工作分析之三工作日志法

工作分析工作日志法概述工作分析是组织中对工作任务进行系统分解、分类和理解的过程。

而工作日志是个人在工作过程中记录所做的工作和遇到的问题的文档。

工作分析工作日志法结合了工作分析和工作日志的概念，通过记录工作日志的方式来进行工作分析。

本文将介绍工作分析工作日志法的基本原理、操作流程以及应用场景。

基本原理工作分析工作日志法基于以下两个基本原理： - 记录工作过程：通过记录自己在工作中所做的具体工作和遇到的问题，可以对工作流程进行全面的了解和分析。

- 分析工作要素：通过分析工作日志中记录的工作要素，如时间、任务、困难等，可以确定并优化工作流程中的瓶颈和问题。

操作流程使用工作分析工作日志法的操作流程如下： 1. 创建工作日志：通过任意编辑工具（如文本编辑器、专门的工作日志软件等）创建一个新的日志文件。

2. 记录工作内容：在工作日志中按照时间线记录自己每天所做的工作。

包括具体的任务、时间花费、困难和解决方案等。

3. 时断时续记录：根据个人习惯，可以选择连续记录或者时断时续记录。

但要尽量做到及时、准确地记录自己的工作。

4. 分析工作日志：定期对工作日志进行分析，从中找出工作流程中的问题和改进的空间。

可以使用图表、表格等形式进行可视化分析。

5. 提出改进建议：根据分析结果，提出针对性的改进建议。

如调整工作流程、优化工作安排等。

6. 持续改进：根据改进建议，调整自己的工作方式，并持续记录工作日志。

不断地进行反馈和改进。

应用场景工作分析工作日志法适用于任何需要系统分析和改进工作流程的情况。

以下是几个常见的应用场景： - 个人职业发展：通过分析自己的工作日志，找出自己工作中的问题和成长机会，制定个人职业发展计划。

- 团队协作优化：团队成员可以共同记录工作日志，通过分析发现团队协作中的问题，提出协作优化的建议。

- 项目管理改进：通过对项目成员的工作日志进行分析，找出项目管理过程中的瓶颈和问题，提出项目管理的改进措施。

工作分析有哪些方法一、观察法观察法是指职务分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。

观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。

由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。

所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。

1、直接观察法：职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。

直接观察适用于工作周期很短的职务。

如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职务分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。

2、阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整的观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。

比如行政文员，她需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。

职务分析人员就必须在年终时再对该职务进行观察。

有时由于间阶段跨度太长，职务分析工作无法拖延很长时间，这时采用"工作表演法"更为合适。

3、工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。

如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职务分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。

