档案信息化建设与工程档案管理

图书档案第3卷第23期关于档案信息化建设与档案管理的几点思考刘路(菏泽市救助管理站，山东菏泽274000)摘要:档案信息化建设是信息化环境下救助站档案管理工作的重要内容之一，近年来信息技术的快速发展，使其在 各个领域的应用程度不断加深，而且极大地提升了各领域的运行效率。

本文以档案信息化建设与档案管理为主题展 开论述,首先对本文的背景进行了简要介绍，然后分析了档案信息化建设的重要性，之后重点从多个层面针对档案信 息化建设与档案管理完善策略进行了分析探讨。

关键词：档案信息化建设;档案管理；完善策略中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号:2096-5079 (2020) 23-0114-02_、引言对于救助站而言，其传统的档案主要以文字、图片、音 响、实物等形式存在，在机构的长期运作过程中，档案己成为 本机构的重要无形资产之一。

而随着信息技术在救助站档案 管理工作中的不断应用，机构档案管理模式也发生了相应的 变化，而档案信息化建设已成为救助站档案管理工作适应信 息时代发展的必然选择，基于此，本文则针对档案信息化建 设与档案管理的相关内容展开讨论。

二、 档案信息化建设的重要性档案信息化建设，是救助站更好地融入当前时代变化并进一步完善本机构工作的重要选择。

在新形势下，随着救 助站的持续运行以及救助人员数量的不断增加，所生成的 档案信息量也会不断增加，而传统的档案管理模式,会使档 案管理人员的工作量及工作压力不断增加。

在信息技术的支 撑下，会促使机构原先档案管理形式的变化，如档案会以数 据信息的形式予以储存,而且借助信息化管理系统能够在较 短的时间内处理海量的信息内容，这样能够将工作人员的工 作量大大的压缩，工作效率也会随之提升。

并且，借助信息技 术,救助站在档案工作实践中也会变得更加的正规化，比如，与传统的档案工作相比，分类更加的合理，档案信息更加的 全面，档案信息的查找和调用更加的高效，这也能够为救助 站领导进行相关决策提供更加高效、可靠的信息参考，对于 救助站整体运行效率的提升有着重要的促进者作用。

1262019.7MEC 管理方略MODERNENTERPRISECULTURE档案管理亦称档案工作，是档案室对接档案实体、档案信息开展管理，提供服务的业务，是国家档案事业单元构成。

在各业务中，所占地位极重要，所以需要加大对档案管理的重视并开展信息化优化。

目前，我国已有的信息化档案管理方式主要分为两大类，第一类是档案管理方式信息化，指的是在管理过程中采用信息化手段，通过信息化方法对档案开展整理、分类，可以更方便查询、搜索。

第二类是档案存放的信息化，传统的档案存放采用的是实体存放的方式，而信息化档案管理将档案变成了信息化数据，方便了档案的存放。

一、信息化档案管理出现的问题（一）未能重视信息化档案管理虽然许多单位都进行了信息化档案管理工作，但在具体实践中，单位领导并没有意识到信息化档案管理的重要性，对信息化档案管理没有足够重视。

这就导致了信息化档案管理长期停滞在查档、管档、建档等初级工作上，无法发挥信息化的最大优点。

对于信息化档案管理，未能长期进行规划，让单位档案管理只停在基本层面，有的价值信息档案被遗忘，无法利于管理工作的深入开展。

（二）档案管理人员信息化素质参差不齐工作参加者主要是有关档案管理者， 其人员素质对于工作的信息化进程有一定影响。

但是从目前的情况分析，管理人员的信息化素养良莠不齐，一些工作只是掌握了简单的档案信息内容，在具体工作中只能操作一些较简单的信息化工作，导致了在信息化档案管理过程中，未能深入信息化发展，其建设只停留在初级阶段下，严重影响了信息化的作用发挥。

因此，需要加大档案管理人员的信息化素质，大力推进信息化档案管理的开展。

（三）对档案信息化存在错误认识当前信息化档案工作中，只重视档案信息保管，却未能重视其资源运用。

此信息化发展是不对的，这对于信息化认知也是不正确的。

建设档案的信息化目的在于对档案信息可以充分利用，并非单纯保存，正确开展信息化档案管理，最好的是运用原有的资源来提升其管理率，对档案资源开展分类并加大信息化方式的规范化。

