记录控制程序
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二、记录控制程序
1 目的
确保生产过程和管理体系运行过程中规定的体系记录（以下简称记录）予以控制。
2 范围
适用于本公司管理体系运行时所产生的各类记录的控制。
3 职责
3.1 人事财务部负责汇总和编写公司的记录清单并保存各类记录的样本。
3.2 相关部门负责本部门使用的记录格式编制、填写、收集、归档和保存。
4 工作程序
4.1 记录的设置、格式及编号
4.1.1 各部门按照三体系标准的要求、公司体系文件要求、相关法律法规要求确定所需设置的记录，并负责设计其记录格式，报总经理审批后交人事财务部登记备案。若顾客或法律法规规定了记录格式，则相关部门必须采用其格式。
4.1.2 记录格式如需更改，由原编制部门填写《文件更改申请单》，经总经理批准后，由编制部门更改后使用，同时报人事财务部备案。
4.1.3 人事财务部根据三体系标准的要求及各部门设置的记录，负责汇总和编写公司的《记录一览表》，并汇集和保存各类记录的样本。
4.1.4 本公司记录编号规定为：JL-条款号-流水号（条款号主要以15版标准为主）
其中：JL表示“记录”，条款号为该记录适用的标准条款，流水号依次为01、02、03、……。条款号以3位数表示（如管理评审使用的记录，其条款号为9.3），同一记录编号可采用在No：后加“年-月-顺序号”或“年-顺序号”予以区分，以确保记录唯一可追溯。
4.1.5 人事财务部按以上规定，确定每一记录表格的编号（但法律法规规定的记录除外）并填写在《记录一览表》中。
4.2 空白表格由人事财务部统一管理和发放，相关部门根据需要到人事财务部领取。
4.3 记录的填写、更改
4.3.1 记录的有关内容由直接执行者使用钢笔、签字笔如实填写。
4.3.2 记录填写应及时、字迹清晰、准确，签名要签全名。除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目应以自左至右的一条斜线“∕”代替填写内容。 4.3.3 记录不可随意更改、涂抹。如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正并签名、注上日期，确保更改后的记录符合原设计的要求，且不能影响其他填写内容。如记录更改内容较多或影响其他填写内容时应重新填写。
4.4 记录的收集、传递、归档
4.4.1 工作现场的记录应保持完整、清洁，各岗位人员不得随意将记录表格以及记录带出工作现场。
4.4.2 各部门按照体系文件的要求进行记录的传递，以确保相关信息的有效沟通。
4.4.3 各部门应及时收集、汇总本部门的各类记录，保持顺序号或日期以便于检索。一般
情况下各部门应于每年底对记录归档，并在其封面上注明部门、记录名称及年月份。
4.5 记录的保存、查阅与处置
4.5.1 人事财务部编制的《记录清单》规定了记录的保存部门与保存期限，并由总经理批准后发放给相关部门。相关部门按规定的保存期进行记录的保存，若顾客或法律法规对记录保存期有特殊规定的，按其规定执行。
4.5.2 记录保管部门应采用适宜的手段和环境进行记录的保存，包括设置专人专柜，采取防火、防潮、防虫蛀、防鼠害及防盗、防涂改等措施。
4.5.3 已归档记录的查阅，由查阅人提出申请，经记录保管部门负责人批准同意后，办理查阅手续并由记录保管人登记备案。
4.5.4 在工作现场查阅记录，应经使用部门负责人批准后方可查阅，一般情况下严禁将记录带出使用场所。特殊情况下，需借阅记录并带出使用场所时，借阅人应提出书面申请，经使用部门负责人批准后方可借阅。
4.5.5 合同有规定时，可在合同商定期内将记录提供给顾客或供方查阅。
4.5.6 已超过保管期或无参考价值的记录，由记录保管部门填写《文件销毁申请单》，经部门负责人确认、总经理审批后进行销毁处理。
4.6 外来记录的控制
外来记录由相关部门收集、标识、保存，保存期视具体情况而定。
4.7 特殊媒体形式的记录的控制
对保存于磁带、软盘、光盘中的记录的控制原则同上，但应考虑读取、修改权限的设置，
其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。 [相关文件]
《文件控制程序》
[相关记录]
《记录清单》
