出货流程管理规定
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关于公司出货流程的规定
第一章 总则
第一条 目的：规范公司出货管理制度，提高出货相关工作的效率。加强数据的统计利用，提升公司的形象。
第二条 适用范围：工厂、市场部、技术服务部、财务。
第三条 考核部门：总经办、厂长办公室、人力资源部。
第二章 业务接单管理流程
第一条 责任人：各技术员、业务员、业务负责人，市场部文员、工厂厂长、财务部总监、出货负责人。
第二条 按重量结算的流程：
业务员（技术员）接到客户生产排单后，向市场部文员下单，市场部文员填写《出货通知单》，由业务负责人进行审核，（如业务负责人不在办公室，则由文员向其电话通知，待其回公司后补签。）审核完成后将出货通知单传递给工厂进行生产，生产完成后从货样中取小样给业务负责人进行打版检测，检测合格后方可出货。工厂出货时将送货单抄送一份给市场部文员和财务部，工厂安排专人填写《工厂发（退）货日报表》，原则上每天更新后要第一时间发给市场部文员，如因工作繁忙，最迟不能超过两天发一次）
第三条 按平方结算的出货流程
技术员在了解到客户生产排单时，向市场部文员下单（含库存情况），市场部文员接单后，对价格进行初步的审核，达到公司要求的填写出货通知单给业务负责人审核，（如业务负责人不在办公室，则由文员向其电话通知，待其回公司后补签。未能达到公司要求的，将订单退回给技术员与业务负责人进行重新议定后方重新下单，审核完成后将出货通知单传递给工厂进行生产，生产完成后从货样中取小样给业务负责人进行打版检测，检测合格后方可出货。工厂出货时将送货单抄送一份给市场部文员和财务部。，工厂安排专人填写《工厂发（退）货日报表》，原则上每天更新后要第一时间发给市场部文员，如因工作繁忙，最迟不能超过两天发一次）
第四条 对于一些客户下单时间与出货时间间隔太长的订货单，由市场部文员在客户排产前10天再向工厂下单。市场部文员可先下备货通知单给工厂。
第三章 销售数据统计
第一条 工厂在发货时，需由仓管员凭出货通知单开据“出仓单”，“送货单”并注明出货通知单上的必备信息（包括客户名、品名、数量、单价、金额），并由仓管员、送货员及厂部出货负责人签字（如需按面积结算，应单独注明）。
第二条 仓管员在开具出仓单后，必须及时当日登记成品日记帐，并将出仓单的第“二、三联”及送货单的“记帐联”交工厂财务，工厂财务在登记并核对后将“送货单”记帐联送交公司财务部（每2天一次）。
第三条 公司财务部应及时将送货单的“记帐联”与客户已确认的“回单联”核对并登帐，如发现遗漏、重复或错误应及时跟踪、处理，如无法处理应及时上报财务部相关负责人，同时，工厂发货员应于月底将当月已发货但未收回单的数量报公司财务部和市场部并负责追单。
第四条 每月底，财务部将本月“出仓数、销售确认数、销售部门、销售组别、产品类别、单价、金额”与工厂仓库、市场部及生产部核对，对本月已发货但未收到回单的须单独注明，并及时告知市场部并跟踪；同时各业务员应严格按照公司与客户商定的挂帐时间，及时到财务部打印“挂帐明细表”并经财务部核对签字后拿取“送货单”，并到市场部文员处登记。按平方结算的客户，所有入账凭证都需到市场部文员处登记。 第五条 各业务员应于拿取送货单的当天（最迟不超过次日）到客户处对数，并收回“挂帐单”交市场部文员，如对账金额与原计划挂账金额有出入的，还必须在市场部文员处说明原因，由市场部文员登记后再转交财务部。财务部于每月的6号前打印催收明细单交市场部文员，由市场部文员转交各业务组催收货款。
