2018最新管理制度范本外贸跟单流程

外贸跟单的详细流程1．客户询盘：一般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时，Proforma Invoice or sales contract or o ffer sheet 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单Purchase Order or sales contract。

4．下生产单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。

7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

外贸跟单操作规章制度内容一、总则为规范外贸跟单工作，提高工作效率，制定本规章制度。

二、组织机构1. 外贸跟单部门设在公司国际贸易部，负责外贸合同的履行和跟进。

2. 外贸跟单部门的主要职责包括：合同的执行、报关报检、货物运输、信用证操作、结算核销等工作。

三、跟单程序1. 接单阶段（1）收到销售部门发来的销售合同后，外贸跟单部门应及时确认合同内容，并核实合同条款的执行；如有问题，应及时与销售部门沟通解决。

（2）确定货物的生产周期、发货时间和装运方式，准备相应的报关材料等。

2. 跟单阶段（1）根据合同要求办理信用证，与卖方及银行沟通并核实信用证的条款；（2）跟进货物的生产及装运情况，确保货物按时发运，并协调清关、报检等手续；（3）协调货物的运输及保险事宜，确保货物安全到达目的地；（4）跟进货款的支付情况，及时核销结算。

3. 结单阶段（1）对合同执行情况进行总结及评估，并做好相关材料的归档工作；（2）与客户进行反馈，了解客户对公司服务的满意度，为公司提供改进建议。

四、跟单人员要求1. 业务素质过硬，熟悉外贸相关知识，能够熟练操作办公软件；2. 具有较强的团队合作精神和沟通能力，能够协调各个部门的工作；3. 工作态度认真负责，为客户着想，并且具有一定的抗压能力。

五、外贸跟单部门工作职责1. 负责合同的执行和跟进，确保合同履行顺利；2. 负责货物的运输、报检报关等手续办理；3. 负责信用证的操作及结算核销；4. 负责与客户的沟通和反馈，确保客户满意度。

六、违反规章制度的处理1. 对于不遵守本规章制度或影响公司正常运作的行为，公司将采取相应的处罚措施；2. 对于严重违规行为，公司有权解聘相关人员。

七、其他1. 本规章制度经公司领导批准后生效；2. 本规章制度的解释权归公司国际贸易部。

以上是外贸跟单操作规章制度的内容，希望全体员工认真遵守并贯彻执行，确保公司外贸业务的顺利进行。

最完整的外贸跟单流程一、日常工作安排：全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。

对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。

工作前需准备以下资料颜色原样原手感样客人确认的小样（工厂第一次打的色样）原品质样合同复印件（工厂的质量要求、标准、交期，数量等相关资料二、工厂打颜色小样：跟单需做以下事情：1．按客供样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有《打色通知书》，内容包括（对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大小、打样坯布规格、完成时间）等。

2．打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。

3．根据打样通知书，正确使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。

4．根据客人或市场部要求，《打样通知书》须注明小样大小和版数（印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。

5．时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。

6．文字说明：小样须贴在规定表格内（公司色样卡），根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。

7．色样卡管理：妥善保管，防止褪色，编号放好，做到用的时候随时能找到。

三，中样或大货头缸样（生产大货前的第一次生产试样）：中样或大货头缸样（如品质样、手感样、样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。

四，生产大货过程中：1．明确要求：明确订单合同的的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。

2．制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。

外贸业务跟单工作流程作为外贸业务中一个重要环节的跟单工作，其流程较为繁琐复杂，需要跟单人员具备较高的素质和能力。

下面将从前期准备、订单确认、生产进度管理、出运安排、售后服务等几个方面来详细介绍外贸业务跟单工作的流程。

一、前期准备1.了解客户需求在进行任何贸易活动之前，一定要了解客户的需求。

包括客户的基本信息、产品需求、产品样品、贸易条件等，在与客户进行初步沟通之后，确认双方的贸易意向与条件。

2.商务合同的签订双方对贸易条件的约定需要通过合同的形式进行确认，合同内容应该包括贸易价格、交货时间、支付条件、质量标准、运输方式等，并应该提前预留风险控制措施，以应对可能出现的不可抗力因素。

3.产品样品的确认虽然双方在初步沟通中已经对产品的需求形成了共识，但是在实际生产之前还需要确认产品的样品，包括产品颜色、尺寸、重量、材质等，并经过双方的共同确认和签字。

