秘书学习题与参考答案

《秘书学》课程平时作业题与参考答案

平时作业一

论述题(第一章到第三章)

1. 秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？

答： 秘书： 掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 (参考 《现代汉语词典》)

类别： 1)机关秘书 2) 企业秘书 3)私人秘书 4) 商业秘书 5)涉外秘书

层次： 1)高级秘书 2) 中级秘书 3)初级秘书

2. 秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？

答：主要内容： 1) 文书撰写 2)文书制作 3)文书处理 4)档案管理 5)会议组织 6)调查

研究 7)信息资料工作 8) 信仿工作9) 接待工作 10) 协调工作 11) 督查工作 12) 日程安排

13)日常事务 14) 办公室管理 15)其他临时交办事项

特点： 1) 辅助性 2) 综合性 3) 机密性 4)服务性

3．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。

秘书学研究内容： (1)研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程

序与方法； (2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求； (3)研究我国古代秘书

工作和外国秘书工作经验， 批判地继承古代秘书工作遣产， 借鉴与吸收外国秘书工作的有益

成分。 (4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格

与要求； (5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4．秘书工作机构设置原则是什么？ 秘书工作机构的性质是什么？

答：设置原则：一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。

性质： 1) 机密性 2) 辅助性 3) 综合性 4)服务性

5．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？

答：职能： 1)助手职能 2)参谋职能 3)枢纽职能 4)协调职能 5)保密职能 6)公关职能

工作原则： 1)明确职责、权限、目标、任 2)制定秘书工作的各项制度和标准 3) 分清主

次，有条不紊务4)科学地安排工作程序 5)准确细致，切实无误 6)迅速果断，讲求时效 7)

忠到职守，安于职分 8)加强教育、管理，不断提高素质、能力

6．秘书班子怎样才能做到群体优化？

答： 秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则， 即由不同的专长， 学历、 能力、 年龄、

以及性格、 性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工， 密切合作。分工的原则是

职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7．秘书部门管理包括哪些内容？

答： 1)机构与部门职责 2)岗位责任制 3)工作程序和工作方法 4)信息系统 5)办公自动

化

8．秘书应具备哪些知识？秘书应具备哪些能力？

答： 1)写作能力 2)口头表达能力 3)听知能力 4)阅读概括能力 5)社交活动能力 6) 协

调能力 7)观察分析能力 8)应变能力 9)使用先进办公器械的能力 10)预测能力

9．秘书应当具有哪些职业道德？

答： 1)忠于职守 2)严守机密 3)恪守信用 4)文明礼貌 5)廉法奉公

10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

答： 1)尊重 2)礼貌 3)乐于助人 4)赞美他人 5)宽容与体谅 6)公允

平时作业二

论述题(第四章)

