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工程项目档案案卷标题拟写规范1．要求：简练、概括、准确地反映案卷内文件的性质、内容。
2．标题结构：合同项目名称+扩大单位工程名称+单位工程名称+分部工程名称+分项工程名称+单元工程名称+文件类名（1）合同项目名称、扩大单位工程名称、单位工程名称、分部工程名称、分项工程名称、单元工程名称，依据合同和工程项目的科学规范划分确定。
（2）文件类名是指工程建设中产生的不同性质或不同类型的文件群名称。
文件群名称如：施工综合性文件（可细分为施工依据性文件、施工措施计划及实施文件、建设单位来往文书文件、工程变更文件、工程施工统计表、竣工决算文件等）；质量管理文件（可细分为施工质量保证文件、质量检验文件、质量评定文件等）；工程记录文件（可细分为基础处理文件、施工测量文件、隐蔽工程记录、施工记录文件、记录软盘及操作文件）；验收类（可细分为阶段验收文件、竣工验收文件等）；设备类（可细分为设备明细表、仪器设备成套文件、设备安装调试记录、设备及安装验收文件等）；电气仪表安装调试验收文件；图表类（可细分为竣工图、施工图、计算表等）。
3．规则：(1)、如果一个分部工程的某类文件单独组成一卷，则案卷题名中不必要分项工程名称。
(2)、如果一个单位工程的某类文件单独组成一卷，则案卷题名中不必要分部工程名称。
(3)、如果一个扩大单位工程的某类文件单独组成一卷，则案卷题名中不必要单位工程名称。
(4)、如果合同项目工程的某类文件单独组成一卷，则案卷题名中不必要扩大单位工程名称。
(5)、同一个分部工程（单位工程、扩大单位工程、合同项目）的某类文件被组成几个案卷，如果单个案卷中涉及一个以上的分项工程（分部工程、单位工程、扩大单位工程），则此案卷题名中应同时标明所包含分项工程（分部工程、单位工程、扩大单位工程）名称。
(6)、如果同一案卷中涉及几个类文件名，则在案卷题名中用上位类文件名概括或列举所包含的类文件名。
(7)、如果合同项目本身是一个扩大单位工程（或单位工程），则案卷题名中不再重复标注扩大单位工程（或单位工程）名称。
第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法1、年度—机构—保管期限分类法2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2011年：……复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年2009年：办公室…… 1-1011-2021-30业务处……31-4041-5051-60指导处……同上2010年：办公室……业务处……同上排列指导处……2011年：……复式分类法2、年度—问题—保管期限分类法2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2011年：……复式分类法3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……30年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……10年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……复式分类法4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……30年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……10年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……保管期限—年度—机构分类法不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。
文书档案案卷格式The filing forms of administrative records适用范围本标准适用于我国各级档案馆 （室）和文书处理部门。
案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
硬卷皮格式硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用 300mn ¥ 220mm 或 280mn X 210mm 长X 宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm 宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm 三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有 20mn 宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
封面项目的填写方法全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如 “中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局” “简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
类目名称：1、 2、 2.1 2.1.1 2.1.22.1.32.1.3.12.1.3.2类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.133 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
档案目录格式
一、文书档案目录格式
归档文件目录
二、科技档案目录格式
卷内目录
科技档案分类案卷目录
三、专业档案目录格式
会计档案案卷目录
—1—
期刊档案案卷目录
书稿档案卷内目录
书稿档案案卷目录
四、声像档案目录格式
照片档案基本目录格式
声像档案保管单位目录
—2—
—3—
归档电子文件目录
注：①电子文件稿本代码：M —草稿性电子文件；U
—非正式电子文件；F —正式电子文件。
②电子文件类别代码：T —文本文件；I —图像文件；C —图形文件；V —影像文件；A —声音文件；O —超媒体链结文件；P —程序文件；D —数据文件。
电子档案保管单位目录
数码照片说明性目录
注：以每张照片为单位填写，与被说明的照片放在同一个文件夹中。
数码照片光盘目录
—4—
