文件发放控制管理规程

文件发放记录安全操作规程1. 引言本规程是为保障公司文件发放记录的安全，保护公司和员工个人隐私而制定的。

在执行文件发放记录过程中，需科学合理处理文件的保护和管理。

适用于公司内所有员工使用文件发放记录系统进行文件操作的环节。

2. 安全规则2.1 登录在使用文件发放记录系统时，每个员工都必须使用单独的个人账号登录。

禁止使用其他人的账号进行操作。

2.2 权限控制根据各员工职责及需要，进行权限上的限制。

经授权方可进行文件发放、修改及删除操作。

不得发放、删除、修改不属于个人职责和权限的文件。

2.3 密码保护每个员工均需妥善保管自己的登录密码，并定期更改密码。

密码不得过于简单，不得将密码告知他人。

2.4 文件传输安全在传输文件时，需要采用加密方式进行传输，避免文件被窃取。

禁止通过任何不安全的方式传输和接收文件。

2.5 文件备份每份文件均需进行备份，备份的文件需存储在不同的设备中，确保备份文件的安全。

禁止将文件存储在未经授权的存储设备中。

3. 操作流程3.1 发放文件1.登录系统，进行发放文件操作。

2.选择需要发放的文件并指定接收人员及密级。

3.对发放的文件进行加密操作。

4.操作完成后，进行文件备份，并将备份文件存储于指定的存储设备中。

3.2 修改文件1.登录系统，进行修改文件操作。

2.选择需要修改的文件。

3.进行修改操作，并在修改完成后进行文件备份。

4.将备份文件存储于指定的存储设备中。

3.3 删除文件1.登录系统，进行删除文件操作。

2.选择需要删除的文件。

3.进行文件删除操作，并在删除完成后进行文件备份。

4.将备份文件存储于指定的存储设备中。

4. 例外情况在以下情况下，可以对文件进行例外操作：1.在经过上级主管同意的前提下，可以将文件发放给非授权人员。

2.在文件丢失等紧急情况下，可以删除备份文件。

注：例外情况的具体操作需在手动操作记录中予以记录。

5. 结束语本规程需要每位员工认真遵守，确保文件发放记录在保障安全的前提下正常进行。

公司文件下发管理制度第一章总则为了规范公司内部文件下发流程，提高文件下发效率，加强公司内部沟通和协调，制定本制度。

第二章文件下发管理的基本原则（一）公开透明原则。

所有文件下发应当公开透明，不得搞特权。

（二）快捷高效原则。

文件下发流程应当简洁高效，避免繁琐程序，减少工作时间和成本。

（三）规范有序原则。

文件下发应当按照规定程序和顺序进行，不得私自行动。

（四）责任追究原则。

对于未按规定程序下发文件的责任人，将进行相应的追责处理。

第三章文件下发管理的主要程序（一）文件拟制。

文件拟制应当经过相关部门审批，并确保文件内容准确、清晰、完整。

（二）文件审批。

文件审批程序应当按照公司规定程序进行，并由相关领导签字确认。

（三）文件备案。

通过审批的文件应当及时备案，并在备案系统中查阅，以便随时查询。

（四）文件下发。

文件下发应当由文件管理员根据相关程序进行，并及时通知相关部门。

第四章文件下发管理的相关责任人（一）文件管理员。

负责文件的存档、下发和管理工作，确保文件下发流程的顺利进行。

（二）审批人员。

负责对文件进行审批，确保文件内容符合公司规定。

（三）部门领导。

负责对文件下发流程的监督和检查，确保文件下发工作的顺利进行。

第五章文件下发管理的监督和检查（一）文件下发工作应当定期进行内部审计和检查，发现问题及时解决。

（二）对于违反文件下发程序的行为，应当及时纠正，并进行相应的处罚。

第六章附则（一）本制度自颁布之日起实施，如有需要修改，应当经过公司领导同意。

（二）文件下发管理制度的具体细则由公司文件管理员制定，并经公司领导批准。

（三）本制度解释权归公司总经理办公室所有。

以上为公司文件下发管理制度的内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和发展。

文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程一、目的：建立一个科学、合理的公文管理程序，使文件及时发放，有效实施，保管严密。

二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。

三、责任者：综合管理部。

四、正文：在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。

现根据不同的情况分别阐述如下：1 发文程序：1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理审核批准后方可打印。