1. 秘书人员个人礼仪的基本要求是什么？ 答： (一)遵守 TPO 原则

(二)掌握 PAS 原则

(三)坚持健康原则

(四)用好自然本色原则

2. 秘书人员言谈礼仪的基本要求是什么？秘书人员应当怎样遵守言谈礼仪规范？

答：基本要求： 1)有礼有理有利

2)口齿清晰，声音适宜

3)注意说话时的交流

遵守规范： 1)介绍应亲切自然，简洁清楚

2)寒暄也应该自然，不能戛然而止，生硬中断

3)交谈要融入交流圈，善用委婉语

4)交谈时的称呼要得体

3. 秘书人员举止礼仪的基本要求是什么？秘书人员应当怎样遵守举止礼仪规范？

答：基本要注： 1) 遵时守约 2)卫生整洁 3)敬老助残 尊重妇女

礼仪规范： 1)坐立有相 2)表情自然 3)行为得体 4)颦笑有度

4. 怎样理解服饰配套的基本原则？

答： 1)呈现个性 2)扬长避短 3)民族特色 4)简洁为美

5. 怎样理解办公室礼仪的基本要求？

答： 1)以体现组织精神风貌为主

2)以工作大局为重

3)以共同进步为瞻

6. 秘书接待不同对象时，各礼仪环节的核心是什么？

答： 1)尊重领导 2)和睦同事 3)善待信访 4)诚洽业务 5)妥接电话

7. 怎样理解会议工作礼仪的基本要求？会议服务礼仪有哪些环节？

答：基本要求： 1) 政治第一 2)宏观把握

环节： (1)会议准备阶段 1)时间选择 2)邀请对象 3)详尽通知

(2)会议召开阶段 1) 接站 2)登记 3)联络 4)安全 5)娱乐

(3)会议结束阶段 1) 照相 2)材料 3)送客

8. 怎样理解商务活动礼仪的基本要求？

答： 1)注意服饰、仪容、仪表

2)讲究谈吐文明礼貌

3)严守国家经济机密

4)避免内部的无谓竞争

5)廉洁奉公、不谋私利

6)熟悉各国商务礼俗

9. 拜访和接待各需注意哪些环节？商务谈判礼仪有哪些环节？

答：拜访和接待环节： 1)拜访之前，应将自己的衣饰、容颜适当修饰一下，这是对主人的

尊重。 2)与主人互相问候后进屋，并应礼貌地询问是否有换鞋，还应将帽子、大衣、手套

等交给主人放置。夏天进屋后再热，也不能脱掉衬衫、长裤；雨天若带有雨具，进屋前就询

问主人该放哪儿 。 3)无论是到办公室还是到住处拜访，都应当“客随主便”，这是充分

体谅主人的表现。 4)主人递上茶水时，应欠身双手相接，并表示感谢。 5)主人递上香烟

时，即使你不会抽，也要致谢，可以说：“谢谢，我不会抽”。如自己想抽烟，主人又没有

递烟时，应征得主人同意方可抽烟。 6) 如果是到方住处拜访，更要注意不可未经邀请就到

处参观， 或乱翻乱动， 也不要轻易打听主人家里的某样东西值多少钱， 在哪里买的等等。 7) 拜访的时间不宜过长，该谈的事情谈完之后应当及时起身告辞。

商务谈判礼仪的环节： 1)谈判者的服饰仪表 2)谈判者仪态 3)谈判进程中的礼仪 4)涉

外谈判礼仪 5)签字仪式礼仪

平时作业三

论述题(第五章至第六章)

1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面？

答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。

2. 秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？

答：原则： 1)文明礼貌 2)负责 3)与人方便 4)讲求时效 5)按制度办事 6)遵守纪律

安排工作： 1)服从于组织的总目标和整体计划 2)区分轻重缓急 3)随时补充、调整

4)提示和督促 5)酌留弹性、劳逸结合

3. 督查工作应遵循哪些原则和程序？

答：原则： 1)领导负责 2)分级负责 3)实事求是 4)不直接办案 5) 讲求时效

程序： 1)查办立项 2)查办通知 3)催办 4)直接调查 5)商讨处理 6)结案反馈

7)立卷归档

4. 秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？

答：方面： (1)文件保密 (2)会议保密 (3)通迅保密 (4)电脑保密 (5)涉外保密

意义： (1)积极防范 (2)突出重点 (3)既确保国家秘密，又便利各项工作

方针： (1)积极参与防范 (2)突出重点 (3)既确保国家机密，又便利各项工作。

5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

答：公章的保管：公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要

室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上 ,应由保管人随身携带，

也不可委托他人代管。

公章的使用： 盖用单位公章， 必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，

并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管： 正式介绍信通常为专门印制并有编号， 如联系一般事务也有以单位信笺代替

者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

介绍信的使用： 凡领用介绍者须主管批准， 秘书不得擅自开具发放。 开具介绍信时应由秘书

自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和

存根必须一致。 与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。 秘书不得委托他人或让领用人自己填

写盖章， 尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人 ,否则, 出了事故秘书要负

责任。

6. 秘书为什么要做好值班工作？

答： 一般的政府机关、 企事业单位的行政部门都是实行 8 小时工作制。白天工作， 夜间休息。

我国还实行每周双休日制。 这样， 一年 365 天， 有 52 个星期六、 日， 再加上 10 天法定假日，

共有 116 天是非工作日。 可是交通、 生产、医疗、安全等部门都是每日 24 小时连续工作的，

何况业务联系、 人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内， 尤其是国