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档案数字化规定根据题目《档案数字化规定》，以下是文章的正文内容：1. 档案数字化的背景和意义档案数字化是指将传统的纸质档案通过数字化技术转为电子文档的过程。
随着信息技术的迅速发展，传统纸质档案已经无法满足大规模信息处理和存储的需求。
数字化档案的建立和管理能够提高档案工作效率，节约资源，提供更加便捷的信息检索和共享方式，对于促进社会信息化和文化遗产保护具有重要意义。
2. 档案数字化的基本原则（1）合法性原则：档案数字化必须符合国家法律法规的规定，确保数字化过程合法合规。
（2）真实性原则：档案数字化应确保电子档案的内容、结构和属性与原始纸质档案完全一致。
（3）完整性原则：数字化过程应保证电子档案的完整性，防止信息的丢失、篡改和损坏。
（4）可读性原则：数字化档案应采用通用的和可持续的技术手段，保证长期可读取。
（5）安全性原则：数字化档案的存储和传输应采取措施保护档案信息的安全，防止非法获取和篡改。
3. 档案数字化的程序和方法（1）准备工作：确定数字化的目标和范围，明确数字化计划和资源需求，制定档案数字化的操作规程。
（2）扫描和拍摄：利用专业的扫描设备或数码相机对纸质档案进行数字化处理，注意保持图像的清晰度和准确度。
（3）OCR技术：采用光学字符识别(OCR)技术，将数字化的图像转为可编辑的电子文本，提高档案的检索和利用效率。
（4）元数据建立：为数字化档案建立元数据，包括基本属性、分类编码、关键词等，方便信息管理和检索。
（5）数字化储存：选择合适的存储介质和存储系统，对数字化档案进行长期保存和管理。
（6）权限控制：建立完善的权限控制机制，确保数字化档案的安全性和合规性。
（7）质量控制：建立数字化质量检查机制，定期对数字化档案的质量进行评估和整改。
4. 档案数字化的保护和利用（1）档案数字化应注重对数字化档案的备份和灾难恢复，防止档案信息的丢失。
（2）数字化档案可以通过网络和数字化平台进行在线共享和传播，方便用户获取和利用。
办公室文件的数字化转型与智能化处理随着科技的不断发展，办公室文件的数字化转型已成为趋势。
数字化转型的目标是将传统的纸质文件转换为数字形式，通过电子化的方式存储、管理和共享文件。
而智能化处理的出现，则是为了进一步提高办公效率和文件处理能力。
本文将探讨办公室文件数字化转型和智能化处理的重要性、优势以及应用。
一、数字化转型的重要性1. 提高办公效率：数字化转型可以节省大量的时间和人力物力成本。
传统的纸质文件管理需要耗费大量时间去寻找、整理和复制文件。
而数字化转型后，只需要简单的搜索和点击即可获取所需文件，大大提高了办公效率。
2. 方便文件管理：数字化转型可以将大量的纸质文件转换为电子数据，统一储存在电脑或服务器上，使文件管理更加方便。
可以轻松地进行文件分类、整理和归档，并且可以通过权限设置实现分级管理，保护文件的安全性。
3. 便于协作共享：数字化转型后的文件可以通过云存储或内部网络进行共享，不受时间和空间的限制，方便团队成员进行协作。
多人同时编辑、评论和审批文件，大大提高了工作效率。
二、数字化转型的优势1. 资源节约：纸质文件需要大量的纸张和印刷材料，而数字化转型后可以避免这些资源的浪费，减少环境负担。
同时，数字化文件可以无限复制，不需要额外的印刷和邮寄费用。
2. 灵活性增强：数字化文件可以通过各种格式进行保存，如文档、图片、音频和视频等，使得文件的呈现更加灵活多样。
可以根据需要随时进行编辑和修改，方便实现文件的更新和版本管理。
3. 安全性提高：传统的纸质文件容易遭受灾害、丢失或泄露的风险。
而数字化文件可以通过加密、权限控制和备份等手段来保证文件的安全性。
即便出现问题，也能快速恢复或找回文件。
三、智能化处理的应用1. 文字识别技术：文字识别技术可以将纸质文件转换为可编辑的电子文档。
利用OCR技术，可以将扫描的文件自动转换为文字，便于后续的编辑、搜索和管理。
2. 文件自动分类：利用智能算法和机器学习技术，可以对电子文件进行自动分类。
事业单位档案整理的档案数字化技术应用现代社会的信息化程度日益提高，档案数字化技术的应用也愈发广泛。
对于事业单位来说，档案数字化技术的运用不仅可以提高工作效率和服务质量，还可以保护档案资料的安全性和完整性。
本文将探讨事业单位档案整理过程中数字化技术的应用，以及相关的好处和挑战。
