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房地产企业项目档案管理制度第1章总则第1条目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。
第2条适用范围本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按本制度进行管理。
第3条管理部门1．文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。
如因业务处理需要原稿须由经办部门保管，应征得文书管理部门主管同意，文书管理部门以影印本归档。
2．各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。
第2章档案管理第4条文件点收文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。
1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。
3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。
4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
5．如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门。
第5条文件整理点收文件后，应按照以下方式对文件进行整理。
1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。
3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第6条档案分类1．应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级进行档案分类。
具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。
如档案较多、三级分类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。
3．同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多、一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。
5．档号的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
房地产开发档案管理制度房地产开发档案管理制度是为了规范房地产开发企业的档案管理工作，保障房地产开发项目的正常运作和顺利推进而制定的一套制度。
本制度旨在建立科学、高效、规范的档案管理流程，确保档案资料的准确性、可靠性和安全性，提高档案的利用价值，为企业的战略决策提供准确、及时的信息支持。
一、档案管理的原则和目标1.原则：（1）全面性原则：对房地产开发企业的各类档案资料进行全面管理，确保涵盖各个环节和各个部门的档案资料。
（2）规范性原则：制订明确的档案管理流程和标准，确保档案工作的规范性和一致性。
（3）保密性原则：保护档案资料的机密性，防止泄露，确保档案资料的安全性和稳定性。
2.目标：（1）提高档案管理的效率和质量，实现数字化档案管理，减少人力和物力资源的浪费。
（2）提高档案资料的准确性和可靠性，确保档案资料的完整性和可追溯性。
（3）增加档案的利用价值，支持企业的决策和运营管理。
二、档案管理的组织机构和职责1.组织机构：（1）档案管理部门：负责房地产开发企业的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等事项。
（2）档案管理委员会：由企业领导和相关部门负责人组成，负责制定档案管理的政策、制度和流程，解决档案管理中的重大问题。
2.职责：（1）档案管理部门的职责：-组织档案资料的收集、整理、分类和归档工作；-负责档案资料的存储和保管，确保档案资料的安全性和可访问性；-协助各部门进行档案的归档和借阅工作；-制定档案的保密措施和销毁规定，确保档案资料的安全性和可用性。
（2）档案管理委员会的职责：-协调各部门之间的档案管理工作，解决档案管理中的重大问题；-制定档案管理的政策、制度和流程，确保档案管理工作的规范性和一致性；-监督档案管理部门的工作，定期评估档案管理的效果和质量。
三、档案管理的具体流程和要求1.档案的收集和整理：（1）全面收集与房地产开发有关的各类档案资料，包括土地证书、建设工程规划许可证、施工合同等。
房地产公司档案管理规范随着房地产市场的不断发展，房地产公司的档案管理也越来越受到重视。
规范的档案管理可以更好地保护企业的相关业务资料，为企业的发展提供重要支持。
因此，建立一套科学、规范的档案管理制度，对于房地产公司来说至关重要。
下面我们就来探讨一下房地产公司档案管理规范。
一、档案管理制度的建立建立科学合理的档案管理制度是规范档案管理的基础。
房地产公司应根据自身的实际情况，根据国家有关档案法律法规、标准及规范制定企业档案管理制度。
档案管理制度应包括档案的收集、登记、整理、保存、利用、销毁等方面内容。
二、档案管理人员的培训档案管理人员是公司档案管理的关键环节。
为了保证档案管理人员具备必要的专业素质，公司应该提供必要的培训，以使他们掌握档案管理理论和实践知识。
三、档案的分类房地产公司档案的分类应根据档案的性质、用途、形式和保存期限进行分类。
档案分类应考虑到对档案的利用和保护，并建立相应的档案分类规则。
四、档案的管理（一）档案的收集房地产公司所有有关业务的重要资料应该全部归档，并每年进行一次档案归档工作。
档案管理人员应该变更文件号，登记档案名称、编号、题名、保管人、形式等信息，然后放置在对应的档案室内。
（二）档案的整理档案整理是指对公司档案进行分类、整理而形成具有系统性的组织结构，便于利用。
档案整理应该依据档案的性质和用途，建立分类规则和档案目录，并在档案表上登记好存放位置。
（三）档案的保存房地产公司的档案应该按照保存期限和档案的形式，分别采取相应的保存措施。
