关于规范和统一酒店各部门发文格式的通知

内部公文Internal Documents编号：XX-WI-XZ-25-QR-05 版本/版次：A/0文号（REF NO.）：**20170501-001-3 至（TO）：各部门由（From）：***部总监或经理/***先生或小姐主题（Subject）：关于********的通知抄报（Rcc）：总经理/***先生抄送（Cc）：副总经理/***先生日期（Date）：20XX年**月**日内容（Content）：为统一XX内部公文编撰的格式，现特对内部公文的格式规范要求如下：1、文号：即ABC-D-E。

A：各部门英文名称缩写；B：年份（四位数）C：月份日期（四位数）D：发文的序号（三位数）E：密级（一位数）。

宋体、小四、加粗、右对齐。

2、密级解释：0——表示只发至集团；1——表示文件只发至各单位第一、二负责人，不外传；2——表示文件传达到相关部门领班级以上管理人员；3——表示文件可以对酒店所有员工公布。

3、正文：正文用宋体五号字，行距为1.5倍行距；英文字母用Arial字体，字号五号。

4、落款：拟订（Prepared by）、审核（Audited by）、审批（Approved by）。

其中，拟订：为文件起草部门（人员）；审核：为文件把关的责任人；审批：为文件发出的最高批准人。

拟订与审批为必备签字栏目。

5、其他按照本文模板。

6、附：各部门代码及其公文号一览表。

上述内容为修订后的版本，请各部门6月1日起遵照执行！拟订：Prepared by***总监XX有限公司内部公文Internal Documents编号：XX-WI-XZ-25-QR-05 版本/版次：A/0文号（REF NO.）：**20160301-001-3 至（TO）：各部门由（From）：***部总监或经理/***先生或小姐主题（Subject）：关于********的通知抄报（Rcc）：总经理/***先生、副总经理/***先生抄送（Cc）： /日期（Date）：20XX年**月**日内容（Content）：为统一XX内部公文编撰的格式，现特对内部公文的格式规范要求如下：1、文号：即ABC-D-E。

呈报USBMIT A REPO致/To：董总文档号/Ref No.: JZ-HR-2010-001由/From：行政人力资源部日期/Date：2010-11-25事由Subject：关于规范酒店内部发文的管理规定关于规范酒店内部发文的管理规定一．目的为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及规范化；特对酒店内部文本类型及行文格式做出统一规定。

二适用范围适应于金泽国际酒店各部门。

三职责与权限酒店行政人力资源部负责制定本规定。

四．酒店内部四种发文文本类型。

1．红头文件：1.1、适用发文类型：重大决议、决定、意见、通报、规定。

1.1.1、重大决议:用于经会议通过的重要决策事项及重要人事任免。

1.1.2、决定:用于对重要事项作出的决策和安排。

1.1.3、意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

1.1.4、通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

1.1.5、规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

1.2、格式：见附件（一）：红头文件发文格式范本。

1.3、存档：由发文部门和接收部门保存；1.4、留转形式：由行政人力资源部下发，各部门签收，原件由行政人力资源部存档。

2．呈报：对于部门呈报上级，要求批复执行的专项申请报告。

通常为超越部门处置职权，而又需解决的工作事宜：如大额的工作物资，设备的申购，工程技改，工作程序的修改，调整编制等需解决事项的报告文件。

2.1、适用发文类型：请示、报告2.1.1、报告:用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级部门的询问。

2.1.2、请示:用于向上级部门请求指示、批准。

备注：报告与请示的区别：（1）行文目的不同。

报告是为了使上级部门了解有关情况；请示是请求上级的指示和批复，要求上级部门给予答复。

（2）行文时间不同。

报告可以写于事前，也可以写于事后；而请示必须写于事前。

（3）行文的处理要求不同。

报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复；请示则需要上级部门回文，表明态度，使下级部门知道该怎么做。

编号REF.NO.:文件类别CATEGORY：致TO：由FROM：事由REF.：酒店发文拟定、上报、审批、存档的管理规定一、目的提高工作效率,规范酒店文件管理流程。