一、数字化档案管理系统的建立在数字化档案管理中，首先需要建立一个完善的系统来进行档案管理和查询。
数字化的特点使得档案可以以电子形式储存，方便进行检索和管理。
通过数字化档案系统，事业单位可以对档案进行分类、整理、归档，并且可以快速定位和检索所需信息，提高工作效率。
二、数字化文档转换技术的应用档案数字化技术主要包括扫描、图像处理和光学字符识别（OCR）等技术。
通过高速扫描仪，可以将纸质档案快速转换为电子文档，并进行图像处理，提高图像质量。
OCR技术可以将扫描得到的图像转化为可编辑的文本，方便后续的文本检索和分析工作。
这些数字化转换技术为事业单位的档案整理提供了方便和高效的工具。
三、数字化档案存储与备份数字化档案可以通过云存储等方式进行备份和存储。
相比传统纸质档案，数字化档案不易受到灾害或人为因素的破坏，更加安全可靠。
此外，数字化档案的存储空间也大大减小，节省了实体存储空间和成本。
事业单位可以选择合适的存储方式，并定期进行备份，以保证档案资料的安全性和可靠性。
四、数字化档案的数据管理和利用数字化档案的管理和利用是档案数字化技术的核心部分。
通过数字化档案系统，事业单位可以对档案进行密级管理，设置权限并进行访问控制，确保档案资料的机密性。
同时，数字化档案也为事业单位的研究和业务工作提供了便利。
相关人员可以通过系统对档案进行分析、统计、查询和展示，加强对档案资源的利用价值。
总结数字化技术的应用对于事业单位档案整理工作具有重要意义。
它不仅提高了档案管理和查询的效率，还保证了档案资料的安全性和可靠性。
然而，在数字化档案管理过程中，仍然存在一些挑战，如技术更新换代、信息安全风险等。
数字化办公意义
数字化办公的意义包括以下几个方面：
1. 提高工作效率：数字化办公可以利用各种数字工具和软件，自动化和简化办公流程，减少人工操作和繁琐的手工工作，从而提高工作效率。
2. 加强信息管理：数字化办公可以将各种文档、数据和信息以电子形式保存和管理，提高信息的可靠性、准确性和易访问性，方便查找、使用和共享。
3. 促进协作和沟通：数字化办公可以通过电子邮件、即时通讯、在线文档共享等工具，方便快捷地进行团队协作和沟通，提高信息传递的效率和质量。
4. 强化安全保密：数字化办公可以通过加密、权限控制、审计和备份等手段，保护机密信息的安全性，避免信息泄露和丢失，提高办公环境的安全性。
5. 降低成本：数字化办公可以减少纸张、打印、存储等物质资源的消耗，降低办公成本，并且可以避免人为错误和重复劳动所带来的不必要的成本。
总之，数字化办公可以提高工作效率、加强信息管理、促进协作沟通、强化安全保密以及降低成本，对于企业和个人来说都具有重要的意义。
数字化文档智能管理对于现代办公的重大意义普通数字化文档管理现状：企业中员工的很多工作都是围绕电子文档展开，一个脑力工作者超过80%的工作时间是在和文档在打交道。
1、企业文档资料分散存储在几十台甚至成百上千电脑中，如何做到快速统一访问？2、公司文档数量以十倍甚至百倍的速度增加，如何快速准确查找所需文档？3、公司员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，怎样避免重要文件丢失的情况？4、无从得知员工对哪些文档做过哪些操作，怎样避免工作失误后责任相互推诿的现象？5、领导无法掌握公司各部门人员对文档的操作情况或内部文档被使用情况和产生量统计，如何做到对全局的把控？6、电脑中的文档传来传去、版本混乱，修改编辑后无法确定哪个是最新版本？7、常有重要的纸质文档损坏后无法恢复或者丢失，给企业带来损失怎么办？文档传承管理思路1、不因人员交替而影响文件管理方式2、不因操作不当而导致数据损坏3、不因软件问题导致数据丢失4、不因人员流动而导致数据流失5、不因硬件问题而导致数据丢失6、不因调阅不当而导致严重后果等等数字化文档智能管理的意义主要有以下方面：一、控制文档使用风险1、员工不再使用错误的版本、错误的文件2、不用担心员工使用文件后带走3、所有操作有记录可以追溯4、纸质档案借阅后忘记归还或者使用时损坏二、提高文档相关工作效率1、文件快速分享、推荐、分发，减少文档传递工作时间2、随时随地进行文件搜索、查找、借阅、浏览，更快，更方便3、文档工作流程在线化、减少审批间隔时间4、通过自动提醒文档需要会审、自动通知文档到期、各类文档报表等管理功能，让文档的管理工作更轻松、更智能三、形成公司文档知识库、确保公司知识传承1、公司文件永不丢失2、公司历史文件随时使用调阅3、新员工在线学习工作需要的质量规范与操作流程等类容哪些单位需要？军队、政府部门、医院、科研院所、世界五百强企业、大型国企、学校、中小企业等。
