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监理资料规范化管理的作业方法第一节.资料管理和竣工资料验收.移交一.监理的职责1.设专人负责监理资料的收集.整理和归档作业，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段作业结束后及时整理归档。
2.监理资料及时整理.真实完整.分类有序。
在设计阶段，对勘察.测绘.设计单位的工程文档的形成.积累和立卷归档进行监督.检查；在施工阶段，对施工单位的工程文档的形成.积累.立卷归档进行监督.检查。
3.按照委托监理协议的约定，接受业主的委托.监督.检查工程文档的形成积累和立卷归档作业。
4.编制的监理文档的套数.提交内容.提交时间，按照现行《建设工程文档归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的需求，编制移交清单，双方签字.盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。
监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2000）的需求，及时由项目监理部提供。
二.建设工程档案编制质量需求与组卷方法1.归档文档的质量需求归档的工程文档一般应为原件。
工程文档的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.施工.监理等方面的技术规范.标准和规程。
工程文档的内容必须真实.准确，与工程实际相符合。
工程文档应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水.蓝黑墨水工程文档应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工程文档中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。
工程文档的纸张应采用能够长期保存的韧力大.耐久性强的纸张。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。
工程档案资料的照片及声像档案，需求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。
工程文档应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
2.立卷的原则和方法立卷应遵循工程文档的自然形成规律，保持卷内文档的有机联系，便于档案的保管和利用。
四川省建设工程项目现场监理文件资料组卷指南1 定义1.1建设工程监理文件资料管理建设工程监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作，简称为工程监理文件资料管理。
1.2 现场监理文件资料组卷按照一定的原则和方法，将工程监理文件资料分类整理成案卷并加以应用的过程，亦称为立卷。
本指南侧重施工阶段建设工程项目现场监理文件资料的过程管理与应用。
2 目的本指南规定了建设工程项目现场监理文件资料组卷的基本要求和方式，从而使文件资料的真实性、完整性、有效性、及时性得到基本保证，发挥监理文件资料在工程建设过程中的作用，起到提高建设工程管理水平，规范建设工程监理文件资料管理，保证工程质量安全的目的。
3 基本规定3.1 监理文件资料是实施监理过程的真实反映，是监理工作成效的具体体现，也是工程质量安全事故责任划分的重要依据，项目监理机构应建立完善的监理文件资料管理制度，明确岗位责任，监理人员除如实记录自己负责的文件资料外，还应及时分类整理，并移交由总监理工程师指定的专人进行管理。
3.2 项目监理机构应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，并采用信息化技术进行监理文件资料辅助管理。
3.3 工程监理文件资料应随工程建设过程同步形成，并真实反映建设工程的实体质量、现场安全以及监理工作情况。
4 质量要求4.1 项目监理机构应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责。
4.2 监理文件资料的填写、编制、审核、审批、签认应及时进行，其内容应符合《建设工程监理规范》相关规定。
4.3监理文件资料不得随意修改，当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。
4.4 监理文件资料的文字、图表、印章应清晰，内容完整、结论明确、签认手续齐全。
4.5 监理文件资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期，提供单位应对资料的真实性负责。