对于需要永久保存的档案，应该放置在防火、防潮、防虫等条件相对优良的专门的档案室中。
对于需要定期销毁的档案，应在到期前进行及时的处理。
（四）档案的利用房地产公司的档案在保障其原始完整性和严格保密前提下，应积极发挥其作用，服务公司工作。
档案的利用应该建立在正式申请的基础上，根据保密级别和访问权限来进行管理，确保信息的安全性和利用效果的实现。
五、档案的销毁房地产公司档案管理工作的结束和档案的保存期满，应按照国家和公司的有关规定进行档案的销毁。
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有房地产项目档案的管理，包括但不限于土地、开发、销售、物业管理等环节形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 统一领导，分级管理：公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督；各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。
2. 依法管理，规范操作：严格按照国家档案法律法规和公司规章制度进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
3. 安全保密，确保完整：采取有效措施，确保档案安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
4. 方便利用，服务发展：提高档案利用率，为公司发展提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责以下工作：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门档案管理工作。
3. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 定期检查、评估公司档案管理工作。
第五条各部门设立兼职档案员，负责以下工作：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。
3. 协助档案管理部门进行档案的检查、评估等工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、图纸、照片、声像资料等。
2. 项目开发、销售、物业管理等环节形成的各类资料。
3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第七条档案归档要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的完整性和系统性。
2. 档案卷内文件材料要按照顺序排列，编制目录。
3. 档案卷宗要整齐、牢固，封面、脊背等标识清晰。
4. 档案归档后，要及时进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 严格按照档案保管期限进行分类存放，确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第一章总则第一条为加强本公司的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司内部所有涉及项目开发、经营、管理等方面的档案资料的管理。
第三条本公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案法律法规和标准执行，确保档案管理工作的合法性和规范性。
（二）集中统一：档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。
（三）便于利用：确保档案资料便于查阅和利用，提高档案利用效率。
（四）安全保密：确保档案资料的安全，防止档案资料的丢失、损坏和泄密。
第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作。
第五条各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。
第六条档案管理部门职责：（一）制定公司档案管理制度和档案工作计划；（二）组织实施档案收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案资料的数字化、信息化管理；（四）组织开展档案工作的培训和宣传教育；（五）对各部门档案工作进行监督、检查和指导。
第三章档案收集与归档第七条档案收集范围：（一）项目开发、经营、管理过程中形成的各类文件、资料、图纸、照片等；（二）项目验收、评估、审计、整改等过程中形成的文件、资料；（三）公司内部会议、活动、培训等形成的文件、资料；（四）公司对外合作、交流、宣传等过程中形成的文件、资料。
第八条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确，符合国家档案标准；（二）档案资料应分类、编号、装订，确保档案的有序性；（三）档案资料归档前，应由档案管理人员进行审核，确保档案质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案库房；（二）档案资料应按照档案类别、年代、项目等进行分类存放；（三）档案资料应定期检查、维护，确保档案资料的安全和完整。
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有部门、子公司及项目档案的管理。
第三条我公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案。
2. 保密性原则：对涉及公司秘密的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。
3. 稳定性原则：确保档案的长期保存，防止档案损坏、丢失。
4. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便查询和利用。
