ORACLE应付帐系统讲义

Oracle ERP应付帐款管理系统概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾采购应付帐款固定资产总帐应付帐款系统关系图库存统一发票Oracle 应付帐款供应商Supplier立帐付款报表与查询文件/传票核准供应商管理付款时程修改员工档维护员工费用报支开启会计期间更新与调整单笔/批次付款作业选取确认付款完成产生付款文件如支票, 磁片档修改预览关帐报表与查询报表列印供应商资料查询立帐交易查询付款纪录查询发票登录员工费用转成发票预付款登录退货折让登录GL 会计科目指定PO单/收货单比对税款/外币作业差异查核/分析解除Hold暂停付款汇兑损益处理固定资产资料抛转Assets付款作业应付帐款管理系统取消发票会计分录产生作业立帐及付款资料抛转总帐概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾AP 资料预设值Financials OptionsPayables OptionsSupplierSupplier SiteInvoiceInvoice Distribution LineInvoice Payment Schedule Line供应商下采购单地点付款地点询价/下采购单地点供应商架构(Supplier/Supplier Sites/Contacts)连络人连络人连络人供应商收货一般采购供应商Supplier分类会计控制付款银行帐户电子资料交换闸道商业发票税捐代扣税税捐申报供应商Supplier供应商编码Supplier Number供应商名称Supplier Name供应商别名/简称Alternate Name供应商分类Vendor Type统一编号Tax Registration Number供应商应付帐款科目Liability Account付款方式付款条件应税/零税/自动计税/计税方式相同供应商不同地点: 只建立一供应商, 利用Site区分供应商Supplier供应商Supplier供应商报表Supplier Reports核阅新建立之供应商, 供应商地址(supplier site) 资讯New Supplier/New Supplier Site Listing以供应商名称为检核条件,查核是否有重复输入之供应商情事Supplier Audit Report核阅供应商, 供应商地址(supplier site)及联络人资讯Suppliers Report描述报表名称概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾付款条件Payment Terms计算应付帐款之到期日(Due Date)以到期日之起算日(Terms Date)配合payment term定义之条件计算定义可取得之现金折扣付款条件Payment Terms到期日之起算日基准(Terms Date Basis):Invoice DateSystem DateInvoice Received DateGoods Received Date付款条件计算方式以天数计算(Days)配合结帐日(Cutoff Date), 月结式付款计算Cutoff Date: 结帐日Day of Month: 付款日Months Ahead:月结N日自行制定到期日(Special Calendar)固定到期日(Fixed Date)概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾AP Information FlowPayables Transfer to GL调整输入Supplier输入Invoice核准Invoice支付InvoicePayables Accounting Process核准付款PaymentJournal Import应付帐款立帐输入方式立帐输入方式批次控制(Batch Control)单笔独立输入, 无批次关系应付帐款立帐类别立帐类别不经采购产生之其他费用经由采购产生退货/折让(Debit Memo/Credit Memo)预付款(Prepayment)员工费用报支(Expense Report)转入定期产生(Recurring Invoice)系统自动代扣税产生其他系统转入(Imported Invoice)应付帐款立帐–不经采购产生之其他费用Invoice Type: Standard借方科目可自行输入科目及金额可利用Distribution Set自动产生Distribution Set 借方科目集Full: 借方科目有已知之分摊比例, 总和100%Skeleton:借方科目之分摊比例不固定, 立帐时才能决定各科目之金额应付帐款立帐–经由采购产生(1)收到发票输入Invoice核准InvoiceMatch Invoice toPO or Receipt调整CreateAccounting付款抛转至总帐归档应付帐款立帐–经由采购产生(2)请款立帐方式人工Matching : 在Invoice Entry画面根据收到之发票及相关凭证人工(Manually)自行作matching收料后自动立帐: Pay on Receipt - AutoInvoice应付帐款立帐–经由采购产生(3)在Invoice Entry画面输入发票以人工MatchingInvoice Type: Standard, PO Default, QuickMatch应付帐款立帐–经由采购产生(4)Matching Option采购单Purchase Order收料单ReceiptMatch Approval Level2-way Matching (PO, Invoice)3-way Matching (PO, Invoice, Receipt)4-way Matching (PO, Invoice, Receipt, Inspection)应付帐款立帐–经由采购产生(5)收料后自动立帐Pay on Receipt - AutoInvoice收料后在采购模组执行程式, 系统即可自动产生立帐资料组成Invoice之条件: Pay Site, Receipt No1></a>.,Packing Slip NoInvoice No编码原则: ERS-&lt;X&gt;-&lt;Seq. No.&gt;. 若选Pay Site, X= Invoice Date. 若选Packing Slip, X= Packing Slip No.. 若选Receipt, X= Receipt Number.