5 组卷原则5.1 工程监理文件资料组卷应遵循自然形成规律，并保持卷内文件资料的内在联系，工程资料可根据数量多少组成一卷或多卷。
中汽智达（洛阳）建设监理有限公司作业文件ZDZ09--2014 监理资料归档管理办法2014-02-15批准2014-03-01实施监理资料归档管理办法1 主题内容与适用范围本办法规定了公司对监理资料的收集、整理、归档办法，以便建立完整、准确的工程监理档案。
本规定适用于公司各职能部门和驻地监理部。
2 归档监理资料管理要求2.1．项目总监理工程师为资料整理责任人；2.2．工程竣工验收后按照公司统一的归档监理资料目录，在3周内装订成册移交公司办公室，并办理书面移交证书；移交建设单位的资料与此同时办理，移交清单见附件三；2.3．归档监理资料要求书面文件一式两份，电子文件根据归档监理资料目录要求提供一份；2.4．存档的监理资料需要借阅应办理借阅和归还手续；3 归档监理资料组卷的方法及要求：3.1．监理文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面；3.2．封面、封底纸张采用120克蓝色卡纸，格式详见附件一；3.3．第二页为本卷监理资料的目录，格式详见附件二；3.4．按照公司统一的归档监理资料目录、封面、封底格式，分卷、分册装订；3.5．每册不宜过厚，一般为20-30mm厚；若单卷成册厚度低于20mm，可与其他卷合为一册，卷内监理资料的目录分别编写；3.6．卷内文件均按有书写内容的页面编号，封面、卷内目录不编写页号，每册单独编号，页号从“001”开始；3.7．页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；3.8．归档监理资料的编号由公司办公室统一提供，具体如下：GD 2009 －××当年归档监理资料顺序号归档时年号归档监理资料代号批准：郝振鹏审核：潘浩东编制：刘艳丽4 归档监理资料目录附件一：封面格式×××××××工程（黑体，4号）监理资料（黑体，小初）编号:（黑体，小2）第卷××××篇（黑体，小2）共册第册（黑体，3号）中汽智达（洛阳）建设监理有限公司（黑体，2号）年月日（黑体，小2）封底格式中汽智达（洛阳）建设监理有限公司（宋体，3号）地址Add：河南省洛阳市涧西区西苑路13号电话Tel：（0379）64818564 64818159传真Fax：（0379）64818159邮编Pc：471039网址（宋体，4号）附件二附件三中汽智达（洛阳）建设监理有限公司作业文件ZDZ09-2014注：1、有在相应格划√，无则划×。
9. 监理资料规范化管理的工作方法一、监理资料管理要求（一）监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好的为公司技术部门服务，制订本管理制度。
2、本公司技术档案是指公司管理文件、图书类资料和工程项目的开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及管理文件和勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成的资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工验收、备案文件等。
3、公司技术职能部门和项目部要把技术档案纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职管理人员。
综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的技术档案管理。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
（二）技术文件资料的归档1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。
2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。
4、项目部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。
5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。