第二章档案管理组织与职责第四条我公司设立档案管理部门，负责公司档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定、修订和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；3. 组织档案的鉴定、销毁和保密工作；4. 负责档案库房的管理和维护；5. 开展档案业务培训，提高档案管理水平。
第六条各部门、子公司应指定专人负责档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门、子公司档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；2. 参与档案鉴定、销毁和保密工作；3. 协助档案管理部门做好档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏重要档案；2. 及时性原则：及时收集档案，防止档案丢失；3. 真实性原则：确保档案的真实性，不得伪造、篡改档案。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案的来源、内容、时间等进行分类整理；2. 立卷归档：对收集到的档案进行立卷，按照档案类型、保管期限等进行归档；3. 编号标识：为每份档案编制唯一编号，便于查询和利用。
第四章档案归档与保管第九条档案归档应遵循以下要求：1. 归档范围：按照档案管理制度规定的归档范围进行归档；2. 归档时间：按照档案管理制度规定的归档时间进行归档；3. 归档质量：确保归档档案的质量，不得有破损、污损等情况。
第一章总则第一条为加强公司房地产办公室档案管理工作，确保档案的完整性、安全性和利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司房地产办公室所有档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
第三条公司房地产办公室档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，无缺失、损坏。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案资料安全，防止丢失、泄密、损坏。
3. 利用性原则：提高档案资料的利用率，为公司决策和各项工作提供有力支持。
4. 规范性原则：严格执行国家档案管理法律法规和公司内部规章制度。
第二章档案管理职责第四条公司房地产办公室设立档案管理员，负责档案管理工作。
第五条档案管理员的主要职责：1. 负责制定、修订和完善房地产办公室档案管理制度；2. 负责档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；3. 负责档案资料的检索、借阅、利用、保密等工作；4. 负责档案库房的安全管理，确保档案资料安全；5. 负责档案资料的统计、分析、上报等工作；6. 参与公司房地产项目的档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 公司房地产项目立项、审批、设计、施工、验收、交付等过程中的文件、图纸、照片等资料；2. 房地产项目合同、协议、招投标文件、会议纪要等资料；3. 房地产项目财务、税务、法律、审计等相关资料；4. 房地产项目宣传、营销、客户服务等相关资料；5. 其他与公司房地产项目相关的资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定，对收集到的档案资料进行整理；2. 确保档案资料齐全、完整、准确，无遗漏、破损；3. 档案资料整理后，应及时归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗；2. 档案资料应分类存放，编号管理；3. 档案管理员应定期检查档案库房，确保档案资料安全。
第九条档案利用要求：1. 档案资料借阅需经档案管理员批准，填写借阅单；2. 借阅人应妥善保管档案资料，按时归还；3. 档案资料不得擅自复制、传播、泄露；4. 档案管理员应定期统计档案利用情况，为领导决策提供参考。
档案管理办法第一条管理部门：集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室,由专人/档案管理员负责档案工作;第二条归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料简称文件：1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等;4、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等;5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等;6、征地建设文件7、规划报建文件8、竣工验收文件9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等;第三条收集归档：1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则;2、凡属归档范围的文件,经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;3、工程项目文件在各阶段形成过程中,有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档;4、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料,由主办部门收集存档,会议文件由会议主办部门收集存档;5、归档的文件材料必须完整,层次分明,符合其自然形成规律,保持文件之间的联系,科学分类、立卷和编目,便于查找和利用;在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列,一般批复在前,请示在后；正本在前,副本在后；如有大型图表或大于十六开的张页时,要进行技术折叠成A4大小;●不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；跨年度规划