1.2 根据要求及文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数。

1.3 文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。

1.4 文件批准执行后，加盖公司公章即可颁发生效。

1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。

同时发文者需留存保管归档，便于统计、查找，有利安全。

1.6 一旦新文件生效使用，或人员离开原工作岗位，前版文件必须交回。

文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。

2 收文程序：2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。

2.2 收文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门管理。

2.3 属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。

2.4 文件传阅过程由综合管理部拟办的人员进行催办。

当文件传阅完，办复后及时将文件回收保管。

并将办复情况记录下来存档。

2.5 在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。

2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁时应两人以上监督，并在清册上签字。

2.7 公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。

文件管理程序。

工程文件发放管理制度一、总则为了规范和加强工程文件的管理，保障工程文件的安全性和完整性，促进工程项目进度和质量的提升，特制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于公司内所有工程项目的文件发放管理工作。

三、发放权限1. 文件的发放权限仅限于负责工程项目的相关部门负责人及项目经理。

2. 需要发放文件的人员须提供身份证明和相关授权文件，经审核确认后方可发放。

四、文件发放流程1. 申请：项目相关部门负责人或项目经理向资料管理部门提出文件发放申请。

2. 审核：资料管理部门审核申请人员的权限，确保其有发放文件的资格。

3. 发放：符合条件的申请人员领取文件，同时在文件上填写领取人、领取时间等相关信息。

4. 签收：领取文件的人员需在文件上签字确认，并在登记簿上有所记录，方可离开。

五、文件保管1. 文件发放后，项目相关部门负责人需妥善保管好文件，确保文件安全性和完整性。

2. 文件的使用范围仅限于项目相关部门内部人员，并未经允许不得向外传播。

3. 文件遗失或损坏需及时向资料管理部门报告，并重新办理申请手续。

六、文件归还1. 文件使用完毕后，项目相关部门负责人应当及时将文件归还给资料管理部门。

2. 归还时需经过检查确认文件的完整性，如有遗漏或损坏需进行记录并重新办理申请手续。

七、责任追究1. 未经允许私自发放文件的行为属于严重违规，责任人将受到相应处罚。

2. 私自更改发放文件内容导致不良后果的，责任人应当承担相应法律责任。

3. 未按规定归还文件或遗失文件，造成不良后果的，责任人应当进行赔偿。

八、附则1. 项目相关部门负责人应当认真履行文件管理的职责，做好文件的保管和使用工作。

2. 资料管理部门要加强对文件发放管理的监督和检查，确保管理制度的执行。

3. 本管理制度的解释权归公司资料管理部门所有，如有疑问或建议可随时咨询。

以上为本公司工程文件发放管理制度，希望全体员工认真遵守，确保文件管理的顺利进行，提高工程项目质量和进度，谢谢！。

公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司公文的发放管理，提高办公效率，保障信息及时、准确传达，特制定本制度。