在使用观察法时，职务分析人员应事先准备好观察表格，以便随时进行记录。

条件好的企业，可以使用摄象机等设备，将员工的工作内容记录下来，以便进行分析。

另外要注意的是，有些观察的工作行为要有代表性，并且尽量不要引起被观察者的注意，更不能干扰被观察者的工作。

二、问卷调查法职务分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。

问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。

问卷法比观察法更便于统计和分析。

要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计的完整、科学、合理。

国外的组织行为专家和人力资源管理专家研究出了多种科学的，也很庞大的问卷调查方法。

工作分析的方法和工具一、本文概述工作分析是人力资源管理的重要基础，它帮助我们理解各种工作的职责、任务、工作环境以及所需的技能和经验。

通过工作分析，组织可以更好地进行职位设计、招聘、选拔、绩效管理、薪酬设计等重要的人力资源管理活动。

本文将介绍一些常见的工作分析方法和工具。

二、工作分析的方法1、访谈法：访谈是一种通过与从事工作的人进行直接对话来获取信息的方法。

通过访谈，分析人员可以了解工作的具体内容、职责、工作环境、以及所需的技能和经验等。

工作分析是一种通过收集与特定职位相关的信息，对其进行描述和分类的过程。

这一过程对于组织的许多方面都非常重要，包括人力资源管理和招聘、员工培训和开发、以及工作设计与改进等。

在工作中，为了确保分析的准确性和有效性，常常需要使用多种方法和工具。

其中，访谈法是一种常用的获取工作信息的方法。

访谈是一种通过与从事工作的人进行直接对话来获取信息的方法。

通过访谈，分析人员可以了解工作的具体内容、职责、工作环境、以及所需的技能和经验等。

这有助于确保工作描述的准确性和适用性。

在使用访谈法时，分析人员通常会制定一系列问题，以便更好地了解工作的各个方面。

这些问题可能包括工作的日常任务和职责、所需技能和经验、工作环境和条件、以及工作所需的决策和问题解决能力等。

通过与从事工作的人进行交流，分析人员可以获得宝贵的信息，并更好地了解工作的要求和挑战。

除了访谈法外，工作分析还可以使用其他多种方法和工具。

例如，职位分析问卷（PAQ）是一种常用的工作分析工具，它通过一系列问题和问卷调查来收集工作的信息。

另一种常用的方法是关键事件技术（CMT），它通过收集与工作中重要事件相关的信息来描述工作。

此外，还有许多其他技术和工具可用于工作分析，包括观察法、文献分析法、以及工作样本技术等。

总之，工作分析是组织中许多方面的重要基础，而访谈法则是获取工作信息的一种有效途径。

通过与从事工作的人进行直接对话，分析人员可以更好地了解工作的各个方面，并确保工作描述的准确性和适用性。

名词解释1、工作分析工作分析也叫职务分析，是指在组织中通过采用标准的程序和科学的方法，经过系统的岗位调查，收集有关工作职务的信息，包括职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等全面的信息，进行分析与整理，进而制定出岗位规范、工作说明书、岗位分类图等各种人力资源管理文件，为组织的人员甄选、员工培训与开发、薪酬设计、劳动关系、工作设计等一系列基础职能活动提供客观依据的系统过程。

2、工作要素工作要素是指工作活动中不能够再继续分解的最小动作单位，是形成职责的信息来源和分析基础，并不直接体现于岗位说明书中。

3、任务任务是指一系列为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。

4、职责职责是指由一个人负担的一项或多项相关联系的任务集合，常用任职者的行动加上行动目标加以表达。

5、权限权限是指为了保证职责的有效履行，任职者必须具备的，对某事项进行决策的范围和程度。

6、职位职位即岗位，是某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。

7、职务职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。

8、职业职业是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。

9、职位分类职位分类是指将所有的工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向上讲），对每一职位给予准确的定义和描述，制作成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。

10、职系职系又被称为工作族，由两个或两个以上的工作组成，是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同，但工作性质充分相似的所有职位集合。

11、职组职组是指若干工作性质相近的所有职系的集合，也叫职群。

12、职级职级是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。

13、职等职等是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。

工作分析五大方法详解工作分析的方法大体分为以下几种：1.观察法观察法是指工作分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出工作分析成果的方法。

观察法适用于体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位，而不适用于主要是脑力劳动的工作。

由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。

所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。

1．直接观察法工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。

直接观察适用于工作周期很短的职务。

如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，工作分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。

2．阶段观察法有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。

比如行政文员，他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。

工作分析人员就必须在年终时再对该职务进行观察。

有时由于时间阶段跨度太长，工作分析工作无法拖延很长时间，这时采用工作表演法更为合适。

“”3．工作表演法对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。

如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，工作分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。

在使用观察法时，工作分析人员应事先准备好观察表格，以便随时进行记录。

条件好的企业，可以使用摄像机等设备，将员工的工作内容记录下来，以便进行分析。

另外要注意的是，有些观察的工作行为要有代表性，并且尽量不要引起被观察者的注意，更不能干扰被观察者的工作。

2.问卷调查法工作分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。

问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。

问卷法比观察法更便于统计和分析。

要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。

基础岗位分析——工作日志法和观察法大家好，本期为你分享的主题是“基础岗位分析——工作日志法和观察法”。

人力资源管理担负着人才选、用、育、留的基本职责，重中之重是实现人和岗位的最佳匹配。

岗位是承载工作的基本单元，企业战略目标逐层逐级向部门和岗位分解，最终将每一项具体的工作落实到每一个岗位和员工，因此，要将企业的人才置于适合的岗位，使得人尽其才、才尽其用，就必须对岗位进行分析和评价。

