现代企业秘书实务[1]

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秘书一天的工作
¨ 1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
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秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
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秘书培训资料
现代企业秘书实务(下）
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目录
¨ 时间管理和旅行 ¨ 会议安排 ¨ 信息管理 ¨ 人际交往
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五、时间管理和旅行
时间管理 ¨ 时间管理是效率的保障。 ¨ 爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。” ¨ 马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。”
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21世纪的企业秘书——全美秘书学会
1. 像心理学家一样善于观察和理解他人 2. 像政治家一样有灵敏的头脑 3. 像外交官一样有潇洒的风度 4. 有处理各种棘手问题的丰富经验 5. 有良好的写作能力和文字功夫 6. 熟练运用各种办公自动化设备 7. 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 8. 迅速对文件、信息归类、整理和查询
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一、秘书工作职能与素质要求
秘书的业务素质
¨ 秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制 约、相得益彰的整体
¨ 知识是基础； ¨ 智力是知识的结晶； ¨ 能力是知识和智力的最终体现和归宿。
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一、秘书工作职能与素质要求
通才型的知识结构，其特点： ¨ 1、专与博的兼容性。既包容多学科的面，满足综合
智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：
¨ 观察力 ¨ 注意力 ¨ 记忆力 ¨ 思维力 ¨ 想象力。
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一、 秘书工作职能与素质要求
能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改
造世界范畴。 1、语言文字运用能力 2、协调能力 3、管理能力 4、处理信息能力
NVQ二级的13项能力考核 NVQ三级的10项能力考核
服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手 的深层次需要。 ¨ 2、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而 不断地调整，时时处在调整的动态过程中。 ¨ 3、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化， 使思路开阔、思维敏捷、 思想深刻，满足高智能创造 性劳动。
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一、秘书工作职能与素质要求
件36份（5万字）， 出外访17家，参Fra Baidu bibliotek会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送交上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
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如何管理时间
¨ 明确目标 ¨ 建立计划，写成清单 ¨ 设定先后顺序，分清轻重缓急 ¨ 遇事马上做，现在就做 ¨ 第一次就做好，次次做好 ¨ 专心致志，不要有头无尾 ¨ 珍惜今天，当日事当日毕 ¨ 养成整洁和有条理的习惯 ¨ 养成快速的节奏感 ¨ 设定完成期限 ¨ 善用零碎时间
决定。 ¨ 服务性——为上司工作和上司本人服务。
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一、 秘书工作职能与素质要求
应处理好的几个关系： ¨ 工作的被动性与主动性的关系 ¨ 工作的经常性与突击性的关系 ¨ 工作的平凡性与重要性的关系 ¨ 工作的原则性与灵活性的关系
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一、 秘书工作职责
¨ 接待工作——日常、专门、团组 ¨ 收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件 ¨ 文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件 ¨ 时间管理——自己、上司 ¨ 会议组织——会前、会中、会后 ¨ 信息管理——存、管、取 ¨ 旅行安排——吃、住、行 ¨ 对外公关——联络（外事）、参与活动 ¨ 商务活动——营销、市场、税务、法律----¨ 指派工作——上司安排
日常事务，为领导决策及其实施服务的人员 ¨ 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 ¨ 等级：初、中、高级 ¨ 职业环境：办公室 ¨ 职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能
力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。
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一、 秘书工作职能与素质要求
秘书特性： ¨ 辅助性——对上司工作起辅助作用，不能自作
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秘书一天的工作
¨ 5、关门前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顾当日（是否结束，加班否） C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机
器， 切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗
关门）
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秘书：化平凡为伟大
每日记录，一周统计，周志显示： 接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文
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一、 秘书工作职能与素质要求
职业道德： ¨ 爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴
作起 ¨ 要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务 ¨ 多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业
意识 ¨ 守纪律——遵纪守法，格守信用，严保秘密
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一、 秘书工作职能与素质要求
工作作风： ¨ 热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 ¨ 扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认 ¨ 细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮 ¨ 敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场
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秘书一天的工作
1、 3、 日志项目：（当日必完成） A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） 2、 4、新增内容：
（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱） A、新加工作—— B、应急工作—— C、突发事件——
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2020/11/23
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目录
¨ 工作职能与素质要求 ¨ 接待工作 ¨ 电信及办公设备 ¨ 文书写作 ¨ 时间管理和旅行 ¨ 会议安排 ¨ 信息管理 ¨ 人际交往
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一、 秘书工作职能与素质要求
¨ 职业概述： ¨ 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及