档案管理数字化的意义随着社会信息化进程的加快，档案管理数字化势在必行。
档案数字化管理是一个新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
当然，档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面也有着重要意义。
一、优化了管理者知识结构和队伍结构人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。
传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。
二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。
数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。
三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。
过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。
与其他的文档管理软件相比，据了解，柔性能力好、开发效率高、服务专业的就要属edoc2 ECM企业文档管理软件，其中柔性能力、开发效率从开发业务系统的代码量来判断，硬代码越少，柔性能力越好，开发效率也就越高。
浅谈企业档案数字化随着信息化和数字化的飞速发展，企业档案数字化已经成为企业管理的重要组成部分。
随着云计算、大数据和人工智能等新一代信息技术的不断普及和应用，企业档案数字化正在成为提高企业管理效率、降低成本、提高服务质量的重要手段。
本文将从企业档案数字化的背景、意义、方法和挑战等方面进行浅谈。
一、企业档案数字化的背景随着信息技术的飞速发展，企业管理也正经历着一场数字化革命。
传统的企业档案管理方式存在着诸多弊端，如档案重复存储、档案检索困难、档案易损坏等问题，给企业管理带来了很大的不便。
为了解决这些问题，企业档案数字化应运而生。
通过数字化技术对企业档案进行管理，能够提高档案的利用率和安全性，为企业管理和决策提供更加有效的支持。
二、企业档案数字化的意义1. 提高管理效率。
企业档案数字化能够使档案的存储、检索和管理更加便利和高效，极大地提高了企业管理的效率。
员工可以通过电脑或手机快速查找到所需要的档案信息，节省了大量的时间和人力成本。
2. 降低管理成本。
传统的纸质档案需要占用大量的物理空间进行存储，同时还需要购买档案柜、文件夹等管理工具，而数字化档案则完全可以摆脱这些成本，极大地降低了管理成本。
3. 提高档案安全性。
纸质档案容易受到自然灾害或人为破坏的影响，容易造成档案的丢失或损坏。
而数字化档案则可以进行多点备份和加密存储，能够有效保障档案的安全性。
4. 提高服务质量。
企业档案数字化后，员工可以更加快捷地获取所需要的档案信息，使得企业服务更加及时、准确，提高了客户满意度和企业形象。
三、企业档案数字化的方法企业档案数字化的方法主要包括档案扫描、文档识别、数据存储和管理系统建设等步骤。
1. 档案扫描。
将纸质档案通过扫描仪转换成数字文件，是企业档案数字化的第一步。
在进行扫描过程中，需要对不同类型的档案进行不同的处理，如扫描分辨率、颜色模式等。
2. 文档识别。
扫描后的文件需要进行文字识别，以便于后续的检索和管理。
档案整理及数字化方案档案整理及数字化方案是一项重要的管理工作，对于一个组织或企业来说具有重要的意义。
随着信息技术的迅猛发展，档案数字化已成为一个趋势。
本文将介绍档案整理及数字化方案的步骤和意义，以及其在现代管理中的应用。
一、文档整理文档整理是档案数字化前的重要准备工作，其目的是将纸质文件按照一定的管理规则进行整理和分类，以方便后续的数字化工作。
文档整理的步骤如下：1. 收集文件：首先，需要收集所有纸质文件，并对其进行初步分类。
可以根据文件的种类、时间范围和重要性等进行分类。
2. 整理文件：将收集到的文件按照一定的顺序进行整理，可以根据文件编号、文件夹进行整理，确保文件的完整性和可查找性。
3. 建立索引：为了方便后续的管理和查询工作，需要建立相应的索引，记录文件的相关信息，如文件名称、编号、分类、存放位置等。