很多HR不知道怎么做岗位分析，下面就为大家介绍集中比较常见的岗位分析方法，分别是适用于基础岗位的工作日志法、观察法，适用于管理岗位的访谈法和为绩效考核提供依据的关键事件法。

本节内容为大家介绍的是工作日志法和观察法，访谈法和关键事件法将在后面两节内容中为大家介绍。

工作日志法的实施主体实际上是岗位任职者本人，这种方法通常需要配合其他岗位分析方法一起使用，一般不单独运用。

工作日志法也称为岗位写实法或岗位工作自我描述法，是由岗位任职者在规定的时间周期内，通过填写《工作日志》表单，记录各项岗位工作内容，收集各种工作信息的方法。

工作日志法将岗位分析的注意力集中于工作中各项活动的过程而不是结果，因此，这种方法主要适用于工作内容重复性高、工作循环周期较短、工作状态相对比较稳定的岗位。

工作日志法最重要的是要设计工作日志表，工作日志表上要有员工姓名，工作岗位，所属部门，直属上级以及工作的开始时间、结束时间，工作内容以及工作成果，还可以加上工作类别等相关信息。

设计好工作日志表之后，要求岗位任职者按照工作日志表上“填表说明”的要求，在规定的记录周期内填写工作日志表。

填表说明一般可以对工作时间、工作内容、工作成果提出要求，比如：请每隔半小时记录前面的工作内容，如果任务连续不可间断，可在任务完成后填写；请记录具体的工作活动以及完成或未完成这项工作的具体行为；工作的直接成果，请尽量用数字填写，定性工作请按照1至5级描述所完成的工作质量情况，等等。

最后，岗位分析人员在确定的时间收回工作日志表，对收集到的信息进行归纳、整理和分析。

工作日志法工作日志法是为了了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工作负荷, 而要求员工坚持记工作日记, 然后经过归纳提炼, 取得所需工作信息的一种职务信息获取方法。

例如, 纽约一家公共关系公司有几十名业务员, 他们每天管理某一方面顾客的业务, 工作分析时面谈及其他调查结果经常高估其主要工作, 人事部门建议搞工作日记, 一开始大多数业务员拒绝执行, 后经说明同意试一个月, 结果不仅人事部门获得了所需信息, 业务员们也了解到所需时间是怎么花费的, 从而指出了改进工作的方向。

该方法的优缺点如下:1、优点：所获得的信息的可靠性很高, 适用与获取有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息, 所需费用也较低。

2、缺点：使用范围较小, 不适用于工作循环周期较长、工作状态不稳定的职位, 且信息整理量大, 归纳工作繁琐。

由于工作执行者填写时的疏忽, 在一定程度上影响工作的正常进行。

附工作日志的范例、填写实例、工作日志和写实纪录表例一、工作日志范例工作日志填写说明1.请您在每天工作开始前将工作日志放在手边, 按工作活动发生的顺序及时填写, 切勿在一天工作结束后一并填写。

2.要严格按照表格要求进行填写, 不要遗漏那些细小的工作活动, 以保证信息完整性。

3、请你提供真实的信息, 以免损害您的利益。

4.请您注意保留, 防止遗失。

感谢您的真诚合作！二、工作日志填写实例5月29日工作开始时间8: 30工作结束时间17: 30三、工作日志____月____日工作开始时间_____工作结束时间_____四、写实纪录表例机构名称: 办公室工作: 办公室编制3人, 主任: 1人, 打字员: 1人, 办事员: 1人。

观察法观察法是工作人员在不影响被观察人员正常工作的条件下，通过观察将有关的工作内容、方法、程序、设备、工作环境等信息记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使用的结果的过程。

采用观察法进行岗位分析时，应力求结构化，根据岗位分析的目的和组织现有的条件，事先确定观察内容、观察时间、观察位置、观察所需的记录单，做到省时高效。

观察法的优点是：取得的信息比较客观和正确。

但它要求观察者有足够的实际操作经验；主要用于标准化的、周期短的以体力活动为主的工作，不适用于工作循环周期长的、以智力活动为主的工作；不能得到有关任职者资格要求的信息。

