采购风险防范与应对措施

囱日罾囝　ｉＵＺ　ＬＡＨ　Ａ　口辽东学院信息技术学院陈松　摘要数字文件表现出很多独有的特性，在管理过程中面临许多风险因素，因而迫切需要加强数字文件的风险管理研究。本　文通过对数字信息风险因素分析、识别，提出了应对数字信息风险的防范措施及要求。　关键词数字信息风险防范档案保护　随着计算机网络技术的！Ｅｌ益发展与广泛应用，数字文件大量　产生。与传统介质文件相比，数字文件表现出很多独有的特性，在　管理过程中面临许多风险因素，因而迫切需要加强数字文件的风　险管理研究。风险是指由于某些不可预知的因素引发问题的可能　性，是人类社会的必然现象，是客观存在的，不以人的意志为转移。　风险管理是识别风险并采取措施控制风险的过程。我们无法完全避　免或彻底消除风险，但能认识风险、管理风险，使之处于能够有效控　制的状态范围，以减少风险带来的损失。数字文件遭到破坏后，伴随　的不仅是巨额的经济损失，更有负面的甚至是致命的社会影响。　对于企业来说，若其生成和保存的数字文件质量缺损，可能生　成直接和间接的巨大经济损失，损害多方利益。据统计，美国在　２０００年以前的十年间，发生过数据灾难的公司中，有５５％当时倒　闭，剩下的４５％中，因为数据丢失，有２９％也在两年之内倒闭，生存　下来的仅占１６％。就政府机构而言，若其生成和保存的数字文件质　量缺损，可能还会造成连带损失，如可能影响政府的科学决策和自　身业务的正常开展，也可能会对整个国家、民族、地区、社会或民众　产生历史文化、政治、经济、军事等诸多方面的负面影响。　鉴于数字信息对当今社会的重大作用、数字记录本身的脆弱　性以及风险变成现实后所造成的严重后果，安全存储数字记录已　成为当今文件工作者＿Ｔ作的重要内容，工作人员必须对数字记录　的存储进行风险管理，通过风险管理策略将数字记录存储风险控　制到最低限度。一份电子文件在其生命周期中，将依次经过生成、　流转、保存等几个阶段，每一个阶段的电子文件都可能发生质量的　缺损，并可能对组织和社会造成不良影响。其中文件的生成、流转　阶段是防范风险的最佳时机。因为文件在生成和流转阶段的不少　风险还存在弥补的余地，比如文件信息不准确，可以重新采集，文　件丢失，可以重新制作等。但当文件的生成、流转阶段结束后，文件　的风险后果往往难以弥补。　１．增强电子文件管理的风险意识。在电子文件管理过程中，管　理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、　危害性，做好风险防范和应对工作，只有这样，才能确保电子文件　的管理没有风险。否则，如果忽视潜在风险，定会导致灾难性后果，　形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。人是处理数字记录的主体，　因此提高文件管理人员的风险意识最为关键。让他们了解数字记　录存储中可能面临的风险并强调这些风险可能带来的后果，可以　从根本上保证其他风险控制策略的有效实施。为保证电子文件形　成阶段的真实、准确、完整，从源头控制风险的发生，电子文件形成　机构需要明确并落实文件形成者、管理者在义件管理方面的职责；　制定合理的文件生成、处理、管理的程序和规范，并将其与业务程　序和规范相集成；采用功能相对完善、技术相对先进的电子文件管　理软件，实现文件生成、处理、管理程序与业务程序相集成。　２．完善电子文件管理系统。电子文件的产生离不开计算机系　统，每一份文件都是在特定的系统中形成。因此，要在源头上控制　风险，使用标准、统一的系统，保证其与档案管理系统的兼容，给电　子文件的长期存取和利用扫清障碍。与电子文件有关的系统主要　有两类：一是电子文件形成系统，它是电子文件生成、流转的场所；　二是电子文件保存系统，它负责电子文件的长期保存和提供利用。　这两类系统在设计上存在的隐患与缺失都是对电子文件质量的潜　在威胁。假设生成电子文件的业务系统因设计时考虑不周而存在　管理功能的某些缺陷，如未能完整捕获电子文件的元数据，则势必　影响电子文件证明业务活动全貌的能力；再如未能及时归档保存　重要的电子文件，则会造成电子文件不完整等。因此，需要加强与　完善这两类系统的设计以应对电子文件风险，保证电子文件信息　的质量。保证系统成功最重要的因素就是系统切合业务需求，而无　论是信息技术部门或是系统开发商都不可能精通机构的业务。从　电子文件风险管理的角度来看，无论是电子文件形成系统还是电　子文件保存系统的开发，都需要信息安全、文件管理、业务管理这　三个领域的专业人员相互配合，这是系统成功的一个重要条件。　３．维护元数据的完整。元数据完整地记录了电子文件的形成　过程、技术措施（如数字签名、密钥、密码）和管理过程，根据这些记　录可以确认其真实性。元数据完整地记录了电子文件的内容、结构　和背景，保存这些元数据，并在元数据与文件之间建立有效的联　系，是维护电子文件完整性的必备手段；元数据记录了电子文件形　成、迁移后的技术环境，为保证其长期可读提供了必要的信息；元　数据是目录信息的来源，如果有关机构在记录元数据的时候采用　通用的元素集，遵循标准格式和统一的编码体系，那么就可以实现　跨机构的文件信息检索。如果电子文件管理元数据标准与其他信　息资源的元数据标准兼容，则有助于实现异种信息的无缝查找。因　此，元数据管理是电子文件管理的基础和关键。如果没有采集、维　护完整的元数据，那么电子文件的真实、完整、可读等目标就无法　全面实现，电子环境中的文件管理效率也无法得到提高，所以必须　保证元数据在文件生命周期的各个阶段都是完整的。　４．开展划控鉴定Ｔ作。有些文件关系到国家的政治、经济、科　技、军事、商业机密，一旦失密，危害性很大，所以必须要为文件划　分密级，以控制其使用范围。在文件形成、流转和保存、利用阶段，　末划分文件密级、或密级划分不正确、或未给相关人员使用授权，　都可能导致文件失密、泄密。在文件保存、利用阶段，对已保存一定　年限的文件未及时解密，则会造成文件不能及时提供利用，损害用　户的合法利益。为保证文件正常发挥其作用，文件形成和保管部门　应明确相关人员职责，按规定正确划分文件密级和保管期限，按期　