监理文件组卷顺序1、监理工作总结2、监理委托合同，项目总监理工程师任命书（监理—7）3、监理规划，监理实施细则，监理部总控制进度计划，旁站监理方案4、第一次工地会议纪要，工地例会纪要，专题会议纪要5、工程开工报告、复工报告、工程开工/复工审批表、工程暂停令（施管—1、15、16，监理—2）6、设计变更、工程洽商和工程变更单位（设计—2，施管—14、监理—12）7、工程款支付申请、工程款支付、费用索赔（施管—5，监理—3，施管—8，监理—6）8、工程分包，分包单位资质审查（施管—3）9、监理工程师通知及回复、监理工作联系单（监理—1，施管—6，监理—11）10、工程延期（临时和最终）申请与审批（施管—7，监理—4、5）11、旁站监理记录（监理—8）12、工程质量安全评估报告（监理—9）13、工程质量安全隐患报告、质量事故报告及处理意见（监理—10，施管—14）14、监理月报15、工程质量安全监督执法函件及回复施工文件组卷顺序地基基础分部工程组卷顺序（第一卷）（一）工程质量验收资料1、分部、子分部、分项工程质量验收记录（施验—5、6、7）2、建筑工程地基与基础分部工程质量验收报告（施验—9）3、中间交接验收记录，观感质量检查记录（施验—17、18）（二）施工技术管理资料1、按地基与基础分部工程质量验收报告（施验—9）资料核查表的顺序组卷2、工程材料/构配件/设备报审表（施验—9）见证取样送检委托单（施验—18）分别与材料复检和施工试验组卷3、报验申请表（施验—14）分别与隐蔽工程验收、施工放样以及分项、分部单位工程质量验收资料组卷4、工程项目安全生产阶段考核（检查）表（施验—20）单独与安管、安教、安检、安记表资料组卷5、工程质量安全监督函件汇总表（施管—26）单独与工程质量安全监督函件及抽检试验报告资料组卷6、其他施管表资料按其编号顺序组卷（三）质量控制资料1、工程测量（施验—1、9中有关表格）2、原材料、构配件、设备出厂合格证、复检报告（施材—1~7有关表格及施管—9、18）3、施工记录（施试1~8中有关表格）4、隐蔽工程验收（施隐—1~3中有关表格）5、施工记录（施记<G>—1~30中有关表格）（四）安全和功能检验（测）报告资料（施检—1）（五）工程质量安全监督执法函件及抽检试验报告资料（施管—26，施检—2）（六）各分项工程检验批质量验收汇总表及记录（施验—15）（七）专项工程施工资料（如有）（施验—12）（八）安全生产阶段考核资料（施管—20）1、安全生产管理考核（安管—1~12中按实际考核表组卷）2、安全教育培训（安教—1~5中按实际考核表组卷）3、施工安全检查、环境与卫生检查（安检—1~19中按实际检查表组卷）4、设备设施、施工机具验收（安验—1~7中按实际验收表组卷）5、安全活动记录（安记—1~8中按实际记录表组卷）主体结构分部工程组卷顺序（第二卷）（一）工程质量验收资料1、分部、子分部、分项工程质量验收记录（施验—5、6、7）2、建筑工程主体结构分部工程质量验收报告（施验—10）3、中间交接验收记录，观感质量检查记录（施验—17、18）（二）施工技术管理资料1、按主体结构分部工程质量验收报告（施验—10）资料核查表的顺序组卷2、工程材料/构配件/设备报审表（施管—9）见证取样送检委托单（施管—18）分别与材料复检和施工试验组卷3、报验申请表（施管—14）分别与隐蔽工程验收、施工放样以及分项、分部单位工程质量验收资料组卷4、工程项目安全生产阶段考核（检查）表（施管—20）单独与安管、安教、安检、安验、安记表资料组卷5、工程质量安全监督执法函件汇总表（施管—26）单独与工程质量安全监督执法函件及抽检试验报告资料组卷6、其他施管表资料按其顺序组卷（三）质量控制资料1、工程测量（施测—1、9中有关表格）2、原材料、构配件、设备出厂合格证、复检报告（施材—1~7有关表格及施管—9、18）3、施工试验（施试1~8中有关表格）4、隐蔽工程验收（施隐—1~3中有关表格）5、施工记录（施记<G>—1~30中有关表格）（四）安全和功能检验（测）报告资料（施验—1）（五）工程质量安全监督执法函件及抽检试验报告资料（施管—26，施检—2）（六）各分项工程检验批质量验收汇总表及记录（施验—15）（七）专项工程施工资料（如有）（施验—12）（八）安全生产阶段考核资料（施管—20）1、安全生产管理考核（安管—1~12中按实际考核表组卷）2、安全教育培训（安教—1~5中按实际考核表组卷）3、施工安全检查、环境与卫生检查（安检—1~19中按实际验收表组卷）4、设备设施、施工机具验收（安验—1~7中按实际验收表组卷）5、安全活动记录（安记—1~8中按实际记录表组卷）使用功能各分部工程组卷（第三卷）（按专业单独组卷成册）（一）工程质量验收资料1、分部、子分部、分项工程质量验收记录（施验—5、6、7）2、建筑工程使用功能各分部工程质量验收报告（施验—11）3、中间交接验收记录，观感质量检查报告（施验—17、18）（二）施工技术管理资料1、按使用功能各分部工程质量验收报告（施验—11）资料核查表的顺序组卷2、工程材料/构配件/设备报审表（施管—9）见证取样送检委托单（施管—18）分别与材料复检和施工试验组卷3、报验申请表（施管—14）分别与隐蔽工程验收、施工放样以及分项、分部单位工程质量验收资料组卷4、工程项目安全生产阶段考核（检查）表（施管—20）单独与安管、安教、安检、安验、安记表资料组卷5、工程质量安全监督执法函件汇总表（施管—26）单独与工程质量安全监督执法函件及抽检试验报告资料组卷6、其他施管表资料按其编号顺序组卷（三）质量控制