二、文件管理责任人员1、酒店级文件由行政办或人力资源部负责发布、存档。

（酒店制度类）；2、各部门文件，由部门负责编号、格式统一、上报、落实、下发及存档，部门负责人监督指导落实。

三、文件规范1、文件编号方法编号顺序为：酒店代码-部门代码,年月日,文件顺序编号，举例：人力资源部于2020年01月01日发布的第一次任命决定，编号为：WLYD-HR202001010012、酒店及各部门代码酒店WLYD 行政办EO 人力资源部 HR 质检培训部QI&T餐饮部F&B 前厅部FO 管家部HSKP 市场营销部S&M 财务部FA 采购部PUR 工程部 ENG 安保部 SEC3、各部门（如要到达所有部门，在收文部门填写：各部门）4、文件类别（1）规章制度：以酒店名义发布，适用于酒店全员或相关部门及人员的规范性文件，包括：规定、办法、规范、实施细则、章程、流程等，比如：关于OTA客人接待的相关规定；（2）通报：指以总经理或各部门经理名义下达的，针对顾客投诉或检查出来的严重问题，拟定不同等级的处罚决定，酒店通报由行政办编写，总经理审批签字，部门内部通报，由部门人员编写，部门经理审核签字等。

比如：对宿舍检查不合格进行通报；（3）人事变动：各部门员工工资，职位变动的文件。

比如：餐饮部某某员工加薪（如是申请升职加薪的在人事变动后加上“/请示”）；（4）报告：用于反映调查研究的成果，向上级领导或本部门领导汇报工作、反映情况，提出意见或者建议或处理结果。

比如：事故报告/质检报告；（5）请示/申请：用于向上级领导或相关业务部门请求指示、答复和批准事项。

比如：申请优秀员工奖励及部门其它事宜；（6）促销活动：营业部门节假日，周末等开展的促销活动，促销活动一定要注明截止时间。

酒店通知格式范文【篇一：酒店会议接待通知书(范本)】会议（团体）接待通知书报：总经理致：相关部门由：营销部事由：有关会议（团体）接待安排事宜档号：m（11）关于会议接待安排如下，请相关部门跟办，多谢合作！日期：//跟办部门一．房务安排前厅部房务部1、到店时间：年月日2、离店时间：年月日3、房间安排：豪华单人房间 rmb 元豪华双人房间 rmb 元标准单人房间 rmb 元标准双人房间 rmb 元4、房间要求：会议房间收费物品全撤，关外线等；要求前台做好提前房间安排工作，按照客人提供资料正确排房；早餐安排：凭餐券用早餐，用餐时间：月日:时二．会务安排：前厅部房务部工程部签到处——时间/地点：年月日 :时设于酒店大堂西侧处——内容：——布置：1、会议时间：月日:时——:时2、会议人数：位3、会议地点：会议室4、会场布置：会议台摆形式；设座位。

5、会议设施：提供有线麦克风支、无线麦克风支；会间提供提供1台饮水机美工制作1）欢迎企牌2）指示企牌——时间/地点：月日: 时前设于内容：3）横额——时间/地点：月日:时前悬挂于内容：三．安保安排保安部做好安全保卫工作，预留好个大巴车位。

四．结算方式财务部该团在使用房间或会议室之前，于前台收银处另付各项保证金，离店前结清所有费用。

备注：客人若有临时更改或增加内容，以客人通知为准。

会务组负责人：签单有效人：营销部跟办人：以上妥否，请批示。

(总经理)电话：分机：营销部工程部——时间/地点：月日: 时前设于内容：【篇二：关于规范和统一酒店各部门发文格式的通知[1]】 xx国际酒店总经办备忘录 eo-11-06-3致送：各部门抄送：总经理/xxx 董事长/xxx 发出：总经办日期：2011年11月10日事由：关于规范和统一酒店各部门发文格式的通知为规范和统一酒店各部门发文的格式，现对发文规范重新规定如下： 1、各部门负责人要重视发文的质量，在签发时要认真审核发文内容和发文格式，业务人员及文员要认真参照发文格式范本（附后）行文；2、密级分四级：董事会——各部门负责人——主管级以上人员——公开 3、各部门发文字号样式原则不变，如：总办：eo-2012-1，密级不与发文字号一起。

尊敬的各位领导、同事：您好！为了进一步规范酒店管理，提高服务质量，确保酒店的稳健经营和持续发展，根据我国相关法律法规和行业标准，结合我酒店实际情况，现将《酒店管理制度》文件下发给你们，请认真贯彻执行。

