卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项

卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。

制定档案移交及归档制度。

一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。

二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。

三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。

四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。

因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。

五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。

每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。

六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。

七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。

５日内将档案制作完成交至法制科。

八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。

行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。

但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。

一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。

如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。

二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。

“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。

陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。

在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。

而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。

三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。

在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。

四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。

一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。

如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。

同时要注意案件各阶段的法定办理时限。

前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。

本标准由吉林省卫生厅提出并归口。

本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。

本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。

本标准由吉林省卫生厅负责解释。

卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。

本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。

《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。

3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。

3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。

3.3 卷归档案卷的整理单位。

4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。

b)检举揭发申诉材料。

c)上级批件、会议决定等。

4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。

4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。

4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。

执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。

我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。

为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。

笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。

装订整齐、条理清楚案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。

案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。

必用文书不能省略新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。

这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。

填写执法文书应仔细认真文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。

如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。

在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。

两种笔录使用应准确、规范现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。

行政处罚案卷的制作和保管《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。

一、立卷的基本要求《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。

”《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。

1.一卷一案。

一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。

一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。

2.可分正卷、副卷。

行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。

一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。

如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。

一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。

副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。

副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。

3.书式齐备、手续齐全。

书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。

为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。

在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。

卫生行政处罚档案管理规范(DB22/T 469—2009)前言本标准附录A、B、C为规范性附录。

本标准由吉林省卫生厅提出并归口。

本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。

本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。

本标准由吉林省卫生厅负责解释。

卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。

本标准适用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《卫生行政执法文书规范》(中华人民共和国卫生部令第34号2003年5月1日实施)《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。

3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书（以下简称文书）档案保存的各种纸质文书、材料。

3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。

3.3 卷归档案卷的整理单位。

4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。

b)检举揭发申诉材料。

c)上级批件、会议决定等。

4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。

4.3 证据材料：现场检查笔录、询问笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。

卫生行政执法案卷的归档与管理作者：霍行宇来源：《卷宗》2015年第12期摘要：卫生行政执法案卷是卫生计生监督人员在卫生计生监督检查及案件查处过程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文书。

将强对其的归档与管理不仅有助于提升卫生行政工作的工作效率与质量，更有助于推动我国行政执法工作更为有序、原则、规范性的开展与推动。

本文以“卫生行政执法案卷的归档与管理”为主要研究对象，首先阐释了当前卫生行政执法案卷归档和管理过程中存在的问题，继而从提高执法案卷制作质量、强化执法案卷归档意识以及强化行政执法案卷管理三个角度提出了具体的完善对策。

望本文的研究，能对当前的卫生行政执法案卷归档与管理工作有所裨益，推动其发展与建设。

关键词：卫生行政执法案卷；档案管理；案卷制作加强对卫生行政执法案卷的归档与管理，不仅是卫生行政执法部门执法和管理水平的体现，也是在面对卫生行政诉讼时进行举证的重要书面证据。

鉴于当前卫生行政执法案卷在归档和管理过程中存在的制作和管理纰漏，采取有针对性的措施来加强归档和管理制作工作，对于提升卫生行政执法案卷管理质量具有十分重要的作用。

1 卫生行政执法案卷归档与管理存在的问题首先，目前卫生行政执法案卷普遍性存在着证据材料不充分、法律适用不准确、用语不当、执法程序不严格或不合法以及执法文书选用和制作不够规范等现象，部分地区甚至还存在着新旧文书混合使用的现象，这必然导致案卷在分类和归档时出现纰漏和失误，影响到案卷管理立体化、科学化、法制化体系的形成。

其次，卫生行政执法部门在制作文书的过程中，存在着文书项目填写不全、签字栏漏签（或误签）、文书编号格式不规范、文件缺少印章等现象，这不仅影响到案卷本身的使用价值，更会对其归档与管理工作造成不必要的麻烦。

最后，卫生行政执法案卷在管理上存在一定的疏漏，这主要表现在三个方面：①管理人员甚至相关负责人员对此重视性还不够，面对审批材料不够审慎、得过且过，间接导致部分案卷完整性和准确性出现纰漏，无法归档；②缺乏统一的管理规范，没有生成统一的归档标准，导致在案卷管理过程中部门和部门不一致、管理内容不确定，甚至对于案卷的摆放也没有明确的要求，这必然给日后的使用和借阅工作制造麻烦。

[转载]行政处罚案卷装订顺序规范原文地址：行政处罚案卷装订顺序规范作者：桐城随缘一、案卷封面1、案件名称：当事人全称+违法行为表述+案2、行政处罚决定书文号3、办案单位：填写办案机构名称全称4、归档时间：装订完毕时间5、归档号：不需办案单位填写，由市局档案室统一编写。

