档案名称编码规则

档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

城建档案档号规则随着城市建设的不断发展，城建档案的管理变得越来越重要。

城建档案的档号规则是指对于城建档案进行编号的一套规则和方法。

它是城建档案管理工作的基础，也是保证档案信息准确、完整的重要手段。

城建档案档号规则是按照一定的规律和标准对城建档案进行编制的。

它可以通过档案编号的方式来表示档案的属性和特征，使得档案的管理更加科学、规范。

下面将详细介绍城建档案档号规则的主要内容。

一、档案分类编码城建档案根据其性质和用途可以分为多个类别，每个类别都有相应的编码规则。

例如，建筑工程档案可以采用“A”作为分类编码，市政工程档案可以采用“B”作为分类编码，以此类推。

这样可以方便对不同类型的档案进行管理和归档。

二、档案组织编码档案组织编码是指对城建档案进行组织和分类的编码规则。

一般采用数字或字母的组合来表示，例如，可以采用“01”表示某个部门的档案组织编码，采用“02”表示另一个部门的档案组织编码，以此类推。

这样可以使得档案的组织结构清晰明了。

三、档案年度编码档案年度编码是指对城建档案按照年度进行编码的规则。

一般采用四位数字来表示，例如，2019年的档案可以采用“2019”作为年度编码，2020年的档案可以采用“2020”作为年度编码，以此类推。

这样可以方便对不同年度的档案进行检索和查询。

四、档案顺序编码档案顺序编码是指对城建档案按照一定顺序进行编码的规则。

一般采用数字的形式来表示，例如，可以从“001”开始对档案进行顺序编码，每个档案依次递增，直到最后一个档案。

这样可以确保档案的唯一性和连续性。

五、档案标识编码档案标识编码是指对城建档案进行标识和识别的编码规则。

一般采用字母、数字或符号的组合来表示，例如，可以采用“AB001”表示某个档案的标识编码，其中“AB”表示档案的分类编码，而“001”表示档案的顺序编码。

这样可以方便对档案进行标识和管理。

六、档案存储编码档案存储编码是指对城建档案进行存储和归档的编码规则。

基础档案编码规则面料、里料编码：采用七位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料饰品类，二三位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 P 配饰类面料类别：01-毛呢料 02-皮类 03-牛仔 04-棉布 05-化纤 06-针织 07-雪纺 08-毛织 09-麻料10-真丝 11-皮草 12-罗纹 13-填充 14-人造毛 序列号：0001-9999辅料编码：采用六位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料、饰品类，第二位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 S 饰品类 辅料类别：D-垫料：服装垫料是指在服装的特定部位，利用制成的用以支撑或铺衬的物品，使该特定部位能够按设计要求加高、加厚、平整、修饰等，为了保证服装造型要求并修饰人体的垫物，以使服装穿着达到合体挺拔、美观、加固等的效果。

（1）按使用材料分：棉及棉布垫 泡沫塑料垫 羊毛与化纤下脚针刺垫 （2）按使用部位分：肩垫 胸垫 领垫C-衬料：包括衬与衬垫两种，在服装衣领、袖口、袋口、裙裤腰、衣边及西装胸部加巾的衬料为衬布，一般含有胶粒，通常粘合衬，有有纺衬布（梭织与针织）与无纺衬布两大类。

在肩部为了体现肩部造型使用的垫肩及胸部为增加服装挺皓饱满风格使用的胸衬均属衬垫材料，一般没有胶。

衬料是服装的骨骼，能够增强服装的强力，并使服装饱满美观；另外衬布的使用还可以增强服装的可缝纫性能，易于缝纫操作。

K-扣类：虽指把衣服等纺织品扣起来的小形片状物或球状物，一般带孔眼，有明、暗眼之另，也有无眼上下按全的四件敲扣、子母纽扣、四合扣、工字扣等。

按材料分有不锈钢、铜、电化铝等金属纽扣，胶纽、电玉扣、苯塑（聚苯乙烯）、珠光有机玻璃、尼龙、聚酯、环氧树脂、人造骨扣等塑料纽扣，此外还有贝壳纽扣、竹木扣、骨角扣、皮革扣、玻璃扣为材料制成的纽扣，以及与面料匹配，用手工制作的包布扣、盘花编结纽扣等。

