创建和使用报表

创建和使用报表前面我们已经详细介绍了创建窗体的操作，还看到了如何使用窗体输入、修改和查询数据库里的数据。

然而，即使窗体具有如此强大的功能，它还是不能代替报表。

可以这样说，大部分的数据库管理信息系统的最终目标都是为了获得内容丰富、数据准确的报表。

因为数据库的主要功能之一就是对原始数据进行整理、综合和分析，并将整理的结果打印出来。

报表恰恰是实现这一功能的最佳方式。

6.1 Access报表的概述我们知道在Access中如果要以打印格式来显示数据，使用报表是一种有效的方法。

因为报表为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。

我们可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容，例如，可以在报表中增加多级汇总、统计比较、甚至加上图片和图形。

报表中大部分内容是从基表、查询或SQL语句中获得的。

报表中的其他内容将存储在报表设计中。

同时，在Access的报表中，使用图形化对象——控件，可以在报表与其记录来源之间创建联系。

控件可以是用于显示标题的标签，以及用于可视化组织数据、美化报表的装饰线条等。

一般来说，报表应该具备以下一些功能：报表不仅可以打印和浏览原始数据，还可以对原始数据进行比较、汇总和小计，并把结果也打印出来。

还可以生成清单、标签和图表等形式的输出内容，从而可以更方便地处理商务。

以上的输出内容的格式可以按照用户的需要定制，从而使报表更美观，更易于阅读和理解。

6.1.1 报表的分类在Microsoft Access 2003中，创建的报表可以分为三种基本类型，它们分别是：1. 表格式报表表格式报表以行和列的形式打印出带有分组和汇总数据的报表。

2. 纵栏式报表纵栏式报表像窗体一样打印数据，可以包括汇总和图形。

3. 标签报表标签用来建立多栏标签或者折叠栏报表一、纵栏式报表2纵栏式报表又称为窗体式报表，它通常是用垂直的方式在每页上显示一个或多个记录。

纵栏式报表像数据输入窗体一样可以显示许多数据，但报表是严格地用于查看数据的，而不能用来进行数据的输入。

在纵栏式报表中可以使用多段来显示一条记录，也可以用多段同时显示多条记录，这些记录的关系是一对多关系中多边记录，甚至可以包括汇总。

纵栏式报表是按字段从上到下排列的一种报表，其中每个字段占一行，记录与记录之间用一横线隔开。

如图6-1所示。

图6-1 纵栏式报表纵栏式报表不能作为输入的工具使用，它仅作为显示数据和打印预览用。

二、表格式报表表格式报表又称为分组/汇总报表，它十分类似于用行和列显示数据的表格。

表格式报表不同于窗体和数据工作表的是，它通常用一个或多个已知的值把报表的数据进行分组；在每组中可能有计算和显示数字统计信息。

有一些分组/汇总报表也具有页汇总和阶段汇总的功能创建和使用报表3图6-2 表格式报表表格式报表类似与交叉表。

它以行和列的形式显示和打印数据。

在行和列的交叉处显示值。

如图6-2所示。

如图6-2所示，表格式报表中可以建立页码、显示报表日期，以及可以利用线条和方框将信息分隔开。

另外，用户可以像在窗体中的一样，根据需要在报表中添加图片、商业图表和备注文本。

表格式报表还可以按字段的值对数据记录进行分组，对分组的结果进行求总、平均等汇总计算。

所以这类报表很常用。

三、标签报表标签报表一般很小（可以从“标签”这个词看出），所以一页往往能显示多个标签报表。

如图6-3所示。

图6-3 标签报表从图中看出，标签报表非常简洁，记录与记录之间有很大的空白处，便于用户裁剪下拉粘贴在别的地方使用。

46.1.2 报表的视图Access中报表的视图包括三种：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。

一、设计视图设计视图是用户自定义报表的窗口，如图6-4所示。

用户可以根据自己的要求在设计视图中定义更改查询。

图6-4 报表的设计视图打开报表的设计视图的简单步骤如下：1. 单击数据库面板中的“报表”选项。

2. 单击选中需要打开的报表。

3. 单击“设计”按钮，便打开了该报表的设计视图。

二、打印预览视图打印预览视图和Microsoft中Word等打印预览功能一样，提供实际打印前的预览。

从设计视图切换到打印预览视图的方法如下：单击工具栏中“视图”按钮右边的倒箭头，打开“视图”的下拉菜单，如图6-5所示。

单击“打印预览”选项即可。

图6-5 “视图”下拉菜单三、版面预览视图版面预览视图和打印预览视图类似地提供实际打印前预览的功能，只不过版面预览视图可以显示多页打印效果。

单击工具栏中的“单页”、“双页”和“多页”按钮，则视图中将显示报表的一页、两页和多页。

图6-6所示的即是双页显示的版面预览视图。

创建和使用报表5图6-6 报表的版面预览视图切换到版面预览视图的方法和切换到打印预览视图的方法一样，如图6-5所示。

6.2 使用自动功能创建报表与窗体的新建功能类似，在报表的“新建报表”对话框中也同样有两项自动创建报表的选项。

利用自动创建报表选项可以创建这样的报表，该报表能够显示基本表或查询的所有字段和记录。

下面先介绍自动创建报表的过程。

操作过程如下：1. 请单击数据库窗口中的“报表”标签。

2. 直接单击“新建”按钮。

或者按照上一小节中所述的新建报表的其他方法，启动“新建报表”对话框。

3. 在“新建报表”对话框中，根据需要任选下列两个自动创建报表向导之一：自动创建报表：纵栏式，每个字段都将以单独的行显示，并在左侧附以标志。

自动创建报表：表格式，每个记录的字段在一行显示，只在每页的顶部打印标志。

4. 在对话框中的“选择此对象…”文本框里，从列表中单击选取包含报表所需数据的表或查询。

在本示例中，我们选择“罗斯文商贸”数据库中“雇员”表作为报表的数据对象。

5. 最后单击“确定”按钮，系统将自动地创建所选报表类型。

6图6-7 利用“自动创建报表：纵栏式”创建的报表图6-8 利用“自动创建报表：表格式”创建的报表为了了解两种自动创建报表的区别，也是为了进一步说明“纵栏式报表”和“表格式报表”的区别，我们利用自动创建报表向导分别创建了两种类型的报表，如图6-7和6-8所示。