二、案卷材料目录(正卷、副卷)（正卷隔页：A4纸竖式居中“正卷”二字）三、立案审批表（页码起始页）四、行政处罚决定书五、行政处罚告知书（听证告知书）六、对当事人制发的其他法律文书（根据案情需要发给当事人的法律文书，以制发的日期为序）1、询问通知书；2、查封（扣押、扣留、封存）财物通知书及清单；3、先行登记保存通知书；4、解除强制措施通知书；5、责令改正通知书；6、提供证据材料通知书；7、听证通知书等。

七、送达回证1、行政处罚决定书送达回证；2、行政处罚告知书（听证告知书）送达回证；3、其他法律文书的送达回证（与其他法律文书对应）；4、邮寄送达的邮寄送达回执；5、公告送达的刊登公告的报纸或张贴的公告。

八、听证笔录九、证据材料1、立案前初步调查获取的证据；2、现场检查笔录；3、调查询问笔录一（当事人、法定代表人或其代理人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料（包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）；4、调查询问笔录二（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；5、调查询问笔录三（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；6、当事人陈述；7、证人证言；8、营业执照复印件等主体证明材料；9、鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）；10、有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；11、有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；12、视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；13、勘验笔录；14、其他证据材料（与案件定性有关联，具有证明力的其他证据材料）。

卫生行政处罚程序行政处罚案卷稽查规定解析卫生行政处罚程序是卫生行政部门依法对违反卫生法规和标准的行为实施行政处罚的一套规定和程序。

行政处罚案卷稽查规定是对卫生行政处罚程序进行稽查和管理的规范性文件，旨在确保卫生行政处罚工作的公平、公正和合法。

一、卫生行政处罚程序的基本概念和原则卫生行政处罚程序是指卫生行政部门根据法律、法规和政策规定，对违反卫生法规和标准的行为进行行政处罚的一系列操作和程序。

其基本原则包括依法行政原则、公开透明原则、公正客观原则和有保障原则。

依法行政原则是指卫生行政部门在对违法行为进行处罚时，必须以法律和法规为依据，依法进行操作，不能擅自变更或扩大处罚权限。

公开透明原则是指卫生行政部门在处罚程序中应当公开相关信息，接受社会监督，保证处罚过程的公开透明。

公正客观原则是指卫生行政部门在进行处罚时，必须公正客观，不带私心和偏见，依法对待每一个违法行为。

有保障原则是指卫生行政部门在处罚程序中应当保障当事人的合法权益，听取当事人的意见和申辩，确保处罚决定的合法性和准确性。

二、卫生行政处罚程序的主要流程卫生行政处罚程序一般包括以下几个主要步骤：立案、调查、听证、处罚决定、告知和申诉。

1. 立案：卫生行政部门在接到违法行为的举报或发现违法行为后，会对案件进行立案登记，并进行初步调查核实。

2. 调查：卫生行政部门对立案后的案件进行进一步调查，收集相关证据和资料，了解事实情况，并对违法行为的性质、危害程度等进行综合评估。

3. 听证：卫生行政部门可以组织听证会，邀请当事人和证人出席，就违法行为的事实、证据和处罚依据等进行听证，听取当事人的陈述和申辩意见。

4. 处罚决定：卫生行政部门通过综合分析调查和听证结果，依法作出处罚决定，并出具行政处罚决定书。

5. 告知：卫生行政部门将处罚决定书送达当事人，并告知其有法律申诉的权利和途径。

6. 申诉：当事人可以根据法律规定，对卫生行政处罚决定书提出申诉，要求复议或者提起行政诉讼。

关于进一步规范行政处罚案卷的有关要求为进一步规范我局行政处罚案卷，根据《卫生行政执法文书指导手册》和《马鞍山市卫生局卫生监督局行政处罚案卷标准》等有关规定，对我局行政处罚案卷提出以下要求：一、案件受理记录案件受理记录中处理意见由两名经办人填写，若案件需要进一步核实的，填写为“本案尚需进一步核实，请领导阅示。

”；若案件需要立案的，填写为“本案需要立案调查，请领导阅示。

”案件受理记录中负责人意见由科室负责人填写，填写为“同意经办人意见，请核实后立案查处。

”二、立案报告立案报告中经办人签名为两个人。

负责人审批意见由分管局长填写，不能立案的填写为“不同意立案。

”；可以立案的填写为“同意立案。

本案自XXXX年XX月XX日起立案，由XXX和XXX两位同志承办。

”三、证据材料案件调查要在立案后进行，由分管局长批准的两位同志负责承办。

仅有现场检查笔录作为孤证，一般不能定案，应辅有询问笔录，违法现场的取证照片，相关的书（物）证，有资质鉴定机构的鉴定结论、证人证言的录音资料等相关佐证1项以上，且各证据之间相互印证，形成证据链。

