物质管理程序

1 目的为使标准物质始终处于受控状态并保持完好，保证检测结果的有效性，特制定本程序。

2 范围适用于标准物质的采购、验收、入库、保存、验证、使用、标识和记录管理。

本程序标准物质包括直接购买的标准样品和标准溶液及自配标准溶液三种。

3 职责3.1 主任负责批准标准物质的购买。

3.2 技术负责人负责标准物质采购计划的审核。

3.3 检测组提报标准物质采购计划，负责标准物质的验收、登记和管理，负责标准溶液处置的批准。

4 程序4.1标准物质的购买4.1.1各检测室提出标准物质采购计划，填写《采购申请单》，由技术负责人审核，主任批准后实施，确保购买有证的标准物质。

4.1.2购买的标准物质由检测室负责登记。

4.2标准物质的验收4.2.1 对购入的标准物质验收时，除需要对照标准物质/标准样品《采购申请单》核对相关信息，以确认符合采购计划要求外，还需检查包装及标识的完好性(或密封度)、证书与实物的对应性。

适用时，还应检查证书中表明的特性量值、不确定度、基体组成、有效日期、保存条件、安全防护、特殊运输要求等内容。

4.2.2 对于有低温等特殊运输要求的标准物质，可行时要检查运输状态。

4.2.3 如有必要且可行，可以采用合适的试验手段确认标准物质的特性量值、不确定度、基体组成等特性。

4.2.4 当对同一种标准物质更换了生产商或批次，需要时，实验室可对新旧标准物质进行比较，既可验证旧标准物质了特性量值的稳定性，也可确认新标准物质满足使用要求。

4.2.5 当标准物质用于校准、方法确认、量值传递与溯源时，应尽可能使用有证标准物质/标准样品(以下简称CRM)。

4.2.6 一般情况下，标准物质使用者应参与验收工作。

4.2.7 实验室应对必要的验收内容形成记录。

适用时，标准物质验收记录一般包括：标准物质名称、编号、批号、包装、标识、证书、特性量值、不确定度、有效日期、购入日期、购入数量、生产商、验收人、验收结论等。

如果采用检测手段进行实验验收，应还有验收时检测方法、检测结果、测量不确定度等的相关信息和记录。

1 目的：确保标准（参考）物质始终处于受控的完好技术状态，以保证检测结果的准确性与有效性。

2 范围：标准（参考）物质的采购与验收，入库与保管，验证与使用，期间核查，标识与档案管理。

3 职责3.1有关检测组负责人（1）提出所使用的标准（参考）物质目录及技术要求等；（2）提出标准（参考）物质验收、保管、使用、降级和报废的详细要求；（3）组织标准（参考）物质的验收和期间核查。