观察法常与访谈法同时使用。

访谈法访谈法是访谈人员就某一岗位与访谈对象，按事先拟定好的访谈提纲进行交流和讨论。

访谈对象包括：该职位的任职者、对工作较为熟悉的直接主管人员、与该职位工作联系比较密切的工作人员、任职者的下属。

为了保证访谈效果，一般要事先设计访谈提纲，事先交给访谈者准备。

访谈法通常用于工作分析人员不能实际参与观察的工作，其优点是既可以得到标准化工作信息，又可以获得非标准化工作的信息；既可以获得体力工作的信息，又可以获得脑力工作的信息；同时可以获取其他方法无法获取的信息，比如工作经验、任职资格等，尤其适合对文字理解有困难的人。

其不足之处是被访谈者对访谈的动机往往持怀疑态度，回答问题是有所保留，信息有可能会被扭曲。

因此，访谈法一般不能单独用于信息收集，需要与其他方法结合使用。

问卷调查法问卷调查是根据工作分析的目的、内容等事先设计一套调查问卷，由被调查者填写，再将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，形成对工作分析的描述信息。

问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法。

问卷调查法的关键是问卷设计，主要有开放式和封闭式两种形式。

开放式调查表由被调查人自由回答问卷所提问题；封闭式调查表则是调查人事先设计好答案，由被调查人选择确定。

设计问卷的要求：1.提问要准确2.问卷表格设计要精练3.语言通俗易懂，问题不能模凌两可4.问卷表前面要有导语5.问题排列应有逻辑，能够引起被调查人兴趣的问题放在前面问卷调查法的优点是费用低、速度快、调查范围广，尤其适合对大量工作人员进行工作分析；调查结果可以量化，进行计算机处理，开展多种形式、多种用途分析。

⼯作分析⽅法及案例1⼯作分析⽅法介绍1.1观察法观察法是⼯作⼈员在不影响被观察⼈员正常⼯作的条件下，通过观察将有关的⼯作内容、⽅法、程序、设备、⼯作环境等信息记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使⽤的结果的过程。

采⽤观察法进⾏岗位分析时，应⼒求结构化，根据岗位分析的⽬的和组织现有的条件，事先确定观察内容、观察时间、观察位置、观察所需的记录单，做到省时⾼效。

观察法的优点是：取得的信息⽐较客观和正确。

但它要求观察者有⾜够的实际操作经验；主要⽤于标准化的、周期短的以体⼒活动为主的⼯作，不适⽤于⼯作循环周期长的、以智⼒活动为主的⼯作；不能得到有关任职者资格要求的信息。

观察法常与访谈法同时使⽤。

1.2访谈法访谈法是访谈⼈员就某⼀岗位与访谈对象，按事先拟定好的访谈提纲进⾏交流和讨论。

访谈对象包括：该职位的任职者、对⼯作较为熟悉的直接主管⼈员、与该职位⼯作联系⽐较密切的⼯作⼈员、任职者的下属。

为了保证访谈效果，⼀般要事先设计访谈提纲，事先交给访谈者准备。

访谈法通常⽤于⼯作分析⼈员不能实际参与观察的⼯作，其优点是既可以得到标准化⼯作信息，⼜可以获得⾮标准化⼯作的信息；既可以获得体⼒⼯作的信息，⼜可以获得脑⼒⼯作的信息；同时可以获取其他⽅法⽆法获取的信息，⽐如⼯作经验、任职资格等，尤其适合对⽂字理解有困难的⼈。

其不⾜之处是被访谈者对访谈的动机往往持怀疑态度，回答问题是有所保留，信息有可能会被扭曲。

因此，访谈法⼀般不能单独⽤于信息收集，需要与其他⽅法结合使⽤。

1.3问卷调查法问卷调查是根据⼯作分析的⽬的、内容等事先设计⼀套调查问卷，由被调查者填写，再将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，形成对⼯作分析的描述信息。

