论秘书在现代社会中的作用

论秘书在现代社会中的作用

摘 要

人生就是一出戏，而社会就是一个大舞台。在舞台上，人们分别扮演着不同的角色：工人，农民，警察，政治家，企业家……在这里，秘书可以定位在”舞台背后”。但这并不意味着秘书与这曲戏无关。秘书在社会中扮演着非常重要的角色。在这里，我们要讨论的正是秘书在”舞台“背后的作用——作为一个辅助者的重要作用。

现代社会，秘书这个既普通又特殊的职业，几乎涉及社会的各个角落，不论是公共事业领域的政府机构，还是市场经济下的公司企业单位，秘书的作用可以说是不可替代的。不论在什么组织下，秘书都起到一种窗口作用，他们在输入信息时，也会把组织的服务意识、精神风貌、文化特征，礼仪风范，发展潜力等信息传递出去，形成正面的或负面的社会效应；透过秘书可以起到领导工作中的补偿辅助作用；秘书在处理现代企业危机的情况中还可以发挥巨大作用。本文将从这三个方面论述秘书长现代社会中的巨大作用。

关键词：秘书，窗口作用，补偿辅助作用，企业危机

第一章 绪论

改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。企业秘书作为秘书工作的重要组成部分，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥了积极作用。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。国家劳动和社会保障部已明确将秘书职业资格划分为三个等级：初级秘书、秘书和高级秘书。要求秘书人员持证上岗。秘书成为一种职业在我国正被越来越多的人所接受。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部管理人员与领导的助手。

随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，特别是“入世”后，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性，企业领导迫切需要企业秘书能够适应新形势，迸一步做好服务工作。因此，我国的秘书工作面}洛很多新形势、新阔题和新困难。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准，选择企业秘书已远不适应“入世”的瞬息万变的全球化市场经济的发展需要，新的形势也对秘书提出了数字化、国际化、全球化的要求。秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。所以，新形势下秘书工作的薪模式、新观念、新方法越来越成为我国企业发展的迫切需要。

在我国，秘书学作为一门独立的学科虽然开始于上个世纪80年代初期，但是发展迅速，并受到越来越多学者的关注。1980年初，上海大学文学院和天津南开大学在全国率先开设秘书专业；1983年上海大学文学院首先创办了《秘书》杂志，随后不久就出现多种秘书专业类杂志，其中，具有代表性的刊物有《秘书工作》、《当代秘书》和《秘书之友》等。经过二十几年的发展，我国秘书工作方面的理论研究取得了长足的进步。根据研究对象的不同。目前我国秘书工作理论研究大致可以分为两大类型：

第一种类型以公务秘书工作为对象的理论研究。公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。在80年代我国现代秘书工作理论研究的初期，所开展的理论研究基本都属于这种类型，理论研究的目的主要是有利于指导和促进国家政府机关、事业单位和社会团体的秘书工作。例如：常崇宜教授的《秘书学概论》、董继超教授的《公务秘书学》、张清明教授的《秘书参谋职能概论》、以及由中共中央办公厅秘书局主管的《秘书工作》杂志等都是有相当的代表性。这种类型理论的研究内容包含我国政府机关秘书工作的所有的种类，如调查研究、公文写作、文书处理、会务工作、信访工作、保密工作、信息工作，资料工作、值班工作、协调工作、档案工作、日常事务处理、办公自动化、机动车驾驶等等。这些工作又可以归纳为文字类工作、行政类工作和技术类工作等。目前学术界中这种类型的理论较多。例如：董继超先生的《公务秘书学》一书就是从秘书工作的职责、秘书工作的方法以及秘书人员应具备的素质等方面对秘书工作进行研究。这些理论都是我国秘书工作研究的有力突破，它打破了我国传统秘书工作以工作经验为中心的认识，向理论方面迈出一大步。