资料1、工程测量（施测—1、9中有关表格）2、原材料、构配件、设备出厂合格证、复检报告（施材—1~7有关表格及施管—9、18）3、施工试验（施试1~8中有关表格）4、隐蔽工程验收（施隐—1~3中有关表格）5、施工记录（施记<G>—1~30中有关表格）（四）安全和功能检验（测）报告资料（施检—1）（五）工程质量安全监督执法函件及抽检试验报告资料（施管—26，施检—2）（六）各分项工程检验批质量验收汇总表及记录（施检—15）（七）专项工程施工资料（如有）（施检—12）（八）安全生产阶段考核资料（施管—20）1、安全生产管理考核（安教—1~5中按实际考核表组卷）2、安全教育培训（安教—1~5中按实际考核表组卷）3、施工安全检查、环境与卫生检查（安检—1~19中按实际检查表组卷）4、设备设施、施工机具验收（安检—1~19中按实际检查表组卷）5、安全活动记录（安记—1~8中按实际记录表组卷）工程竣工部分组卷顺序（第四卷）1、单位（子单位）工程质量验收记录（施验—1）1）、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（施验—2）2）、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽检记录（施验—3）3）、单位（子单位）工程观感质量检查记录（施验—4）2、工程竣工报告、工程竣工报验单、建筑工程质量保修书（施验—14，施验—14，施管—10，施管—24）3、施工管理技术资料汇总表1）、施工组织设计（方案）、安全专项施工方案汇总表2）、施工分包单位（专业工程分包和劳务作业分包）汇总表3）、监理工程师通知回复单汇总表4）、施工技术咨询记录汇总表5）、工程洽商记录、工程变更单汇总表6）、工程质量事故报告汇总表7）、分部、子分部、分项工程及检验批划分表（施管—22）4、工程测量记录汇总表5、材料、构配件复检报告汇总表6、施工试验汇总表7、隐蔽工程检查记录汇总表（施隐—3）8、施工记录汇总表9、结构、安全和功能检验（检测）报告汇总表（施检—1）10、工程质量安全监督执法函件汇总表（施管—26）11、工程质量安全生产监督执法抽检报告汇总表（施检—2）12、工程项目安全生产等级评定申请表13、工程项目安全生产阶段考核（检查）项目汇总表14、工程项目安全生产评价表（安评—7）15、工程项目安全生产等级证书（监督—20）竣工图组卷顺序（第五卷）（一）综合竣工图1、综合图1）、总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）2）、竖向布置图3）、室外给排水、热力、燃气等管网综合图4）、电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图5）、设计总说明书2、室外专业图包括给水、雨水、污水、热力、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化等专业图）（二）专业竣工图1、建筑竣工图2、结构竣工图3、装饰装修工程竣工图4、电气工程（智能化工程）竣工图5、给排水工程（消防工程）竣工图6、采暖通风空调工程竣工图7、燃气工程竣工图市政工程施工资料组卷顺序施工技术文件（第一卷）（一）工程竣工验收文件1、工程总结报告2、工程竣工报告、工程竣工报验单（施验—14、施管—10）3、市政单位工程质量综合评分表（建设—15）4、市政工程质量保证资料评分表（建设—16）5、市政工程外观、实测实量评分表（建设—17、18）6、工程竣工验收报告（建设—6）7、工程验收证明书（建设—9）（二）施工技术文件1、施工管理资料（按施管—1~30表中表格组卷）2、施工组织设计（方案）及报审（施管—2、11）3、施工图设计文件会审、技术交底记录（施管—12、13）4、设计变更通知单、洽商记录、工程变更单（设计—2、施管—14、监理—12）5、原材料、成品、半成品构配件、设备出厂质量合格证、复检报告（施材—1~7及有关市政表格和施管—9、18）6、施工试验资料（施试—1~8及有关市政表格）7、测量复核及复检记录（施测—1~9及有关市政表格）8、隐蔽工程检查记录（施隐—1~3及有关市政表格）9、工程质量检验评定资料（施验—19、20、21）10、使用功能试验记录（施记<G>—1~30及有关市政表格）11、事故报告（施管—19）12、竣工测量资料（三）、安全生产阶段考核、评定资料（施管—20、27、28、29、30）1、安全生产评价（安评—1~7中有关表格）2、安全生产管理（安管—1~21中有关表格）3、安全教育培训（安教—1~5中有关表格）4、施工安全检查、环境与卫生检查（安检—1~19中有关表格）5、设备设施、施工机具验收（安验—1~7中有关表格）6、安全活动记录（安记—1~8中有关表格）（四）工程质量安全监督执法函件（施管—26，施检—2）1、工程质量安全监督执法函件（施管—26，施检—2）2、工程质量安全监督执法抽检通知及抽检试验报告竣工图组卷顺序（第二卷）按各专业图号顺序组卷。
