Excel入门级培训课件PPT课件

常见显示错误原因与解决方法
错误显示5： #DIV/0!
原因：如果公式返回的错误值为“#DIV/0!”，这是因为在公式中有除数为零，或 者有除数为空白的单元格
解决方案：把除数改为非零的数值，或者用IF函数进行控制
错误显示6： #N/A
原因：如果公式返回的错误值为“#N/A”，这常常是因为在公式使用查找功能的函 数(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)时，找不到匹配的值。
l_index_num,range_lookup) lookup_value为在查找范围内（数组 ）
第一列要查找的内容 table_array为查找的范围（数组） col_index_num为返回匹配值得列序
号 range_lookup为Ture时第一列必须 按
4.LEFT/MID/RIGHT公 式
向下填充 ： Ctrl + D
向右填充 ： Ctrl + R
1.快捷键的使用
全 选 ：Ctrl + A
查 找
：Ctrl + F
替 换
：Ctrl + H
1.快捷键的使用
插入新工作薄 : Shift+F11
关闭工作薄
：Ctrl + W
插入批注 ：Shift + F2
显示批注
8.数据透视表
② 选择菜单栏 中的数据→数 据透视表/图
③ 透视中， 将数据进 行布局
④ 透视后
9.数据筛选-自动筛选及高级筛选
自动筛选操作说明：
自动筛选是对数据清单进行简单条件的筛选，只需要单击菜单栏中 的“数据>筛选>自动筛选”命令即可。
“前10个” 及“自定义 ”可以对数 据进一步
筛选
9.数据筛选
1.SUM公式
函数作用：
计算某一单元格区域中所有数值 之和。
函数公式：
SUM(number1,number2, ...) Number1,number2, ...为
需要求和的参数。
2.IF公式
函数作用：
判断一个条件是否满足，如果 满足返回一个值，不满足则返回 另一个值。
函数公式：
IF(logical_test,value_if_t rue,value_if_false)
选择图表类型
分数段统计
选取数据源 指定图表元素 图表标题
科目
计算机 英语 邓论 大语 高数 0
5 人数
59分以下（人） 60－74（人） 75－89（人 ) 90－100（人）
10
X轴(类型)标题
Y轴(数值)标题
图表标记
数据标签 确定图表图位例置［选“作为新工作表插入”，则为独立式图表］
点击鼠 标右键
6.数据有效性
操作说明：
第一步
第二步
完成
输入下拉列 表的选项
7.条件格式
使用说明：
条件格式是指当指定条件为真时，自动应用之前已设置的单元格 格式。 1）选中需要判断的一组数值；
2）单击菜单栏“ 格式 – 条件格式 ” 命令；
3）设置条件，共可以添加三个条件；
4）设置单元格格式；
7.条件格式
符在任何一个单元格中； 4）再按住Ctrl键同时敲回车
键； 这就完成了在不同单元格 里同时输入相同字符。
3.将不同单元格中的字符连在一起
操作说明：
如右图，若需要将单元格 A2与B2中的字符连在一起 ： 1）在C2单元格中，输入
“ = ”等于号; 2) 再选中A2单元格，输入
“ & ”符号； 3）最后选中B2单元格，敲
Excel图表
录
案例分析
小结
数据的图表化
数据图表化就是将工作表中数据以各种统计图表的形式显示出来 ，使得数据信息变得生动形象，做到层次分明、条理清楚、易于理解 。当表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也会自动变化。
Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数 据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式 图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。
C
￥18,000
D
￥35,000
E
￥20,000
F
￥15,000
G
￥40,000
H
￥15,000
I
￥18,000
J
￥6,000
K
￥15,000
L
￥8,000
MAX(E3:313)
LARGE(E3:E13,1)
MIN(E3:E13)
AVERAGE(E3:E13)
MEDIAN(E3:E13)
MODE(E3:E14)
函数作用：
返回文本字符串中从指定位置起返回指定长度的字符。
函数公式：
LEFT/MID/RIGHT(text,start_num,num_chars)
5.COUNT公式
函数作用：
计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数。
函数公式：
COUNT(value1,value2,...) Value1, value2, ... ：为包含或引用各种类型数据的参数
解决方案：检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列
常见显示错误原因与解决方法
错误显示7：#NAME?
原因：因为在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，引 用文本时没有加引号等。
解决方案：根据具体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正
错误显示8： #NULL!
：Ctrl + 6
1.快捷键的使用
快速隐藏列 + : Ctrl 0 快速隐藏行 ：Ctrl + 9 单元格格式 ：Ctrl + 1 工作薄的切换 ：Alt + Tab
2.在不同单元格同时输入相同字符
操作说明：
1）选择一个单元格，按住 Ctrl键；
2）用鼠标点击其它需要录 入
相同字符的单元格； 3）松开Ctrl键，接着输入字
错误显示3：#REF!
原因：公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖。 解决方案：临时修改后及时“撤销”，恢复单元格原状。
错误显示4：#VALUE!
原因a：需要数字或逻辑值时输入了文本， 原因b：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。
解决方案a：确保公式引用的单元格中包含有效值。
解决方案b：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数 据行或列。
原因：使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空
解决方案：改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。
背景
Excel 基本操作
目
Excel 函数
Excel图表
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案例分析
小结
绝对地址与相对地址
随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着 公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。
数据表格
常用图表
1. 柱形图 2. 条形图 3. 折线图 4. 饼形图 5. XY散点图
建立图表
创建步骤：
选取数据
插入图表

