采购流程和文件

采购流程⽂件——完整版

1.0 ⽬的

1.1 为使⼀切采购事宜有规范可循，特制定此程序。

2.0 范围

2.1 凡公司各部门对外⼀切采购事宜均属之。

3.0 权责

3.1 请采购权责

注：请采购核准权限参考『核决权限办法』办理3.2 财务部：负责办理采购付款事宜。

3.3⽣产部经理：负责⼯程发包之招标及发包事宜。

4.0名词说明

4.1原料：凡现存供直接⽣产⽤之原料或须经过加⼯后才供⽣产

⽤者皆属之。4.2物料：凡直接供⽣产使⽤但⽆法直接计⼊产品成本，如铁桶、塑料桶、包装⽤纸箱等。4.3转售产品：凡直接⾃外界购⼊，不须经加⼯过程即可供应销

售之货品皆属之。4.4资材设备(列帐)：包括不动产、⽣产设备、电脑设备、运输

设备经济耐⽤年限超过⼀年者，⾦额⼈民币2000元(含)以上

者统称之。4.5保管品(列管)：指耐⽤年限超过⼀年，但⾦额超过200元不

超⼈民币2000元者，且需以财产编号列管的物品。4.6办公总务⽤品及⽇常杂项：指⼀般所需之⽂具、清洁⽤品、

⽇⽤品、电脑耗材、公司制服等。4.7消耗品：系指除原物料外之⼚务制造需要耗品，如打包带、

⽓泡纸、P E、膜⼿套等。5.0作业说明

5.1请购

5.1.1 请购原物料由需求部门先向⽣产部门提出需求，并由⽣产部门开出『请购单』交管理部

门采购，到货时间应符合采购周期表之规定。5.1.2 若向国外请购样品，需求部门向研发中⼼提出需求，由研发中⼼开具『物品需求单』交

由管理部采购。5.1.3 『请购单』交单时间原则上定于每天上午9：30，下午14：00各⼀次。

5.1.4 采购周期和最少采购量如采购周期表。

5.1.5 ⽣管⼈员应每天对ERP程序之『未结请购查询』进⾏查看，对未结请购单，请购⼈员应

与采购⼈员确认未结原因后，再决定是否需作异常结案。5.1.6 总务⽤品采购，每个部门须在每⽉25⽇之前将后⼀个⽉所需要的总务⽤品数量和明细填

写『物品需求单』后交于管理部总务⼈员，总务将于每⽉27⽇之前将汇总后的总务⽤品清单交于管理部采购⼈员，采购⼈员须在下⽉5⽇之前将总务⽤品采购进公司，并有总

采购流程程序文件

摘要：

本文档旨在介绍采购流程的程序文件，包括采购需求申请、询价寻源、报价评审、供应商选择、采购合同签订等环节的文档要求和流程。通过合理的程序文件管理，可以确保采购流程的透明度和规范性，提高采购效率。

一、采购需求申请

采购需求申请是采购流程的起点，负责人根据业务需求和项目计划提出采购申请。该申请应包括以下内容：

1. 采购物品或服务的名称、规格、数量和质量要求；

2. 预估的采购费用和预算来源；

3. 采购时限和工期要求；

4. 其他需要注意的事项。

二、询价寻源 在确定采购需求后，需要进行询价和寻找供应商。相关人员应按照企业内部的采购程序文件要求来进行操作，确保公平竞争和选择最合适的供应商。程序要求包括：

1. 制定询价清单，包括供应商名称、联系方式、询价截止日期等；

2. 向供应商发送询价函或邮件，明确询价要求；

3. 设定询价截止日期，并要求供应商按时提交报价；

4. 评估供应商的报价和能力，选择最优的供应商。

三、报价评审

在收到供应商的报价后，需要进行报价评审，以确认所选供应商的合理性和可靠性。评审程序包括：

1. 按照预设的评审标准对报价进行评估；

2. 建立评审小组，由不同部门的人员组成，确保多方面考虑；

3. 对供应商的报价、交货期、合作记录等进行审查；

4. 根据评审结果选择最佳的报价供应商。 四、供应商选择

在报价评审后，根据评审结果选择最佳的供应商。程序文件要求如下：

1. 编制供应商选择文件，包括选择理由和评审意见；

2. 向所选供应商发送选定通知，并告知后续合作事宜；

3. 如需进行商务谈判，制定谈判计划和谈判纪要；

4. 最终与供应商签订采购合同。

五、采购合同签订

采购合同是采购流程的最后一步，用于明确双方的权益和责任。合同签订程序要求如下：

1. 编制采购合同范本，确保法律合规性；

2. 根据实际情况修改合同条款，并与供应商协商达成一致；

3. 确保合同内容包括采购物品或服务的详细说明、价格、交货期等；

采购三级流程

1.目的

根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达，保证盈丰公司的正常顺利生产，并按照交期走货。

2.定义

申购单：PMC根据订单数量所生成的物料清单提供给采购；

采购单：采购员针对不同物料下单给各供应商；

其他：（样板单）通过内部联络函的方式，供公司内部使用，主要是研发的新样品所需要物料申购，例五金件，各种认证电线，参照图纸，排货纸要求找到相对应的供应商打样。

3.职责

3.1 认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。

3. 2 熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。 3.3 严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。

3.4 加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。

3.5 完成领导交办的其它各项工作。

4.采购范围

4.1产品：指盈丰公司原材料的采购。卓维的主要是外省的健身器材配件。

4.2生产物料：指与产品生产直接相关物料，公司目前生产物料多数由产品生产承包商进行采购。

5. 采购流程操作详述

采购流程：收集信息→询价→比价→议价→评估→索样→决定→请购→订购→协调与沟通→催交→进货检收→整理付款。

5.1申请

1) 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的材质要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。

2)请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。

浙江虹达特种橡胶制品有限公司

编制： 审核： 批准：

- 2 - 总则

第一条 采购部门的划分

1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

2．日常办公用品采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第二条 采购作业方式

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

第三条 采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

第四条 询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或

- 3 - 其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。