发文登记簿(样本)

收（发）文登记簿（第本）启用时间200 年月日结束时间200 年月日编号使用单位使用说明一、此簿是收文和发文合一登记的，它适合各级机关单位使用。

二、为加强涉密文件的管理，在登记时，可分绝密、机密、秘密、普通四种分别进行登记。

秘密以上的图书、资料如地图、电话号码簿等，因使用时间较多，亦可另行登记。

上下级和本级、同级产生的文件、资料、简报、刊物等，均按其秘密等级登记在一起。

三、各项填写说明如下：收发文日期：指保密室收到和发出文件的时间。

作者、来文单位：指制发文件的单位，如中央文件，来文单位填写“中共中央”。

原文号：指原印刷单位每份文件的顺序编号。

信封号：指原发文单位信封上的编号。

文件编号：指制发文件的编号，如中共广东省委文件，文件编号应填“粤发[200×]×号”；简报则填“×期”内容摘要：指文件的标题，没有标题的文件应摘要写明文件主要内容。

总份数：指收到或印发每个文件的总数。

秘密等级：指文件本身所注明的密级，如绝密、机密、秘密。

发往单位：指文件发出时的受文单位。

份数：指发给受文单位的实际份数。

收发文顺序号：指本单位收发文件时所编的顺序号。

内发文件（凡须收回的为内发）应盖收发文章，并填写收发文顺序号和日期；外发（不需要收回的为外发）不在文件上盖收发文章，收发文顺序号则作信封上的编号。

承办人签名：指受文单位的收件人。

如系外发，可由收发通信人员签名。

保密室注销：指文件承办后的处理情况。

处理情况可分归档、作资料、转出。

注销时要注明日期。

销毁：指不归档、不作资料、不清退的文件，可由两人签名监销。

发文登记簿格式好的呀，那咱就开始整这个发文登记簿的格式啦。

一、表头部分。

发文登记簿嘛，得有个能让人一眼就看明白的表头。

咱可以这么设计哈。

1. 发文日期。

这可得写清楚呢，就像我们记日记一样，哪一天发的文得明明白白。

你想啊，要是以后查起来，没有日期可就乱套啦。

咱就简单写个年/月/日就行，比如2023/09/15，这样多清晰呀。

2. 发文文号。

这个文号就像是文件的身份证号码一样，每个文件都有它独特的文号，方便识别和管理。

可以是那种单位内部规定好的格式，像[2023]XX号之类的，XX就是具体的编号啦。

3. 发文部门。

这个也很重要哦。

得知道这个文件是从哪个部门发出来的。

是销售部呀，还是财务部呢，或者是行政部啥的。

这样有啥问题也好找对应的部门去问呀。

4. 文件标题。

这就是文件的名字啦，要把文件主要说的事儿概括在这个标题里。

比如说“关于员工福利调整的通知”，看到标题就大概知道文件内容是啥了。

5. 收件部门/人。

发给谁的也得写清楚呀。

可能是发给其他部门，那就要写清楚部门名称；要是发给特定的人，那就写那个人的名字。

这就像是寄快递，得知道收件人是谁，不然文件可就不知道去哪啦。

6. 发文份数。

这个就是发出去了多少份文件。

为啥要写这个呢？因为有时候可能需要控制文件的发放数量，或者以后统计的时候能知道一共发出去多少份，有没有多印或者少印的情况。

7. 备注。

这个地方就很灵活啦。

可以写一些特殊的情况，比如这个文件是加急发出去的，或者这个文件有特殊的版本要求之类的。

就像给这个文件做个小注释一样。

二、正文部分。

接下来就是正文啦，每发一次文就按照表头的内容在下面依次填写就好。

比如说，今天是2023年9月15日，销售部发了一个文号为[2023]05号的文件，标题是“关于第三季度销售目标调整的通知”，发给了市场部，发文份数是5份，备注写的是“根据市场最新情况紧急调整”。

那就这样一条一条地填在下面的表格里。

再过了几天，财务部发了个文件，日期是2023/09/20，文号是[2023]08号，文件标题是“关于财务报销流程更新的通知”，收件人是全体员工，发文份数是10份，备注就写“请全体员工仔细阅读”。