办公室档案管理制度（5篇）

第1页共12页 办公室档案管理制度

1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、____物品，严禁使用电器。

二、档案归档制度

1、归档范围的保管期限

(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。

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(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2、归档时间 第2页共12页 实行年度归档制度。办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。

3、归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

三、档案安全保密制度

1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、____。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的____文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四、档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人

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的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。 第3页共12页 3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

五、档案人员岗位职责

1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。

2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、

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分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。 第4页共12页 5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

办公室档案管理制度（2）

是指组织内部为了有效管理和保护办公室档案而制定的一系列规章制度。这些制度通常包括以下内容：

1. 档案管理目标：明确办公室档案管理的目标和意义，例如确保信息的可靠性和延续性, 提高工作效率等。

2. 档案管理职责：明确各级别的管理责任与权限，包括档案管理部门、各部门的责任及员工的责任。

3. 档案管理流程：制定档案的收集、整理、归档、检索和销毁等具体的操作流程，确保档案管理的高效运转。

4. 档案安全保护：制定档案的安全保护措施，包括电子档案与纸质档案的安全存储、防火、防盗、备份等。

5. 档案利用与借阅：制定档案利用的规则和借阅程序，确保档案的合理利用和借阅记录的完整性。

6. 档案保存期限：根据相关法律法规和组织内部需求，制定档案保管的时间要求和销毁程序。

7. 档案整理与更新：定期对档案进行整理、更新、归档、备份等工作，确保档案的有序和更新。 第5页共12页 8. 档案管理培训：为相关工作人员提供档案管理培训，提高他们的档案管理能力和意识。

9. 档案管理评估：定期对档案管理工作进行评估和审核，发现问题并及时改进。

通过制定和落实办公室档案管理制度，可以确保档案的合规性、完整性和安全性，提高工作效率和信息管理水平。

办公室档案管理制度（3）

是一个组织内部的规章制度，用于指导和规范办公室档案的管理和使用。以下是一份典型的办公室档案管理制度的主要内容：

1. 文件归档：所有文件都应按照一定的归档规则进行分类、编码和归档。归档时应注明文件的题名、日期、归档单位等基本信息，并记录在档案目录中。

2. 档案存储：档案应存放在专门的档案室或档案柜中，并采取防潮、防火、防虫等措施保护档案的完整性和安全性。档案柜的使用和管理应有明确的责任人。

3. 档案借阅：借阅档案时，需要填写借阅申请单，并由主管领导审批。借阅人应在规定时间内归还，如需延期借阅需要提前申请。

4. 档案销毁：档案的保管期限到达后，根据文件的性质和国家相关规定，可以进行销毁。销毁时需要编制销毁清单，并经过相关部门审批。

5. 档案安全：对于重要的机密文件，需要采取相应的措施确保其安全。比如设置密码，控制权限，和隔离存储等。 第6页共12页 6. 档案备份：对于重要的档案，建议进行备份，以避免意外损失或文件丢失。备份文件需要定期检查和更新，以保证备份文件的完整性和可用性。

7. 档案定期检查：定期对档案进行检查，以核实档案的完整性和准确性。同时对于已经过期的文件进行审查和处理。

8. 档案培训：对于需要使用档案的员工，应进行相关的培训，包括如何正确归档文件、如何借阅和归还文件等。

9. 档案管理责任：明确档案管理人员的职责和权责，确保档案管理工作的有效进行，并建立相应的奖惩机制。

以上内容仅列举了一些典型的办公室档案管理制度的主要内容，具体制度的完善和实施需要根据不同组织的特点和需求进行调整和补充。

办公室档案管理制度（4）

一、总则

档案是组织内部管理、合理利用和科学保管信息资源的重要载体，是组织管理的重要依据和历史记载。为了规范办公室档案管理工作，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。

二、基本原则

1. 法律依据：遵守国家、地方和行业的有关档案管理的法律、法规和规定；

2. 规范性：依据档案管理的规范标准和流程进行操作；

3. 统一性：实行统一的档案编制、归档、检索和借阅制度；

4. 安全性：确保档案的安全，防止丢失、损坏和泄露； 第7页共12页 5. 便利性：提供便捷的档案查询和借阅服务。

三、档案管理职责

1. 办公室主任：

- 负责档案管理制度的起草、修订和推行；

- 确定档案的编制、归档、检索和借阅流程；

- 指导和监督档案管理工作的执行。

2. 档案管理员：

- 负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、归档、检索和借阅；

- 负责档案室的日常管理，保障档案的安全。

四、档案编制

1. 档案分类：按照业务、部门、时间等原则，将档案分为不同的类别，并做好标识。

2. 档案目录：编制档案目录，明确档案的名称、编号、存放位置、归档时间等信息。

3. 档案文件：为每个档案文件编制档案封皮，包括文件标题、文件日期、文件编号等要素。

五、档案归档

1. 档案整理：对待归档的文件进行整理，保证文件的完整性和清晰性。

2. 档案装订：使用合适的装订材料将文件进行装订，确保文件的安全和易于保存。

3. 档案标识：将已装订好的文件做好标识，标明文件的名称、编号和归档日期。 第8页共12页 4. 档案存放：将归档好的文件按照档案目录的要求，存放在档案柜或档案库中。

六、档案检索

1. 档案查询：对需要查询的档案，通过档案目录进行查询，找到相应的档案位置。

2. 档案查阅：在档案管理员的指导下，查阅需要的档案，并在档案借阅登记簿上填写相关信息。

七、档案借阅

1. 借阅申请：借阅人填写档案借阅申请表，并注明借阅目的和预计借阅时间。

2. 审核批准：档案管理员审核借阅申请，如符合借阅条件，予以批准。

3. 档案借阅：将批准的借阅申请记录在档案借阅登记簿上，并将借阅的档案交给借阅人。

4. 归还档案：借阅人在预计借阅时间结束后，将借阅的档案归还档案管理员，并填写档案归还登记簿。

八、档案保管

1. 档案柜：档案柜应安装防火、防水和防盗设施，严格控制档案柜的访问权限。

2. 档案库：档案库应具备稳定的温度和湿度，确保档案长期保存不受损。

3. 档案备份：重要的电子文件和纸质文件应进行备份，以免因意外事件导致档案丢失。

九、档案销毁 第9页共12页 1. 档案鉴定：根据规定的档案保管期限，对到期的档案进行鉴定，确定是否需要销毁。

2. 档案报批：将需要销毁的档案报请上级审批，并确保审批流程完整和合规。

3. 档案销毁：经上级批准后，采取安全的方式对档案进行销毁，确保档案内容的完全消失。

十、档案管理评估

1. 定期评估：每年对档案管理工作进行定期评估，检查档案管理工作的有效性和合规性。

2. 整改提升：根据评估结果，及时发现问题，并制定整改计划，提升档案管理工作的质量。

总结：

制定办公室档案管理制度是组织对自身档案管理进行规范和科学化的体现，有助于提高办公效率、保障档案安全和提供便捷的档案查询和借阅服务。本制度的实施需要全体员工的共同努力和遵守，只有如此才能确保档案管理工作的顺利进行。

办公室档案管理制度（5）

第一章 总 则

第一条为了规范办公室档案的管理和使用，确保档案的完整性、准确性和可靠性，提高工作效率，促进工作的顺利进行，制定本制度。