（二）材料的选择与使用 1、材料要真实、准确：应用文要求的真实是“绝对的
真实”，应用文在材料的选用过程中不准改变材料本身性质， 必须保持材料的真实性，对材料的时间、地点、数据、事实过 程及结果都不能任意改动，否则就会使材料本身的价值发生变 异，导致歪曲事实的真相，弄虚作假的后果，失去应用文的主 题应有的价值，不仅不能解决问题，反而于事无补。
2、使用文言词语
文言词语是指古文中使用的词语。例如，“兹有” 、“兹定于”、“收悉”、 “业已”、“特此”、“ 致以”、“为荷”、“拟请”、“恳请”、“届时”、 “鉴于”“光临”等文言词语就在应用文中经常使用。
3、使用祈使句
在公文的种类中，下行文占绝大多数，祈使句是表示命 令或禁止时使用的句子，正符合下行文的要求表示肯定的祈使 句，常用“必须”、“坚决”、“要”、“应该”等词语。 表示否定的祈使句，常用“严禁”、“不得”、“不准 ”、“不能”、“不要”、“不许”等词语。
四、功用性 旨在务实办事、解决实际问题。
五、层次性 信息的传递：决策层信息、管理层信息、作业层 信息； 信息发展变化：超前性信息、发展型信息、成熟 型信息、滞后型信息 信息包容的面：单一型信息，综合型信息
六、程式性 写作载体的格式、用语、文种、语体、布局，甚 至各种标记、用纸、装订、排版、行文程序等 有大致相同或相近的样式，有大体统一的要求 。
常见的到过渡词语有： “综上所述”、“总之”、“因此”、“另外” 、“鉴于”、“总的看来”、“概括地说”、“实践证 明”、“会议认为“、”会议希望“等。 常见的过渡句有： “现将有关事项通知如下”、“现请示（报告、批 复）如下”、“现将有关问题函复如下”、“我们的主 要做法是”、“今年下半年应作好以下几项工作”等。