第六条 每批生产前，业务员安排清点库存，签字上交到市场部文员处，生产完毕后，生产跟踪技术员须将客户实际生产类型，生产平方数（包括优等、一级、合格等），生产质量（优等率），釉料使用量（投料数量，已球釉使用数量），库存量（已球釉未使用数量，未球釉数量）交所属釉料组的业务负责人，业务负责人清点核对后，签字上交给市场部文员登记后交财务部核算。
第七条 按平方结算的客户，业务员需在每月月初，上交客户排产计划到市场部文员处，如计划有变动，也需要第一时间通知市场部文员。如当月有安排按平方生产，且本月的实际生产数据，当月没有办法出来，业务员也需在每月月底估算并上交本月的生产数据，预计生产平方数等数据，等客户的实际数据出来再去市场部文员处登记。
第四章 处罚规定
每月累计未使用已球釉的总量不能超过当月销售额的20%，超过则按公司规章进行处罚。（处罚条例后补）
第五章 挂账规定
按重量结算的客户，送完货1个月内，业务负责人必须完成挂账；按平方结算的客户，在规定时间内，业务负责人必须完成挂账，在挂账时允许有当月总量的20%不在当月账内。
第六章 退货管理规定
第一条 通过物流公司退货的
业务员接到客户工厂发退货通知，业务员到市场部文员处领<退(换）货通知单> ，并自行填写（如因特殊情况，业务员出差在外，并急需退货，文员可协助填写，业务员需补签名），需自行到总经办审批（何祥勇/朱元喜副总），审批后业务员传真到工厂相关负责人，并将通知单移交市场部文员处备案。工厂发货管理员接到退货清单后安排物流公司到客户工厂拉货。货到工厂后，由收货单位依据退货明细进行签收入库。另外若业务员无法提供清单明细，至少也需要提供退货的数量（允许有10%的误差），退货的时候必须安排技术员或业务员在场协助。
第二条 由公司自行运输的
业务员接到客户工厂发退货通知，业务员到市场部文员处领<退(换）货通知单> ，并自行填写（如因特殊情况，业务员出差在外，并急需退货，文员可协助填写，业务员需补签名），需自行到总经办审批（何祥勇/朱元喜副总），审批后业务员传真到工厂相关负责人，并将通知单移交市场部文员处备案。接到退货清单安排公司车辆（凭退货明细清单）到客户工厂拉货。业务员或驻厂技术员必须提供协助。货到工厂后，由收货单位依据退货明细进行签收入库。实际退货清单必须含有客户仓管员、业务员/技术员、司机签字。
第三条 实际退货的数量允许有在业务员提供的清单总量基础上有10%的误差，工厂可以灵活安排退货，但必须提供实际退货清单，含明细，实际退货清单必须含有客户仓管员、业务员/技术员、司机或跟车员签字，如因特殊情况，业务员或技术员无法到场，业务员必须补签名。若实际退货数量同退货清单误差超过10%，工厂需与业务员沟通，让业务员需重新了解情况，并作出书面说明。经总经办同意可安排退货。
第四条 退货处罚规定
工厂接到<退(换）货通知单>，相关负责人（釉料生产部：何祥洪/色料生产部：李超）必须在当日内就<退(换）货通知单>作书面答复，解释产品出现问题的原因，如果相关负责人承认是自身原因而导致产品质量出现问题，则按每次退货处罚300元，如经过业务员协商，客户同意不用退货的，则处罚150元。如非相关负责人责任，必须详细说明导致产品质量问题的原因，并由张翼跟踪处理，如经核实非工厂责任，则不予处罚，如经核实，工厂有不可推卸的责任，则处罚相关负责人每次退货350元，如经过业务员协商，客户同意不用退货的，则处罚200元。
第七章 质量事故处理
公司所有产品出现了质量问题，由公司常务副总经理处理，其流程如下：
当技术员接到客户投诉或是发现工厂送货产品出现质量问题，由技术员报业务负责人，在业务负责人确认原因后，上报给公司常务副总经理处理。
第八章 附则
第一条 本规定自批准后执行，以前与本规定有冲实的，请以本规定为准
第二条 附件：
1、《备货通知》
2、《出货通知》
3、《各品种分类》
4、《工厂发（退）货日报表》
5、《退（换）货通知单》
