秘书国家职业资格培训教程-文书基础

国家职业资格秘书四级培训之文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书—各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

（二）分类1、行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

又称“通用公文”。

（1）行政公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（2）按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机关向上级机关报送的公文。

如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。

如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。

3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。

如：函注意：意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则是比较特殊的一种公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特殊的平行文。

2、事务文书——处理日常事务所使用的文书。

主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

3、商务文书——处理商务业务所使用的文书。

主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

练习：1.下列属于行政公文的是（）A通知、决定、报告、会议纪要B通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、总结、会议纪要2.既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示B批复C通知D意见二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——登记——分发1.草拟，亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。

草拟是发文的第一个环节。

要求：（1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。

2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。

是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。

议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。

行性研究报告等。

二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

秘书资格考试基础知识思考题集锦第一章、文书基础1、指出下面文书中哪些属于行政公文、事务文书与商务文书。

决定、公告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、备忘录、感谢信、贺信、请柬、简报、会议记录、市场调查报告与预测报告、通告、通知、通报、招标书、投标书、合同、可行性研究报告、传真、邀请信2、根据下面内容，拟写一份公文，要求具有眉首、主体、版记；公文正文可略写。

2006年6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作事宜，给各分公司下发了通知，发文字号是：海电 [2006]79号。

3、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。

4、指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。

根据……特通告如下；收悉；转发；特此专复；关于；本部门；为了；会议认为；会议指出；不同意；原则同意；请予复函；请审阅；贯彻执行；现将有关事项通知如下5、为什么应用文书较多运用叙述、议论和说明方式，而很少使用描写、对话和抒情方式？第二章、办公自动化基础1、简述计算机硬件系统的组成。

2、简述计算机“死机”的原因及处理方法。

3、简述计算机病毒的特征及防治措施。

4、试比较Windows XP窗口与对话框的区别。

5、Windows XP具有哪些文件管理的功能？6、简述Windows XP资源管理器的启动与使用方法。

7、简述在Windows XP中安装与卸载应用程序的方法。

8、Word文档中选择文本的操作方式有哪几种？9、Word文档中字符及段落格式化主要包括哪些内容？10、如何在Word中绘制表格？11、在Word中如何对文档进行页面设置？12、复制单元格中的内容时，“一般数据”和“公式”这两种不同的对象，Excel是如何处理的？13、试比较Excel和Word的图表功能。

14、在Excel中如何对数据进行排序、筛选及分类汇总？15、请说明制作一个演示文稿的过程。

16、如何给幻灯片及其对象添加动画效果？17、如何在幻灯片中插入图片、音频和视频等各种文件对象？18、如何利用IE浏览器下载网站内容？19、举例说明如何在因特网上搜寻所需要的信息。

2007秘书国家职业资格综合辅导重点(基础知识部分第一部分基础知识第一章文书基础一、单项选择题1、下列表示经办用语的一组词语是CA、收悉执行业经贯彻执行B、根据审定收悉原则批准C、兹经拟办审批参照执行D、转发施行鉴于研究执行2、答复上级机关的询问,应该使用BA、函B、报告C、通知D、意见3、标引主题语的目的是BA、反映文件的全部内容B、便于计算机检索和管理C、供归档后备查之用D、使文件的结构完整4、“会议决定”、“会议同意”、“会议通过了”等词语,一般出现在(D中。

A、会议通知B、会议记录C、会议决定D、会议纪要二、多项选择题1、在应用文书中,说明的主要方法有ABCA、定义说明B、数字说明C、分类说明D、议论说明2、公文中必须使用汉字数字的是BCDA、发文字号中的发文年份B、部分结构层次序数C、缩略语D、成文日期3、下面符合公文印制规范的有ABCA、正文用3号仿宋体B、用纸为A4型C、每面排22行D、每行排26字4、下面文种属于行政公文的是ACA、通知、决定、报告、会议纪要B、通知、决定、调查报告、会议纪要C、通知、意见、决定、会议纪要D、通知、决定、简报、会议纪要第二章办公自动化一、考试题型示例(一单项选择题示例下列软件中,不属于系统软件的是BA、UNIXB、CCEDC、Net WareD、DOS(二多项选择题示例下列选项中,能够影响计算机运行速度的因素是ABDA、计算机的主频B、内存的大小C、硬盘的容量D、计算机的字长(三单项选择题示例在Windows操作系统中,选中软盘A盘中的某一个文件,按住鼠标左键将其拖动到桌面上,则AA、原A盘中的文件被复制到桌面上,文件名与原A盘中的该文件名相同B、原A盘中的文件被移动到桌面上,原A盘中的该文件被删除C、会在桌面上复制一个文件,文件名称是在原文件名前加上“复件”二字D、该操作是错误操作,系统将提示出错信息(四多项选择题示例在Word编辑状态下,下列操作中,(BC可以选定一个自然段。