档案管理与信息化建设档案管理是组织和管理档案的一项重要工作，对于一个机构或企业来说，有效的档案管理是保持正常运作的基础。

随着科技的进步和信息化的发展，档案管理也逐渐与信息技术融合，形成了档案管理与信息化建设的新模式。

本文将聚焦于档案管理与信息化建设的关系，并探讨其在现代社会中的重要性与优势。

首先，档案管理与信息化建设密不可分。

在信息化时代，大量的数据与信息以电子化的形式存储和传输，档案管理也不再局限于传统的纸质档案。

信息化建设为档案管理提供了更加高效、安全和便捷的手段。

通过数字化和网络化的技术手段，档案可以迅速录入、存储、检索和传递，大大提高了档案管理的效率和精确度。

同时，信息化还可以加强档案的安全性，通过备份和加密等措施，确保档案的保密性和完整性。

其次，档案管理与信息化建设相辅相成。

档案管理需要信息化建设的支持，而信息化建设也需要档案管理的指导和规范。

档案管理提供了对档案的分类、整理、归档和销毁等规范流程，为信息化建设提供了有效的基础。

同时，信息化建设也为档案管理提供了更好的工具和平台，如电子档案管理系统、数据库和云存储等。

这些工具和平台可以帮助档案管理者更好地管理和利用档案，提供更好的服务和支持。

档案管理与信息化建设的结合，对于一个机构或企业来说，带来了诸多优势。

首先，通过信息化手段管理档案，可以减少人力和物力的消耗。

传统的纸质档案需要大量的人力物力来进行管理和维护，而信息化建设可以将档案的录入、存储和检索等过程自动化，大幅降低了管理成本。

其次，信息化建设可以提高档案管理的效率和精确度。

档案的录入和检索可以通过电子化系统实现，极大地缩短了处理时间，也减少了人为的错误和遗漏。

此外，信息化建设还可以提高档案的安全性，通过加密和权限控制等手段，确保档案的机密信息不被泄露或篡改。

然而，信息化建设也面临一些挑战和问题。

首先，信息技术的不断更新和演进，要求档案管理者不断学习和更新自己的知识和技能。

其次，信息化建设的投入和运行成本较高，对于一些小型机构和企业来说可能存在一定的经济压力。

2024年3月第27卷第5期中国管理信息化China Management InformationizationMar.,2024Vol.27,No.5档案信息化建设与档案管理的研究张梦娜（河北省廊坊水文勘测研究中心，河北　廊坊　065000）［摘 要］采用信息化手段进行档案管理已成为现代社会发展的必然趋势，是档案工作适应新形势、满足人民群众日益增长的精神文化需求的客观需要。

然而，我国目前档案管理信息化建设仍存在着许多问题，如：管理理念滞后、缺乏统一规划和统一部署、缺少必要的基础设施支撑、信息资源分散且利用率低、专业人才匮乏等。

基于此，本文重点探讨档案信息化建设与档案管理研究，从档案管理信息化概念入手，分析了当前档案信息化建设的必要性和可行性，并提出优化策略。

［关键词］档案信息化管理；建设路径；档案管理策略doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050［中图分类号］G270.7；TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0166-040 引　言做好档案信息化建设是档案管理工作的一项重要内容，也是实现档案信息资源共享和服务社会发展的重要途径。

档案管理工作者必须要充分认识到这一问题，并采取切实有效的措施来提高其自身素质与水平，不断推进档案管理工作现代化进程，从多个角度、多个层面上加强对档案信息化建设工作的重视，从而为我国档案管理事业的进一步发展奠定良好基础。

1 档案信息化建设对档案管理的价值1.1 有利于增加档案信息储存量，提升档案管理水平当前，在档案信息化建设管理大背景下，档案管理部门能借助计算机网络技术实现对各类信息的收集、整理和保存，为社会各方面提供服务［1］。

同时，通过加强档案管理信息化建设能有效提升我国整体档案管理水平，实现对档案资源的开发、利用与共享。

一方面，有助于提高档案管理工作效率，另一方面，对于促进档案管理现代化发展具有重要的现实意义。

一、总则为加强工程服务档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高工程服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位所有工程服务项目，包括但不限于设计、施工、监理、招标、验收等环节的档案管理。