注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
电子科技档案目录、电子专业档案目录格式同纸质档案目录。
数码录音档案目录
注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
数码录像档案目录
注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
六、实物保管单位目录格式
实物档案保管单位目录
附件六：
档案利用登记表格式
档案利用效果登记表
—5—
—6—。
案卷标题的结构及拟写要求刘云霞【摘要】案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此,拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.【期刊名称】《林区教学》【年(卷),期】2011(000)008【总页数】2页(P151-152)【关键词】案卷标题;结构;要求【作者】刘云霞【作者单位】呼伦贝尔学院,内蒙古呼伦贝尔021000【正文语种】中文【中图分类】G275.2案卷标题就是案卷的题名，它是卷内文件材料自然联系和共同特征的高度概括。
标题不仅是案卷的有机组成部分，而且是标举全卷的“眉目”，它的作用在于准确地揭示出卷内文件的内容和成分，为今后的查找利用及编制检索工具提供索引，它还是编制各种检索工具的基础。
把若干个单份文件组合在一起，形成一个集合体，拟写一个简洁、确切的标题，以正确地揭示出卷内文件材料的内容和成分，是一项难度较大、要求较高的专业技术工作，是对文书立卷人员基本功的检验。
标题拟得好，让人一目了然地看出案卷的主要内容，为日后的查找利用提供了可资检索的依据;标题拟得不好，便失去了索引的作用，增加了查阅的难度。
那么怎样才能拟出一条结构完整、言简意赅的标题呢?“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造，整体布局，后被借用到文学中。
标题结构，简单地说，就是案卷标题的组织、构造。
一个符合要求的案卷标题结构起码要具备以下三个条件:第一，标题结构要正确地反映出卷内文件材料的发展规律和内在联系。
第二，标题结构要服从、服务于案卷内容的需要，依据内容安排结构。
第三，标题结构完整、文字简练、表达准确，力戒抽象笼统、烦琐冗长或残缺不全。
我国老一辈文书工作者根据多年立卷的经验，总结出了案卷标题的基本结构，即作者—问题—名称。
文书档案案卷格式1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
2.1文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。
3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸（见附录B）。
3.1.3封面项目的填写方法3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简练、明确。
3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。
3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
题名1.1 正题名1.1.1 正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。
照原文著录。
1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
1.1.3 单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
1.1.4 单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“...”号表示。
1.1.5 正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。
附件题名必要时在附件项中著录。
1.1.6 转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。
转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。
1.1.7 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。
1.2 副题名及说明题名文字1.2.1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。
必要时副题名照原文著录在正题名之后。
1.2.2 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。
1.2.3 副题名及说明题名文字前加“：”号。
示例：强化目标管理推动机关档案工作发展：章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话1.3 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。
2 文件编号2.1 文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。
年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“[ ]”号内。
顺序号用阿拉伯数字表示。
其余照原文字著录。
2.2 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，医院文件编号据实著录。
2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。
文件编号之间以“；”号分隔。
文书档案的立卷方法[日期：2013-04-01] 来源：档案局作者：档案局国家档案局1987年12月发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
主要包括四个部分：1、本机关制发的文件材料。
这是文书立卷归档的重点。
这部分主要包括：本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件下级机关的请示与本级机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料；2、上级机关下发的文件材料。