秘书四级基础知识文书基础作为一名合格的秘书，掌握基本的秘书四级基础知识是必不可少的。

这些知识包括文件管理、会议组织、办公自动化、商务礼仪等。

以下是一份2000字的秘书四级基础知识文书基础，希望对秘书们有所帮助。

一、文件管理1. 文件分类：根据文件的性质、用途和保存期限，将文件分类归档，方便查找和管理。

2. 文件登记：每个文件都应有文件编号和登记日期，便于追溯和跟踪文件的处理进度。

3. 文件复制：重要文件应备份，以防止丢失或损坏。

4. 文件传递：文件的传递应通过正式的渠道进行，确保文件的安全和准确传递。

5. 文件销毁：文件达到规定的保存期限后，应按照规定进行销毁，保护文件的安全性和保密性。

二、会议组织1. 会议准备：确定会议的目的、议程、参会人员并发送邀请函，准备会议材料及必备的设备等。

2. 会议记录：会议记录应详细、准确地记录会议的内容、决议和行动计划，以备日后查阅和跟进。

3. 会议安排：确保会议场地、设备和餐饮等各项安排妥当，为与会人员提供良好的服务。

4. 会议纪律：主持会议时应维护会议纪律，确保发言秩序和会议效率。

5. 会议总结：及时完成会议纪要和决议稿，向与会人员及相关部门发放，并跟踪落实决议。

三、办公自动化1. 电子邮件：熟练使用电子邮件，包括编写邮件、查阅邮件、附件处理和回复邮件等。

2. 数据处理：掌握Excel等办公软件的基本操作，包括数据输入、排序、筛选、计算等。

3. 文件处理：熟练使用Word等办公软件的基本功能，如文本编辑、排版、格式调整等。

4. 信息管理：掌握信息管理软件的基本功能，如管理联系人、日历、任务等。

5. 会议管理：熟悉会议管理软件的使用方法，包括会议安排、邀请、会议纪要等。

四、商务礼仪1. 礼貌待人：与他人交往时要注意礼貌待人，包括问候、称呼、礼仪动作等。

2. 仪容仪表：保持良好的个人形象，注意着装得体、整洁，举止文雅，言谈举止得体。

3. 礼仪礼节：了解不同场合的礼仪要求，如宴会礼仪、商务礼仪、礼品赠送等。

秘书国家职业资格培训教程-文书篇秘书是现代社会中非常重要的一个职位，他们承担着许多重要职责，如组织会议、撰写文件、处理来访者、安排行程等。

在秘书国家职业资格培训教程的文书篇中，我们将介绍秘书在文书处理方面的要点和技能，以帮助学员们更好地融入这个职位，提高工作效率。

一、文件处理1. 文件收发在秘书的工作中，文件的收发是一个非常重要的环节。

学员需要了解文件的分类和处理方式，包括签收、分发、传真、扫描、归档等。

同时，还需要掌握文件处理的时间要求和流程。

2. 文件管理学员需要学习如何有效地管理文件，包括合理的文件编号、分类、整理和归档。

他们还需要了解文件保密的要求和措施，确保机密文件的安全。

3. 文件起草秘书在工作中经常需要起草各种文件，如会议纪要、公告、备忘录等。

学员需要掌握文件起草的基本要点和格式，包括标题、日期、发文人、正文、落款等。

此外，还需要注意语言的准确性、简洁性和得体性。

二、会议组织1. 会议安排学员需要学习如何高效地安排会议，包括确定会议目的、确定参会人员、确定会议时间和地点、准备会议材料等。

他们还需要学习如何与各方面进行有效的沟通和协调，确保会议的顺利进行。

2. 会议记录学员需要学习如何有效地记录会议内容，包括会议纪要的格式和要点。

他们需要注意记录会议的主要议题、决议和行动计划，并将其及时传达给相关人员。

三、来访者接待1. 来访者登记学员需要学习如何接待来访者并进行登记，包括姓名、单位、来访事由等信息的记录。

他们还需要学习如何给予来访者礼貌和热情的接待，确保他们得到满意的服务。

2. 来访者引导学员需要学习如何引导来访者到达正确的会议室或办公室，并提供必要的帮助和指导。

他们需要了解公司内部的地理结构和流程，以便能够准确地回答来访者的问题。

四、行程安排1. 工作行程学员需要学习如何安排秘书的工作行程，包括外出办事、会议、培训等。

他们需要辨别行程紧急性和重要性，并合理安排时间和资源，以确保工作的顺利进行。