三、档案管理原则1. 完整性原则：确保工程服务档案的完整性，不得随意销毁、损毁或遗失。

2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，符合国家法律法规和行业标准。

3. 系统性原则：档案管理应形成系统，便于查询和利用。

4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。

5. 规范性原则：档案管理应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准。

四、档案管理职责1. 档案管理部门：负责工程服务档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

2. 项目负责人：负责项目档案的归档工作，确保档案的完整性、准确性和系统性。

3. 项目相关人员：按照职责分工，负责各自工作范围内的档案收集、整理和归档工作。

五、档案收集与整理1. 档案收集：按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准，对工程服务过程中的各类文件、图纸、资料等进行收集。

2. 档案整理：按照档案分类、编目、编号等要求，对收集到的档案进行整理。

3. 档案归档：将整理好的档案按照项目、时间、类别等要求进行归档。

六、档案保管与利用1. 档案保管：按照档案的保存要求，对档案进行妥善保管，确保档案的物理安全和信息安全。

2. 档案利用：按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准，对档案进行合理利用。

3. 档案查阅：档案查阅应遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案的完整性和准确性。

七、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准，对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。

2. 档案销毁：对已鉴定为无保存价值的档案，按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准进行销毁。

加强建设工程档案管理
加强建设工程档案管理，可以从以下几个方面进行：
完善档案管理制度：建立完善的档案管理制度，包括档案的收集、整理、分类、保管、利用等方面，确保档案管理的规范化和标准化。

提高档案管理意识：加强档案管理意识的培养，让相关人员充分认识到档案管理的重要性，明确各自的档案管理职责，形成全员参与档案管理的良好氛围。

强化档案人员培训：定期开展档案人员培训，提高档案管理人员的专业素质和管理能力，确保档案管理工作的质量和效率。

强化档案利用和开发：加强档案的利用和开发，挖掘档案资源中的价值，为工程建设和管理提供有力支持。

推进档案管理信息化：推进档案管理信息化，利用信息技术提高档案管理效率，实现档案资源的共享和协同管理。

建立档案管理考核机制：建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行定期评估和考核，发现问题及时整改，确保档案管理工作的持续改进。

总之，加强建设工程档案管理需要从制度、人员、技术等多个方面入手，全面提升档案管理水平，为工程建设和管理提供有力保障。

建设工程档案信息化管理制度内容一、总则为了规范建设工程档案的管理，提高档案信息化管理水平，保障建设工程档案的完整性、安全性和可用性，依据有关法律法规，制定本制度。

二、管理范围本制度适用于所有涉及建设工程档案管理的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。

三、管理原则1.遵守法律法规：建设工程档案信息化管理应遵守国家相关法律法规，确保档案管理的合法合规。

2.严格保密：建设工程档案包含大量敏感信息，必须严格保密，防止泄露。

3.完整性：建设工程档案应完整反映工程全过程，不得篡改、遗漏。

4.安全性：建设工程档案信息化管理应确保档案信息的安全，防止丢失和损坏。

5.可用性：建设工程档案信息应便于查询、检索，保证档案信息的可用性。

四、管理机构建设工程档案信息化管理的主要责任部门为建设单位，具体分工如下：1.建设单位负责建设工程档案信息化管理的总体策划和实施。

2.设立建设工程档案信息化管理委员会，负责档案信息化管理的日常工作。

3.配备专业的档案管理人员，负责建设工程档案的整理、归档和管理。

五、档案管理流程1.建设工程档案的整理建设单位应将建设工程档案按照工程全过程进行整理，包括设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段等。

2.建设工程档案的归档建设单位应将整理好的建设工程档案按照规定归档，建立档案库，分类存放各个阶段的档案。

3.建设工程档案的管理建设单位应定期对建设工程档案进行管理，进行档案的维护、更新和修复，保证档案信息的完整性和可用性。

4.建设工程档案的电子化建设单位应将建设工程档案进行电子化处理，建立电子档案库，并进行备份和归档，确保档案信息的安全性。

5.建设工程档案的查询建设单位应建立档案信息查询系统，方便相关人员查询和检索建设工程档案信息。

六、安全措施1.建设单位应建立档案信息化安全管理制度，规范档案信息的存储、备份、传输等环节。

2.加强网络安全建设，保障档案信息系统的安全性，避免黑客攻击、病毒感染等安全风险。