招标采购部招标工作的廉政风险点及防控措施

一、廉政风险点

1.资格预审中的人为干预

在招标工作中，资格预审阶段存在人为干预的风险。一些不法分子可能会通过行贿等手段，以获取不符合资格要求的供应商参与投标，这样不仅会破坏公平竞争的环境，还有可能导致项目后期出现质量问题或者延期交付的情况。

2.招标文件编制中的不规范行为

在招标文件编制过程中，存在编制不规范、不严谨、不全面的风险。可能存在信息不完整、不准确、不清晰的情况，这样一来就会给供应商带来误解和困扰，也会影响后续招标过程的公平性和透明度。

3.招标评审中的徇私舞弊现象

在招标评审环节，存在徇私舞弊的风险。一些评审委员可能会受到利益的诱惑，而偏袒某一家供应商，或者故意打压其他合格的投标方，这样不仅不利于项目的最终成功实施，还容易引发舆论质疑和法律风险。

二、防控措施

1.加强招标规章制度建设

完善招标管理制度，明确招标操作流程、责任要求和监督措施，建立起科学、规范、透明的招标工作机制。加强对招标人员的廉政教育和培训，提高他们的廉洁意识和风险防范意识。

2.严格执行资格预审程序

严格按照法律法规和相关规定执行资格预审程序，挖掘干预行为的线索，坚决防止不法分子利用关系或金钱搞虚假资质和虚假材料，确保招标采购的公平竞争。

3.加强招标文件编制的质量管理

加强组织和协调，做好招标文件的编制工作，确保招标文件的规范、完整和准确。对于重要的招标项目，建立专门的审核机制，确保招标文件符合法律法规，减少因不规范的招标文件引发的风险。

4.建立公正公平的评标机制

建立公正、公平的评标机制，严格区分招标评审委员的权限和责任，确保评标过程的公开透明。严格禁止评审委员利用职权谋取私利的行为，加大对评标工作的监督检查力度，确保评标工作的公正性和合法性。

5.加大廉政监督和问责力度

建立健全招标采购廉政风险防控机制，对发现的廉政风险点和违规行为，采取严肃处理措施，形成震慑效应。加强对招标采购部门的廉政风险排查和监督力度，建立定期报告和评估制度，及时发现和解决廉政风险问题。

