市场会议后勤配合工作

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一、会议通知
1、接到会议通知,拟会议通知表:应到人员、报到时间、会议时间、会议主
题、需准备资料人员及内容
2、会议通知:报到时间、会议时间、会议主题、准备会议内容、是否准备车位、是否需提供住宿、是否特殊要求,初次确定参会人数、报到时间
二、会议报到
1、拟会议报道表:报到名单、报到时间(时、分)、车位、房间、就餐时间(公司就餐、会餐、自由安排就餐、清真餐)、离开公司时间、本人签字
2、报到:到办公室报到安排住宿房间休息就餐时间按时就餐日程安排
公司按报到人数±5准备晚餐市场人员按报到时间报到、就餐前报到就餐时间按时就餐
就餐时间1h后不能报到者报到截止时间前告知办公室到达公司时间餐厅留餐,或准备速食餐
就餐时间1h后不能报到者报到截止时间未告知办公室到达公司时间若餐厅留餐,即可就餐;餐厅无餐,即不负责另行准备。

(此规定通知会议时予以告知)
3、车位安排:到指定位置停车,注意安全、避免刮擦其他车辆。

按级别安排车位,或自由安排。

4、公司住宿:准备被褥、床单、拖鞋等分发到各床位,检查卫生、水壶、通风、风扇(夏)、暖气(冬)、住宿纪律表。

住宿安排:按级别安排住宿,或自由安排
公司床位满足报到人数:按级别安排住宿,或自由安排;在外自由安排住宿者公司不负责在外食宿费用。

公司床位不满足报到人数:按级别安排在外住宿,办公室负责预定房间
提前警告在住宿房间吸烟存在的安全隐患,并告知防患措施。

5、在公司期间,不得在办公地点无故逗留、大声喧哗、影响正常工作。

三、会议准备
1、会前准备:电源、电脑、投影仪、音箱、话筒、激光笔、备用电池、空调、白板、白板笔、水、纸杯、卫生、桌椅摆放、通风、光线,必要时条幅、鲜花、会议牌
会前30min各设备调试完毕,并准备就绪。

投影仪开放时:适当遮光帘、灯光,保证屏幕清晰、会场足够光线。

空调开放时:保证门窗关闭,24-26℃(夏),18-20℃(冬)。

话筒杂音:降低音量、避开音箱喇叭正对区;话筒音量小:更换电池、调大音量;话筒损坏:交由专业人员维修。

设备运行不正常:1、检查电源,2、检查线路连接是否正常,3、检查程序是否正确。

2、会议中
会议讲师、重要领导、贵宾入座后,准备茶水(特殊要求者按客人要求)
讲师自带电脑时,更换电脑,调试投影仪、屏幕投放大小;有语音文件时,连接音箱,调试音量。

准备会议签到表交由销管记入考勤。

3、会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品;
避免在会场、休息区存在吸烟引发火灾的安全隐患;
并在规定休息时间结束前组织参会人员按时就位。

3、会议结束
仔细地检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;
关闭电脑、投影仪、音箱、话筒、空调、饮水机、电源等通电设备,并摆放整齐、归原位;
检查设备设施是否有损坏,做好记录,通知维修
整个过程形成《会议纪要表》
会议纪要
一、会前准备
二、会议通知表
会议地点:****
就餐:**日午餐:公司,晚餐:会餐;**日午餐:公司,晚餐:自由安排(公司就餐者划√,不划或×者公司不予准备)
三、会议
1、检查设备:电源、电脑、投影仪、音箱、话筒(1、2)、激光笔、备用电池、空调、白板、白板笔、水、纸杯、卫生、桌椅摆放、通风、光线,必要时条幅、鲜花、会议牌、补充(正常运行划√,非正常×)
2、会前30min就绪
3、会议签到表
4、会议结束:设备检查:电源、电脑、投影仪、音箱、话筒(1、2)、激光笔、备用电池、空调、白板、白板笔、水、纸杯、卫生、桌椅摆放、通风、光线,必要时条幅、鲜花、会议牌、补充(正常运行划√,非正常×)
维修备案:。