管理，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件及档案的管理工作。

第三条文件及档案管理应遵循真实性、完整性、时效性、保密性原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件档案管理办公室，负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条文件档案管理办公室设负责人一名，负责文件档案管理工作的全面协调和监督。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件档案的管理工作，负责文件档案的收集、整理、归档等工作。

第三章文件档案的分类与归档第七条文件档案分为以下类别：（一）行政文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、请示报告等。

（二）财务文件：包括财务报表、凭证、审计报告等。

（三）人事文件：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩等文件。

（四）业务文件：包括客房管理、餐饮管理、前厅管理、工程维修、安全管理等文件。

（五）合同文件：包括与酒店业务相关的各类合同。

第八条文件档案归档要求：（一）归档文件应真实、完整，内容清晰，格式规范。

（二）归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查找和利用。

（三）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。

第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管：（一）文件档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。

（二）档案室应配备必要的档案柜、档案架等设施。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第十条文件档案的利用：（一）查阅文件档案应提前预约，经批准后方可查阅。

（二）查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。

（三）查阅档案后，应将档案归还原处，并做好登记。

第五章文件档案的销毁第十一条文件档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和酒店规定执行。

第十二条文件档案销毁前，应经文件档案管理办公室负责人审批。

第十三条文件档案销毁时，应采取安全、环保的方式，确保销毁彻底。

第六章附则第十四条本制度由酒店文件档案管理办公室负责解释。

文档管理制度文档管理制度公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。

公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。

登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。

平件与密件要分别登记，便于管理。

分清急缓，急件要随到随登并及时分送。

收文薄上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号。

若有数份同一文件，每一份可注明第几份。

收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。

因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。

秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。

当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。

凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。

销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。

文件归档制度
一、本酒店实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷、定期移交档案室。

由档案人员负责审查把关，分类排列上架、编制检索工具，妥善保管。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

二、归档范围
凡属本酒店形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像实物等各部门类、各载体文件材料都应列入归档范围。

三、归档时间
各部门要按时收（搜）集、整理各类文件材料。

文书档案在次年三月底前整理归档。

会计档案由会计室保存一年后隔年归档。

设备档案和声像档案、实物档案随时归档。

四、归档要求
凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备、并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。

卷内文件排列遵循正文在前底稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。

归档文件做到字迹清晰、内容项目齐全、鉴章手续完备、保管期限准确。

归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），
录像带要附内容提要和解说词。

五、归档份数
本酒店发文一般归档两份，其中一份组入案卷内，另一份编制“本酒店发文汇编制”。

六、归档手续
各门立卷归档后按规定移交行政人事综合办，并办理交接手续，填写交接清单、交接双方在清单上签字，以备管理。

酒店档案管理制度一、制度概述本制度是为规范酒店的档案管理工作，确保酒店档案的有效管理、合规管理和安全保密性，提高档案利用效率和服务水平。

二、适用范围本制度适用于酒店的各个部门，包含但不限于人力资源部、行政部、财务部等。

三、管理标准3.1 档案的收集1.各部门应依照酒店档案管理流程，将涉及酒店运营、留存价值的紧要文件以纸质或电子文件的形式进行收集。

2.档案的收集应注明文件标题、文件编号、收集日期等相关信息，并归入合适的档案分类。

3.2 档案的整理和归档1.收集到的档案应依照文件类别进行分类整理，并布置在特地存放档案的地方。

2.归档时应为每份文件设置唯一的档案编号，并建立档案目录，便于查找和管理。

3.3 档案的保管与借阅1.档案应委托专人负责保管，确保档案的安全可靠。

2.需要借阅档案的人员应填写借阅申请表，并由相关部门主管审批后方可借阅档案。

3.借阅时应明确归还时间，并责任人员必需定时归还档案。

3.4 档案的保管期限和销毁1.对于各类档案的保管期限，酒店应依据相关法律法规和政策规定进行设置，并建立相应的档案管理制度。

2.到期的档案应及时进行归档或销毁，对于涉及个人或公司隐私的档案，应依照相关规定进行安全销毁。

四、考核标准4.1 档案管理制度的执行情况1.部门在收集、整理和归档档案过程中是否依照规定的流程操作。

2.是否及时备案紧要文件，并设立合适的文件档案编号和目录。

4.2 档案的保管和借阅情况1.是否委派专人负责档案的保管，并保证档案的安全性。

2.是否依照规定流程进行档案借阅，严格掌控档案的使用权限。

4.3 档案保管和销毁情况1.是否依照法律法规和政策规定的保管期限设置档案的保管时间。

2.是否定期整理和销毁到期的档案，并做好相关的销毁记录和声明。

五、违规处理酒店对违反本制度的行为将采取相应的处理措施，包含但不限于口头警告、书面警告、扣工资、降职或解聘等。

六、附则本制度的解释权归酒店全部，并经酒店相关职能部门授权后方可修改。

酒店档案管理规定一、总则为规范酒店档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高档案利用效率，制定本规定。