二、订单确认1.采购订单确认从客户那里获得采购订单之后，需要确认订单的详细内容，包括订单数量、价格、交货期限、包装方式等，确认过程中需要注意细节，以减少错误发生的可能性。

2.生产订单确认在确认采购订单之后，外贸跟单人员需要将订单传递给生产部门，以完成实际生产。

在确认生产订单时，需要对订单的产品数量、规格、生产时间、生产单元等进行详细的确认。

三、生产进度管理1.生产流程控制在生产过程中，外贸跟单人员需要对生产过程的各个环节进行监控和管理，确保生产进度的顺利进行。

如果出现问题，应及时解决和处理。

2.产品质量控制外贸跟单人员还需要对产品质量进行严格控制，包括通过品质检验、工艺控制等手段，确保产品符合客户的质量需求。

四、出运安排1.运输方式的选择在确定好产品质量并完成生产之后，外贸跟单人员需要为产品的运输方式进行选择。

运输方式的选择需要事先考虑到成本、时间、风险等因素，并与客户进行确认。

2.物流手续的办理根据选择的运输方式，外贸跟单人员需要办理物流环节的相关手续，包括订舱、报关、保险、验货等手续，并在过程中做好相关记录和跟踪。

论述外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项一、前言外贸跟单是指在国际贸易中，由贸易公司派遣专业人员跟踪整个交易流程，从下订单到货物最终交付给客户的全过程。