其中聚酯纽扣和人造骨纽扣用于高档服装。

宁夏捷美丰友化工有限公司档案分类编码试行规则为深化公司档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进公司档案工作的整体建设，更好地服务于公司生产、经营管理和技术进步，根据国家档案局1991年7月04日发布的《工业企业档案分类试行规则》，结合本公司实际情况，特制定本规则。

第一条本规则规定了公司档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。

第二条本规则适用于本公司档案的分类管理、组织案卷和排架管理。

第三条公司档案分类原则是以全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

第四条公司档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。

如有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

第五条公司档案分类二级类目按照公司管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是公司档案分类的基本二级类目，可结合实际需要增设或减少二级类目。

第六条公司档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和实际确定。

档案分类层次不宜过多。

第七条公司档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：1.党群工作、行政管理、经营管理生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；2.产品、设备仪器类的二级及二级以下类目产品和设备仪器种类或型号设置；3.科学技术研究类的二级及二级以下类目按按课题性质或课题设置；4.基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；5.财务档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；6.人事档案类的二级及二级以下类目按档案类型分别设置。

第八条公司档案分类中的类目标识符号作统一规定。

第九条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号，即互见号。

附件3档案编码规则附件3一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT ”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如： 的分类代码表示为：WD 〃01（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）附件3全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）。

工程档案编码规则一、档案代码1 适用范围1.1 本标准规定了广西五建档案代码。

1.2 本标准适用于广西五建系统在档案处理过程中，利用计算机及网络进行信息交换和管理。

2 代码结构及表示法D3～D8=组织机构代码后六位D9～D10=档案类型（工程档案为02）D11～D12=归档年份的后两位D13D15=归档档案流水号D1D2=“A3”,表示档案代码的识别符。

D3～D8=组织机构代码后六位D9～D10=档案类型（工程档案为02）D11～D12=归档年份的后两位D13D15=归档档案流水号D16～D18=工程资料总卷数D19～D21=卷号D3～D8=组织机构代码后六位D9～D10=档案类型（工程档案为02）D11～D12=归档年份的后两位D13D15=归档档案流水号D16～D18=工程资料总卷数D19～D21=卷号D22～D26=文件编号（按公司工程资料目前的编号编写）二、应用举例1、第一分公司2007年设立的第6个项目经理部，该工程在2009年度第8个工程竣工并归档，该2、第一分公司2007年设立的第6个项目经理部，该工程在2009年度第8个工程竣工并归档，共3、第一分公司2007年设立的第6个项目经理部，该工程在2009年度第8个工程竣工并归档，共12卷，第5卷档案资料内文件“地基与基础分部工程质量验收记录”的代码编为：附：1、组织机构代码规则2、广西五建信息分类编码属性代码表组织机构代码规则1 适用范围1.1 本标准规定了广西五建公司组织机构代码。

1.2 本标准适用于广西五建公司系统在信息处理过程中，利用组织机构代码进行企业管理和实现计算机自动化管理的需求。

2 代码结构及表示法组织机构代码采用三层8位数字和字符表示。

组织机构标识符为：A1代码结构为：第1 层第2 层第3 层D1D2 D3D4 D5D6 D7D8组织机构代码标识符二级单位顺序号三级单位顺序号A1 01～99 00～99 01～99第1、2 位（广西五建公司组织机构代码标识符）-用1 位字符“A1”表示。