放在第一年立卷；案件文件放在结案年立卷;●拟定案卷标题要简明、扼要,结构完整,准确反映出案卷的主要内容,一般由责任者、问题、名称三部分组成;●整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期15年-50年、短期15年以下三种;确定档案保管的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存,介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长;6、密级的确定：绝密、机密、秘密●集团经营发展中,直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级；●集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级；●集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级;7、组卷：●组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒;●封面填写：案卷题名、编制单位;●页号打印：一般在右下角,反面标在左下角,照片档案背面编号;●卷内目录附件一的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号填写;●备考表的填写：注意使用碳素笔填写;第四条档案分类编号：1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理,编目归档,保证档案利用工作的顺利进行,分类原则如下：●按项目分类●按专业性质分类●按组织机构分类●按时间分类2、档案分类编号详见档案归档明细,任何新增/删除/变更档案分类编目等建议,须经集团编阅后发布为执行版本;为保持系统一致性,各城市公司不可各自制定编目;第五条档案保存：1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺；一旦出现险情,须立即向人力行政部报告;2、禁止无关人员进入档案室;3、资料档案发生损毁丢失时,根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚;4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作,所有备份须于每月底最后一个工作日电邮人力行政部,待该部统一更新存档;第六条档案借阅：1、借阅任何文件资料,办理审批及借阅登记手续,填写档案借阅审批表,附件二,并编制档案借阅登记簿附件三归还存档时,必须逐卷、逐页清点和检查,经双方核准后,经检查无误方可办理注销手续;2、借阅非机密性文件包括复印件,须经相关部门负责人批准；借出原件密件,须报城市公司总经理/主管运营总监审批,借阅者要妥善保管所借资料,如发生泄密情况,借阅者承担全部责任;3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件,证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料,须经城市公司总经理审批;4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出5、任何人借阅档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等;7、借阅档案者必须严守集团机密,绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给集团造成损失者,将对其进行处罚直致追究其法律责任;第七条借阅期限：短期使用资料借阅期不超过一周,长期使用资料不超过15天,如确需延期应提前办理续借手续,必须经原审批人批准;第八条档案移交：1、如档案需向政府部门如向城建档案馆移交,需将有关规定及档案材料报城市公司总经理批准,档案转移交由人力行政部负责,各相关部门配合;2、各部门每年度形成的档案应于下年度三月份以前移交档案室,填写档案交接表附件四;3、工程项目于项目结束移交档案室;4、各城市公司与集团各职能中心对接,集团各职能中心与集团档案室对接;第九条档案销毁：1、档案在归档一定时期后,由城市公司总经理/COO/CFO组成的档案鉴定小组对其中失去保存价值或超过保管期限的档案进行鉴定销毁;2、销毁档案应填写档案销毁审批表附件五,经鉴定小组批准方可销毁,并编制档案销毁清册附件六,3、销毁档案时必须到指定地点,由相关部门人员及人力行政部经理同时在场监督,以防档案遗失和泄密;销毁后,参与销毁人员需在销毁清册上签字盖章;4、会计档案保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止;单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明;正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁;第十条档案室管理：1、集团档案室由专人进行管理,负责借阅、保管等管理工作;2、录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施,防止资料遭到破坏;3、对超期存档的资料,由档案室提出销毁报告,经有关部门审核和执行总裁批准,在有效监督的情况下进行销毁;4、各种档案应保持清洁卫生,档案室应通风良好、切实做好档案“十防”即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密工作,确保档案完整安全;5、档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用,防止火灾发生;第十一条违规责任1、对于不能履行岗位职责的档案工作人员,两次以上者予以通报批评;2、对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失,为公司造成重大损失的档案工作人员予以500元至1000元的经济处罚;3、对于由于部门负责人重