一、文件重要性《酒店管理制度》是我酒店在日常运营过程中各项工作的基本规范和行为准则，对全体员工具有普遍约束力。

文件的制定和实施，旨在加强内部管理，提高工作效率，保障酒店资产安全，维护酒店品牌形象，为客人提供优质、高效的服务。

二、文件内容《酒店管理制度》共分为七个部分，包括总则、酒店组织结构、岗位职责、员工招聘与培训、绩效考核、薪酬福利、违纪处罚等。

具体内容请各位同事认真阅读文件，对各项规定和要求务必做到心中有数。

三、执行要求1. 认真学习：全体员工应认真学习《酒店管理制度》文件内容，确保对各项规定和要求的理解和掌握。

2. 宣传培训：各部门负责人要组织开展《酒店管理制度》的宣传和培训工作，确保全体员工熟知文件内容。

3. 贯彻落实：各部门应根据《酒店管理制度》的要求，制定具体实施细则，确保各项工作有序开展。

4. 监督考核：酒店将对各部门《酒店管理制度》的执行情况进行监督和考核，对违反规定的行为进行查处。

5. 持续改进：酒店将根据实际情况，不断完善和更新《酒店管理制度》，以确保其始终符合酒店发展需要。

四、下发时间本通知自发布之日起生效，原有相关规定与本通知不符的，以本通知为准。

五、其他事项1. 请各部门负责人将本通知转发至部门内部，确保每位员工都能收到并了解文件内容。

2. 各部门应将《酒店管理制度》的执行情况纳入日常工作中，常抓不懈。

3. 酒店将不定期对《酒店管理制度》的执行情况进行检查，对检查中发现的问题，各部门要及时整改。

请各位领导、同事高度重视《酒店管理制度》的执行，共同努力，为我酒店的辉煌明天而努力奋斗！谢谢。

酒店
各类文件行文规范管理制度
为进一步规范公文写作格式及行文程序，提高工作效率，促进公文处理工作更加规范化、制度化、标准化，按照《国家行政机关公文处理办法》，特制定本制度。

一、规范行文内容。

各部门及酒店所有对内、对外报送的公文及应用文。

二、规范行文要求。

1、所有文件必须严格按照写作格式和要求行文，各类报告、请示、函、通知、通报、决定等上行、平行及下行类文件，不得混用或乱用。

2、公文及应用文字体要规范，文字表述要简明、清晰、精炼，涉及数据统计要准确。

3、公文及应用文写作及排版要规范，使用A4纸型，标题使用2号小标宋字体，正文使用3号仿宋字体，正文中如有小标题，使用3号小标宋字体，主题词使用3号黑体，排版每页排行22行，每行28字。

4、公文及应用文装订要规范，使用左侧装订，装订要依序、平整，确保不漏页，无缺页。

三、规范办文程序。

1、各类合同、报告、请示等文件，必须由主办部门拟订并
初审，主办部门审核后，交行政部审核，并按照程序逐级传签（各类文件传签表附后），传签过程中，要严格履行登记手续。

2、主办部门要随时掌握文件去向，及时进行催办，一般情况下，每份文件传签时间最长不得超过3天。

3、各审核部门对手续齐全的各类文件，要及时、准确办理，提高工作效率；对手续不齐全的文件，要及时退回行政部，要求主办部门补充。

4、文件传签完成后，由行政部退回主办部门，合同类文件由行政部加盖印章，并存档，使用部门及财务部复印备份。

其它类文件交由主办部门，及时落实文件内容，并存档。

附：《绵阳绵州酒店有限公司文件审批表》
《绵阳绵州酒店有限公司合同（协议）审批表》
二0一0年七月二十六日。

尊敬的全体员工：为了加强酒店内部管理，提高工作效率，确保各项工作顺利进行，现将有关事项通知如下：一、通知事项1. 酒店全体员工请注意，自即日起，酒店将对全体员工进行年度考核，考核结果将作为员工晋升、调薪的重要依据。