转入AP后, 财务部可视需要修改Invoice No允差值–Tolerances订购数量&gt;= 立帐数量收料数量&gt;= 立帐数量订购单价金额&gt;= 立帐单价金额总采购单金额&gt;= 立帐金额外币交易, 采购单金额&gt;= 立帐金额采购单shipment金额&gt;= 立帐金额应付帐款立帐–退货/折让Invoice Type: Credit Memo/ Debit Memo金额需输入负值Matching OptionPO/Receipt: 进货数量退回及价格折让Invoice (Price Correction) : 价格折让自行立借方科目应付帐款立帐–员工费用报支(1)输入员工&amp;定义为供应商定义ExpenseReport Template核准Invoice输入ExpenseReportCreateAccounting付款抛转至总帐归档核阅,修改及核准执行PayableInvoice Import查询ExpenseReport Invoice应付帐款立帐–员工费用报支(2)必须存在於员工档才可使用Expense Report在将Expense Report转成Payables Invoices时员工必须存在於供应商档可定义多个费用报支样板Expense Report Template可先预支与员工,待实际报支时再予以减少付款金额应付帐款立帐–预付款(1)输入预付款Prepayment核阅Invoice核准Invoice付款Apply invoice toPrepayment/sApply Prepaymentto invoice/s应付帐款立帐–预付款(2)Invoice Type: PrepaymentPrepayment Type: Temporary/Permanent预付款建立及冲销Partially / Fully AppliedApplyAvailablePayUnpaidApproveUnapprovedStatusAction应付帐款立帐–定期产生Recurring定义特别周期Special Calendar定义RecurringEntries Template产生RecurringEntries核阅Invoice核准Invoice应付帐款立帐–代扣税Withholding Tax需先设定国税局为供应商设定代扣税税率及税码设定需作代扣之供应商系统可自动产生要付给国税局之Withholding Invoices 应付帐款立帐–代扣税Withholding Tax应付帐款立帐–Hold(保留不付款)方式:单张立帐凭单(Invoice)保留分期付款(Scheduled Payment)保留供应商(Supplier / Supplier Sites)保留可以人为解除(Release)保留应付帐款立帐–核准(Approval)线上单张立帐凭单签核线上批次立帐凭单签核执行“Payables Approval “程式Invoice Approval产生会计分录只针对已执行核准之立帐/付款资料产生会计分录方式:线上单张产生会计分录线上批次产生会计分录执行Payables Accounting Process应付帐款立帐平台(Workbench)ApproveCancelApply PrepaymentPay in fullCreate AccountingRelease HoldsOverviewScheduledPaymentsPaymentPO/ReceiptMatchInvoiceHoldsDistributionsInformationInvoiceActions概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾应付帐款付款付款处理方式:单笔Single Payment批次Batch Payment付款方式:Check 支票Wire 电汇Electronic 电子转帐, 如EFTClearing 内部转帐应付帐款付款–支付方式Recorded : 系统纪录Oracle Payables以外的付款资料手开支票,汇款Computer Generated电脑产生支票, EFTCombined : 结合上述两者应付帐款付款–单笔付款(1)手开支票输入付款资料(Refunds)输入付款资料(Quick)输入付款资料(Manual)系统产生支票或Electronic Payment止付/作废Stop /VoidPaymentCreate Accounting电汇/邮寄付款文件应付帐款付款–单笔付款(2)付款类别:ManualQuickRefund应付帐款付款–批次付款(1)修改Modify InvoicesBuild Payment输入批次付款资料选取欲付款之InvoicesFormat PaymentCancel orStop/VoidPayment电汇/邮寄付款文件Confirm PaymentPrint checks orCreate electronicpayments应付帐款付款–批次付款(2)选取invoice条件:Payment Document 付款文件Pay Through Date 到期日Pay Group 付款群组Pay Priority (1-99) 优先顺序应付帐款付款–远期票Future Dated (1)在付款文件(Payment Document)指定是否可开立远期票到期日(Maturity Date)单笔付款需自行输入到期日批次付款则以Due Date 为到期日到期时需执行更改付款状态程式(Update Future Payment Status ) 付款状态: Issued ?? Negotiable ?? Cleared应付帐款付款–远期票Future Dated (2)概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾应付帐款抛转总帐Transactions1Create Accounting EntriesAccounting2Payables Transfer to GLGL Interface3Journal ImportGL BatchesGL HeadersGL Lines应付帐款总帐系统应付帐款抛转总帐设定概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾标准报表类型供应商报表立帐(Invoice)报表代扣税额报表付款(Payment)报表会计交易金额报表通知(Notice)Thank You!Contact information is only for referenceImported invoice : Salary systemPO Structure : Header -&gt; item -&gt; shipment(交货期) -&gt; distribution line(保管人) System automatically holds invoices and can’t be released manually。