建筑工程资料归档和组卷方法建筑工程在它立项直至交付使用将产生工程基本建设文件资料、工程施工资料(建筑工程施工质量技术管理记录、建筑工程施工质量验收记录、检测试验记录)、工程监理资料等，这些资料应当是建筑工程质量的真实写照，因为，设计阶段的质量决定工程建成后的使用功能和产生的价值,施工阶段的质量影响到工程的使用寿命和安全可靠。
建筑工程资料中设计标准是源头，施工质量验收标准是关键，这两个标准不仅规范了建筑工程责任主体的行为，而且依据这两个标准形成的归档资料还是建筑工程使用中变更建筑功能、房屋改造及处理与工程有关问题的重要参考依据。
因此，建筑工程资料的组卷和归档应当遵循一个原则:便于检索。
1．归档的建筑工程资料应便于检索1.1 共同沿用的思维惯例如果按照基本建设程序或建设工程形成中的各分部分项施工过程先后顺序检索归档资料，则不需要整理归档资料的人与检索资料的人再沟通和交流，双方各自以基本建设的程序已形成的大家共同沿用的思维惯例去整理、组卷归档资料或查阅资料。
1.2 检索资料的时间短、速度快将基本建设文件资料、工程施工资料和工程监理资料单独组卷，当基本建设程序中某一阶段有问题时，只需调阅该阶段的资料组卷,就可查到所需要的全部资料，大大减少查阅工作量。
例如，当建设工程的投资回报率出现问题或建筑工程使用功能不满足要求时，直接在基本建设文件资料卷中查工程可行性研究报告、工程立项报告及审批意见或勘察设计合同、初步和技术设计方案及方案审查意见。
1.3 资料内容衔接，便于分析研究工程施工资料按照《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001中划分的九个分部工程整理组卷。
当建筑工程某个分部出现问题时，只需调阅该分部卷即可查到该分部的全部资料。
例如，工程的地基与基础出现问题，从该分部卷中直接可查到地基与基础分部的图纸会审、所用材料的合格证和复检报告、隐蔽验收、施工方案、过程控制检查记录、检验批记录等，这样不仅翻阅资料的工作量大大减少、节约时间，而且前后联系紧密、直观明了。
工程监理资料内容及组卷类别1、合同类文件（A类）1．1委托监理合同及中标通知书、监理人员证件1．2工程施工合同1．3工程分包合同，建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同1．4有关合同变更的协议文件1．5招、投标文件及中标通知书1．6工程停工及复工文件1．7费用索赔处理文件1．8工程延期及延误处理文件1.9 合同争议调解文件1.10违约处理文件1.11收发文登记表2、勘察设计文件（B类）2．1工程测绘资料2．2地质勘察报告2．3测量基础资料2．4施工图及说明2．5图纸会审有关记录2．6设计交底有关记录及会议纪要2．7设计变更图纸、通知3、监理工作指导文件（C类）3．1监理规划3．2监理实施细则3．3旁站监理方案3.4监理机构编制的有关控制资料4、施工工作指导文件（D类）4.1施工组织设计4.2施工方案（包括安全文明施工方案、施工用电、高支模、深基坑支护、钢井架搭设等专项施工方案、季节性施工方案）。
4.3施工组织设计（方案）报审表5、资质资料（E类）5.1总包单位资质资料及人员上岗证5.2分包单位资质资料及人员上岗证5.3材料设备供应商单位资质资料5.4工程实验室资质资料6、工程进度文件（F）6．1开工报告6．2工程开工报审文件6．3工程竣工报审文件6.4施工进度计划审报表6.5施工任务完成情况月报6.6工、料、机动态月报6.7施工形象、进度、示意图6.8工程临时延期申请表6.9工程临时延期审批表6.10工程最终延期审批表6.11其他有关进度控制文件7、工程质量控制文件（G类）7.1材料、构配件、设备报验单及附件7.2施工测量放线报验单及附件7.3施工试验（含监督抽检、测桩等）报告7.4分项工程报验单或检验批、分项、隐蔽工程验收记录7.5原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告、产品认证书7.6分部工程及中间交工验收资料7.7工程竣工报验单及附件7.8工程竣工验收记录7.9施工技术交底文件7.10有关质量控制的其他文件8、工程造价审批文件（H类）8.1增（减）工程现场签证表及附件8.2工程款支付申请表8.3工程款支付证书8.4工程变更费用报批文件9、会议纪要类（I类）9.1监理例会会议纪要9.2第一次工地会议及监理交底会纪要9.3专题会议纪要9.4其他会议纪要文件10、监理报告类文件（J类）10.1监理周报10.2监理月报10.3专题报告11、监理工作函件（K类）11.1监理工程师通知单、监理工程师通知回复单11.2监理工作联系单12、工程验收文件（L类）12.1工程基础、主体结构等中间验收文件12.2设备安装专项验收记录12.3工程竣工预验收报验表12.4人防工程验