嵌入式图表

独立式图表
编辑图表
修饰图表
（1）菜单法建立:
“插入/图表” → 进入“图 表向导”
（2）工具栏按钮:
单击(工具栏)“图表向导”按 钮
1、建立图表（在图表向导中）
计数
求和
7.RANK公式
函数作用:
返回某数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位。
函数格式:
RANK(number,ref,order)
Order:指定排位的方式。为0或忽略，降序；非0值，升序。
注： $C$1:$C$10 需要将一组数列 固定，用$符号
。
背景
Excel 基本操作
目
Excel 函数
C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4的区别
=A2
相对地址
按一次F4
=$A$2 绝对地址
=A$2 行绝对地址
=$A2 列绝对地址
按三次F4
按二次F4 按四次F4
基础数学函数
编号
部门
A001
业务部
A002
业务部
A003
业务部
A004
管理部
A005
管理部
A006
管理部
百度文库
A007
技术部
A008
技术部
A009
刻度线
例：创建“职工登记表”中“工资表”的各员工“基本工资”、 “奖金”、“水电”、“实发工资”的图表
4. 最后选择图表所在位置： ● 选“作为新工作表插入”钮，在文本框中键入新图表的名称，则创建独立式图表；
● 选321“...作在单为如“其先图果击中表工选的“对插选资定象项入表插要”入中对创/”数钮图话建，据框表并图有选中”表修择命可工改的确令作，表定数，，图“据就在标表创区题“建会图”嵌域自、入表“动到“姓X类指随轴定名型之”工、”作更”、中表“新Y中“选轴；的基图”定反本的表之图。名工，表称资图类”表、型有“， 所如奖变“金化柱”工形、作图“表水”中，电数并”据、指也“定实会自其发动子工发图资生表”变各类化列型（要包括标题）
1.快捷键的使用
复制 : Ctrl + C
剪切 ： Ctrl + X
粘贴 ： Ctrl + V
1.快捷键的使用
加粗 : Ctrl + B、Ctrl + 2
倾斜 ： Ctrl + I、Ctrl + 3
下划线
： Ctrl + 4
1.快捷键的使用
保存 : Ctrl + S
（1到30个），但只有数字类型的数据才进行计数。
6.Subtotal公式
函数作用:
返回列表或数据库中的分类汇总。
函数格式:
SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...) function_num为1-11的数值,常用的如下:
1--平均值 3--计数 9--求和
平均值
高级筛选操作说明:
1) 选择数据区域; 2) 选择筛选—高级筛选，
即可对所选区域进行高 级筛选，去掉重复记录.
9.分类汇总
操作说明：
1) 在“数据”菜单上，单击“分 类汇总” ;
2) 在“分类字段”框中，单击 要分类汇总的列;
3) 在“汇总方式”框中，单击 所需的用于计算分类汇总 的汇总函数;
4) 在“选定汇总项”框中，选 中包含了要进行分类汇总 的数值的每一列的复选框。
④ 设置单元格 格式
③ 设置条件
① 选中一组数值 完成效果
8.数据透视表
使用说明：
数据透视表是从数据库中生成的动态总结报表，用于将行和 列中的数据以表格的形式进行显示。其最大的特点是具有交互 性，在创建完成的数据透视表中，可以按需要重新排列数据的 信息，并可将数据按不同类别进行分组。
① 选择数据 区域
分析与修饰图表
数 据 管 理
对数据统计、分析和数值预测 添加图形、图像 数据排序和筛选 分类汇总 数据透视表
Excel 基本操作
★快捷键的使用 ★在不同单元格同时输入相同字符 ★将不同单元格中的字符连在一起 ★单元格中输入分数或负数 ★选择性粘贴 ★数据有效性 ★条件格式 ★数据透视表 ★数据筛选分类汇总
常见显示错误原因与解决方法
错误显示1：#####!
原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。 解决方案：拖动鼠标指针更改列宽。
错误显示2：#NUM!
原因：顾名思义，公式中的数字出现问题——类型错误，或者数字超出Excel 表示的 有效范围。
解决方案：让数字类型和大小都符合要求。
常见显示错误原因与解决方法
Excel入门级培训课 件
背景
Excel 基本操作
目
Excel 函数
Excel图表
录
案例分析
小结
背景
Excel 基本操作
目
Excel 函数
Excel图表
录
案例分析
小结
Excel 2003 简介
Excel工作表 数据的编辑、修改、保存、使用
计算与分析表格 公式与函数的应用
Excel 图 表 创建各式图表
技术部
A010
后勤
A011
后勤
A012
后勤
最高奖金额 ￥50,000
￥50,000
最低奖金额 ￥6,000
平均奖金额 ￥22,917
中间奖金额 ￥18,000
众多金额
￥15,000
职位 经理 副经理 职员 经理 职员 职员 经理 职员 职员 职员 职员 职员
姓名
年终奖金额
A
￥50,000
B
￥35,000
logical_test为判断的条 件，当条件成立（为真）时 就取value_if_true值，反 之就取value_if_false。
3.VLOOKUP公式
函数作用：
搜索表区域首列满足条件的元素，确 定待检索单元格在区域中的行序号，再 进一步返回选定单元格的值。
函数公式：
VLOOKUP(lookup_value,table_arra y,co
各种图表类型使用对象略有不同
1. 柱形图，用于对各项数据进行比较。如对一年来各种产品每 月的销售情况进行分析比较。
各种图表类型使用对象略有不同
回车即可按顺序连结；
4.单元格中输入分数或负数
输入分数操作说明：
先输入数字“0”然后敲一 个空格，再录入“1/2”，敲 回车键即可；
输入负数操作说明：
两种方法： 1）直接输入“ -100 ” ； 2）或输入“（100）” ；
5.选择性粘贴
使用说明：
可复制工作表中的复杂选项，并只复制工作表中的特定属性粘 贴到同一工作表或其他工作表中。