第二条公司内部公文包括通知、通告、通报、规程、制度、文件、表格、通讯录等各种文书，是公司内部信息传达的重要方式。

第三条公司各级领导及员工应遵守公司公文发放管理制度，确保公文的及时传达、正确处理。

第四条公司公文发放应遵循公开、透明、便捷、高效的原则，促进信息的有效沟通。

第五条公司所有单位和员工应当保障公文的保密性，不得私自泄露、篡改或利用公文谋取不正当利益。

第六条公司公文发放管理应建立完善的制度和流程，明确责任，确保公文的及时传达和正确处理。

第七条公司公文发放应遵守国家法律法规和公司相关规定，切实履行相关职责。

第二章公文的种类及应用范围第八条公司的公文包括内部公文和外部公文，内部公文主要是针对公司内部人员的通知、规程等文书，外部公文则是与外部单位或个人的沟通文书。

第九条公司公文的种类主要包括：通知、通告、通报、规程、制度、文件、表格、通讯录等。

第十条公司内部公文适用范围为公司全体员工，外部公文适用范围为与公司有业务往来的单位或个人。

第十一条公司公文的发放应当遵循信息安全的原则，确保公文的保密性。

第三章公文的发放流程第十二条公司公文的发放流程主要包括拟稿、审定、编号、发放、归档等环节。

第十三条公文的拟稿人应当按照公司规定的格式和要求写好公文，内容明确、表述清晰。

第十四条公文的审定人应当进行严格审核，确保公文内容准确无误，符合公司规定。

第十五条公文的编号人应当按照公司规定的流水号进行编号，确保公文的顺序和完整性。

第十六条公文的发放人应当将已审定和编号的公文按照规定传达给相关人员，确保及时传达。

第十七条公文的归档人应当将已发放的公文按照规定进行归档，便于查阅和管理。

第四章公文的管理责任第十八条公司各级领导及员工应当遵守公文管理制度，依法、依规、依纪执行公文管理工作。

第十九条公司领导及负责人应当加强对公文管理工作的监督和指导，确保公文的及时传达和正确处理。

公司文件发放管理制度范文一、目的和原则为了加强企业内部文件的管理，保证文件的安全、准确和及时发放，特制定本管理制度。

本制度遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一份文件都能按照既定流程高效流转。

二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件以及业务相关的各类文档资料。

三、管理职责1. 综合管理部门负责本制度的制定、修订和监督执行。

2. 各部门负责人负责本部门文件的申请、审核、接收和归档工作。

3. 信息技术部门负责电子文件管理系统的维护和技术支持。

四、文件发放流程1. 文件起草：根据工作需要，相关部门或个人负责起草文件，并填写文件审批表。

2. 文件审批：文件需经过部门负责人审核，重要文件还需上报至高级管理层审批。

3. 文件编号：审批通过的文件由综合管理部门进行编号，确保文件的唯一性和追溯性。

4. 文件复制与分发：根据文件的密级和重要性，选择合适的复制方式，并由专人负责分发至相关部门或人员。

5. 文件签收：接收文件的部门或个人需在文件签收簿上签字确认，保证文件的送达无误。

6. 文件归档：分发完毕后，原件由综合管理部门归档保存，电子版文件同步上传至文件管理系统。

五、文件保密与安全1. 根据文件的密级，对文件的存储、传输和销毁等环节采取相应的保密措施。

2. 对于涉密文件，限定知悉范围，非相关人员不得随意查阅、复制或传播。

3. 定期对文件管理系统进行安全检查，防止数据泄露或丢失。

六、违规处理违反本制度规定的个人或部门，将根据情节轻重，给予相应的警告、罚款或其他纪律处分。

七、附则本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由综合管理部门负责解释和补充。

结语：。

文件控制程序管理1. 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2. 适用范围本公司所有文件的控制。

3. 职责3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件,以及其他公司级文件的编制、使用、更改;负责所有文件(包括外来文件)的标识、保管、发放、回收、作废等控制。

3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。

3.3. 总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。

4. 管理程序4.1. 文件编制:4.1.1. 根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要,相关责任部门(见附表1)负责组织职责范围内文件的编写工作。

4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件,须填写《文件编制/更改审批表》,经总经理或管理者代表或主管副总批准,方可以组织文件的编写工作。

4.2. 文件审核、批准:4.2.1. 文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分。

文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。

4.2.2. 文件编写完成后,由编写人将文件交综合部,首先进行文件格式审核;待格式审核通过后,由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。

4.2.3. 文件审核通过后,报相应的批准人批准。

4.3. 文件发放:4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。

4.3.2. 文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,综合部负责登记《文件发放、回收记录》。

4.3.3. 文件发放时,须由领取人签字。

4.4. 文件保管:4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件清单》。

4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》,包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件,应填写《文件/记录借阅、复制清单》,由综合部批准;综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。