4. 储存文件：将整理好的文件进行储存，可以选择使用专门的文件柜、文件夹或文件盒等进行存放，确保文件的安全性和易访问性。
二、档案数字化档案数字化是将纸质文件转换为电子文件的过程，其目的是提高档案管理的效率和便捷性。
档案数字化的步骤如下：1. 扫描文件：首先，需要使用扫描设备将纸质文件转换为电子文件。
可以选择合适的扫描设备，如扫描仪或多功能一体机，并根据文件的大小和数量进行相应的设置。
2. 建立电子档案库：将扫描得到的文件进行整理和分类，建立相应的电子档案库。
可以使用专门的档案管理软件，如EDRMS（电子文件和记录管理系统），进行档案的管理和查找工作。
3. 质量控制：在扫描过程中，需要进行质量控制，确保扫描得到的电子文件的清晰度和完整性。
可以使用图像处理软件对扫描文件进行后期处理，如调整图像的亮度、对比度和清晰度等。
4. 数据备份：为了防止电子文件的丢失或损坏，需要进行定期的数据备份工作。
可以选择使用云存储或外部存储设备进行数据备份，确保档案的安全性和可靠性。
三、档案管理档案管理是指对数字化档案进行管理和维护的工作，其目的是确保档案的安全、完整和可访问性。
数字化办公：提高办公效率与降低办公成本的新方向数字化办公是指将传统办公过程中的各种文件、文档、数据等信息转换为数字形式，通过计算机和网络技术进行存储、处理和传输的办公方式。
数字化办公的目标是提高办公效率和降低办公成本。
下面将从几个方面解释数字化办公的意义和好处。
1. 提高办公效率：数字化办公能够提高办公效率，主要体现在以下几个方面：- 数据管理：数字化办公使得各种文件和数据能够以数字形式存储和管理，通过计算机搜索和分类功能，可以快速找到需要的文件和数据，节省了寻找和整理文件的时间。
- 协作与沟通：数字化办公使得不同部门和员工之间可以通过网络实现实时协作和沟通，可以共享文件和数据，进行在线讨论和决策，提高了工作效率和协同能力。
- 自动化流程：数字化办公可以通过工作流程管理系统实现流程自动化，例如自动发送提醒和通知、自动审批和归档等，减少了人工操作和流程中的繁琐环节，提高了工作效率。
2. 降低办公成本：数字化办公可以帮助企业降低办公成本，主要体现在以下几个方面：- 纸质文档减少：数字化办公可以减少或甚至消除对纸质文档的需求，通过电子文件的存储和传输，减少了印刷、复印、存储等相关成本。
- 办公空间节省：数字化办公使得大量的文件和数据可以以数字形式存储，减少了实体文件和文档的存储空间需求，节省了办公空间和存储设备的成本。
- 节约人力资源：数字化办公可以通过自动化流程和协作工具减少人工操作和协调成本，提高工作效率，减少了人力资源的需求，降低了办公成本。
3. 提升信息安全性：数字化办公对于信息的安全保护具有重要意义，主要体现在以下几个方面：- 数据备份和恢复：数字化办公可以对数据进行定期备份，确保数据的安全性和可靠性，一旦发生数据丢失或损坏，可以及时恢复，避免了信息丢失的风险。
- 权限控制：数字化办公可以实现对不同文件和数据的权限控制，只有授权的员工才能够访问和修改相关信息，保护了重要信息的机密性和完整性。
行政公文的数字化转型与信息化管理随着科技的快速发展和信息化的普及，传统的行政公文管理方式已经无法适应现代社会的需求。
数字化转型和信息化管理成为行政公文管理的必然趋势，不仅提高了工作效率和文件传递速度，还节省了大量纸张和存储空间。
本文将深入探讨行政公文的数字化转型与信息化管理的重要性和影响。
一、数字化转型的优势数字化转型是将纸质文件转化为电子文档，实现行政公文的电子化处理和传递。
数字化转型具有以下优势：1. 提高工作效率：数字化转型可以实现文件的电子化处理，尤其是传统的手写或打印的公文，可以通过电子文档快速编辑、传递和存储，大大提高了工作效率。
2. 节省纸张和存储空间：传统的纸质公文需要大量的纸张和存储空间，而数字化转型可以减少对纸张和存储空间的依赖，降低了成本。
3. 方便查找和管理：电子文档可以根据关键词进行搜索和分类，方便用户进行快速查找和管理，提高了工作的效率和准确性。
4. 便于信息共享和协作：数字化转型使得信息共享和协作更加方便，不再受时间和空间的限制，各部门可以快速传递和共享文件，提高了部门间的协同效率。
二、信息化管理的重要性信息化管理是指通过信息技术手段和系统平台，对行政公文进行全面管理和监控。
信息化管理具有以下重要性：1. 实现规范化管理：通过信息化管理，可以对行政公文的流程、内容、格式等进行规范化管理，提高工作的规范性和一致性。
