浅谈办公室的精细化管理

办公室作为单位管理的中枢部门,对单位的内外衔接和正常运转起着重要的作用。

办公室内务工作从来都没有小事,办公室工作因与多个部门交接,同时也承担对外联络的重任,任何一件事情处理不好都有可能引起单位内部矛盾,导致影响到工作的运转,对外则会影响单位的形象。

办公室各项工作,决定了其必须走规范化与精细化的路线。

1 精细化管理的必要性现阶段,经济在快速发展,商业社会中各行各业趋于越来越细地进行分工且专业化越来越高。

而办公室通常是单位的第一窗口,是单位提高管理能力的基石,同时也是单位领导层进行决策和各项规章制度落实实施的基础。

那么,必然要有精细化管理的要求将繁琐的办公室工作分类并根据轻重缓急进行统筹兼顾、合理安排,只有这样才能提高办公室工作效率。

办公室管理工作主要体现出4个特点:综合性、枢纽性、时效性、服务性。

办公室的工作特点要求办公室工作必须实现精细化管理。

从综合性来说,办公室承担着单位行政、外事、通讯、公文、机要、印章管理等工作;负责领导的服务保障、接待、组织协调工作等。

事情多而杂,内容涉及广,几乎无规律可循,很多工作都是临时交代,这就要求在工作中要合理安排、分清主次、缓急有序。

从枢纽性来说,办公室是上情下达、下情上达的中转站。

一切的指令和工作安排都从这里经由领导之手传达给各部门去执行,办公室工作人员就应该及时完整地传达领导的意思。

从时效性来说,办公室的工作主要是办文、办会、办事,时限要求强,拖延可能会误大事,这需要精细化管理、条理分明、按时按点完成工作任务。

从服务性来说,办公室就是为领导服务,为各部门服务,做到上行下效,调节好上下级的关系,发挥好窗口部门的作用,为单位创造更大的价值。

2 精细化管理涵盖的内容2.1 更新管理理念,提高服务意识、增强责任意识办公室作为单位运转的中枢神经,工作杂且责任重大,因此迫切需要更新旧有的管理方式,引进精细化管理的理念。

提高办公室服务意识、增强办公室员工的责任意识是办公室自身管理工作的必要条件。

办公室员工需要有细节决定成败的工作意识,任何事情都要做好做细;服务意识也是基本要素,通常我们讲办公室要服务好领导,但办公室同样要服务好基层,要做到主动服务,改变过去的被动服务的形式;同时必须要有责任意识,在办公室各项工作中讲质量、讲原则,要有严谨负责的工作态度,落实各项工作,不能出任何的失误。

2.2 健全规章制度,规范工作流程,加强工作考核实施精细化管理,必须要有制度作为坚实保障。

要结合工作实际,通过修订和完善单位的规章制度,保证规章制度的可操作性及实用性,使规章制度成为规范员工工作行为的手段和提高服务效能的保障。

健全完善制度的同时,还需规范工作流程。

按照办公室工作内部规程细化工作流程,通过“一图看懂”模式,用图解方式表现程序,让程序简单化,同时完善各种手续,保证工作的规范化和标准化,只有每项工作都在阳光下实施,才能保证各个环节保持高效实施。

根据定岗、定职、定责的要求,明确细化员工的工作职、权、利,同时设置AB岗,提高办事效能。

紧密结合细化的权责提出合理的量化考核指标,将办公室的各项计划目标层层分解,落实到各个办公室成员身上。

通过办公室定期例会、季度工作目标完成情况检查、半年度部门人员工作考核、月度及年度个人绩效考核等方式,负责对单位员工的工作进行考评,将考评结果与员工收入挂钩,促使员工重视工作完成情况,只有这样,才能提高员工的工作积极性,从而提高工作成绩。

2.3 实现办公自动化,节约成本降低办公运行成本是企业发展的必然要求,具体来讲:一是实现办公室各项日常工作的全电子化审批。

通过无纸化办公,不仅可以提高办公效率、优化流程、信息共享和协同办公,还可以节约办公成本,降低损耗。

二是规范车辆管理。

在面临车辆少、用车单DOI:10.16661/ki.1672-3791.2016.29.075浅谈办公室的精细化管理陆平(中国船舶重工集团公司第七二四研究所 江苏南京 210002)摘 要:办公室是单位领导日常工作的办事机构,承担着对内、对外综合协调的重要职责。

办公室工作事多繁杂,因为经济的快速发展,社会分工向着精细化和专业化发展,管理的精细化成为迫切需求,如何应用精细化管理提升办公室工作效率,提升单位的整体形象,拙文就此问题试做探讨。

关键词:办公室 精细化 管理 规章制度 考核中图分类号:F270文献标识码:A文章编号:1672-3791(2016)10(b)-0075-02(下转77页)（1）目前,由于缺乏有效的管理和运行机制,多数科普精品基地的运行呈现出高成本、低收益的状态,市场对资源配置的决定性作用没有得到充分发挥。

（2）多数科普精品基地存在着科普人才数量不足,水平不高,专职科普人才少,兼职科普人才队伍不稳定等问题。

3.5 科普精品基地的公众参与度有待提高18家科普精品基地普遍存在着公众参与度较低的问题,究其原因有以下几个方面:首先是科普精品基地宣传不够,公众不知道其存在和其特色;其次是有的科普精品基地交通不便,公众不愿前往。