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的,直接其进行警告处分及1000元至2000元的经济处罚;4、如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任;档案管理人员有义务协助其责成相关负责人尽快对该文件进行补办,同时对调卷人处以500元至1000元以内的罚款;5、、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,对于借阅期满未办理续借手续的,对当事人处以500至1000元的罚款;6、对于不能按照规定及时将报送城建档案馆的档案移交给档案室的相关部门档案工作人员,根据其对工程规划验收、备案及入住进度的影响程度处以200至500元的处罚;7、对于严格保密的档案如出现泄密情况,则视其情节轻重程度追究相关责任人的法律责任;第十二条日常运作所需之工作档案,由各职能部门各自负责;具体内容参照以下附表：附表1：档案卷内目录附表2：档案借阅审批表附表3：档案借阅登记簿附表4：档案交接表附表5：档案销毁审批表附表6：档案销毁清册附表7：档案案卷目录附表8：档案跟踪检查表档案卷内目录附表一第档案借阅审批表附表二编号、档案借阅审批表附表二编号附表三附表四附表五附表七档案跟踪检查表附表八。
第一章总则第一条为加强我公司房地产业务档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及房地产业务的档案管理工作，包括项目开发、销售、售后服务等各个环节形成的各类档案。
第二章档案管理职责第三条公司设立档案管理部门，负责房地产业务档案的统一管理，其主要职责如下：1. 制定房地产业务档案管理的规章制度，并组织实施；2. 指导各部门建立健全档案工作；3. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；4. 对档案管理人员进行业务培训；5. 定期对档案管理工作进行检查和评估。
第四条各部门应指定专人负责本部门房地产业务档案的管理工作，其主要职责如下：1. 负责本部门档案的收集、整理和归档；2. 保证档案的完整、准确和安全；3. 按时向档案管理部门移交档案；4. 积极配合档案管理部门开展档案管理工作。
第三章档案收集与整理第五条档案收集应遵循全面、真实、准确、及时的原则，确保档案的完整性。
第六条档案收集范围包括：1. 项目立项、规划、设计、施工、验收等文件；2. 土地使用权证、房屋所有权证等相关证照；3. 销售合同、付款凭证、房产证等相关文件；4. 售后服务记录、客户投诉、维修记录等；5. 其他与房地产业务相关的文件资料。
第七条档案整理应遵循分类、编目、编号、装订等规范，确保档案的有序性和可检索性。
第八条档案整理应包括以下内容：1. 档案分类；2. 档案编目；3. 档案编号；4. 档案装订；5. 档案目录编制。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则，确保档案的完整、准确和安全。
第十条档案保管应采取以下措施：1. 建立档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防霉设施；2. 按照档案类别、年代、重要程度等进行分类存放；3. 定期对档案进行清洁、消毒和保养；4. 对重要档案进行备份，确保档案的备份安全。
第一章总则第一条为加强房地产企业档案管理工作，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整、准确和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）规范化、标准化原则；（三）安全性、保密性原则；（四）便捷利用原则。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的集中统一管理。
第五条档案室的主要职责：（一）负责制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的查询、借阅、复制等工作；（四）负责档案的统计、分析、利用等工作；（五）负责档案的保密工作。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。
第七条档案管理员的主要职责：（一）负责本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）负责本部门档案的保管、鉴定、销毁工作；（三）负责本部门档案的查询、借阅、复制工作；（四）负责本部门档案的保密工作。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表等；（二）项目开发过程中形成的各类文件、资料、图表等；（三）与其他单位、部门之间的往来文件、资料、图表等；（四）法律法规、政策文件等。
第九条档案整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理；（二）档案装订应规范，便于查阅；（三）档案编号应清晰、统一。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；（二）档案资料应按照规定期限进行保管；（三）档案资料应定期检查、清理，确保档案的完整、准确和安全性。
第十一条档案利用要求：（一）档案查询应遵循申请、审批、借阅的程序；（二）档案借阅应填写借阅单，明确借阅目的、期限；（三）档案复制应按照规定程序进行，确保档案的保密性。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（一）真实性、准确性；（二）完整性、连续性；（三）重要性、实用性。
房地产档案管理规定精编版MQS system office room 【MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898】房地产地产档案管理制度为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性，充分发挥档案的有效作用，维护公司合法权益，防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制定本制度。