采购办风险点及防控措施

随着全球经济的发展和市场竞争的加剧，采购办面临着越来越多的风险。为了保证采购过程的顺利进行，采购部门需要充分了解采购过程中可能存在的风险点，并采取相应的防控措施。本文将围绕采购办风险点及防控措施展开讨论。

一、供应商风险

供应商风险是采购过程中最常见的风险之一。供应商的质量、信誉、交货能力等都会对采购过程产生重要影响。为了防范供应商风险，采购部门可以采取以下措施：

1. 建立供应商评估体系：制定供应商评估指标，对供应商进行定期评估，评估内容包括质量管理能力、交货能力、信誉度等。通过评估结果，及时发现供应商存在的问题并采取相应措施。

2. 多渠道寻找供应商：不要过于依赖单一供应商，应建立多个供应商合作关系，以减少单一供应商风险对采购过程的影响。

3. 建立供应商管理制度：与供应商签订合同，并明确双方的责任和义务。建立供应商绩效考核制度，对供应商的绩效进行评估。并与供应商建立长期合作关系，形成稳定的供应链。

二、市场风险

市场风险主要是指市场价格波动、市场需求变化等因素对采购过程产生的风险。为了应对市场风险，采购部门可以采取以下措施：

1. 建立市场监测体系：及时掌握市场价格变动和市场需求情况，以便合理制定采购计划。可以通过市场调研、参加行业展览等方式收集市场信息。

2. 与供应商建立长期合作关系：与供应商建立长期稳定的合作关系，可以获得更好的价格和服务。同时，供应商也会更愿意与采购部门分享市场信息，以便采购部门更好地应对市场风险。

3. 多样化采购渠道：建立多个采购渠道，以减少市场风险对采购过程的影响。可以通过线上采购、线下招标等方式进行采购。

三、合规风险

合规风险主要是指采购过程中可能涉及的法律法规、合同纠纷等风险。为了防范合规风险，采购部门可以采取以下措施：

1. 建立合规管理制度：制定采购合同管理制度，明确双方权益和义务，并遵守相关法律法规，确保采购过程的合规性。

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设备备件采购风险及防范措施

作者：魏冬冬

来源：《海峡科技与产业》2017年第09期

摘 要：随着经济的发展，我国各行业的企业都逐步壮大，尤其是中型和大型的企业，在经营发展过程中，不仅要购买生产材料，而且要购买生产设备备件，所花费的资金量巨大，甚至需要整个企业的流动资金，因此，采购部门的责任重大，在采购过程中，也切实存在一定的风险，如果风险变成事故，则会为企业造成巨大的经济损失，更为严重的是影响企业发展。因此，对于企业而言，要采取积极有效的措施预防风险。笔者对采购风险进行分析，并且探究防范措施。

关键词：经营发展；设备备件；流动资金；采购部门

0 前言

近年来，我国企业的整体水平得到了巨大提升，在世界范围内，中国企业也具有一定的影响力，在经济发展过程中，企业实力的提升，以及经济效益的增加，关键在于企业的产品质量，尤其是生产类企业，保证产品质量的重要因素就是企业的生产设备。在市场竞争日渐激烈的情况下，企业就必须更新设备备件，则必然会涉及到设备备件的购买。但是，购买也必然伴随风险，风险的存在不可避免，对于企业而言，只能采取有效措施进行防范。

1 设备备件采购风险

1.1 价格风险

一些供货厂家，为了自身利益的最大化，通过不法手段，掌控投标环境，并且单方面的控制商品的市场价格，将交易的主动权紧紧握在自己手中，而买方则处于被动地位。在交易过程中，肆意哄抬产品价格，导致企业不得不花费远高于市场价格的价钱购买设备备件。即使是以合理的价格购买，也会应为采购产品价格的下降，而存在巨大风险，对于企业来讲，一样会遭受损失。

1.2 质量风险

对于企业而言，质量风险也不容忽视，若是购买的设备备件，由于质量问题，在生产使用过程中发生故障，或是存在质量隐患，则对于所生产出的产品质量也会产生一定程度上的影响，一方面，导致企业产品质量下降，失去消费者的支持，甚至为消费者带来严重的损失，而企业也要承担责任，另一方面，会影响企业的口碑，影响经济效益的基础上，也必然破坏企业龙源期刊网