第二种类型是以企业秘书工作为主要对象的理论研究。由于私人秘书、法律秘书和医疗秘书等专业秘书类型目前在国内人数非常有限，根据秘书工作服务的对象可以将我国的秘书主要分为公务秘书和企业秘书两大类别。我国秘书工作的系统的理论研究起步较晚，专门以企业秘书工作为对象的系统的理论研究更是这几年才刚刚兴起。目前，我国在秘书工作的研

究对象这个问题上还存在着一定的局限性。在大多数发达国家，秘书理论研究的对象主要是企业秘书，同时也包含像医疗秘书、法律秘书这样专业秘书范畴。然而，目前我国学者的研究对象虽涉及了企业秘书工作，但大部份内容仍是公务秘书工作方面的理论研究。研究成果更多是为政府机关、事业单位服务。以“企业秘书”为主要研究对象的学者和机构只占很少数。其中，专门以“企业秘书”中某种具体类型，如总经理秘书、董事会秘书等，的工作为研究对象的文献或研究成果更是风毛麟角。以对企业秘书工作研究颇具代表性的廖金泽教授为例，他近年先后出版《怎么做高级秘书》、《公司秘书手册》、《行政秘书手册》、《商务秘书手册》、《高级秘书手册》、《秘书自修手册》、《秘书培训教程》、《秘书训练课程》、《商业秘书课程》、《秘书万事通》、《秘书怎么办》、《秘书参考》、《秘书考证》、《国家秘书考试指南》、《完美无国家秘书职业训练课程》等20多部秘书专著，曾荣获“中国秘书杯”一等奖。但是，他的研究成果仍然侧重于从实践角度去研究企业秘书的工作。这些理论大多仅仅从秘书工作内容、职责和经验的角度进行叙述。缺乏更深层次的探讨和研究。这些理论也让人感到我国企业秘书工作的研究缺乏一定的理论深度。对于企业秘书中的具体秘书类型，如总经理秘书的工作的研究更是一带而过的、简单粗略。在我国市场经济蓬勃发展的今天，在我国企业面对市场竞争，需要不断提高自身管理水平和竞争能力的形势下，秘书理论研究的这种状况显然是不合时宜的，也是不能满足社会需要的。

本文即将从秘书本身的工作环境和性质出发，讨论秘书长现代社会中的窗口作用、领导工作中的补偿辅助作用以及在企业危机中的重要作用。

第二章 秘书在现代社会中的窗口作用

秘书是组织联系社会各阶层的窗口，他们在输入信息时，也会把组织的服务意识、精神风貌、文化特征，礼仪风范，发力等信息传递出去，形成正面的或负面的社会效应。透过秘书，外界可以看到组织的管理、实力和前景，组织也可以通书了解外部精彩的世界。那么，秘书的窗口作用是怎样表来的呢？

2.1 秘书是组织的服务窗口

秘书部门是领导的办事部门，协助领导者处理日常事务，临时偶遇性事务、领导交办的事务和业务部门“不管”的事务，确保领导工作的高效运行是其基本职责；秘书部门是连接上下，沟通内外的综合承办机构，工作性质是具体的，组织的日常工作，领导的出行、会面，会晤工作，办公室的管理工作，都是秘书部门的份内工作；在组织有重大活动时，活动材料的准备、场地的选择，交通安排、食宿安排、娱乐安排等，同样是秘书部门的工作；领导对某一重大问题进行决策时，适时、准确、超前地对相关问题进行调研，收集其历史的、现实的以及未来发势趋势的信息资料供领导参考，提出建设性的意见、建议供领选择，同样是秘书的分内之事。秘书工作没有范围界定，只要是领导和组织需要，他们就必须提供服务。

现在，组织活动中的计划、管理、实施，监督，反馈等越来越复杂，领导者仅凭个人的智力、能力已无法适应管理的需要。为了适应新的工作要求，领导者不仅需要秘书提供日常的事物性服务，把他们从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，集中精力抓大事，他们还需要秘书提供智力上的服务，以弥补自己智力、知识的不足。