一、编制依据：（一）《中华人民共和国档案法》（二）《国营企业档案管理暂行规定》（三）《XX工业企业档案分类规划》（四）《XX企业网、机关档案归档范围及保管期限》二、总则（一）公司档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成的，对公司有保存、查考价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。
（二）公司档案是公司在各项工作中形成的全部档案的总和，包括行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。
（三）档案是公司的宝贵财富，必须坚持集中统一管理，按照《档案法》规定，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文件、资料据为己有。
（四）公司档案由公司总工程师分管，行政隶属总经办。
（五）公司开发建设的工程项目各施工、监理单位应遵照本制度有关条款执行。
二、归档范围：（一）行政管理，归口单位总经部。
1、本级组织所形成的各种会议记录、总结、报告、文件资料及上级组织下发的文件资料等；2、本公司总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议记录、纪要、决定；3、本公司中长远规划、工作计划、总结及制定的规章制度等；4、本公司的资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书；5、本公司形成的各类行政性经济合同、民事案件等；6、本公司向上级及有关部门呈送的请示、报告及汇报资料及其上级批示等；7、本公司的《简报》、机构沿革、大事记等；8、上级及本公司法律事务等工作的资料；9、公司《章程》法人治理结构的便宜，议事规则，董事会、监事会的预案、议案、决议等。
（二）财务审计，归口单位财务部1、财务工作计划、总结、上级及本公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知；2、有关财务、税费检查的文件资料；3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等；4、固定资产的新增、调拨、报废、核资的请示、批复等文件资料；5、上级及本单位关于审计工作的决定、规定、请示、批复等；（三）人事劳资，归口单位：人力资源部1、有关本公司机构设立、撤消、合并、更名和改变关系的决定、通知等文件；2、有关本公司定员、定编的文件资料；3、有关本公司干部任免、聘用文件资料；4、本公司人员有关专业技术职务聘用资料；5、本公司临时短聘人员聘用计划、考核及聘用工资待遇、解聘等；6、关于本公司人员退职、退休、调动、奖惩等资料；7、本公司工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面的文件资料。
（四）新征，归口单位：行政部1、新征受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会（董事长）批复等原始资料；2、新征受让土地合同、法律文书等原始资料；3、新征受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料；4、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料；5、拆迁公告、差遣补偿等资料。
（五）住宅营销分配，归口单位：总经部、财务部1、入园人员资格界定资料；2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购保证金等资料；3、《购房须知》、《楼书》；4、住宅预售报告、批复及证书；5、首付款有关资料；6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料；7、住宅房价结算等资料；8、办理产权证书等形成的全部资料。
（六）工程技术部分，归口单位：工程部、行政部1、征地受让土地手续办妥后，工程启动的初步可行性研究报告与批复；2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复；3、工程可研、环评报告与批复；4、初勘任务书及出勘资料；5、初设任务书及初设图纸文件（含概算）初设审查与批复；6、施工详勘及详勘资料；7、施工设计任务书及施设图纸、文件（含预算）、资料审查与批复；8、工程进窗报建报批过程中，所形成的全部资料、文件、证书；9、工程建设各阶段验收报告；10、竣工图、竣工验收报告；11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料；12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料；13、所有设计修改、变更中形成的全部资料；14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料；15、工程各类款项支付审批手续等资料；16、工程审计、决算等全部资料。
（七）电力土木建筑分会1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导成员名单等；2、分会工作规则、各会议工程报告等；3、分会年度工作计划总结；4、各类专业会议形成的全部资料；5、各类课题论文及评审意见；6、土建分会评审专家库的全部资料。
四、归档要求（一）档案资料的形成是全过程的产物，而不是事后追索。
因此，必须保证其准确性、完整性、系统性，任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案的遗失或流失。
（二）所有归档的图纸文件资料必须符合永久保存条件，凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保存条件归档。
（三）工程技术档案按工程技术档案管理办法执行。
（四）设计单位提供的图纸、计算书、说明书及设计文件必须先交档案室签收，然后再按有关规定分发。