3.2检测人员（1）按照保管和使用要求正确地使用各种标准（参考）物质；（2）做好标准（参考）物质使用时的相关记录。

（3）参加标准（参考）物质的验收和期间核查。

3.3仪器设备管理员（1）负责制定标准（参考）物质的采购计划，报技术主管批准后，按照预定的规格/级别等技术要求、数量和供货时间等组织采购。

（2）建立标准（参考）物质档案；（3）负责标准（参考）物质的管理标识的使用；（4）维护标准（参考）物质的贮存条件。

3.4技术主管（1）批准标准（参考）物质的使用、降级和报废申请；（2）发现标准（参考）物质存在缺陷时，组织对可能产生的影响进行追溯。

3.5 主任批准标准（参考）物质的采购计划。

3.6技术主管负责维护本文件的有效性。

4程序4.1标准（参考）物质的采购与验收4.1.1各检测组负责人负责向仪器设备管理员提出需采购的标准（参考）物质目录、数量及技术指标等要求。

仪器设备管理员汇总并制定采购计划，报主人审核批准。

4.1.2批准后的采购计划由仪器设备管理员组织实施采购。

应要求供应部门保证采购的质量、数量和供货时间等。

4.1.3只能采购有质量保证的标准（参考）物质。

质量保证模式通常有：(1)获得国家标准物质生产许可证。

(2)有计量部门出具的证书证明其级别和不确定度。

(3)权威部门生产的，在保质期内且有质量证书的。

4.1.4一次采购批量或数量较多时，除需要审查供应部门的质量保证资质外，还应与其签定购货合同，以保证在不符合要求时可以退货。

4.1.5标准（参考）物质到货后，使用部门应组织验收。

文件制修订记录1.0目的对标准物质实施有效的控制与管理，确保其完整性和有效性，可能时，标准物质应溯源到SI测量单位或有证标准物质。

2.0适用范围适用于本公司标准物质的购买、验收、储存、使用、核查、安全处置过程的管理。

3.0职责3.1质量负责人负责标准物质申购、报废的审核；3.2最高管理者负责标准物质申购、报废的批准；3.3检测部负责标准物质使用和日常维护；3.4综合部负责标准物质的采购、验收、发放，证书管理和标识管理。

4.0管理程序4.1采购4.1.1检测部根据《服务和供应品选购程序》要求填写采购申请报综合部。

4.1.2综合部根据《服务和供应品选购程序》要求选择符合要求的机构进行采购。

4.2验收4.2.1综合部应对本公司使用的标准物质进行统计，建立《标准物质一览表》，使人员能通过该表直观的知道每种标准物质的用途，并保持对一览表的动态更新和管理；4.2.2综合部应根据采购清单核对采购的标准物质及其所附证书，对有效证明、种类、数量、浓度、批号、有效期进行表观验收，并填写相关的验收记录，建档管理；4.2.3当方法标准或技术要求或在有能力和经济条件的情况下，标准物质的使用部门应对标准物质的质量进行验收，以证明其性能达到技术要求，并将验收数据与验收记录一起由综合部进行归档；4.2.4验收合格者登记发放到检测部，对不合格的标准物质，采取退货或索赔措施，严禁不合格标准物质的使用；4.3储存4.3.1综合部应收集所有标准物质可能的标物证书或合格证，并根据证书要求单独固定存放标准物质，妥善保管，防止污染或损坏，对需要冷藏或冷冻保存的标准物质，管理员须每天对保存环境进行温度监控，并填写《温控设备温度监控记录表》，发现异常要及时调整保存环境。

4.3.2管理员应对每种标准物质的使用频率进行熟悉，定期对标准物质进行检查，确认是否需要补充或更换，需要时根据《服务和供应品选购程序》由使用部门提出采购需求；4.4使用4.4.1管理员应对标准物质的领出时间、领取人员进行登记，保证标准物质的使用能被追溯；4.4.2领用人员领取标准物质时必须检查其是否在合格或准用有效期内，并填写《标准物质使用登记表》，用完后登记，并放归原处。

标准物质的管理程序1 目的为加强标准物质的管理和使用，是标准物质始终处于受控状态并保持完好，确保检定、校准、检测结果的准确、可靠。

2 适用范围标准物质的采购与验收、入库与保管、验证与适用、标识与档案管理的控制。

3 职责3.1 实验室技术负责人负责标准物质采购计划的审核；3.2 公司采供部负责标准物质的采购；3.3 实验室检测人员负责采购计划的编制，标准物质的验收、登记和管理；对标准物质的保存、发放、使用情况负责；对标准物质的准确性和均匀性进行定期复查；3.3 检测组负责标准物质的使用、保管和提出采购申请。

4 工作程序4.1 标准物质的采购；4.1.1 检测组根据实际情况，向技术负责人提出标准物质的采购申请并填写标准物质采购申请单；4.1.2 技术负责人交由所长审核批准标准物质的采购申请计划；4.1.3 采购人员根据批准的计划要求负责标准物质采购的实施，并做好登记工作；4.1.4 对内服务组负责人验收标准物质证书与样品是否相符，生产日期和失效日期是否符合要求等，并做好验收记录；验收不合格的不能投入使用，由采购人员与供货商交涉，要求更换或者退货。

