北京大学举办国际学术会议申报表

《北京大学教职工出访申报表》填写说明一、本校教职员工因公出国和赴港澳台，应于出行前至少两个月填写此表申报审批，每人一表。

二、此表可打印或手写，所填出访信息须准确、详实，并与邀请函信息一致。

三、申报人填写完毕后，由所在的院（系、所、中心）的行政和党委领导分别填写审批意见，并加盖本单位行政和党委公章，送国际合作部办理。

四、提交《申请表》时须附邀请方提供的正式邀请函的复印件或相关材料（如赴日本须提供“三书”，美国的DS-2019表等复印件）。

中英文以外文字的邀请函须提供翻译件。

五、申报人已退休或年龄超过六十五周岁，请同时提交医院的健康证明和境外医疗保险。

六、涉密人员请同时提交《保密义务承诺书》。

七、栏目填写说明：1、学科：指出访人员目前从事专业所属的一级学科。

2、学位：指出访人员获得的最高学位。

3、职称：讲师、副教授、教授、助理研究员、副研究员、研究员、工程师等技术职称。

4、外语水平：优、良、一般等。

5、经费来源：如果使用校内经费，请填写“北大支付”并注明项目名称；如由外单位支付，请提供资助证明。

6、邀请单位：请填写中文名称。

7、出访任务：请用中文详细说明，根据出访性质不同，需注明以下事项：●国际会议：应包括国际会议名称、简要内容及有无“两个中国”、“一中一台”问题；●合作研究：应包括简要研究计划及合作方名称；●校际交流：应包括所参加的交流项目名称；●实习培训：包括实习培训的内容、目的等；●就读学位：包括专业和学位类别；●讲学：包括讲学题目、讲授对象等。

八、赴未建交国家和地区或参加敏感问题的国际会议，除填写此表外须另提交专门报告。

九、填写过程中如有疑问，请联系：派出办公室 62752507、62759005港澳台办公室 62756433北京大学教职工出访申报表出国任务批件号：北大外出（201 ）号。

国际会议申报须知一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。

二、每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月教育部收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。

三、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。

小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，必须至少在开会前3个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前3个月网上提交请示批文。

2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。

小于此规模的会议，必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表，并由外事部门在会前3个月网上提交请示批文。

3、邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。

邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前20个工作日送达。

4、外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前3个月网上提交请示批文。

5、境外非政府组织赞助的国际会议，需在线提交境外非政府组织简介和备案函pdf文件。

四、会议申报的具体步骤：由会议的学术负责人在平台填写"国际学术会议申报表"，由单位管理员初审通过后，学术负责人从平台下载相关表格，根据表格指引，经单位相关部门审核会签后，送交外事处或国际处，由外事处或国际处报主管校长审批，外事处或国际处负责人将发文文件扫描上传到系统，上报教育部。

XX（校标）研究生参加高水平国际学术会议资助申请表Fund Application Form of Attending International Academic Conference for Postgraduates姓名（Name）学号（Student No.）所在学院（School）学科专业（Major）联系电话（Telephone）导师姓名（Supervisor）年月日DD MM YY一、申请人参加国际学术会议的基本情况Basic Information of the International Academic Conference二、申请人承诺Applicant’s Commitment三、审核意见Examination Opinions注：此资助申请表须同会议邀请函（征文通知）、论文复印件、论文录用通知复印件（需注明参会方式：口头报告或论文张贴；如未注明，则需提供本人宣读或张贴论文的日程安排复印件）等材料一并交至学院。

Note: This application form for fund assistance has to be submitted to school of applicant, together with the following materials: letter of conference invitation (call for papers), copied version of the academic paper, copied version of notification for paper collection（mark the conference attendance: an oral presentation or paper poster; if not, the conference schedule need to be submitted）etc.。

北京大学会议费报销问答为方便大家更好的理解和执行《北京大学会议费管理暂行办法》（校发〔2019〕250 号），切实解决经费“报销繁”问题，特将会议费管理有关问题汇总答复如下：一、会议分类1、会议如何分类？答：会议包括国内业务会议、国内管理会议和在华举办国际会议三种，具体如下：国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

根据参会人员情况具体分为一般管理会议和有3位（含）以上讲席教授（或相当于讲席教授）参加的管理会议。

在华举办的国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型，报所在二级单位审批确定。

2、如何判断是否属于在华举办国际会议？答：在华举办国际会议需经学校国际合作部（港澳台办公室）向教育部报批，若没有教育部的批件，则不按照在华举办国际会议管理，应按照国内业务或国内管理会议管理。