任何个人不得中间截留。
（五）设备物资开箱资料必须由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。
五、档案机构及其职责、档案管理的方式1）档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
2）公司人力资源档案由人力资源部统一管理，在没有人力资源部授权的情况下，各部门、经办人不允许保存应当归档的资料。
3）财务档案管理由财务部负责，营销客户档案及业务经营文件资料管理由所在业务部门负责，管理方式应与公司其它档案保持一致，行政部定期检查各业务部归档管理情况。
4）档案一律存放在档案盒或档案袋里，然后放在专门的档案柜里。
档案柜应有门锁，未使用时必须上锁。
5）公司及各部门、员工有保护档案的义务。
6)公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
7)档案工作由公司行政经理统一领导，行政部负责接收，收集、整理、立卷、保管由指定的由行政部保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
8)行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
六、档案的管理1）整理办法：①方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
②步骤：A.收集①文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
②企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B.整理根据分类和成立时间整理。
C.分类根据下述分类方法分类D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
2）过程管理：①属于公司保管的档案：公司及各下属公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交行政部保管，任何人不得据为己有。
②部门保管的档案：在每季头一个月五日前汇编成册上报行政部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交行政部。
3）在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
七、归档要求或条件1、代表公司发展历史的2、有参考、存查价值的3、对将来工作有延续性4、有保密等级要求的5、劳动人力资源档案6、过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
归档时，各部门或经办人应及时将有关材料整理立卷，一般在某事项完成后一个月内，办理移交手续。
通常情况下，归档文件为原件，相关部门或人员可以保存复制件。
有多份原件时，相关部门或人员可以持有原件，但“绝密”、“机密”级文件除外。
几个部门联合办理的文件，由牵头部门立卷归档。
八、档案分类及编号公司档案的分类及编号：指定资料员经人力资源行政部培训后，按有关档案分类及编号要求操作：1）公司档案暂时分为政策法规批文类、公司文件类、工程类、合同类、人力资源类、行政类、信息类和其它类。
档案分类可在1~2年调整一次。
2）档案编号：“档案”二字拼音的第一个大写字母+类别+日期，即DA-类别-×××-××。
日期以年月日表示。
例2009年7月1日人力资源档案：为公司所属员工人力资源档案，在编号前以“G”（公司）；具体为“档案”二字拼音的第一个大写字母+人力资源两字的第一个大写字母+G编号，即DA+RS+G×××。
3）查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
九、保密等级划分及保存期限公司档案分绝密、机密、秘密三个密级，其余为普通级。
绝密、机密文件应标明份数和序号。
密级的确定由文件的起草人或经办人提出，由核签收人或签收人审定。
档案保存期分永久保存、十年保存、五年保存、一年保存期。
需要永久保存的有：公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、规章制度、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状况及其它债权凭证、工程设计图、核心技术，其它经核定需永久保存的资料。
十年保存期的有：预决算书类、会计凭证、计划资料；企业发展规划、其它经核定需十年保存的资料。
五年保存期的有：期满或解除的合约及其它经核定需五年保存的资料。
三年保存期的有：生产记录、销售记录、规划报建资料。
一年保存期的有：工作事项完成后，确认无长期保存必要的。
十、档案查、借阅和复制1）因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经所属副总经理或总经理核准后，方可带出，用毕即归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
2）具体规定如下：①公司“秘密”级、普通级档案，公司任何员工都可以在行政部登记后，进行查阅；查阅时，一般不允许将档案带出，若要带出时，需经所在部门负责人或行政部负责人批准。
②查阅公司“绝密级”、“机密”级档案，必须经所属副总经理和总经理批准。
一般不允许带出档案室。
③借阅公司秘密级、普通级档案，需经所在部门负责人或行政部负责人批准并登记。
借阅时间不超过一周，需继续借阅，应办理续借手续。
④借阅公司绝密级、机密级档案，需经所在部门负责人、行政部负责人批准并登记。
借阅时间不超过一天。
若续借，应办理续借手续。
⑤公司绝密级、机密级档案，非经总经理特批，不允许复制，其它档案经部门负责人、行政部负责人批准，可以复制并登记。
⑥人力资源档案不允许自己查阅、借阅和复制。
⑦分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
十一、档案备份制度1）公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