文件的印制、分发、使用管理规程目的：建立文件印制、分发、使用管理规程，使文件管理规范化。

范围：GMP文件。

责任人：各有关部门的负责人、管理人员内容：1 文件的印制1.1 印制的基本要求1.1.1 文件印制不允许手抄写。

1.1.2 文件印制可以印刷、复印或电脑印制，但印制的文件必须经过二人核对无误、签字后方可使用。

印制件必须清晰，易识读。

1.1.3 每次印制文件要做记录登记。

1.2 文件的印制程序1.2.1 文件经批准后，由质量保证部负责印制，达到1.1项所列3条要求后方可颁发。

1.2.2 除批记录以外的各项记录、台帐、状态标记、凭证，一律由实施部门报印刷计划，送交质量保证部（要附批准的样张），经批准后送印刷厂印刷。

印刷的各种记录、状态标记、凭证等需经二人核对无误后方可颁发、使用。

用量较少的记录也可以打印或复印，但应确保不产生任何差错。

2 文件的分发2.1 质量保证部将批准的文件按文件分发部门复印后加盖“受控文件“专用章，发至有关部门或相关人员，原稿存质量保证部。

2.2 文件分发必须进行登记，部门在接收文件时，收发双方须在“文件颁发记录”上签字，并注明日期。

2.3 质量保证部将“文件颁发记录”及文件原稿归档保存。

2.4 如果文件分发后，个别部门确实需要增加文件，应向质量保证部门提出申请，由质量保证部复印并加盖“受控文件”章后发放，并填写“文件颁发记录”。

3 文件的使用3.1 各部门现场使用的文件要定置存放，确保使用人取用、查阅方便。

3.2 各部门负责人及质监员要随时检查现场使用的文件为现行版本，对无效或过期文件要及时收回。

技术资料发放控制程序
一. 目的：严格控制公司技术文件的发放、使用和回收，控制资料的
正确、有效、使用；保护技术资料的所有权。

二. 适用范围：本公司及技术文件使用本门。

三. 技术文件的内容范围：包括产品、零部件图纸、工艺文件、工装
图纸、检验规程、试验指导书以及外来（顾客）图纸、技术标准等。

四. 职责
1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责相应技术文件的编制并控
制文件的收发和更改及外来文件的识别和控制。

2.各文件使用部门负责技术文件的使用和保管。

3.对外职能部门（外协、采购、业务）负责发往外单位技术文件的发
放、回收、更改等管理。

4.所有文件持有部门均不得为个人利益向其他人部门提供本公司技术
文件。

五编制与审批
1.技术文件由技术部负责编制
2.技术文件经编制者编制完成后，须经技术部其他人员审核、校对无
误签字后，由技术部长签字批准（图纸资料必须有设计、绘图、审核校对、批准人签字和版本号），方可发放。

六技术文件的归档、发放。

机构文件收发管理制度第一章总则第一条为了规范机构文件的收发管理，提高文件工作效率和质量，便于信息的及时传递和保存，制定本制度。

第二条本制度适用于本机构内所有部门的文件收发管理工作。

第三条文件收发管理工作应遵循公开、公平、公正原则，加强对文件的保密工作。

第四条机构领导及各部门负责人应重视文件收发管理工作，切实加强对文件管理工作的指导与督促。

第五条机构文件应当按照文件管理的规定、程序和标准进行收发，严格执行文电科办法。

第二章文件的分类和编号第六条机构文件根据内容、形式和用途的不同，分为行政文件、部门文件、制度文件、公文文件等。

第七条机构文件应当按照文件管理的规定进行编号。

编号应包括文件的机构代码、发文日期、文号等内容。

第八条机构文件的编号应当由文件管理部门统一负责，颁布统一编号规范，并进行监督检查。

第三章文件的收发第九条文件的收发应当遵循以下原则：（一）快捷、准确、及时地完成文件的收发工作；（二）保证文件的完整和保密性；（三）确保文件的保存和归档工作。

第十条文件的收发应当采取书面、电子等方式进行，确保文件的传递和保存。

第十一条文件的收发应当注重文件的安全性，避免文件的遗失、泄露等情况发生。

第四章文件的归档管理第十二条文件的归档管理应当按照文件的机构代码、发文日期等信息进行分类。

第十三条文件的归档管理应当遵循以下原则：（一）严格按照文件管理的规定进行归档；（二）确保文件的保存和利用；（三）避免文件的遗漏和遗失。

第十四条文件的归档管理应当由专门的文件管理部门负责，并确保归档工作的准确性和及时性。

第五章文件的保密工作第十五条机构文件的保密等级应当根据文件的内容和标密要求进行分类确定。

第十六条机构文件的保密工作应当遵循以下原则：（一）对涉密文件进行秘密处理；（二）加强对文件的保密管理；（三）保护好文件的保密性。

第十七条机构文件的保密工作应当由专门的保密管理部门负责，并定期进行保密检查和考核。

第六章文件的销毁管理第十八条机构文件的销毁管理应当按照文件管理的规定进行，确保文件销毁工作的合法合规。