收记录12.5消防工程验收记录12.6电梯验收报告12.7分户验收记录12.8单位工程验收记录12.9工程质量评估报告12.10工程竣工验收备案表及竣工移交证书13、监理日记（M类）13.1项目监理日志13.2监理人员监理日志14、监理工作总结（N类）14.1阶段工作总结14.2监理工作总结14.3监理业务手册15、监理工作记录文件（O类）15.1监理巡视记录15.2旁站监理记录15.3监理测量资料15.4监理声、像资料（附说明资料）16、工程管理往来函件（P类）16.1建设单位函件16.2施工单位函件16.3政府部门函件16.4设计单位函件16.5其它部门函件17、监理内部文件（Q类）17.1技术性文件17.2法规性文件17.3管理性文件18、安全管理文件（R类）18.1安全文明施工控制资料18.2安全检查事故隐患整改通知单（如果为安监站所发应有回复单）18.3施工现场定期安全检查记录18.4安全监理规划、安全监理实施细则18.5项目经理和专职安全生产管理人员的岗位证书和安全生产考核合格证书复印件及报审资料。
监理资料组卷、归档规定1．监理资料组卷、归档工作由项目监理部负责。
项目监理部的总监作为第一责任人，应指定专职资料员负责这一工作。
监理中心工程部应支持和协助项目监理部做好监理资料的组卷、归档工作。
2．监理资料组卷的原则及要求（1）组卷的原则：组卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和借阅。
（2）监理资料可按建设工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份资料；不同载体的资料一般应分别组卷。
（4）案卷内资料的排列：文字资料应按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字又有图纸的案卷，文字排前图纸排后。
（5）案卷的编目：卷内目录式样见“附录A”，应排在卷内资料首页之前，目录的最后一项非单页时其页号应为XX‐YY形式；卷内备考式样见“附录B”，应排在卷内资料尾页之后；案卷封面式样见“附录C”，应放在目录前。
（6）案卷装订：装订前必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订，装订结系在案卷背面，装订要整齐、牢固，便于保管和借阅。
（7）案卷装具采用卷盒，其卷盒的外表尺寸为310×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm。
3．监理资料归档范围“附录D”。
4．归档监理资料的质量要求：（1）归档的监理资料应当为原件。
如卷内有复印资料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好。
（2）监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如纯蓝墨水、园珠笔、复写纸、铅笔等。
（3）归档资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
（4）监理资料中文字资料幅面为 A4（即297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。
5．监理资料归档的时限向本院资料室归档的监理档案，应在该工程竣工验收后 3 个月内完成归档工作。
6．项目监理部向本院资料室移交监理档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
一、监理工作中应归档的主要资料目录及具体归档办法1、总则1.1、为加强工程项目监理档案的资料的收集、整理、归档工作充分发挥工程监理档案、资料在项目监理工作中的作用，特制定本办法。
1.2、公司工程监理档案工作遵循集中统一、分级管理的原则、，由总监理工程师检查本项目监理机构资料，交监理部审阅竣工项目工程监理档案资料后交公司管理部统一管理公司各类档案、资料；项目监理机构负责工程项目监理档案、资料的收集、整理、组卷、装订工作；1.3、归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得用易退色的材料（包括圆珠笔、铅笔、水彩笔、复写纸等）书写、绘制；2、对项目监理档案、资料管理的要求2.1、工程监理档案、资料是项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录；工程监理档案、资料工作要与工程建设进程同步，从项目监理机构进场起即应开始进行文件资料的记录、整理、审查工作，至监理合同停止或工程竣工，完成工程监理档案、资料的归档工作；2.2、项目监理机构应由专业人员在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和项目竣工后的