工程资料管理规程

⼯程资料管理规程

我们知道在进⾏⼀项⼯程⼯作的时候是要准备各种⼯程资料的。⼯程建设从项⽬的提出、筹备、勘测、设计、施⼯到竣⼯投产等过程中形成的⽂件材料、图纸等各种形式的信息。⽽且管理好⼯程资料是⾮常重要的。那么⼯程资料管理规程是怎样的，下⾯店铺的⼩编为⼤家整理了相关内容，来为⼤家解答。

⼯程资料管理的规定1总则

1.1为确保⼯程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使⼯程档案管理顺利达到《建设⼯程⽂件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。1.2基本建设⼯程档案资料是指在整个建设项⽬，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的⽂件资料，包括项⽬的提出、调研、可⾏性研究、评估、勘测、设计、施⼯、调试、⽣产准备、试运⾏、移交⽣产、竣⼯等⼯作活动中形成的⽂字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1.3基本建设⼯程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施⼯和管理⼈员的劳动结晶。依据《中华⼈民共和国档案法》，各级⼈员做好⽂件材料的⽴卷归档⼯作是各⾃的义务和岗位职责，各级⼈员应对⾃⼰负责的项⽬所形成的、具有保存价值的⽂件材料，认真做好⽴卷归档⼯作，并确保档案的完整性、准确性。2 ⼯程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1⼯程档案资料⼯作是⼯程建设过程的⼀部分，应纳⼊建设全过程管理并与⼯程建设同步。档案资料室集中统⼀管理本⼯程全过程的技术档案资料，对⼯程⽂件材料的形成、积累、收集、归档⼯作进⾏监督、检查，并负责⼯程技术档案资料的接收和移交。2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。2.1.3⼯程建设中，各种技术资料交由档案资料室统⼀管理发放，各有关部门和单位指定专⼈办进领⽤⼿续。

2.1.4设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料(归档的发给施⼯单位的)统交档案资料室统⼀管理，造册登记并建⽴收发明细帐。各单项⼯程总体验收由档案资料室对其各种技术⽂件和竣⼯资料进⾏查验，各项⼯程竣⼯决算的最后付款必须由档案资料室对竣⼯资料签收合格后⽀付。2.1.5购置技术资料、图书、标准由档案部门统⼀申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门⾃⾏办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，⼀律由档案室签收后⽅可办理报销⼿续。2.2归档⽂件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等⽂件材料均应为正本(即必须有各⽅代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏⽬的还必须加盖单位公章归档，签字⽅不能⽤副本或复印件归档)。2.2.2施⼯技术记录、⼯程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含⼯程联系单)等表格和数据均应⽤70g以上的⽩⾊书写材料书写并原件(如表式为复印件，数据虽⽤合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各⽅⼈员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名)归档。2.2.3调试措施，⽅案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能⽤复印件或普通⾊带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.4主送和抄送本单位的⽂件材料均应以红头⽂件(不能⽤复印件)归档。

2.2.5书写规定

A) 书写字迹⼯整，图样清晰。

B) 书写墨⽔应为碳素墨⽔，严禁⽤圆珠笔或铅笔书写。

C)⽂件书写格式应⽤横⾏排列，⽂件段落，章节编排，按有关⽂件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.6书写材料的⼤⼩尺⼨应规范，装订边空⽩间距应为25mm，装订边空⽩间隙内不能进⾏书写和留有信息。3 ⼯程⽂件收发及管理规定

为加强⼯程⽂件收发管理，理顺传递关系，并按⼯程进度作好⼯程⽂件的提供利⽤，特制定本制度。3.1 ⼯程⽂件接收

3.1.1各单位提供给⼯程部的⼯程⽂件(⼯程技术⽂件、图纸资料)由档案资料室统⼀接收；上级党政主管机关所发的⾏政及党务⽅⾯的⽂件由办公室统⼀接收。3.1.2⼯程部其它部门或个⼈从外单位带回或通过其它途径收到的⼯程⽂件，⼀律交档案资料室。

3.1.3设备⽂件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料⽴卷归档；设备⽂件资料由档案资料室统⼀归⼝发放给有关单位。3.1.4档案资料室对接收的⼯程⽂件资料，必须进⾏数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5档案资料室对接⼯程⽂件应及时建⽴⼯程⽂件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电⼦台帐)，并能利⽤计算机进⾏各类⼯程⽂件的查询检索。3.1.6登记完毕的⼯程⽂件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按⼯程部领导审定的⼯程⽂件分发表及时分发给有关单位和部门。3.1.7对接收的密级⽂件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执⾏密级⽂件资料的借阅规定。

3.1.8档案资料室仅对归档的⼯程⽂件资料实施整编作业，并建⽴档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的⼯程⽂件资料不进⾏整编作业。3.2 ⼯程⽂件资料发放

3.2.1分发外单位和部门的⼯程⽂件资料由档案资料室统⼀归⼝办理。

3.2.2呈送上级单位的⼯程⽂件由⼯程部领导确定发放单位和数量。

3.2.3档案资料室按⼯程部领导审定的施⼯图分发表、设备资料分发表分发⼯程⽂件资料(当⼯程施⼯图、设备资料份数有限时)，档案资料室仅提供施⼯单位⼀套或⼆套⽂件，不⾜部分施⼯单位可委托档案资料室向设计院提出增加施⼯图供应数量；设备资料⽂件不⾜部分，由施⼯单位⾃⾏联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建⽴资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