2. 提高办公效率：信息化管理可以实现公文的自动化处理和传递，加快了上报和审批的速度，提高了办公效率和工作质量。
3. 强化合规性管理：信息化管理可以对行政公文的合规性进行监控和管理，确保文件的合法性和合规性，减少了潜在的风险和纠纷。
4. 加强数据安全保护：数字化转型和信息化管理可以加密和保护敏感信息，防止文件丢失、泄露或被篡改，提高了数据的安全性和可靠性。
三、行政公文的数字化转型与信息化管理实践数字化转型和信息化管理在行政公文管理中的实践主要包括以下几个方面：1. 建立电子文档管理系统：通过建立电子文档管理系统，实现行政公文的电子化处理、传递和存储，将纸质公文转化为电子文件，提高工作效率和管理水平。
文档数字化
一、前言
长久以来，我们一直在采用柜架式的资料存放目录本式的查询检索方法管理我们的文档资料。
这无疑会占用大量的库房空间，而在查阅档案时又费时费力。
即使现在有不少单位使用了计算机管理也多数目录级电脑管理调档，仍然要去库房所以依然存在库房压力大、调卷不便、响应速度慢、原件易损等问题。
很显然在信息化社会的今天，随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等应用技术的不断普及，社会发展和各级政府对档案的数字化建设提出了迫切的需求。
上述传统的档案管理方式，已经无法满足社会企事业单位内各层次人员对文档资料的查询调阅再利用等方面的要求。
各个事业单位成立多年来，在日常工作和任务活动中形成了一系列纸制档案，纸制档案按内容可分为文书档案、科技档案、财务档案等。
按存放的载体可分为：纸质档案；磁盘、光盘、磁带等电子档案；奖状、奖牌、奖旗、奖杯等实物档案；录音、录像、照片、底片等声像档案等。
随着信息化建设进程的不断深入，传统的档案管理办法已不能适应单位工作发展的要求，需要进行数字化改造。
二、纸制档案数字化的重要意义
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
1、数字化是传统档案走向数字档案的必经之路
传统档案是以纸制文件为主要载体的一种档案保存方式。
是目前档案保存的主要方式，这种档案的管理主要存在以下局限：
✧日常的档案整理、保存、查阅工作繁重，效率较低。
✧提档与归档的工作量巨大，既耗时又费力。
无法满足广大民众的需求、提高窗口的
服务效率和质量。
✧频繁的调阔、复印原始资料，由于灰尘、湿度等影响，会对档案造成自然的损害；
✧人为的污损、撕页、篡改等，更会造成档案严重磨损和丢失。
✧由于逐年递增的纸张档荣．占用大量的库房空间。
✧难以对档案的实行统一的权限管理。
✧难以迅速的不同的档案进行分类，并快速检索到内部直至页面的信息。
✧无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。
目前，各事业单位保存的纸制档案信息形态也主要以纸质、照片等载体为主要形式的传统档案存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。
档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、档案数字化是形势发展的需要。
档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。
近年来，随着办公自动化即OA系统的广泛使用，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理提出了一个迫切需要解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。
目前，大多数档案的管理仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。
这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
解决这一问题的途径就是档案的数字化。
3、档案数字化是社会的强烈需求。
当今社会处处离不开档案。