外贸跟单工作是外贸业务中不可或缺的一个环节，它涉及到公司的形象、客户的信任以及订单的顺利完成。

本文将详细介绍外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项。

二、订单确认1. 客户询价客户通过邮件、电话或网上询价等方式向贸易公司提出产品需求和价格要求。

2. 报价回复根据客户提供的信息，贸易公司进行报价，并回复给客户。

3. 客户确认客户收到报价后，对价格和产品进行确认，并告知是否有修改意见。

4. 签订合同双方就产品、价格、交货期等方面达成一致后，签订正式合同。

注意事项：合同应包含详细的产品描述、数量和价格等信息，并注明交货期限和支付方式等条款。

三、生产安排1. 生产计划制定根据合同要求，制定生产计划并确定生产工艺和工序。

2. 采购材料根据生产计划，采购所需原材料和配件。

3. 生产过程控制对生产过程进行严格控制，确保产品符合质量要求。

4. 产品检验对成品进行全面检验，确保产品质量符合客户要求。

注意事项：生产计划应合理、科学，生产工艺应规范、严谨。

同时，产品检验应严格按照国际标准进行。

四、包装和装运1. 包装设计根据货物的性质和运输方式，设计适合的包装方案。

2. 包装材料采购根据包装方案，采购适当的包装材料。

3. 包装操作按照包装方案进行包装操作，并在外包装上标注相关信息。

4. 装箱单制作制作清晰、准确的装箱单，并在上面标注货物数量、重量等信息。

5. 装箱和封箱将货物放入箱内并封好箱子。

注意事项：包装应牢固可靠，防止货物在运输过程中受损或丢失。

同时，在封箱前必须确认所有文件齐全并加以记录。

五、报关和船务操作1. 报关手续办理根据出口国家的相关法律法规，办理出口报关手续。

2. 船务操作根据客户要求和货物性质，选择适当的运输方式和航线，并安排运输工具。

3. 货物保险为货物购买适当的保险，确保在运输过程中发生意外事故时能够得到赔偿。

跟单的管理制度第一章总则第一条为了规范跟单活动，提高工作效率，保障跟单质量，特制订本制度。

第二条本制度适用于本公司所有跟单人员的管理工作。

第三条跟单人员应严格遵守本制度，确保跟单工作的顺利进行。

第四条跟单人员应具备一定的专业知识和跟单经验，能够胜任跟单工作。

第五条跟单人员应保持良好的职业道德和职业操守，严禁利用职务之便谋取私利。

第六条本公司将定期对跟单人员进行考核，对表现优秀者给予奖励，对表现不佳者进行纠正。

第七条跟单人员应按照本制度要求履行相关职责，不得擅自变更条款或违约。

第八条跟单人员应遵循客户利益至上的原则，维护公司形象和客户利益。

第二章跟单流程第九条跟单人员应在接到跟单任务后，第一时间确认客户需求并核实订单信息。

第十条跟单人员应及时联系供应商，确保货物生产、发货等工作按时完成。

第十一条跟单人员应与客户保持及时沟通，及时反馈订单进展情况。

第十二条跟单人员应对订单物流进行跟踪追踪，确保货物安全送达客户手中。

第十三条跟单人员应做好售后服务工作，解决客户问题，提高客户满意度。

第十四条跟单人员应将跟单工作记录整理归档，便于查询和统计。

第三章跟单要求第十五条跟单人员应具备优秀的沟通能力和协调能力，能够与各方有效沟通协调。

第十六条跟单人员应具备一定的商务谈判技巧，能够妥善处理各类突发情况。

第十七条跟单人员应具备团队合作精神，能够与同事协作配合，共同完成工作任务。

第十八条跟单人员应具备一定的忍耐力和抗压能力，能够应对工作中的各种挑战。

第十九条跟单人员应保持良好的工作状态，保持积极向上的工作态度。

第四章跟单管理第二十条公司将安排专人负责跟单人员的日常管理和指导工作。

第二十一条跟单人员应积极配合管理人员的工作，接受管理人员的指导和监督。

第二十二条公司将定期对跟单人员进行绩效考核，对表现优秀者进行奖励，对表现不佳者进行纠正。

第二十三条公司将建立健全的激励机制，鼓励跟单人员积极工作，提高工作效率。

第五章附则第二十四条本制度自颁布之日起正式实施，如有需要，公司可根据实际情况对本制度进行适当修改和完善。

外贸跟单基本流程跟单员对出口货物的跟单工作主要有：(1) 接单(2) 跟进生产(3) 催审单证(4) 出货跟踪(5) 制单结汇3．接单的形式：在出口贸易中，最常见的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。

前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。

对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。

它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。

机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4．接单的程序：询盘，发盘，还盘，接受等环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫报价。

是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）拒绝还盘 (Decline counter-offer)（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同1．审单内容：产品名称、规格质量数量单价、总额价格条款付款方式包装要求交货期交货方式。

2．审单方法：（1）产品名称，规格：审查时产品代码/型号是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

（2）质量：也称品质。

是货物的外观形态和内在质量的综合。

（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

一、目的为提高外贸团队工作效率，规范工作流程，确保业务顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有外贸团队成员。

三、组织架构1. 外贸团队由团队经理、业务员、跟单员、外贸助理等岗位组成。

2. 团队经理负责团队整体工作，协调各部门间的合作，对团队绩效负责。

3. 业务员负责市场开拓、客户洽谈、合同签订等业务工作。

4. 跟单员负责订单跟进、生产进度跟踪、物流安排等跟单工作。

5. 外贸助理负责文件整理、资料收集、客户信息管理等辅助工作。

四、工作流程1. 市场开拓（1）业务员根据公司产品特点和市场情况，制定市场开拓计划。

（2）业务员通过参加展会、拜访客户、网络推广等方式拓展市场。

（3）业务员对有意向的客户进行筛选，将客户信息反馈给团队经理。

2. 客户洽谈（1）团队经理根据客户信息，安排业务员与客户进行洽谈。

（2）业务员在洽谈过程中，了解客户需求，提供合适的产品方案。

（3）业务员与客户达成初步意向后，向团队经理汇报。

3. 合同签订（1）团队经理对业务员提供的客户信息和产品方案进行审核。

（2）团队经理与客户进行合同签订，确保合同条款的合规性。

（3）团队经理将合同签订情况反馈给业务员。

4. 生产安排（1）业务员将合同签订情况通知跟单员。

（2）跟单员根据合同要求，安排生产计划，确保生产进度。

（3）跟单员跟踪生产进度，确保产品质量。

5. 物流安排（1）跟单员根据合同要求，安排物流运输。

（2）跟单员与物流公司沟通，确保货物安全、准时送达。

6. 收汇与核销（1）业务员跟进收汇情况，确保货款到账。

（2）跟单员核对货物出库信息，进行核销。

五、绩效考核1. 绩效考核指标包括：业务完成率、客户满意度、合同签订数量、订单跟进效率等。

2. 绩效考核周期为每月一次，由团队经理负责组织实施。

3. 绩效考核结果作为员工晋升、调薪、奖金发放的重要依据。

六、奖惩措施1. 对表现优秀的员工，给予表扬、晋升、调薪等激励。

2. 对违反工作纪律、影响团队业绩的员工，进行批评教育、罚款、降职等处罚。

外贸跟单的流程外贸跟单的流程1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。