4.2 标准物质的管理4.2.1 建立标准物质明细表，标准物质应具有统一的编号、检验证书及有效期等相关资料；4.2.2 实验室应对标准物质的购买、验收、流转进行控制；4.2.3 标准物质由专人管理；4.2.4 如发现标准物质有异常现象，应立即停止使用；4.2.5 每件标准物质应有明显的标志表明其状态。

4.3 标准物质档案4.3.1 标准物质的名称及编号；4.3.2 标准物质的生产制造商；4.3.3 标准物质的接收日期；4.3.4 标准物质的量值和准确度及有效期；4.3.5 标准物质的保存；4.3.6 标准物质的使用记录（填写标准物质使用登记表）。

5 相关文件《外部支持和供应管理程序》6 相关表格《采购计划申请单》《标准物质使用登记表》《供应商评价表》《标准物质验收记录表》《标准物质拒收记录表》。

1 目的标准物质是量值溯源的一个重要工具，其质量直接影响检测结果的准确度。

为了保证检测工作质量和给项目实验室编制类似程序文件提供指引，特制定本程序。

项目实验室需要根据本程序文件的指引以及结合项目实验室自身的实际情况编制类似程序文件并发布生效。

2 范围本程序适用于项目公司实验室的标准物质的采购、使用、运输、储存等过程。

3 职责与权限3.1 技术负责人：负责监督对标准物质验收，使用，储存管理的执行情况。

3.2 检测员：负责标准物质验收，配制使用，核查并作好相关记录。

3.3 试剂管理员：对标准物质进行管理。

3.4 文控管理员：收集保管标准物质的验收、贮藏、配制、核查的记录。

4 定义4.1 标准物质：一种已经确定了具有一个或多个足够均匀的特性值的物质或材料，其特征被证实适用于测量中或标称特性检查中的预期用途。

4.2 有证标准物质：附有由权威机构发布的文件，提供使用有效程序获得的具有不确定度和溯源性的一个或多个特性量值的标准物质。

5 管理内容及要求5.1 标准物质的购置5.1.1 检测员填写《实验室采购申请单》（XX-Lab-QP-09-1），提出标准物质的购置申请，然后报技术负责人审核，实验室主任批准购置交采购部购置。

5.1.2 所购标准物质必须能够溯源，必须在有效期内，必须有证书或能证明其符合要求的资质证明，生产商必须是有相关资质的，标准物质证书应存档。

5.2 标准物质的验收5.2.1 标准物质购置后，由技术负责人组织验收，验收结果记录在《标准物质验收记录》（X X-Lab-QP-06-2）中，验收内容应包括：品名、规格、数量、包装、有效期、标准物质证书、技术指标检验结果等内容。

验收合格后，由试剂管理员登记入册，建立《标准物质台账》（X X-Lab-QP-06-1）。

5.2.2 标准物质编号必须具有唯一性，实验室的标准物质编号规则如下：“XX-S-ZZ-YYYY-购入流水号”说明：a) XX是项目公司名称的拼音缩写；b) S是标准物质“Standard”的英文缩写；c) ZZ标准物质简称；c) YYYY是年号；d) 购入流水号是从001到999的自然数，按照购入日期先后顺序，从小到大排列。

物资管理制度程序一、物质分类1.固定资产的定义—单位价值____元以上或者使用年限超过一年以上的物品。

2.低值易耗品的定义—不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品。

3.办公用品的定义—办公使用的消耗性物品。

4.物料用品的定义—进行物业管理所需使用的消耗性物品。

5.小商品的定义—为销售给业户的目的而购进的商品。

二、物资采购制度1.各部门凡需新增固定资产，低值易耗品或使用各种其它物资，应先行到公司仓库领用，仓库无库存的，可申请购买。

2.部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内，预算经批准后，可正式申请购买。

3.预算外急需使用的物资，经总经理批准可以先行购买，再补作预算。

4.各种物品的采购主要由行政及行政人事部负责，但对一些急切需用或专业用品，可由部门经理申请，总物业经理批准后由使用部门进行采购。

5.各部门对本部使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量，仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量，在接近最低库存量时，通知有关部门申购物品。

