公司行政文件资料管理制度

1 公司技术文件及资料管理制度

第一章 总 则

第一条 为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。

第二条 技术文件及资料是指各技术部门（包括制造部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三条 技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

第四条 按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 技术文件资料的归档

第五条 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司《图样和技术资料管理程 2 序》的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、袋、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。

第六条 各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按《图样和技术资料管理程序》的规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

第七条 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

第八条 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。

第九条 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。

1 公司文件资料归档管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司各部门

第二章 归档归类

第三条 公司文件、资料归档的范围和归档分类

公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。

一、一级类目

二、二级类目

公司各部门缩写作为二级类目的代码

部门 代码

人事行政部 RX

研发部 YF

客服部 KF

市场实施部 SS

财务部 CW

类别 范围 代码

行政类 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 1

经营业务类 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 2

人事类 劳动人事档案、劳动工资档案等。 3

政府类 政府下发至公司的各类文件。 4

音像类 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 5

2 三、三级类目

范围 重要等级 代码

公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等 一般级文档 A

公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 重要级文档 B

内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 机密级文档 C

第三章 档案保管

第四条 档案的保管、调阅与归还

一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

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公司文件管理规定

为加强文件的可操作性，使文件管理工作规范化、制度化，有效的促进工作开展，特制定本规定。

一、办公室是公司文件的归口管理部门。公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的文件管理工作，并对文件的要求事项切实执行。

二、本制度所称的公司文件既包括来自政府部门的行政公文，也包括公司自有文件。

其中来自政府部门行政公文主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、答复、会议纪要等。

公司自有文件主要包括：公司规章制度、公司各种执照、注册资料、认证资料、操作规程、经营管理合同和业务合同、根据上级文件精神制订的公司文件、在公司日常运行和经营过程中发布的通知、通报和决定、计划总结、会议纪要等及其他有关公司事项的文件。

三、公司所运行的文件格式应依照《国家行政机关公文格式》（ GB/T

9704-1999）（见附件一）予以规范。

四、文件办理：

（一）收文办理

收文办理指办公室对收到文件的处理过程，包括签收、登记、审

1、收文人员收到文件后，应当在对方“文件发放登记表”签字

2 （1）、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收，如发现错投应当及时退回，不得转投。

（2）、收到需要保密的文件后，必须在办公室存放并专人保管；

（3）、

2、文件签收无误后，收文人员应当在《来文登记表》（见附件2）上进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、

3、对各部门自行制定，需要上报公司办理并拟正式运行发生效力的文件，办公室应当对其合法性、规

来文出现以下情况的，办公室应予退回：

（1）、不应当由本部门制定、办理的；

（2）、与有关规章、制度相抵触的；

（3）、文种使用不当，违反行文规则的。

4、公司领导对呈请批示的文件应当作出明确的批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人

1 文件、档案资料管理制度

1．目的

为确保安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订的效力，确保文件、档案资料的规范管理，特制定本制度。

2．职能部门

文件档案资料管理的职能部门是厂办。

3．文件管理

3.1文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

3.2文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3.3各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

3.4文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

3.5有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

4．档案资料管理

4.1档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

4.2借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

4.3所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。 2 4.4借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

4.5机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

4.6收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

4.7对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

4.8在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

4.9档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

4.10各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。