学科前沿办公室业务・office opertions177办公室业务2012・8文/陕西省商洛中学明秀芹追根溯源——一种行之有效的归档方法【摘要】在学校文件归档的实际工作中，总是由于这样或那样的原因，造成文件传阅、文档借阅的无详据可查，致使部分文件的遗失，给档案工作造成巨大的困难和无法弥补的遗憾。
针对这一实际情况，在近三年的实践中，慢慢摸索出了一种搜集归档文件的好方法，它有效地堵绝了文件不知所踪的局面，这一方法就是“追根溯源法”。
这个做法的核心是依据学校实际并结合《收文簿》科学合理设计出《文件传阅登记册》来实现追根溯源的过程。
使用这种归档方法，一是极大的方便了档案查阅者；二是更利于档案管理者管理文件；三是最大程度的保证了文档的完备性。
总之，使用“追根溯源法”管理文档后，让每一份文件都做到了来有踪去有影，有效的提升了学校档案管理工作的作用和水平。
【关键词】有效；归档方法；追根溯源档案的归纳、整理是一项非常繁琐的工作，大到国家、部委，小到一个单位、部门的文件归档都应力求完备，保持事件的连贯性、完整性，便于查阅、保存，更好的服务于社会。
学校的文件归档也不例外，也要想法设法力保学校教育教学过程中产生的所有文件最终完整、统一归档，在完整记录和全面反映学校的变革与发展的同时，更着力于方便学校师生的查阅，更好的服务于教育教学工作。
但在文件归档的实际工作中，却总是由于这样或那样的原因，造成文件传阅、文档借阅的无详据可查，致使部分文件遗失，给档案工作造成巨大的困难和无法弥补的遗憾。
对于长期从事档案工作的人来说，这种现象可以说屡见不鲜。
那么，如何改变档案工作中这一被动现状呢？笔者所在学校是一所百年老校，2011年晋升为省级示范高中。
因面临高考的种种压力，面对全社会日益高涨的考学需求，学校教育教学任务繁重，文件传阅，文档的借阅、查阅量日益频繁，但学校多数中层领导既当领导，又担任年级代课老师，还是文件、事务的办理者、执行者，一份文件批来批去，传来传去，到最终办理审结，往往经手领导很多，时间久了经常不知所踪，无法正常归档，所以面临需要查阅某些文件时，当事者相互推委，文件去处不明，给学校正常的教育教学工作造成了很多不必要的麻烦。
档案资料管理岗位职责档案资料管理岗位职责11.负责工程技术档案的整理、编目工作，向市城建档案馆有关建设单位报送审查。
2.负责施工图纸资料的日常管理、分发、借阅、归档、保管等工作。
3.整理在工程交工验收前的`收集、编目和归档工作，以及按时向档案部门移交档案资料。
4.按照档案集中保管的原则，督促各部室在交工验收后，送一份交公司工程档案室统一保管，以备查阅。
5.参加公司和各单位交工验收会议，负责审查工程交工验收资料。
6.按公司相关要求，搞好档案室“业务建设”。
完成检查、考评任务。
档案资料管理岗位职责2一、要建立收文簿、发文簿、发文签收簿，做好来文、发文的收发、登记、签办、催办、归档工作。
二、要按时把学校所有的`文件资料登记造册，分类归档。
三、期末要及时做好有关资料的回收管理工作，对损坏或丢失的资料要负责修补、寻觅。
四、教师借阅有关文件资料，应按正常手续登记并规定归还日期，如属保密类文件的借阅，需经校长批准。
五、要保持档案资料室的整齐、清洁，要做好档案资料的保管、保密工作，及做好防霉、防蛀、防盗工作。
档案资料管理岗位职责3一．负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
1.负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。
负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。
竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。
2.收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。
负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。
负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。
来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。
机关公文收发管理制度篇一:公文收发管理制度附件:公文收发管理制度为提高我局公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，根据机关公文办理有关规定，结合我局实际，特制订本制度。
一、收文办理(一)外单位所有来文及各处室接到的文件、通知等，应统一由综合处办理收文手续。
(二)收文办理的程序一般包括:签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等。
(三)综合处接到来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴文件处理单，并登记收文登记簿。
(四)综合处按照文件的内容和性质进行分送;局领导阅示后，由综合处按领导批示意见进行分办。
(五)传阅文件应于两天内阅毕;有办理期限的，应按规定时限办结。
(六)办理完毕的来文应由综合处进行归档。
1(七)各处室在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生。
(八)保密件应单独编号，并于收到当日送局领导阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。
二、发文办理(一)凡需统一编制支付局文号的公文，纳入发文范围。
(二)发文办理的程序一般包括:拟稿、审核、签发、登记、印发、归档、销毁等。
(三)凡需制发的公文，需填制支付局发文稿纸，由拟稿人签字，不需会签的文件由处室负责人审核签字、需会签的文件经由有关处室会签后，统一交综合处审核后，由局领导审核签发。
(四)经签发的公文，统一由综合处编制文号并印刷。
(五)签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。
(六)公文办完后，综合处应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。
三、其他(一)其他对外报送的材料，由业务处室填写对外报送材料登记簿，经综合处审核后，报局领导同意方可对外报送。
(二)收发文管理及材料对外报送纳入支付局日常考核。
具体赋分将按照《支付局工作目标及督查事项考核赋分办2法》办理。
(三)本制度自下发之日起执行。
篇二:公文收发文管理制度收发文管理制度为了保证##委员会工作的条理性、保密性、有效性，特制定收发文管理制度。
档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。
excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。
一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。
初始用户名：123；密码：123首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。
二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。
其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。
点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。
完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容自动增加一条新记录并自动保存。
注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。
但年度发生变化时，请改动。
（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。