6.申请购买物品申购部门填写物品申购单，申购单需详细列明所需购买物资的名称、规格、数量、用途(或使用的地方)。

7.采购部门审核申购物品的库存情况和报价，财务管理部审核申购的物资和金额有否符合预算，最后由总经理审批。

8.负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况，接到申购单后，向有关供货商询价，并在申购单上填报三家以上供货商的报价。

9.对于常用物品及耗用量大的物品，根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商。

10.负责采购的部门应要求固定供货商定期提供近期物品的供货价和供货品种，根据可供货品种和价格核对申购物品的报价。

11.采购部门应要求供货商加强配合，根据供货商提供的供货物品和价格清单做好采购计划，争取节省采购所需的时间，为物资使用部门创造效益。

12.对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品，采购部门应将情况通知给使用部门，以使使用部门能及时采取相应措施。

标准物质管理程序1 .目的为保证本公司检测结果的准确、可靠，强化标准物质的有效管理，特制定本程序。

2 .范围适用于标准物质、基准试剂和标准溶液的管理。

3 .职责3.1质管部负责公司有标准物质、基准试剂的购买、贮存、处置过程；3.2各检验室负责本室领用标准物质、基准试剂的使用、贮存和处置；3.3各检验室负责本公司标准溶液的配制、标定、贮存和处置。

4 .工作程序4.1标准物质的购买4.1.1各检验室根据工作开展需要，明确公司需标准物质质量等级要求，提出公司需标准物质购买申请，由质管部审核后，报技术负责人批准方可购买。

4.1.22质管部负责组织有关检验室对标准物质采购，采购前对供货商的资质和合格证明进行审核，确保购买的为有证标准物质。

4.1.3购买的标准物质属于昂贵品、毒性品、麻醉品或危险品时，须经董事长批准，专人购买。

4.2验收、贮存及建档4.2.1标准物质到货后，质管部会同有关科室人员共同开箱验收，检查有无合格证书、标准物质的状态、批号、有效期和技术特性，并填写标准物质验收登记表，放在规定地点和环境条件保存。

指定专人负责标准物质的保管。

4.2.2标准物质的贮存与标识4.2.2.1验收合格的标准物质应由仪器设备管理员在包装容器上粘贴“绿色合格”标识，按照国家级、参考级、工作参考级分类办理入库登记。