我们可以看到在报表的设计视图中，两种报表的设计样式完全不同，纵栏式报表像数据输入窗体一样显示一条记录中的多个字段；而表格式报表像数据工作表一样同时显示多条记录。

使用自动创建报表是在Microsoft Access中建立一个报表的最快捷的方法，用户可以根据需要，先利用自动创建报表向导创建一个报表轮廓，再在此基础之上设计所需的报表。

Microsoft Access将套用用户在报表中最后一次使用的自动套用格式。

如果还不曾使用过向导来创建报表或还没使用过“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，Access将使用“标准”自动套用格式。

6.3 使用向导创建和设计报表与其他几种对象一样，Access也为创建报表提供了方便的向导。

由于“报表向导”可以为用户完成大部分基本操作，因此加快了创建报表的过程。

即使已经创建了许多报表，创建和使用报表7或许还需要使用“报表向导”来快速配置所需的报表框架，然后再切换到“设计”视图对其进行自定义。

用已有的东西来实现自己需要，不但可以节省大量的时间，提供效率，而且还可以使我们对一新组件有个全面的了解。

像窗体向导一样，报表向导同样为用户提供了报表的基本布局，然后根据需要可以再一步地设计它。

使用报表向导作为设计报表的起点，可以使报表的创建变得更为容易。

在使用“报表向导”时，用户一步一步地通过系统提供的一系列与创建报表有关的对话框将自己的设计思想输入，然后系统便会在所接受到信息的基础之上自动完成报表设计，这样就简化了用户在报表中对字段进行逐一的布局。

下面我们就利用向导创建一个报表，我们要创建的这个报表是为了打印出图书馆里所有书籍的信息，还要按照分类号对书籍进行分类，并且要把价格汇总。

步骤如下：1. 打开数据库窗口中的报表栏，双击“使用向导创建报表”命令，我们可以看到报表向导窗口（如图6-9）。

图6-9 报表向导——选择字段2. 在向导的第一步，我们要为报表选择表或查询的字段，可以从多个表或查询中选择。

这里我们选择“书籍表”的所有字段。

单击“下一步”按钮，出现第二步窗口（如图6-10）。

8图6-10 报表向导——分组3.第二步要求我们选择一个或多个字段，作为分组的依据。

这里我们选择“分类号”字段。

单击“下一步”按钮，出现如图6-11的窗口。

图6-11 报表向导——添加分组级别4. 这一步要求我们选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，这里我们可以选择“书籍编号”和“书名”作为排序的依据，还可以单击右边有箭头的按钮切换降序或升序。

单击“汇总选项”按钮，弹出如图4-4的窗口，要求我们选择汇总的方式。

这里我们选择“总计”，表示要在报表上按照“分类号”统计“购买价格”。

单击“确定”按钮，返回图6-12的窗口，单击“下一步”按钮，进入下一个窗口。

创建和使用报表9图6-12 报表向导——排序次序5. 单击“下一步”，这一步让我们选择报表的布局，如图6-13所示。

图6-13 报表向导－选择布局6.单击“下一步”，这一步让我们选择报表的布局，这里我们选择“组织”样式，如图6-14所示。

这样，我们就创建了一个报表，图6-15是这个报表的一部分。

从这个报表中我们可以看到，“书籍表”中的每条纪录按照“分类号”分组显示，每个分组中的纪录按照“书籍编号”排序，并且还统计了每个分组的价格，最后还有全部纪录的总价格。

如果对报表的布局还不满意，可以在设计视图中修改。

下面我们就来学习如何使用设计视图编辑报表。

10图6-14 报表向导－选择样式图6-15 报表预览6.4 在设计视图中创建报表用向导创建报表当然很方便，但是报表是提交给用户阅读的，因此它的布局和形式对用户对报表含义的理解很重要，一般仅仅使用向导设计报表是不够的，我们还是要学会使创建和使用报表11用设计视图来设计报表。

下面我们就来学习用视图创建一个简单的报表。

在用设计视图创建报表之前，我们先要了解一些关于报表控件的概念。

报表的控件与窗体的控件有所不同。

报表控件通常可以分为三种：非结合控件：与数据表中的数据无关的控件结合控件：表或查询中的数据字段。

这一控件中不可以创建计算。

计算控件：报表中用于进行计算的控件，例如总计、小计等。

我们要创建的这个报表是为了打印“借书人”表的信息，另外要把“职务编号”通过“职务表”映射为“职务”。

步骤如下：1. 由于这个报表涉及到了两个表，因此要先创建一个交叉表查询。

读者可以按照前面章节中介绍的方法创建一个查询，它包括“借书人”表和“职务表”。

它的查询结果应该如图6-16所示：图6-16 交叉表查询结果图6-17 新建报表对话框2. 关闭这个查询，下面我们就来创建一个基于该查询的报表。

先打开数据库窗口的报表栏，单击“新建”按钮，出现新建报表的对话框（如图6-17）。