二、档案管理机构1. 酒店应设立档案管理机构，负责酒店档案的管理和维护工作。

档案管理机构的组织架构和职责由酒店依据实际情况自行确定，并报酒店管理层备案。

2. 档案管理机构应配备专业的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能，并定期进行培训。

三、档案的归档与整理1. 酒店的各类档案按照文件形式进行归档，按照文件目录结构进行分类。

归档的标准和方法由档案管理机构制定并实施。

2. 酒店档案应按照归档时间和文件编号等进行整理，保证档案的有序性和可检索性。

3. 档案管理机构应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和准确性。

四、档案的保管与利用1. 酒店档案应设立专门的档案库进行保管，确保档案的安全和完好无损。

2. 档案的利用需经过授权，并严格按照档案管理规定进行操作。

档案管理机构应制定档案利用流程和操作规程，并对档案利用人员进行培训和监督。

3. 档案管理机构应制定档案利用申请和审批制度，并建立利用档案的登记和统计制度。

4. 档案的外借需要经过酒店管理层的审批，并按照规定的借阅期限和借阅范围进行操作。

五、档案的检索与索引1. 酒店档案应进行索引和编目，建立档案检索系统。

检索系统应具备高效、准确和便捷的功能。

2. 档案管理机构应制定档案检索和索引的规则和标准，并对档案管理人员进行培训。

3. 档案检索应坚持“谁档案、谁负责”的原则，确保档案的安全和完整性。

六、档案的保密与销毁1. 酒店档案的保密工作应严格按照相关法律、法规和规定执行。

2. 档案管理机构应制定档案保密制度，并对档案管理人员进行保密教育和培训。

3. 档案管理机构应制定档案销毁的规则和标准，并按照规定的程序和时间进行销毁。

销毁的档案应做好记录和备份工作。

七、档案管理的监督与评估1. 酒店管理层对档案管理工作应加强监督，确保档案管理规定的执行。

# 酒店档案管理制度## 一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高酒店管理水平和经济效益，特制定本制度。

## 二、档案管理原则1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统地反映酒店的历史、现状和发展趋势。

2. 真实性原则：档案资料应真实、准确地记录酒店各项工作和活动。

3. 可靠性原则：档案资料应具有可查性、可考性和可追溯性。

4. 保密性原则：对涉及酒店商业秘密的档案资料，应严格保密。

5. 合法性原则：档案资料的收集、整理、保管、利用等应符合国家法律法规和行业标准。

## 三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 各部门负责人对本部门产生的档案资料负有管理责任，确保档案资料的安全、完整和准确。

3. 酒店员工应积极配合档案管理部门的工作，及时提供档案资料。

## 四、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：酒店各项工作、活动、合同、协议、报表、照片、录音、录像等资料。

（2）收集方式：主动收集、被动收集、网络收集、委托收集等。

2. 档案整理（1）分类：根据档案资料的性质、内容、用途等进行分类。

（2）编目：编制档案目录，包括档案名称、类别、编号、页数、形成时间、存放地点等。

（3）归档：将整理好的档案资料按照编号顺序存放。

## 五、档案保管1. 保管场所：档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防霉、防盗的专用档案室。

2. 保管设施：配备档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设施。

3. 保管期限：根据档案资料的性质和重要性，确定保管期限。

4. 保密措施：对涉及酒店商业秘密的档案资料，采取加密、隔离、限制查阅等措施。

## 六、档案利用1. 查阅档案（1）查阅范围：酒店内部员工和外部人员（如政府机关、司法机关等）。

（2）查阅程序：填写查阅申请，经档案管理部门审核批准后，方可查阅。

2. 档案复制（1）复制范围：根据查阅者需求，复制档案资料。