何为秘书服务?“想”别人之所想，。急”别人之所急，“做”别人之所需就是秘书服务。秘书要提高服务质量，使两个或更多的人共同办好同一件事，完成某一具体任务，他们就只能尊重基层和群众的意见，反映群众的要求，重视他们普遍关心的问题，主动润滑好领导与群众、组织及外界的关系，减弱特定环境中的张力，形成良好的工作秩序，“让社会成员在社会互动中遵从和维护共同的社会规范，保护相对稳定和可期待性的社会关系”。为了营造良好的服务秩序，“努力为领导工作服务，为级和上下级领导机关服务，为基层服务”，秘书必须以领导的中心工作为向心力，围绕领导工作展开活动，按照领导意图和指示精神办事，同时，还必须兼顾部门需要和具体经办人员及相关人员的需要，为之提供方便、解决问题。

2.2 秘书是组织的精神窗口

精神是指人的意识、思维和心理活动，它是推动人和社会向前发展的、在未来很长一段时间内都有价值的思想。秘书的精神窗口具体表现在世界观、政治作风和职业道德三个方面。

世界是不断变化的，秘书对世界的认识也必须随着世界的变化而变化，在变化了的客观世界面前，秘书只能在遵循社会总的认识导向的基础上，J顺应具体的工作要求，调整自己的思维方式，变更自己的办事原则，适应变化了的客观现实。比如，决策辅助是我国古今秘书所共同面对的问题，但古今秘书在辅助领导决策时对问题的看法和处理却有质的区别。在神鬼决策阶段，人们的认识水平较低，自然界的许多现象都被归为上天的意志，在难以逆转的“天意”面前，“巫”(古代秘书)只能以。神的意志”来辅助部落首领进行决策。在个人决策阶段，领导的决策依据是个人的才智和经验，他们往往凭借极少数人丰富的学识、经验和智慧，在重大问题上进行取舍，此时，秘书为领导提供的是经验和才智。科学决策阶段，

决策者由个人变成集体，决策依据也由个人的经验变为集体的智慧，决策方式由简单的取舍变为深入的调查，科学的论证，作为领导参谋、助手的秘书，在决策不断科学化、民主化的今天，他们必须为领导的科学决策收集信息、提供预案、组织论证。

秘书是为领导管理机密的人，秘书工作具有明显的机要性，因此，秘书人员必须保持政治上的清醒和坚定，对执政党的路线、方针，政策有正确的认识，对特定时代出现的各种现象有敏锐的洞察力和辨别力，分清哪些是时代的产物，哪些是附属产品，哪些是社会需要的，应该接受，哪些只能部分接受或不能接受，对符合社会，组织利益的事物，秘书要加以保护，对不利于社会进步的事物，则应保持高度的警惕，面对纷繁复杂的社会想象、理论观念，站稳立场，一切从客观存在的事实出发，既看到问题，又能客观地分析原因，既敢于在领导面前讲真话，做到识大体，明大理、顾大局、谋大事，又能用政治的眼光对工作中出现的现象加以判断，既讲实效，又不做表现文章，既做到态度鲜明、立场坚定，又能服从、服务于领导。

秘书必须有良好的职业道德。道德是人与人、个人与集体、个人与社会以及人对待自然的行为规范的总和；是指一种依靠社会舆论，习惯传统、教育示范和内心信念来维持的社会实践活动，也是用来评价人们思想言行善恶荣辱的标准”。秘书与领导关系较近，领导的权力，会延伸到秘书的手中，领导的光环，会照到秘书的头上，秘书没有领导权力，却又隐含领导权威。同时，参谋、助手的特殊身份，又使秘书有许多新情况要面对，调查研究、提出方案、解决问题、总结经验，预测未来发展情况，都需要秘书“沉”下去，“走”出去，以真诚、平等的态度与外界建立起和谐、融洽的关系。秘书在领导身边工作，经常与各级、各部门领导打交道，出入各种重要场所，有时还受领导委托出席会议、协调工作，但秘书没有法定权利，他们只能在工作中巧妙的处理各种关系，搞好工作，既忠于职守，自觉履行各项职责，当好参谋，又谦虚谨慎，办事公道，甘当无名英雄。