请各部门负责人做好考核准备工作，确保考核工作的公平、公正、公开。

2. 根据我国疫情防控要求，为保障酒店及客人的健康安全，自即日起，酒店将实行严格的防疫措施。

具体如下：（1）所有员工需佩戴口罩，保持社交距离，勤洗手，做好个人防护。

（2）客人进入酒店时，需测量体温，出示健康码，佩戴口罩。

（3）酒店公共区域将进行每日消毒，确保环境卫生。

3. 酒店将于本月举办“服务质量提升月”活动，旨在提高员工服务意识，提升酒店整体服务质量。

具体活动安排如下：（1）活动期间，各部门需加强对员工的培训，提高服务技能。

（2）酒店将设立服务质量投诉热线，欢迎客人提出宝贵意见。

（3）活动结束后，将对各部门进行评比，评选出“服务质量优秀部门”和“服务质量先进个人”。

4. 酒店将于本月末举行年度总结大会，届时将对过去一年的工作进行总结，并对优秀员工进行表彰。

请各部门提前做好参会人员的安排。

5. 酒店将于下月进行设备更新改造，届时部分区域将暂时关闭，具体时间及影响范围如下：（1）客房部：部分客房将进行装修，预计工期为一个月。

（2）餐饮部：部分餐厅将进行装修，预计工期为一个月。

（3）其他部门：部分办公设备将进行更新，预计工期为一周。

二、具体要求1. 请各部门负责人将本通知内容传达至每位员工，确保每位员工了解并遵守相关要求。

2. 请各部门负责人加强对员工的培训，提高员工的服务意识和业务能力。

3. 请各部门负责人做好疫情防控措施，确保酒店及客人的健康安全。

4. 请各部门负责人做好年度考核的准备工作，确保考核工作的顺利进行。

5. 请各部门负责人按照活动安排，积极参与“服务质量提升月”活动。

6. 请各部门负责人做好年度总结大会的参会人员安排，确保大会的顺利进行。

关于酒店各部门使用的相关工作表格进行统一规范的工作安排酒店领导：根据工作安排，前期我部对酒店各部门使用的各类工作表格进行了集中检查和清理，在此过程中发现各部门使用的工作表存在较多问题，为近一步规范各部门使用的工作表格，以便能使各类工作表格能起到更好督促各部门提高服务质量和工作效率的目的，现将下一步有关工作表的规范工作请示如下：一、目前各部门在用工作表中存在的问题：1、目前各部门(特别是经营部门)所使用的工作表绝大部分属于“自检自查”表，虽然表格设置的检查内容较为全面，但不能起到督促其提高服务质量和工作效率的目的，最好能加入“第三方复检”的相关记录。

2、各部门目前使用的工作表格设计内容可谓“五花八门”，各部门使用自己觉得方便的表格，表格样式不统一，建议最好能由酒店相关部门统一设置表格样式和表格修改事宜等。

3、各类使用完毕工作表的存放和保存不统一，目前各部门所使用完毕的工作表都是由各部门自行保存，建议最好能由酒店相关部门统一将每“半年”或“一年”将各部门所使用的工作表进行统一保管和存放。

二、拟规范和增加各部门相关工作表范围：具体见附件二、下一步工作安排：为近一步规范各部门所使用的各类工作表，借鉴“内控”的工作要求和相关规范，我拟采取以下措施对此项工作进行规范：1、由人力资源部拟订关于工作表格的“设计”、“使用”、“保存”和“更改”的相关管理制度。

2、我部采取“边复检边整改”的步骤，按部门分时间分阶段(最晚于本月月底前对实用文档各部门工作表进行统一规范，具体工作安排如下表)。

3、工作安排：以上意见妥否，请领导批示。

酒店人力资源部2012年12月12日玛依塔柯酒店人力资源部经理（签字）：玛依塔柯酒店副总经理（签字）：玛依塔柯酒店总经理（签字）：- 2 -。

一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。

适用于酒店所有部门及人员。

二、行文规则1、各部门严格按照文件种类性质行文；2、部门报行政办领导文件，冠以姓名职务；3、部门间部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；4、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、报告、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等；5、部门报行政办领导文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；6、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导；7、部门之间可以联合行文；8、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；9、所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行；10、所有行政部门经理级人事任免，均有行政办发出。

三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。

具体形式附后。

四、文件处理1、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，提高文件质量；2、部门文件由秘书或专人收发，（将负责人名单上报行政办），收发文件设专门签收单；3、经主管领导审阅的文件，原件留存行政办公室，复印备份件发给承发部门。

五、文件的存档和销毁1、已处理完毕的文件，行政办公室和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；3、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交行政办公室长期保存。

4、以上条例有行政办公室负责解释。

备忘事宜：×××××领导批示：由：××××至：×××××抄报：××××××日期：2010年×月×日编号：（部门英文缩写，如E.O）20101123（前四位为年份，后四位为部门发文编号）①②（正文）③如有附文则标明《附件名称》妥否，请批示。