问卷调查法是⼯作分析中最常⽤的⼀种⽅法。

问卷调查法的关键是问卷设计，主要有开放式和封闭式两种形式。

开放式调查表由被调查⼈⾃由回答问卷所提问题；封闭式调查表则是调查⼈事先设计好答案，由被调查⼈选择确定。

第一章工作分析概述一、工作分析：是一种活动和过程，它是分析者采用科学的手段与技术，直接收集、比较、综合有关工作的信息，就工作岗位的状况、基本职责、资格要求等作出规范性的描述和说明，为组织特定的发展战略、组织规划、人力资源管理以及其他管理行为提供基本依据的一种管理活动。

二、工作分析从组织、作业、岗位层面上展开；工作分析的整个过程大致可分为分解、比较与综合三个步骤；任何复杂的工作系统都是从产出、投入、过程及其关联的因素四个层面进行分析的。

三、工作要素：指工作中不能再继续分解的最小动作单位；任务：指工作活动中达到某一工作目标的的要素组合职责：指某人担负的一项或多项相互联系的任务的集合职位：指某一时期内某一主体所担负的一项或几项相互联系的职责的集合职务：指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合和统称职业：指不同时间、不同组织中、工作要求相似或职责平行的职位集合；职系：指职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件并不相同，但工作性质相似的所有职位的集合职组：指若干工作性质相近的所有职系的集合。

职级：指同一职系中职责的繁简难易、轻重大小及任职条件十分相似的所有职位的集合职等：指不同职系之间，职责的繁简难易、轻重大小及任职条件十分相似的所有职位的集合四、工作分析的要素：主体、客体、基本内容主体：工作分析小组、工作分析对象的直接领导和工作任职者；客体：工作责任权限、工作联系、工作中使用的工具设备、考核指标和标准、监督和考核机构、任职资格和条件等。

内容：工作内容、工作方法、工作目的与原因、工作过程与结构（是工作分析的关键和核心）五、工作分析的特征：以岗位为基本出发点、系统性、全员参与性、动态性六、工作分析的原则：目标明确、分工协作、责权利相称、成本适当、流程合理七、工作分析的内容：1、岗位责任：管理责任、非管理责任两类；岗位责任要析原则：简洁明了，需注意以下几点：用主动性的功能动词来描述、尽可能避免含义模糊的术语、描述尽可能量化、记录任务、按任务的先后顺序排列、刻画任务的质量和数量要求、写好开场白。

工作分析的方法及优缺点一般而言，工作分析的方法可以分为职务定向方法和行为定向方法。

前者相对静态地描述和分析职务的特征，收集各种有关“工作描述”一类的材料；后者集中于与“工作要求”相适应的工作行为，属于相对动态的分析。

关键事件法就是一种常用的行为定向方法。

这种方法要求管理人员、员工以及其他熟悉工作职务的人员记录工作行为中的“关键事件”——使工作成功或者失败的行为特征或事件。

在大量收集关键事件以后，可以对它们作出分析，并总结出职务的关键特征和行为要求。

关键事件法既能获得有关职务的静态信息，也可以了解职务的动态特。

主要方法如下：一、访谈分析法访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的职务分析方法。

是指工作分析人员就某一职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。

在一般情况下，应用访谈法时可以以标准化方谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。

1.访谈法的优点：①可以结合工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解；②运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作资料；③使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；④为任职者解释工作分析的必要性及功能；⑤有助于与员工沟通，缓解工作压力。

2.访谈法的缺点：①访谈法要专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析专业人员；②比较费精力费时间，工作成本较高；③收集的信息往往已经扭曲和失真；④访谈法易被员工认为是其工作业绩考核或薪酬调整的依据，所以他们会故意夸大或弱化某些职责。

3.工作分析的访谈内容：访谈法广泛运用于以确定工作任务和责任为目的的情况。

访谈的内容主要是得到任职者四个方面的信息：①工作目标：组织为什么设置这个工作岗位，并根据什么给予报偿。

②工作的范围与性质（面谈的内容）：工作在组织中的关系，所需的一般技术知识、管理知识和人际关系知识，需要解决问题的性质及自主权，工作在多大范围内进行，员工行为的最终结果如何度量。