二、会议审批和注意事项3、如何确定会议费使用和管理的直接负责人？答：项目负责人是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。

4、举办会议如何办理审批？1答：各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率，若《北京大学医学部报销凭证》（含借款单）签字盖章齐全则视为已审批。

国际会议应按照国际合作部要求，提前三个月履行有关审批手续。

涉港澳和涉台会议报港澳台办公室履行审批手续。

5、会议天数和人数是否有要求？答：会议举办者应当根据会议性质、会议内容确定会议人数和天数，由二级单位审批。

会议应严格限定工作人员数量。

会议天数包含有正式会议日程天数与报到离会天数。

国内会议的报到和离开时间，合计不得超过1天；国际会议的报到和离开时间，合计不得超过2天。

6、会议是否可以在五星级酒店召开？答：在华举办国际会议可在五星级酒店召开，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆。

复旦大数据学院国际学术会议报销流程一、邀请、审批阶段1．确定邀请函：拟定参会成员名单，发送邀请函，邀请函须确定会议时间、地点、会议流程、会议联系人等。

注意：会议邀请函需有住宿、交通等费用说明。

（负责人：主办会议教师团队）2．参会人员名单：确定参会人员名单，方便后续事项的办理。

（负责人：主办会议教师团队）3．会议预算填写：根据参会人员名单，与主办会议的教师联系沟通，填写《会议预算审批表》。

注意：按照现有文件，非科研会议经费预算每天每人400元（其中，住宿不超过200元，伙食不超过120元，其他费用不超过80元），科研会议经费预算每人每天不超过600元。

(若外籍人士3人以上且达到参会人数的三分之一以上，每人每天700元。

其中，伙食控制在三分之一以内，其余可统筹)（负责人：主办教师、学科办）4．会议预算审批：到行政楼人文社科处、研究生院审批《会议预算审批表》，若超出2万，须分管校领导审批。

注意：若有外宾，还需通过网上境外系统申报。

（负责人：学科办）5．《学术会议审批表》填写：表格时间、地点、联系人、主要议题等具体内容，教师须填写完整并经主办负责人签字，至少一周前交到人文学院学科办公室211b。

（负责人：主办会议教师团队）6．《学术会议审批表》审批：前往行政楼人文社科处、宣传部审批，若有外宾，还需通过外事处审批。

（负责人：学科办）二、会议前期准备1．预定酒店、机票、餐饮、会议场地：提早一个月左右，主办会议教师做好来会嘉宾的住宿安排，住宿一般是标间，需列出标间名单。

餐饮一般安排在校内怡口乐，每人每天不超过120元。

会议场地一般设在图书馆或者南校区岩松堂。

（茶山酒店——宜必思酒店：135****5319；索特莱酒店：199****1003；怡口乐餐厅叶经理：660534；图书馆阮老师：660212，岩松堂：掌上办事系统）（负责人：场地预定学科办；机票预定：如有特殊需求，可与学院联系；餐饮预定、酒店预定办公室）2．制作会议手册、论文集锦：会议主办教师团队确定相关内容，学科办联系制作。

国际学术会议的邀请函_邀请函？行业协会、企业及相关单位积极参与。

由于本次活动人数有限，请大家抓紧报名!报名截止时间为:20XＸ年ＸＸ月XX日。

篇三：国际学术会议的邀请函亲爱的何雨教授：您好！我们定于XX年7月2日在北京大学举行英美文学学术会议,想邀请您届时参加。

会议免费安排食宿，往返机票自理。

如果您有要宣读的论文或要发言的论题,请尽早来函告知，以便会议安排。

希望您届时光临。

请尽快来函确认。

祝一切顺利！会议召集人：赵研秘书长XX年4月１0日国际学术会议邀请函范文国际学术会议邀请函范文(一）ﻪﻭ尊敬的xxx先生／女士:ﻪ为进一步满足第二语言教学对汉语句式研究的迫切需要, 促进语法研究新成果向国际汉语教学应用的转化,北京语言大学汉语学院拟于20xx 年x 月xｘ日在北京语言大学举办汉语国际教育语境下的句式研究与教学专题研讨会。

