文件编制培训教材

第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。

二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。

三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。

良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。

二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。

2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。

3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。

二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。

2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。

第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。

2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。

二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。

2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。

第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。

2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。

3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。

二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。

2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。

第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。

质量体系文件编写课程1 质量体系文件概论述………………………………………………………………2 质量手册的编制……………………………………………………………………3 程序文件的编写……………………………………………………………………4 作业指导书编写……………………………………………………………………5 质量记录编写………………………………………………………………………6 质量计划的编写……………………………………………………………………１质量体系文件概论述1.1量体系文件的价值和作用1.1.1文件的价值--编制和使用文件具有动态高增值作用。

a文件的动态性,表现在文件随本系统的运作环境变化而变化,始终保持文件的有效性。

b文件的高增值表现在人们在执行文件过程中,可以改进服务质量减少客户投诉,提高管理水平,赢得顾客的信任,为公司带来经济效益。

1.1.2文件的作用a作为供方体系存在的体现(载体),是企业从事质量活动的标准和法规。

b作为内部和外部质量审核的依据,是评价质量体系运行有效的标准。

c为达到所要求(服务)质量提供指导。

d是开展培训的依据。

e是维持质量改进的基地。

f 新的质量改进从现行的质量体系文件入手, 改进后的质量体系文件又是新的行为准则, 从而使质量体系持续有效运行。

1.2 质量体系文件层次1.2.1典型的质量体系文件层次a A层:质量手册(阐明企业的质量方针、组织结构、人员职责并描述其质量体系)b B层：程序文件（描述为实施质量体系要素所涉及的各职能部门的活动）c C层：作业文件(作业指导书、表格、报告)。

1.2.2常见企业的质量体系文件层次a A层:程序文件；b B层:详细作业指导性文件；c C层:质量记录。

1.1质量体系文件编制要求a 系统性、协调性-- 从全局出发、接口关系处理好、相互衔接。

b 符合性--符合ISO9000族标准要求, 遵循国家法律、法规。

c 可操作性--便于实施。

d 适应性--应体现产品特点、企业规模、质量活动性质和自身管理经验。

文件编制培训教程1、文件的概念信息及其承载媒体。

包含：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准2、文件的作用1）满足顾客要求与质量改进2）提供适宜的培训3）重复性与可追溯性4）提供客观证据5）评价质量管理体系的有效性与持续适宜性3、文件的类型1）质量手册2）质量计划3）规范4）指南5）程序、作业指导书、图样4、质量管理体系文件的范围1）形成文件的质量方针与质量目标2）质量手册3）标准要求的程序文件4）组织所需的文件5）标准所要求的记录5、质量管理体系文件的结构塔式结构1）三层结构，适用于小型企业1 质量方针、质量目标2 包含程序的质量手册3 其它质量文件2）四层结构，适用于中型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册3 质量管理体系程序文件4 其它质量文件（作业文件、报告、记录）3）五层结构，适用于大型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册为什么3 质量管理体系程序4 作业文件怎么做5 记录证据说明：1）质量手册是规定组织质量管理体系的文件，供各级管理者使用。

2）质量管理体系程序，描述质量活动如何开展，应支持质量手册，供职能部门或者基层单位的管理者使用。

3）作业文件，描述具体作业活动或者质量活动，供具体业务的管理人员与操作人员使用。

4）质量计划，可视为特定范围内的质量手册与程序。

前面应加限定词，如设计质量计划、过程操纵质量计划、检验质量计划等。

5）其他质量文件，如计划、报告等。

6）记录表格，规定在记录中应该填写什么内容，可作为程序文件的附录。

6、质量管理体系文件的编制原则6.1符合性1）符合企业的质量方针与质量目标；2）符合质量管理体系标准的要求；3）符合法律、法规的要求。

6.2创新性1）创新思维是持续改进的源泉；2）创新会带来效益3）创新的范围——技术——管理6.3确定性确定做什么、谁来做、何时、何地、如何做、根据什么文件、如何操纵、怎么记录等。

6.4相容性6.5可操作性——符合企业实际——深入实际调查研究——通过落实职责来保证6.6系统性——分清文件的层次，保证文件的唯一性；——横向，接口务必清晰；——纵向，支撑关系务必清晰。