提供的取证照片应符合以下条件①照片中要有拍照时间、违法当事人或陪同检查人；②能反映具体违法事实并与笔录所载内容相一致；③能反映违法事实来源于违法单位，可以拍摄多个照片相互映证，笔录中应记录拍摄照片的地点、张数等情况证据要足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果，证据种类尽量齐全，不仅要有案件的定性材料，也要有定量材料。

取证文书要严格按照《卫生行政执法文书指导手册》要求书写，如现场检查笔录、询问笔录中监督员要书写证件号；被询问人要逐页签名，并签署意见；文书涂改处由被调查人按手印。

现场检查笔录不是当事人或法定代表人（负责人）签名的，对检查中的违法事实要进行调查核实。

询问笔录中的被询问人如果仅代表个人，要提供本人身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；询问笔录中的被询问人如果是法定代表人或主要负责人的应提供其身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；被询问人如果代表单位，要提供单位委托书和本人身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；询问笔录中与被调查对象关系填写为“XXX单位法定代表人（负责人）”或“XXX单位职工（员工）”或“XXX单位委托人”。

卫生计生行政处罚案卷评查封面管理制度第一条为进一步规范行政执法行为,促进依法行政，提高行政执法水平，结合我所实际，特制定本制度。

第二条本制度所称行政执法案卷，是指本所依据法律、法规、规章的规定作出行政处罚等行政执法活动形成的依法需要归档或者应当提供当事人查阅的案卷。

第三条法制稽查科负责行政执法案卷评查工作的组织、指导、管理和监督工作。

第四条一般程序卫生计生行政处罚案件结案后10日内要对案卷进行评查。

第五条行政处罚案卷应对以下内容进行评查：1、是否存在超越职权；2、主体认定是否正确，事实认定是否清楚，证据是否确凿充分，适用依据是否准确，自由裁量是否适当，是否符合法定程序；3、法律文书制作、案卷是否归档；4、是否曾在滥用职权；5、案卷内容、装订质量是否合格。

第六条行政复议案卷应对以下内容进行评查：1、复议主体是否合法；2、复议确认的事实是否清楚、证据是否确凿，证据与事实是否有因果关系；3、是否正确适用法律法规；4、是否符合法定程序；5、是否存在超越职权和滥用职权；6、案卷内容、装订质量是否合格。

第七条案卷评查应当一案一评。

案卷评查情况、评查得分及扣分理由应书面记录在评查表内，并由评查人签名。

第八条结合案卷评查情况，案卷评查工作机构应及时对行政执法情况进行分析，提出改进意见和建议；每年年终制作案卷评查综合报告，并报上级行政机关备案。

第九条案卷评查分为关键指标、重要指标、一般指标3种，其中关键指标只要一项不合格或者重要指标一项以上不合格且一般指标五项以上不合格评为丙级案卷；有一项及以上重要指标不合格且一般指标小于四项或者一般指标小于六项且大于三项被评为乙级案卷；其他指标均合格仅有一般指标不合格小于四项被评为甲级案卷。

第十条在评查过程中，对评查中发现的问题，下达责令整改意见书。

第十一条评查流程，案件结案后5日内由承办人（承办科室）进行案卷整理并及时将整理好的案卷送交稽查科，稽查科组织稽查小组成员对相关科室送交的案卷进行评查，送交分管领导（案卷评查工作领导小组副组长）审核后进行评级。

卫生行政处罚档案管理途径
卫生行政处罚档案管理途径通常包括以下几个方面：
1. 档案建立：卫生行政部门对违法违规行为进行立案，建立相应的卫生行政处罚档案。

2. 档案管理系统：卫生行政部门建立专门的档案管理系统，用于对处罚档案进行分类、整理和存储。

3. 档案管理规定：卫生行政部门制定相应的档案管理规定，明确档案的管理流程、责
任人员和管理要求，确保处罚档案的安全和完整。

4. 档案查询：卫生行政部门建立查询系统，方便相关人员随时查询处罚档案的相关信息。

5. 档案归档：卫生行政部门将已经结案或已执行的处罚档案进行归档管理，确保档案
的长期保存和使用。

6. 档案审查：卫生行政部门对处罚档案进行定期或不定期的审查，确保档案的准确性
和合规性。

以上就是常见的卫生行政处罚档案管理途径，各地具体的管理方式可能会有所不同，
需要根据当地的相关法规和政策来进行具体操作。