公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。

三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。

2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。

3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。

四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。

2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。

3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。

4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。

5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。

五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。

2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。

3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。

4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。

5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。

六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。

七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。

公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。

希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。

公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。

二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。

三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。

四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。

五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。

六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。

七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。

八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。

公文档案管理目录格式和编号原则首先，目录格式是指对公文档案目录进行规范化的格式要求。

一般而言，公文档案目录应包括文号、标题、页数等基本信息，以方便查找和使用。

具体地说，目录的格式可以按照以下几个方面来确定。

第二，确定目录信息的排列顺序。

一般而言，目录信息应按照文号的顺序进行排列，以方便查找。

同时，可以根据需要将目录信息进一步分组，比如按照公文的类别、时间等进行分类。

第四，确定目录的展示方式。

目录可以以表格的形式呈现，每一行对应一份公文，每一列对应目录中的信息项。

可以在目录上方添加标题，以便于识别。

其次，编号原则是指对公文档案进行编号的基本原则。

编号原则的制定有助于实现公文档案管理的规范化和便捷化。

在进行编号时，应遵循以下几个原则。

第一，确保编号的唯一性。

每一份公文档案应有唯一的编号，以便于查找和管理。

可以采用单独的编号系统，比如每一年度都重新编号，或者采用特定的编码规则，如按照公文类别、时间等进行编码。

第二，确保编号的连贯性。

相邻公文档案的编号应具有连续性，以便于方便查找和管理。

一般情况下，可以按照时间顺序进行编号，确保编号的连贯性。

第三，确保编号的可读性。

编号应具有一定的可读性，以方便识别和使用。

可以采用数字、字母或组合形式进行编号，需要的话可以进行字母大小写、分隔符等的设定，以增强可读性。

第四，确保编号的规范性。

编号应按照预先制定的规则进行编写，以保证编号的规范化。

可以根据机关的具体情况和需求，制定相应的编号规则，并在实施过程中加强对编号的监督和管理。

综上所述，目录格式和编号原则对于公文档案管理起到了重要作用。

目录格式规范化和编号原则的制定，能够提高公文档案的管理效率和便捷性，提高工作效率和质量。

因此，在公文档案管理中，对目录格式和编号原则的遵循和落实至关重要。

工程档案编码规则在工程档案管理中，编码规则是至关重要的一环。

为了确保档案的唯一性、可读性、兼容性、可扩展性、简化性、易记性以及科学性，以下制定了一套编码规则。

1. 唯一性原则编码的唯一性是确保档案分类和管理准确性的关键。

为此，我们采用一物一码的原则，为每个档案分配一个唯一的编码，以确保在所有情况下都能准确识别该档案。

2. 可读性原则编码应当使用易于阅读的格式，方便管理人员快速准确地理解档案内容。

我们建议使用简短明了的编码格式，以减小阅读难度，提高工作效率。

3. 兼容性原则为了与现有系统兼容，避免历史档案管理的混乱，新的编码系统应尽量沿用旧有的编码规则，以便于历史档案的管理与继承。

4. 可扩展性原则考虑到未来可能新增的档案类型和管理员，编码应当具备可扩展性，以便于系统能够轻松地扩展。

为此，我们采用模块化的编码方式，为每个档案类型和管理员预留一定的扩展空间。

5. 简化性原则编码应使用简单的格式，避免过多的细节和冗余信息，以提高编码的效率。

同时，简单的编码格式也有助于减小阅读难度，便于快速准确地使用。

6. 易记性原则为了方便快速和准确地使用编码，编码应当容易记住和识别。

我们建议采用有一定规律的编码格式，以方便记忆和查找。

7. 科学性原则编码应当基于科学的理论，避免主观性和猜测，以确保编码的可信度和准确性。

在制定编码规则时，我们需要充分考虑档案管理学的理论和实践经验，以确保编码的科学性和实用性。

总之，工程档案编码规则的制定应当充分考虑以上原则，以提高档案管理工作的效率和质量。

同时，我们应当根据实际情况灵活调整编码规则，以满足不同工程项目的需求。

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。

具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。

各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。

如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

附件一附件二：档案分类编码表第11 页。

档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。

2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。

1.技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。

重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。

1.2二级编码：根据部门名称分类。

根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。

1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;1.4编号举例：如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：JSFW-JS-0012.管理类合同编号方法：2.1一级编码：部门代号。