3.2.5为避免⼯程⽂件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取⼈名单，并书⾯通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放⼯程⽂件资料。3.3设计修改通知单、⼯程联系单、传递及管理规定

3.3.1设计修改通知单、⼯程联系单统⼀由档案资料室按设计修改通知单、⼯程联系单中所指定的部门及时传递并建⽴签收记录。3.3.2设计修改通知单、⼯程联系单原件⼀律及时交档案资料室归档保存，⼯程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、⼯程联系单的复印件供设计院编制竣⼯图。3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸⽬录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放⼊卷册内。4档案部门职责

参建单位(总承包、发包、建设、设计、施⼯、监理、承办单位)应按各⾃的职责，将负责承建、承办的项⽬⽂件材料进⾏收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。

项⽬实⾏总承包的，由总承包单位负责对其总包项⽬的⽂件从形成到编制的全过程进⾏监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档⼯作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项⽬档案。

由建设单位分别向⼏个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项⽬的全部⽂件。

建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项⽬的前期、设备技术、⼯艺、涉外、专利及商检索赔、竣⼯、试运⾏及验收等全部项⽬档案进⾏收集、组织及汇总整理。

设计单位：负责对形成的基础材料和项⽬设计等⽂件进⾏收集、积累、整理。施⼯单位：整理现场的译⽂及安装、调试形成的⾮标准图、(竣⼯图)、设计变更、试运⾏及维护、⼯程事故处理⽂件。

监理单位：负责对各参建单位在⼯程建设中⽂件的形成及竣⼯档案的编制进⾏监督与审核，特别是对竣⼯图完整、准确、系统进⾏监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项⽬监理⽂件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项⽬⽂件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理⽂件。

试运⾏单位：负责收集、积累、整理在⽣产技术准备和试运⾏中形成的⽂件。

施⼯单位归档范围

负责提交施⼯，安装全部技术记录(含隐蔽⼯程的各种资料)。

负责提交分部试运记录及验收签证书。

负责提交分部试运阶段的⽅案、措施。

负责提交移交试⽣产前的消缺记录。

负责提交全部机组建设期间的⼯程联系单及总结。

负责提交档案归档的⽬录清单(含电⼦版⽬录)。

调试单位归档范围

负责提交所承担的调试项⽬的调试⽅案、措施与调试报告等。

负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料及调试⼯作总结。

负责提交档案归档的⽬录清单(含电⼦版⽬录)。

设计单位归档范围

负责提交项⽬(⼯程)各设计阶段的设计⽂件。

负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣⼯图(⼀式⼋份)。并切实执⾏竣⼯图编制的有关规定。

负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣⼯图光盘⼀套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的⽬录清单(含电⼦版⽬录)

质量监督部门(质量监督中⼼站与质量监督站)

监理部门归档范围

负责提交监理过程中形成的有关⼯程质量，⼯期、投资监理等⽅⾯的全部⽂件材料。

监理各专业负责⼈对施⼯单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档⽂件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核⼈栏签署。

负责提交设计、施⼯、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

对不符合归档要求档案的处理：

对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的⽂件，档案资料室有权退回⽴卷归档单位，⽴卷归档单位应按档案管理的有关规定进⾏整改，直⾄提交符合规定要求的案卷及案卷⽂件材料。

凡因⼯程⽂件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进⾏⼯程决算，各项⼯程竣⼯决算的最后付款必须由档案资料室对竣⼯资料签收合格后⽀付。⼯程档案的鉴定和销毁1.对归档和发放后多余的⼯程⽂件和各部门使⽤后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总⼯及经理批准后⽅可销毁。2.对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册，提出销毁报告，经公司总⼯及经理批准后实施，并对被销毁档案⽬录进⾏清除。3.档案销毁必须严格执⾏保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专⼈监销，监销⼈必须在销毁清册⼀签字，档案销毁清册应存档。4.在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，⼀律从长处理。

其它

⼯程档案的分类、编⽬、按本⼯程档案分类编号办法及规定执⾏。

档案、资料、图书的提供利⽤，按本⼯程档案、资料、图书借阅规定执⾏。

⼯程声像档案的整理编⽬按本⼯程声像档案管理办法执⾏。

档案库房管理按本⼯程档案库房管理规定执⾏。

公司各职能部门⼯程⽂件材料⽴卷归档按公司各职能部门基建⽂件材料⽴卷归档范围、归档时间的规定执⾏5 声像档案管理办法

5.1建设⼯程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照⽚、底⽚(包括反转⽚)、影⽚、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以⽂字说明的历史记录。5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设⼯程的照⽚档案、录像档案和相应的⽂字说明。5.3照⽚档案应符合以下要求：

(1)主体明确、影像清晰、画⾯完整、未加修饰剪裁；

(2)能体现⼯程竣⼯后的外观、设计特⾊、地理位置；

(3)以传统感光材料为载体的照⽚需报送底⽚、正⽚(照⽚)；

(4)使⽤数码相机拍摄，其影像不能进⾏后期加⼯，光学分辨率不得⼩于400万有效像素(不允许插值)。

5.4录像档案应符合以下要求：

(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；