不合格的标准物质退回采购供应部门办理退货。

4.2.2.2入库后的标准物质应遵循标准物质说明书中的要求和保存规定进行贮存。

对有危害的标准物质应实施安全隔离，执行《实验室安全与内务管理程序》。

要求贮存环境条件较高的标准物质，其贮存环境应建立监控手段和设施，必要时应规定环境记录的要求。

标准物质应采访于专用房间或专用橱柜内。

对于自配的标准贮备液，应按贮存条件要求存放。

4.2.2.3超过检定有效期或保质期的标准物质，仪器设备管理员应及时粘贴“红色停用”标识，防止误用。

4.2.3建立标准物质档案建立标准物质档案，应包括以下内容：标准物质目录、标准物质证书、入库与领用记录、核查记录。

文件制修订记录1．目的对标准物质实施有效的控制与管理，确保监测活动使用有效的标准物质。

2．适用范围适用于标准物质的采购、验收、存放、领用和使用等内容的控制。

3．职责相关部门负责标准物质的采购、验收、发放、保存和使用，负责证书管理和有效性管理。

4．工作程序4.1 采购4.1.1技术负责人审批标准物质申购需求。

4.1.2向有资质的标准物质供应商购买有证标准物质，并保存标准物质的信息和证书。

4.2 验收4.2.1相关部门和使用部门共同对采购标准物质的有效证明、品种、数量和有效期进行验收，验收合格者登记入库；严禁不合格标准物质入库。

4.2.2相关部门负责标准物质证书的管理。

4.3 使用4.3.1使用标准物质时应办理领用手续。

4.3.2标准物质使用前，必须检查其是否在有效期内。

4.3.3自配标准溶液必须严格按标准方法配制，在配制和标定过程中应复核每个数据，并粘贴显著标签，注明标准溶液名称、浓度、配制日期、有效期、配制和标定人员姓名等。

标准滴定溶液的配制和标定方法详见《化学试剂标准滴定溶液的制备》（GB/T 601）。

4.3.4 现场监测中需使用标准物质时，应在标准物质的运输、保管和使用过程中采取有效措施，防止污染和损坏。

4.4 存放4.4.1 标准物质应存放在干燥、清洁的专用房间或专用橱柜内，避光保存，严防污染或损坏；要求低温贮存的标准物质应存放在冷藏柜内。

4.4.2 对于自配的标准贮备液，应按贮存条件要求存放。

4.4.3 贮存的标准物质应建立台帐进行管理。

4.5 期间核查在有效期内未开封的有证标准物质，可不进行期间核查；在有效期内已开封的标准物质，应使用有效期内的标准物质进行分析测试比对，核查其浓度值是否有较大变化，若测定结果与保证值不符，则不能使用。

对于变色、变质、破损和超过有效期等核查不合格的标准物质按不合格标准物质处理，停止使用。

4.6 信息管理4.6.1 相关部门负责收集和保存标准物质信息，特别是不合格产品的信息应予以记录，以供今后采购时参考。

物资管理制度程序范例1、目的为了加强对维保材料的管理，确保维保材料物资的有效合理使用，规范维保物资入库、申请、出库、领用、调拨，扣款等操作流程，保证物资安全、维保服务工作高效进行，特制定本制度。

2、维保物资管理原则物资领用必须由直接使用单位或使用个人填写物资领用单，领用人必须经领用单位授权；领用单必须先经分管工程师或房屋维保中心负责人审批，领用材料后维保维保信息员需做出库登记，并由领用人签名确认。

管理方法：一次永久性使用物品，做好领用登记，费用按月向领用方索赔材料款。

重复使用物品，严格合理控制损坏率、丢失、保养维护情况，建立考核重复使用价值评估办法。

各项目房屋维保中心根据本制度在确定专职、兼职参与物资业务管理人时，有条件的原则上是专人专管一项，无条件的可采取兼职管理的方式指定分管责任人；兼职责任人在履行所兼职责时，与自己其他分管工作业务发生关联、冲突时，必须建立第三方见证确认的机制，以解决与自己业务直接冲突的问题(第三方见证确认的人选不能相互见证，也不能长期固定一人作为见证人)。

3、职责现场区域分管维保工程师负责判断维保所需的材料领用数量及责任单位，并负责将已发生费用分摊至各责任方，向各责任方发函扣回所发生的材料费用，对物资及分摊费用的准确性、合理性负责。

对已审批的物资采购，配合物资进场验收，各项目房屋维保中心指定物资管理员为本项目维保物资管理直接责任人。

负责房屋维保中心物资的实物入库、出库、物资回收、物资保养维护及仓库日常手续的经办、实施、管理工作，确保无损耗，对物资实物进行合理存放与维护。

物资申请、采购、入库、出库、领用记录，费用结算、支付、收入、扣缴、调拨等帐务管理，以及材料管理的相关凭证资料建档。

监督、盘点、库存和用量与实物、帐务数据相符。

见证确认，当某位物资管理兼职人在他自己进行的其它业务与他兼职的物资管理业务有冲突时，经各项目房屋维保中心以确定的第三方见证人必须履行见证监督职责，并按要求见证确认签字。