鉴于您在第二语言研究领域的丰厚学术成果,诚邀您出席并发表鸿文,嘉惠学林。

ﻭ有关会议安排如下：ﻭ一．会议时间：2０xｘ年ｘ月xx 日－xx 日ﻭ二．会议地点:北京xx大学ﻪ三. 会议主旨:促进前沿语言学理论的创新及其向国际汉语教学的转化与应用;推动语言学理论的本土化研究ﻭ四.会议2）汉语句式研究1）类型学视角下的汉语句式研究；ﻪﻭ议题:ﻪﻭ3)跨文化视角下的汉语第二语的跨文化视角与相关语言事实;ﻭ言句式教学;ﻪﻭ４)汉语教材、大纲、教学设计中的句式问题;5)汉语作为第二语言句式教学中的相关问题五．遴选参会,出版论集《汉语句式研究与教学》。

ﻪ六．20xx 年ｘ月x 日前，将题目及摘要以Ｗord2０03 文档发至会务组邮箱。

摘要100０字,标题用三号宋体,正文用小四号宋体。

摘要请标注作者姓名、单位、电子邮箱、通讯地址、邮政编码、联系电话、传真。

请于x 月xx日前提交全文，以便制作集。

ﻪﻭ七．会议日程x月ｘ日下午，在北京语言大学会议中心大堂报到。

报到地址：北京市海淀区学院路15 号。

ﻪ乘坐地铁２号线到西直门换乘13 号线五道口下车（A西北出口），步行至北语会议中心。

北京大学医学部研究生国际学术交流基金资助办法为了进一步提高北京大学医学部研究生的教育质量，培养更多具有国际竞争力的创造型人才，进一步提高科学研究的水平，北京大学医学部拟设立研究生国际学术交流基金，资助优秀研究生的国际学术交流活动。

该项基金由北京大学医学部拨款设立，由研究生院负责统一管理和使用，现制定实施办法如下：一、资助内容1.资助研究生赴国外（不含台港澳地区）参加高水平国际学术会议的一次性往返机票费。

资助金额根据参会国家或地区确定；2.会议注册费；3.签证费；4.每年资助10~15人次，资助额度最多不超过10000元人民币/人/次。

二、申请条件1.人事档案在学校的优秀在读博士研究生（延期毕业的学生不在此列）及特别优秀的在读硕士研究生。

2.品学兼优，学习勤奋，成绩优良（无不合格课程），无欠费、无违纪违规。

3.本人作为第一作者提交的论文被本学科高水平国际学术会议正式接收，在会议中独立做大会发言或分组报告。

以会议正式邀请或书面通知为准。

在会议上做邀请报告者优先考虑。

4.不包括曾享受过北京大学其他国际学术交流基金资助的人员。

三、审核批准程序1.申请学术交流资助的研究生向所在院系提交相应的申请材料：（1）《北京大学医学部研究生申请国际学术交流资助审批表》；（2）国际会议邀请函及论文接收函、报告邀请等；（3）被接收的学术论文；（4）其它资助来源的相关证明材料。

2.所在院（系、所、中心）对研究生所参加交流活动的内容、在所属领域的水平等情况进行审核，并确定申请人名单。

3.各院（系、所、中心）在研究生院规定的期限内提交审核通过的申请人名单及上述各项材料。

研究生院组织专家组对经过院系审核的资助申请进行综合评议并确定资助名单、额度和范围。

4.获得资助的研究生按《北京大学医学部研究生出国（境）规定》办理出访审批。

5.逾期不归者取消资助资格；弄虚作假者一经发现，取消资助，已经获得的资金需退回，取消该学院次年的申请资格。

（本单需保持一页，如文字较多，请缩小字体或另附页，另附页需同第一页一样签字盖章齐全。

）
北京大学会议费报销单
填写日期： 年 月 日单位名称（加盖公章）：
项目负责人签字： 财务主管签字： 报销经办人签字：
注：
1.国内业务会议综合定额标准为750元/人/天，其中住宿费500元，伙食费150元，其他费用100元。

2.国内管理会议综合定额标准为600元/人/天，其中住宿费390元，伙食费130元，其他费用80元。

3.在华举办国际会议综合定额标准为1200元/人/天，其中住宿费700元，伙食费200，其他费用300元。

4.会议费综合定额开支的住宿费、伙食费、其他费用，在同时发生住宿、用餐的情况下，标准可以打通使用。

不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

5.使用财政专项经费、科研经费和其他专项经费举办会议，需经项目负责人签字同意。

6.会议借款和报销应按经审批的会议费预算执行。

如实际支出超出预算，须在会议费报销单的特殊事。