办公例会管理办法
第一条目的。为进一步规范公司会议组织工作，提高会议效率，保证会议质量，特制定本办法。
第二条适用范围。
1.总经理办公会议（简称总裁办公会议）。
2.部门、分公司经理办公会议（简称部门办公会议）。
3.部门工作例会（简称部门例会）。
第三条管理组织
1.本办法由公司董事会批准。
2.本制度由公司办公室及各营运公司行政部实施管理。
第四条会务管理（附件一）
第五条会议通知（附件二）
第六条议事内容
一、总经理办公会议：
1.贯彻董事会决定，研究公司全面工作，制定落实措施。
2.听取公司经营情况汇报，分析存在问题，提出下期工作计划。
3.讨论公司经营、管理、发展的重大事项。
4.审议各部门、分公司提交的提案、议案。
5.沟通信息，交流经验，解决工作中出现的问题。
6.公司人事安排、人员调派。
7.重大财务开支通报、阶段性经营情况通报、工程进度督察通报等。
8.董事长指示。
9.总经理工作总结，近期重点工作安排。
二、公司办公例会：
1.传达总裁办公会议精神或学习相关文件，研究工作部署。
2.听取各部门、营运公司上周工作简报和需要解决问题的汇报。
3.督查各部门归口管理目标完成情况。
4.讨论、分析存在问题并提出解决措施、方案。
5.分管领导上周情况通报，提出意见或建议。
6.主持人工作小结，下周工作要点。
三、部门、分公司经理办公会议：
1.传达公司办公例会精神，制定贯彻、落实措施。
2.通报公司近期工作要求、工作重点和要点。
3.讨论各部门提交会议审议的事项，协调解决存在问题。
4.检查上期工作计划完成情况，安排下期工作计划。
5.交流经验，分析员工思想动态。
6.分配上级下达的各项临时性工作。
四、部门工作例会：
1.部门工作例会包括公司各部门、分公司各部门工作例会。
2.传达公司办公例会精神，学习会议文件并指导工作。
3.检查本部门岗位工作完成情况，进行考勤考核。
4.交流工作经验，沟通思想状况，协调有关问题。
5.听取员工提出的工作意见或建议。
6.上周工作小结，本周工作安排，明确工作重点和要点。
7.分配领导布置的各项突击性、临时性任务。
第七条议事规程
1.会前按规定将书面汇报材料及时上传汇总。
2.主持人在会议开始时先对议题作简洁说明。
3.汇报简明扼要，议事言简意赅。
4.讨论发言把握重点、控制时间，提高会议效率。
5.掌握发言内容，讨论不偏激、不离题，向例会目标推进。
6.部门之间可以自行协调解决的问题，不得在例会提出。
7.会议指定专人记录，原始记录妥善保存，并按规定立卷归档。
8.会议文件按规定签发，会议组织部门负责督查、摧办。
9.积极完成各项工作，及时反馈有关情况。
10.特殊情况例会改期时，召集单位应提前一天电话告知。
第八条会议纪律
1.遵守会议秩序，准时到会，除特殊情况外，不可中途离席。
2.不能按时到会者应向会议主持人请假并经同意。
3.不私下议论，不打断他人的发言或有其他不礼貌的行为。
4.关闭通讯音讯，不打扰他人。
5.与会人员做好各自的会议记录。
6.遵守保密制度，会议文件未签发前，严禁内容外传泄密。
7.会议资料妥善保管，对规定回收的文件材料，退场前交回主持人。第九条会议记录
1.例会记录包括：时间、地点、人员、内容。
2.记录指定专人负责，记录详实、清晰，并应安全保密。
3.会议议决事项由督办部门检查、跟踪，承办部门必须务实高效。第十条附则
1.本制度由公司办公室负责解释和修订。
2.本制度自发布之日起施行。
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二○一一年三月日