2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。

2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。

2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。

2.5编号举例：人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：RL-劳动-2004-00083.销售租赁类合同编号方法：3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4. 档案编号规则4.1. 公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。

具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1. “公司名称”表示文档归属公司名称, 用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。

各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2. “一级目录”表示文档归属类别号。

如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。

4.1.3. “二级目录” 表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4. “三级目录”表示更细分的类别，4.1.5. “流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2. 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3. 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

5.4.4. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

5.附件各公司名称及缩写形式附件二：档案分类编码表。

【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。

【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。

【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。

【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。

二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。

三、文件编码原则3.1系统性。

文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。

3.2准确性。

文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。

3.3相对稳定性。

文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。

3.4可追踪性。

根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。

3.5相关一致性。

文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。

四、文件编码分类：4.1总概框4.2管理类文件分类4.3技术性文件分类4.5记录类文件分类五、文件编码办法如：□□□—★★—••—••—••部门一类别一小结一编号一版号XY—SMP—ZL—00001 —01或□□□—★★—••—••—••—••部门一类别一小结一小结a—编号一版号SC—S0P—JY—TZ—00001 —015.2文件编码含义：①使用相应字母代表相应的文件类别；②a使用相应字母代表该小结的进一步分类；③使用数字表示文件的流水编号；④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。

注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。

5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次如01表示第一版。

六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。

七、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。

档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。

2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。

序号档案范围文件编号方式卷宗编号方式1公司对内发文（决定、规章制度及流程等）NAPC-NW -2011-001(公司缩写-内文-年份-序号)NAPC-NW-20112公司对外发文（申请与政府机关批复、报告和说明等）大西洋字[2011]1号(公司缩写-类别-年份-序号)NAPC-WW-20113公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）NAPC-SW -2011-001(公司缩写-外文-年份-序号)NAPC-SW-20114部门发文（联系函、通知、申请与批复等）NAPC-YYF-001-110101(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)NAPC-YYS-001-110101(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)部门缩写：技术部-JS项目部-XM采购部-CG财务部-CW预算部-YS行政人事部-XR例如：技术部发文NAPC-JSF-001-110101NAPC-YYF-W-2011NAPC-YYS-W-2011签订的合同或协议DXYG2011001DXYC2011001DXYZ2011001(公司缩写、合同类别、年份、序号)G-工程合同，C-采购合同Z-综合合同NAPC-HT-20116会议纪要、记录大西洋纪要[2011]1大西洋纪要[2011]7部门会议纪要大西洋部门纪要[2011]1大西洋部门纪要[2011]8工程技术资料、计划、总结或预决算文件NAPC-GSZL-001-110630(公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)NAPC-GSZLNAPC-YYZLFNAPC-YYZLS9图纸接收、发放NAPC-JSST-00001(公司缩写、技术收图、序号)NAPC-JSFT-00001(公司缩写、技术发图、序号)NAPC-JSCT-00001(公司缩写、技术出图、序号)NAPC-JSSTNAPC-JSFTNAPC-JSCT10公司购买的各类软件或电子文件NAPC-YY-R-2011-001(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)NAPC-YY-R-201111重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料NAPC-YY-Z-2011-001(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)NAPC-YY-Z-201112公司采购的各类资产的使用说明书及维修保养资料NAPC-ZC -2011-001(公司缩写、资产、年份、序号)NAPC-ZC-201113图书资料NAPCTS2011-001(公司缩写、图书缩写、年份、序号)NAPC-TS-201114公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"15人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"16财务档案"档案类别""公司"和"年度"1. 技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。