这部分主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关对本机关的批示、批复、人员任免、奖惩；上级机关对本机关的检查、调查材料；上级领导视察检查本机关工作时的指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等。
3、同级机关的文件材料。
这部分包括：同级机关制发的本机关需要执行的法规文件；同级机关与本机关联系、协商工作的互相来往文件；同级机关检查本机关工作形成的各种文件材料。
4、下级机关上报的文件材料。
这部分主要包括：下级机关报送的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
不属于立卷归档范围的文件材料。
主要是指上级机关普发性供参阅的文件；上级机关征求意见未定稿的文件、本机关的重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；同级机关发送的不需要办理的文件；下级机关报送的不需备案的文件。
文书档案的案卷题名如何拟写？
案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。
它是手工管理阶段非常重要的一种检索指南，也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须作好的一项基本工作。
拟写文书档案案卷题名时，应注意以下几个问题：
1、要求：
（1）文字简练、内容概括。
一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。
应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。
案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。
尤其是目前，许多单位推行立小卷，问题比较单一，案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。
对于问题比较杂的案卷，应按问题分成几个小卷，再分别拟写标题。
（2）结构完整。
案卷题名一般由三部分构成，即责任者、问题、文种名称。
文件内容针对特定时间的，题名中要标明年度，反映往来文书的，要标明收发文机关。
具体每类案卷采用哪种形式，详见下文--案卷题名的构成形式。
（3）标点符号使用正确。
案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正词组，所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。
2、案卷题名的构成形式：
（1）责任者+关于+问题+的+文种名称。
这种形式适合于专题类文件组成的卷，即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调
研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。
这类文件是单位归档文件的主要组成部分，因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。
如：福州市教委关于中学教材使用的通知、意见。
（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。
这种形式适合于综合类、特殊形式的文件组成的卷，即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷，这类文件时间性比较强，在标题中突出时间特征，便于检索和利用。
如：福州市教委1999年工作计划、总结；福州市教委1999年小学教育工作基本情况统计报表；福州市教委1999年行政会议记录。
（3）针对时间+出版物名称。
这种形式适合于单位编印的各种简报、信息、动态及公开出版的刊物等。
如：1999年1-12期《福州市教育工作简报》。
（4）会议名称+文件。
这种形式适合于会议文件组成的卷，召开一个会议可能产生请示报告卡、会议通知、秩序册、议程、会议讲话、报告、总结、典型材料等，如果将其内容、文件名称全部标出，题名显得很繁琐，可采用一种简洁的方法，只点明会议名称，后面加上文件即可。
如：福州市教育工作1999年表彰会议文件。
（5）当事人+问题+卷（案卷）。
这种形式适合于非诉讼案件材料组成的卷。
这种案卷中的文件，一般有在调查处理某一案件中形成的处分决定、调查报告、检讨材料、各种单位及个人出具的证明材料。
其中，责任者繁多、指代对象单一是比较明显的特征，针对这类案卷，题名可标出当事人、所犯错误名称、文件材料名称用"案卷"或"卷"代表即可。
如：xxx高考漏题问题卷。
（6）通讯者+关于+问题+的+来往文书（或文件名称）。
这种形式适合于由单位之间商洽工作的问函与复函、合同、协议书组成的案卷。
马尾区教育局与xxx建筑公司关于建造职工住宅楼的来往文书。
3、各个部分的标注方法：
（1）责任者。
标注责任者时一般要求，用全称或通用的简称，如"中共福建省委"，不能用"本委"、"本厅"、"本局"等指代对象不明确的称呼。
卷内文件的责任者较少时，应全部标出，责任者很多时，可将同一地区或同一系统的单位概括成一个总称，如"福建省各地市"。
如果总称中缺一、两个单位，可在总称之后加括号注明，如"福建省各地市（缺福州市）"。
责任者是领导人的，要在其姓名前标明其职务和身份。
（2）问题。
标注问题时要求，不能把文件的内容一一堆砌到题名中，同类性质的问题可适当概括，不同性质的问题应逐一标明。
目前施行立小卷、立薄卷，就是便于在案卷题名中标明问题。
（3）名称。
指的是卷内文件的名称，也叫文种，如"通知"、"报告"等，文种较少时，可全部标出。
文种较多时，可只标出重要的、有代表性的。
性质相近的文种，如"计划"、"规划"、"安排"、"要点"等，可概括为"计划"。
会议卷、非诉讼案卷、来往函件卷可用一些术语，如"文件"、"卷"、" 来往文书"代替文种。
（4）时间。
这里的时间指的是，卷内文件内容针对的时间，而不是成文时间。
在标注时间时，要注明年度全称，不能把"1999"标为"9 9"，也不能用"今年"、"去年"、"明年"等指代不确定的词。
（5）介词"关于"和助词"的"的用法。
为了更符合汉语表达习惯，拟写案卷题名时，一般在专题类、来往文书类组成的案卷题名中加介词"关于"和助词"的"，其他类案卷题名则可不加。