组卷、装订工作；各种签证单、检验单，各监理人员收集后及时交资料管理人员保存；2.3、所有监理文件资料经资料管理人员统一收发登记，送总监理工程师审阅，核发给监理工程师或监理人员传阅后，由资料管理人员按文件种类统一编号、分类保存，其编号按照附录一《监理文件、资料编号系统说明》、附录二《监理文件、资料编号分类表》、附录四《项目监理机构代号编制方法》；2.4、工程监理资料存放应做到标准化；属档案资料的文件一律用A4纸装订由资料管理人员对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹上贴标签写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放；2.5、工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还；2.6、在基础、主体结构工程等分部工程及工程竣工等各阶段中应及时分阶段做好分类整理工作。
附录一《监理文件、资料编号系统说明》1、编号图例AAA/X/BB/C/D/EEE其中：AAA 表示工程监理项目代号或部门编号，其具体编号有项目汉语拼音缩写的前三个字母组成。
X 表示单位工程序号，若监理项目部明确划分单位工程，则用*表示。
BB 表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。
C 表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。
D 表示专业及专项编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出（附录二）；如无专业及专业编号则用*表示，各项监理机构亦可根据具体情况，讲数量较多的资料分为若干专业及专项，专业及专项号定为：1、土建，2、安装，3、装饰，4、其它，资料员可根据自身项目情况灵活掌握。
EEE 文件编排序号（编号必须是三位数）。
2、公司级文件的标识PDSJX表示XXXX监理有限公司PDSJX/MD表示公司管理文件PDSJX/QM表示质量手册PDSJX/PD表示程序文件PDSJX/QP表示质量计划/其它形式文件PDSJX/TD表示技术文件PDSJX/QR表示质量记录附录二《监理文件、资料编号分类表》备注：文件表式中，有部分报审资料要求施工单位提供具体附件，请对附件仔细核对并附在报审资料后，一并存档。
施工阶段的监理资料二、项目监理机构的主要文件资料填写规定三、竣工档案的编制方法1.资料员在监理工作中进行归档，竣工后按本章附件规定资料内容进行分卷（每卷张数不得超过200张）装订成册，号码所敲页码应在纸张的右下角（原件上）。
2.归档档案应做好案卷目录和卷内目录（见附件），并填写项目监理机构名称及总册与分册，方便阅读，工程竣工验收后一个月内应归档的工程监理资料，送公司管理部门审阅后，按照归档要求装订成册，由管理部门进行归档。
3.竣工监理档案的纸张应为A 4纸，在编制竣工资料时，如有不足A 4纸张的，应贴在A 4纸上，大于A 4纸张的应叠成A 4纸张的大小。
档案资料的文件一律用A 4纸装订，装订时应统一用公司提供的科技档案封面封底，并在封面封底上填写工程名称、卷内内容等内容（见附件）。
4.资料的复印件必须清晰，不应有缺角现象，如果有缺角现象，应用小纸张粘贴好。
5.编制好的竣工资料要进行装订，装订成册的资料必须做到“下平右齐”的要求。
附件：科技档案装订封面：档号：由公司统一填写档案室号：不填微缩号：不填科技档案档案类别：不需要填写案卷题名：项目监理机构名称卷内内容简要编制单位：XXXXXXXX监理有限公司编制日期：年月日（需要具体填写）保管年限：按照《工程监理档案管理办法》规定密级：不需要填写共（需要填写）册第（需要填写）册说明：（略）编制单位：项目监理机构名称编制人姓名：由本人具体填写编制日期：年月日（需要具体填写）四、工程监理资料在整理过程中常见的不合格通病施工阶段工程监理资料应按照国家及地方的有关建筑法规、质量检验标准的规定和设计要求，随工程进度同步收集、调心、整理、编制，做到齐全、准确、真实、可信。
项目总监应对工程监理资料的总体质量负直接则任，下面将工程监理资料在整理过程中常见的不合格通病罗列如下：一、内容不全：施工阶段的监理资料大致包括附录中的资料内容，由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差，该收集的证据没有收集；该做的测试没有做；该填写的表格没有填写；应妥善保管的资料出现损坏或丢失，这些都直接影响了资料的完整性，如：1、缺钢材、水泥、防水材料、门窗、砖等材料的合格证或复试报告，以及材料的合格证编号、批量、日期等与复试报告不符等。
2、没有按要求审查收集工程沉降观测记录。
