浅析企业办公自动化系统应用
摘要：在计算机技术飞速发展的今天，办公自动化系统已经在各类企业中得到了广泛的应用。这种变化也对企业的信息化管理提出了新的课题，顺应这种变化需要企业在管理方面做出适当的调整。
关键词：办公自动化；应用；管理
中图分类号：tp393 文献标识码：a 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03
计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。办公自动化（office automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。
1 办公自动化软件系统
1.1 oa系统概述
狭义的办公自动化即oa，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。
关于oa系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向oa的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，html表单、jps、java applet等。中间层为应用层，是oa的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用java语言、servlet和beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心api，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。
一直以来，oa技术都在不断发展之中。最初的net+关系型数据库（rdb）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。sun的java+rdb技术以其平台的开放性帮助oa系统的应用门类迅速扩大。lotus于
1989年推出的ibm lotus domino技术实现了协同办公应用。基于soa设计理念，以j2ee+domino搭建的oa平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。
人工智能技术在办公自动化中的应用
随着科技的不断发展，人工智能技术在各个领域得到了广泛的应用。其中，办公自动化领域是人工智能技术应用的热点之一。人工智能技术的应用，可以极大地提高工作效率，减少人员的工作量和工作强度，降低公司的运营成本。
1.语音识别技术
人工智能技术的应用之一是语音识别技术。通过这个技术，我们可以把人类的语音转化成文本。这种技术的应用非常广泛，例如语音输入、语音指令、语音翻译等等。对于办公自动化领域而言，语音识别技术的应用可以让工作人员在不使用键盘和鼠标的情况下，进行类似于输入、记录、查询等操作。这极大地提高了工作效率，尤其是在需要长时间进行输入操作的场景下。
2.自然语言处理技术
除了语音识别技术之外，自然语言处理技术也是人工智能技术的应用之一。这种技术可以帮助机器理解和处理自然语言，例如人类使用的语言。这种技术的应用非常广泛，例如机器翻译、自动文本摘要、问答系统等等。对于办公自动化领域而言，自然语言处理技术的应用可以让机器自动分析和提取文档中的信息，通过这种方式，可以快速地生成摘要、分类信息、提取有用的内容等等。这种技术可以大大提高工作效率，节省时间和人力成本。
3.机器学习技术
机器学习技术是人工智能技术的另一种应用形式。这种技术可以让机器自主学习和提高，通过自己对数据的分析和处理，可以让机器自己进行模型训练和参数调整。对于办公自动化领域而言，机器学习技术的应用可以让机器自动完成一些曾经需要人工干预的决策和操作，例如自动推荐最优解决方案、自动优化日程计划等等。这种技术可以大大提高工作效率，减少人员的工作量和工作强度。
4.智能办公机器人
除了以上三种技术之外，智能办公机器人也是人工智能技术在办公自动化领域的应用形式之一。通过使用智能办公机器人，可以让机器完成一些基本的操作和任务，例如拍照、扫描、复制、打印等等。此外，智能办公机器人还可以在实时语音聊天和视频会议等多种场景下提供帮助和支持。这种机器人可大大提高员工工作效率和工作质量，减少人员的工作量和工作强度。
办公自动化是社会发展的必然产物★
一、传统的办公方式成本高、效率低
七十年代以来，由于科学技术的发展，推动了社会生产力的发展，而随着经济、科技的发展，社会信息量猛增，经营管理决策所需的信息也越来越大。据报导，世界每年处理的文件多达10亿页。单就科技文献而言，每年约有100万份发明专利和450万份科技文献，而且每年还以13%的速度增加。据美国劳工部统计，72%的美国就业人员是从事非直接生产性的行业。办公人员增加了，但办公室生产率却增长的很少，办公室生产率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度。
办公效率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度的原因可归结为以下几点：
1、办公事务繁多，决策迟缓
2、公务的复杂性增加，信息传递交流时间长
3、信息量大，数据处理的时间长
改变传统的手工业办公方式，降低办公成本，提高办公效率加速办公自动化的发展已势在必行。
二、积极应对信息化的国际环境
国家改革开放的政策，使我们面临一个信息化的国际环境，为迎接世界先进信息处理技术的挑战，必须占有丰富的信息资源。在当今信息爆炸，信息量剧增，信息加工深度不断提高的情况下，只有借助于强有力的信息处理工具，实行办公自动化，才能进行正常的国际交流。如在全球正处于飞速发展的无纸贸易(Electronic Data Interchange无纸贸易或电子数据交换，简称EDI)，就是进行贸易的各方都使用计算机，将业务单据经计算机网络直接送对方计算机中。这样既正确又迅速，免去了不必要的人工处理产生纸张文件及邮政传递，节省了人力和时间，也减少了人工作业可能发生的错误。
三、适应办公管理人员智力结构的变化
近几年来，我国办公人员的智力结构发生了很大的变化，平均知识水平有了大幅度提高，应该提供好的条件使他们的知识运用和开拓能力达到一个新的水平。没有先进的信息采集、信息处理、信息存贮和信息传递手段，使他们整天陷在“文山会海”之中，就无法发挥他们的优势。同时知识的更新也需要丰富的信息资源。所以办公自动化是各级办公人员充分发挥管理才能和开拓能力的技术基础。
办公自动化的原理和应用
1. 原理
办公自动化是利用计算机技术和网络通信技术，以及相应的软硬件设备，对办公工作流程进行自动化处理的一种方式。
1.1 自动化流程
办公自动化主要通过以下几个环节实现：
• 数据输入：将纸质文件或电子文档输入到计算机系统中，如扫描纸质文件、输入电子表格等。
• 数据处理：利用软件工具对输入的数据进行处理和分析，如电子表格软件、文字处理软件等。
• 流程管理：通过流程管理软件，实现对办公流程的自动化，包括流程的审批、调度、协同等。
• 数据输出：将处理后的数据输出到纸质文件或电子文档，如打印、生成报告等。
• 信息交流：利用网络通信技术，实现办公人员之间的信息交流和协同办公，如电子邮件、即时通讯等。
1.2 自动化设备
办公自动化还涉及一些设备的使用，以实现办公工作的自动化处理：
• 扫描仪：用于将纸质文件转化为电子文件，实现电子化的输入。
• 打印机：将处理后的数据输出到纸质文件，以便人工查阅。
• 复印机：复制纸质文件，方便共享和备份。
• 传真机：将电子文件传真到远程地点，实现远程办公。
• 网络设备：如路由器、交换机等，用于实现内部网络和外部网络连接，实现信息交流。
2. 应用
办公自动化在各个行业和部门都有广泛的应用，提高了工作效率和办公质量。
2.1 文档处理
传统的文档处理工作需要大量的人工操作，而办公自动化可以将文档数字化，利用软件工具进行处理和管理。具体应用包括： • 文字处理：利用文字处理软件，实现编辑、排版、格式化等操作，提高文档的质量和效率。
• 电子表格：利用电子表格软件，实现数据的输入、计算、分析和展示，减少了手工计算的错误和时间成本。
• 演示文稿：利用演示软件，制作幻灯片，提高了报告的效果和易读性。
2.2 流程管理
办公自动化可以实现对工作流程的自动化管理和协同办公，提高办公效率和组织协作能力。具体应用包括：
• 审批流程：利用流程管理软件，实现对审批流程的自动化管理，减少了人工传递和处理环节，提高了审批效率。