4 工作建议为了进一步完善昆明市科普精品基地的建设,今后一段时期昆明市科普精品基地建设的思路是:“政府引导、市场主导、整合资源、合理布局、突出特色、打造精品”,为此,提出如下6点建议。

4.1 加强对科普精品基地工作的领导科普精品基地是推动全市科普工作社会化、群众化、经常化的有效载体,是一项系统工程,需要进一步加强对科普精品基地工作的认识和领导。

具体来讲:一是强化市、县政府部门的引导作用;二是市、县相关职能部门重视科普精品基地建设工作;三是相关科普精品基地承载单位要进一步提高对科普精品基地的认识,加强领导,重点解决近期效益与长远效益、隐形效益与显形效益的问题,形成单位业务与科普工作之间相互促进、互为补充的认识,以此促进科普精品基地作用的发挥。

4.2 充分发挥市场对资源配置的决定性作用,加大对科普精品基地的经费投入一是深入贯彻落实《中华人民共和国科学技术普及法》,政府部门加大投入力度,设立科普精品基地建设工作专项经费,发挥引导作用,带动相关单位加大对科学技术普及的投入力度;二是充分发挥市场对资源配置的决定性作用,相关科普精品基地承载单位应当按照市场规则加强管理,实现科学运营,加大经费投入,扩大科普的规模,不断提高科普水平。

4.3 政府引导,加强管理,打造精品一是采取“认定、扶持、年检”的管理模式,每年集中认定一批科普精品基地,并给予扶持,对经认定的科普精品基地,在有效管理期内施行年检制度,通过加强管理,引导科普精品基地不断提高科普水平和科普接待能力;二是随着科普精品基地数量的增加,研究分析不同科普精品基地的功能和特点,探索不同类别科普精品基地的建设模式、运营模式和管理模式,树立“精品”典型,加强示范,打造更多“精品”。

4.4 加强培训,提高科普人员素质,培养一批高水平的科普人才积极搭建科普精品基地工作研讨、人才培训和业务交流的平台,要通过定期开展培训学习和交流等方式加强科普人员的培训，提高人员的自身素质,以满足公众不同层次、不同方面的科普需求。

4.5 加强服务,引导精品基地与旅游文化发展相结合加强服务,引导各科普精品基地抓住建设文化旅游强省的契机,争取政府和社会的支持,包括财力、物力的支持和税收优惠政策等,争取把各精品基地办成影响力大、吸引力强的科普和旅游基地,为丰富基地内容,吸引更多的群众体验和参与。

4.6 加强宣传,为科普工作营造良好氛围科普精品基地是昆明最优秀的科普资源,也是提高公众科学素养的主要手段,是推动全市科普工作社会化、群众化、经常化的有效载体,是昆明创新型城市建设的重要组成部分。

相信随着该市对科普精品基地工作的重视,科普精品基地面向公众普及科学知识、倡导科学方法、传播科学思想、弘扬科学精神的作用将得到充分发挥,对于建设国家创新型城市起到积极的作用。

参考文献[1]钟文.共同推动校地协同创新向更深层次更高水平迈进[N].成都日报,2016-07-05(1).[2]王中伟.七涉煤项目入围国家科学技术进步奖[N].中国煤炭报,2016-07-08(1).位多的情况下,如何降低成本,最大程度上保证用车需求,是精细化管理必须解决的一个重要问题。

对此,办公室采取了一系列的措施,具体做法如下:(1)修订完善车辆管理办法,通过制度强化执行力,通过执行力体现管理效果。

(2)做好台账记录,车辆管理员对每天出车的情况进行详细登记,包括驾驶员、乘车人、出车地点、出车时间、出车里程等;(3)为每辆车配备车辆档案卡,档案卡中包含该车辆的购买时间、历次维修清单、保险清单等,并做好电子台账备查;(4)通过比价,选取一家性价比高的修理厂定点维修,降低费用支出;(5)量化和细化车辆加油管理,做好车辆油量消耗登记,杜绝异常情况发生。

三是压缩弹性支出。

对管理措施进行量化和细化,通过比价集中采购和定点签约,大力压缩办公费、通讯费、招待费等支出。

3 精细化管理的必要性实行精细化管理,是事前设计,细在过程,重在结果,这不仅是一种管理方法,更是一种理念,一种认真的态度,一种精益求精的文化。

办公室精细化管理强调了办公室工作中的细致和精确,每一位职工都是办公室精细化管理的参与者,“天下难事,必作于易;天下大事,必作于细”,只有每个人都以精细管理的方法实施,从而实现积极的工作态度,扎实做好每项工作,把工作做实、做细、做好、做精,才能高质高效地完成办公室的管理工作,才能将精细化的管理落到实处,保证整体工作的正常、顺利进行。

参考文献[1]周金群.办公室工作精细化管理探析[J].经管营销,2012(11X):121.[2]徐静.综合办公室的精细化管理探析[J].现代企业文化,2015(21):83.[3]张海磊.办公室的精细化浅析[J].办公室业务,2014(8):18.(上接75页)。