3、技术复核、隐蔽工程验收、地基验槽等不做出验收结论，签字盖章不全；4、有工程暂停令没有复工报审表；5、监理日记记录不详，不能真实反映施工、监理过程；对记录中检查存在的问题未进行封闭，有质量事故（问题）纪录，没有承包商有关质量事故（问题）的分析报告、事故（问题）处理方案以及工程有关的相关对质量事故（问题）处理的鉴定；6、有监理工程师通知单，没有承包单位回复单；7、监理月报中缺少进度完成情况及采取的措施效果分析、工程款支付情况分析以及采取的措施和效果，本月进度、质量、安全、工程款支付等方面的综合评定，下月监理工作的打算、工作重点等。
8、监理细则中缺少工程项目的重点部位，关键工序的质量控制要点等。
9、旁站监理记录未按照旁站监理方案旁站监理人员的工作内容和职责要求检查记录。
10、检验批质量验收记录内容审查不细，造成检查内容、施工报验日期、工序不符合要求。
如钢筋原材料、钢筋加工、安装、连接等用同一张报验单报验。
二、内容真实性不够部分监理人员不懂得建筑法规，不熟悉监理规范以及施工规范、强制性条文和质量评定标准，在编制监理资料时，甚至随意捏造数据，移花接木，掩盖质量问题，如：1、监理月报统计数据和本月实际数据不符；2、分部工程评定时验收批数量与实际数量不符，混凝土、砂浆评定结果未重新检查计算，功能检验资料核查及主要功能抽检记录没有认真核查等；3、每月对项目监理机构的考核与实际不符。
三、对承包单位工程技术资料审查不严部分监理人员责任心不强，对承包单位报审的工程技术资料未严格审核，就盲目的予以认可，如：1、审查开工报告时没有认真审查施工现场质量（安全）现场检查记录；2、在审批承包单位的施工组织设计（方案）时，对不切合实际的施工方案、施工进度、组织措施、安全技术措施未提出审批改进建议，使承包单位的施工组织设计（方案）失去了可操作性，有些甚至成为承包单位的索赔依据，给业主造成不必要的损失，给监理工作造成负面影响。
3、将操作人员的上岗证张冠李戴，而监理人员不能及时发现。
4、监理人员由于对施工图设计、规范、标准、施工工艺等理解不深、不全面、对承包单位计算出的错误不能够及时发现，给建筑物结构的安全性带来隐患。
5、承包单位隐蔽验收资料过于笼统，不能确切反映工程质量情况，甚至填写不规范，监理人员不能及时发现指出，即签字认可予以接受存档。
四、填写不规范部分监理人员对报验、报审的资料在填写前不认真研究表格的填写要求，盲目填写。
如：工程报验申请表A4表，应根据承包单位不同报验内容区别对待，认真填写，而有的监理人员在“审查意见”栏内全部填写“符合要求”，或者“合格”、“优良”等。
“工程款支付证书”表，附件要求有项目监理机构审查记录，而很多项目监理机构没有此项附件。
五、编写不规范部分监理机构总监及监理工程师对资料整编工作不重视，检查指导不力，使资料整理工作严重落后于工程进度。
在分部工程验收时拿不出质量等级建议，工程验收时突击整理，往往粗制滥造，漏洞百出，更有甚者工程竣工验收后很长时间整理不出完整的监理资料。
施工阶段工程监理的资料必须准确及时地反映工程建设全过程。
施工过程有不可追朔的特性，特别是隐蔽工程验收、工程资料报审。
以上是常见的不合格通病，希望各个项目监理机构重视。
五、在监理过程中对重要材料的控制1、监理单位要对施工单位的质量管理体系的运转情况进行监控，对材料的质量实施间接控制，具体措施为：A、建立监理机构的质量责任制。
明确总监、专业监理工程师、监理员、见证员在材料质量控制方面的责任。
把材料质量作为关键控制的内容，制定具体的实施细则，在第一次例会上向施工单位交底。
B、审查施工单位的质量管理体系。
要求施工单位建立材料管理制度，明确项目经理、质量员、施工员、材料员、库管员、取样员的责任。
C、审查施工单位材料需用量表和材料进场计划。
在开工前，监理人员应审查施工单位分部工程主要材料需用量表和材料进场计划，搞清楚各分部工程所需材料的品种、规格、数量；检查材料进场进度是否满足工程进度计划；督促施工单位按计划采购，按计划组织材料进场、验收、保管，按计划使用。
D、审查订货单位资格。
施工单位签订主要材料采购合同时，应将订货单位的生产许可证、资质证书、准用证、营业执照交监理审查。
必要时，需用提供样品，经建设、设计单位认可、封样后，方能采购。
E、加强对施工单位材料堆放场地的管理。
材料的堆放应符合施工组织设计总平面布置图的要求；要按照材料的品种、规格和进场日期（批次）分别堆放，并插上醒目的标牌区分，不同规格的材料应有隔断，不允许浑杂；待检材料必须插上醒目的待检标牌，严格区分合格材料和待检材料，不合格材料必须插上醒目的不合格标牌，标出出厂日期，限期清出现场，防止错用。
监理人员要加强对材料堆放现场的巡查，发现材料堆放混乱、规格混乱，应立即发出监理通知单，通知不明材料的使用。
待整改合格，搞清楚材料情况后恢复使用权。
必要时应重新取样检测。
F、严格执行材料进场预报制度。
施工单位一般按材料进场计划组织材料进场，监理要求其提前一天书面通知监理，以便安排见证人员见证取样送检。
进场材料插上待检标牌，标明品种、规格、数量、进场日期。