商业投资者需要对当地的整体情况有个全面的了解，才敢于投资；关系民生的重大决策需要大量的信息做参考；职能部门的工作比如城市规划，电视、电力、燃气、自来水管道的铺设等等，这些都需要大量的准确的资料做依据，而这些只有档案才是最全、最新、最直接和最方便的一个查考对象，这都迫使档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使馆藏的档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
纸制档案包含科技档案、文书档案、财务档案等，内
含大量的重要信息，随着信息化建设的需要，各种档案利用的需求也在不断增加。
4、档案数字化能有效地保护档案原件。
1、数字化电子档案能够代替原件使用，保护档案原件，避免因频繁的整理、调阅对原件造成的损坏，同时可以对原始档案进行永久性真空密封保存，更好的保护档案原件。
2、数字化副本异地保存，输出缩微胶片或UDO光盘供永久保存。
这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。
3、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
5、档案数字化能改善档案的利用方式。
1、不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。
2、数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。
扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。
3、“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。
档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
三、档案数字化含义和原理
档案数字化是指利用高速扫描仪技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。
数字档案是传统档案的延伸，是传统档案利用现代信息技术获得自身发展的产物，档案机构通过档案数字化，形成一个电子化信息的仓储，用户通过网络可方便地访问，以获得这些信息。
也就是说，档案数字化就是实施档案的数字化存储、管理与维护，以及提供数字档案信息的网络传输和利用服务。
整体的整体内容包含：
档案的整理、扫描、影像处理、数据归档、影像质检、影像总检、数据刻录、数据挂接、数据存储、数据分析利用等一系列工作。
四、扫描仪在文档数字化中的作用
扫描仪与数码相机一样,是计算机的外部输入设备.它能将各种图像信息(如图片、照片、透明幻灯片和文字资料等)通过扫描仪扫描后转变成数字信号,并输入计算机.再通过计算机完成对图像和文字信息的处理、管理、存贮和输出等。
扫描仪是一种捕获影像的装置，可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式。
扫描仪的应用范围很广泛，例如将美术图形和照片扫描结合到文件中；将印刷文字扫描输入到文字处理软件中，避免再重新打字；将传真文件扫描输入到数据库软件或文字处理软件中储存；以及在多媒体中加入影像等等。
作为一种光机电一体化的电脑外设产品，扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三大计算机输入设备，它可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式，是功能很强的一种输入设备。
扫描仪的基本原理是通过传动装置驱动扫描组件，将各类文档、相片、幻灯片、底片等稿件经过一系列的光、电转换，最终形成计算机能识别的数字信号，再由控制扫描仪操作的扫描软件读出这些数据，并重新组成数字化的图像文件，供计算机存储、显示、修改、完善，以满足人们各种形式的需要。
目前，扫描仪作为计算机的重要外部设备，已被广泛应用于报纸、书刊、出版印刷、广告设计、工程技术、金融业务等领域之中。
它以独到的功能，不仅能迅速实现大量的文字录入、计算机辅助设计、文档制作、图文数据库管理，而且能逼真、实时地录入各种图像，特别是在网络和多媒体技术迅速发展的今天，扫描仪更能有效地应用于传真（配Fax/Modem 卡）、复印（配打印机）、电子邮件等工作。
依靠其他软件的支持，扫描仪还能够用于制作电子相册、请柬、挂历等许多个性鲜明和充满乐趣的作品。
通过扫描仪，计算机实现了“定量”分析与处理“五彩缤纷”世界的愿望，所以有人将扫描仪誉为计算机的“眼睛”。