应付模块总流程和基本功能概述创建日期: 2007.9.23确认日期:控制编码:当前版本: 1.0应付模块基本概念：应付款系统是供应链管理的最后一个环节，它使公司能够支付供应商提供的货物和服务的费用。

供应链管理的目标是保持低库存量但又有充足的存货以满足要求，仓库中的库存就等于钱，因此，应付款管理的目标是尽可能地推迟付款，但同时又要保证及时付款。

应付模块（Oracle Payables）的目的就是帮助用户管理采购过程，使用户能够处理大量地业务并对现金流量进行控制，它还向用户提供了更好地处理与供应商地关系和进行价格比较地能力。

通过配置和使用应付模块，用户可以利用以下策略节省资金：1.按时向供应商付款，但只是在必须时才付，不能提前2.仔细地利用付款条款打折3.防止重复付帐或开票4.避免自己地银行帐户透支Oracle 应付模块包括以下地一些主要功能和特性：●供应商管理●匹配、输入和审批发票●输入或自动产生付款单据对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：1.供应商工作台用来管理、调整客户信息2.发票工作台用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等付款工作台用来复核供应商应付款项和开单付款应付模块和其他模块的关系：Oracle 应付模块是与采购模块、现金管理模块、资产模块、项目会计模块和总帐模块相互集成的：应付模块将会计记帐信息传送到总帐模块，通过与采购模块的采购定单匹配产生负债发票信息，为了跟踪固定资产的购买进行资产成批增加，通过与现金模块集成可以将应付中的付款信息和银行对帐单进行对帐，并对应付的现金流进行预测，为了工程项目的记帐、跟踪或开票，应付模块的支出可以转到项目模块中。

下图是应付模块与其他模块的关系示意图：下面举例介绍应付模块与某些模块的集成关系： 1：与总帐模块的集成通过人工或自动运行“应付款传送至总帐”请求，应付模块将应付模块业务会计记帐信息传递至总帐模块产生两类凭证：采购发票凭证 DR ：费用（手工分配）/应计负债（与PO 匹配）CR ：应付帐款付款凭证： DR ：应付帐款 CR ：现金/银行 2；与资产模块的集成总帐项目会计 采购应付模块录入或匹配产生发票时如果选择资产跟踪，则购买此项资产的价格、供应商等信息就可以传送至资产模块，构成资产的属性信息。